Правове регулювання кожного з них має свої особливості. За договором оренди транспортного засобу з екіпажем орендодавець повинен надати орендареві автомобіль і надати йому послуги з управління цим автомобілем і його технічної експлуатації (Ст. 632 ЦК РФ). За договором оренди транспортного засобу без екіпажу орендодавець просто повинен надати орендареві автомобіль у тимчасове володіння і користування (ст. 642 ЦК України).

Ситуація: чи можна укласти договір оренди транспортного засобу з екіпажем із співробітником організації

Питання неоднозначне. За Цивільним кодексом РФ при оренді транспортного засобу з екіпажем особи, що керують цим транспортним засобом і забезпечують його технічну експлуатацію, повинні складатися з орендодавцем у трудових відносинах (п. 2 ст. 635 ЦК України).

Разом з тим контролюючі відомства не заперечують можливість укладення з співробітником (засновником) договору оренди транспортного засобу з екіпажем (див., Наприклад, лист Мінфіну Росії від 14 липня 2008 року № 03-04-06-02 / 73).

Якщо виникла необхідність укласти з працівником договір оренди транспортного засобу з наданням послуг з управління та технічної експлуатації, укладіть два договори - договір оренди транспортного засобу без екіпажу і договір на надання послуг з управління та технічної експлуатації. У цьому випадку наявність найманих працівників необов'язково. При цьому надання послуг з управління та технічної експлуатації не повинно входити в число посадових обов'язків співробітника. Інакше виплати за договором надання послуг можуть бути визнані економічно обгрунтованими (ст. 252 НК РФ).

При укладанні договору оренди транспортного засобу зверніть увагу на опис орендованого автомобіля. Треба прописати такі його технічні характеристики, щоб можна було точно визначити, який саме автомобіль орендує організація. Тільки в цьому випадку договір оренди вважається укладеним. Про це сказано в пункті 3 статті 607 Цивільного кодексу РФ. Тому в договорі потрібно вказати марку автомобіля, рік випуску і колір, номери кузова та двигуна, державний Щоб опис був більш повним, відомості можна перенести в договір з паспорта транспортного засобу або свідоцтва про його реєстрацію.

Для експлуатації автомобіля організації (орендарю) будуть потрібні свідоцтво про його реєстрацію, техпаспорт, талон техогляду і поліс (якщо ризик відповідальності організації застрахував співробітник (орендодавець)). Щоб співробітник (орендодавець) не вступався від передачі документів, цей обов'язок можна прописати в договорі. Крім того, в договорі можна передбачити відповідальність співробітника за порушення термінів передачі документів у вигляді неустойки (штрафу, пені).

при оренді особистого автомобіля співробітника обов'язково ознайомтеся з умовами страхування цього автомобіля (ОСАГО). Якщо організація взяла в оренду вже застрахований автомобіль, можливо три ситуації.

Перша: в страховому полісі записано, що до управління автомобілем допускається необмежене коло людей. У цьому випадку зі страховкою нічого робити не потрібно.

Друга: у страховому полісі вказані конкретні люди, які мають право керувати автомобілем. Якщо організація планує допустити до його водіння інших людей, в поліс потрібно буде внести зміни. Зробити це повинен співробітник-орендодавець. За внесення змін до поліс доведеться заплатити. Якщо договір оренди не зобов'язує співробітника (орендодавця) страховку, всі додаткові витрати понесе організація (орендар) (ст. 646 і 637 ГК РФ). Ці витрати можна буде врахувати при розрахунку податку на прибуток (п. 2 ст. 263 НК РФ).

Третя: співробітник-орендодавець не передає організації-орендарю поліс страхування обов'язкової цивільної відповідальності. У цьому випадку організація повинна самостійно оформити поліс ОСАГО. Адже власниками транспортних засобів (на яких покладається обов'язок страхувати відповідальність) визнаються не тільки власники, але і ті, хто орендує транспорт (ст. 4 Закону від 25 квітня 2002 № 40-ФЗ).

Якщо договір оренди не передбачає викуп автомобіля організацією (орендарем), то протягом терміну дії договору на автомобіль належить співробітнику-орендодавцю (ст. 608 ЦК України).

Договір оренди транспортного засобу може передбачати викуп автомобіля. У цьому випадку після закінчення терміну дії договору (або до закінчення терміну, але після виплати викупної вартості) власником автомобіля стає орендар (п. 1 ст. 624 ЦК України).

Правила бухобліку

У бухобліку вартість автомобіля, отриманого в оренду, відобразіть на позабалансовому рахунку в оцінці, прийнятої в договорі. При отриманні автомобіля в оренду зробіть проводку:

ДЕБЕТ 001

- відображено вартість отриманого в користування автомобіля.

Операції з отримання автомобіля в оренду в бухобліку відобразіть на підставі акта про прийом-передачу транспортного засобу. У ньому треба вказати узгоджену вартість переданого автомобіля, його пробіг, а також технічний стан за результатами огляду. Передавальний акт можна скласти на типовому бланку (форми № ОС-1 або № ОС-1б, затверджені наказом Мінстату України від 21 січня 2003 № 7) або в довільній формі. Відкривати на орендований автомобіль інвентарну картку за формами № ОС-6, № ОС-6а необов'язково. Про це сказано в пункті 14 Методичних вказівок, затверджених наказом Мінфіну Росії від 13 жовтня 2003 № 91н.

Амортизацію по орендованому автомобілю, який не значиться на балансі, що не нараховувати (п. 50 Методичних вказівок, затверджених наказом Мінфіну Росії від 13 жовтня 2003 № 91н). суми орендної плати віднесіть на рахунки обліку витрат за тими видами діяльності, для яких орендований автомобіль:

ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 29, 44 ...) КРЕДИТ 76

- відображена плата за оренду особистого автомобіля співробітника.

приклад

У лютому 2015 року ТОВ «Альфа» (орендар) уклало зі штатним водієм Колесовим Ю. І. договір оренди транспортного засобу без екіпажу.

Об'єкт оренди - легковий автомобіль:

- марка - «Форд-Фокус»;

– реєстраційний знак - Т543НЕ99;

- ідентифікаційний номер (VIN) - ХТА211020Х0325409;

- тип - седан;

- рік випуску - 2009 року;

- двигун - № Х02395409;

- колір білий;

- потужність двигуна (кВт / л. С.) - 82/112;

- паспорт ТЗ - серія 62АС № 776059;

- свідоцтво про реєстрацію - серія 45 ЕХ № 062540.

Автомобіль орендований для службових поїздок комерційного директора Термін дії договору - з 1 лютого 2015 року по 31 січня 2016 року. Вартість автомобіля - 175 000 руб. Щомісячна орендна плата за автомобіль становить 11 800 руб.

Бухгалтер ТОВ «Альфа» зробив в обліку такі проводки.

У лютому 2015 року:

ДЕБЕТ 001

- 175 000 руб. - прийнятий на позабалансовий облік автомобіль, отриманий в оренду (на підставі акту про приймання-передачі транспортного засобу).

Щомісяця протягом терміну дії договору оренди:

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 76

- 11 800 руб. - відображена плата за оренду особистого автомобіля співробітника.

розрахунок податків

ПДФО. Що виплачується працівникові орендна плата визнається його оподатковуваним доходом (подп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ). Залежно від того, є співробітник резидентом або нерезидентом, ПДФО потрібно нарахувати за ставкою 13 або 30 відсотків (ст. 224 НК РФ). ПДФО удержите при фактичній виплаті орендної плати (п. 4 ст. 226 НК РФ).

Ситуація: чи потрібно утримати ПДФО з доходу в натуральній формі, якщо організація оплачує ремонт, техобслуговування та інші витрати, пов'язані з експлуатацією автомобіля, орендованого у співробітника. Організація застосовує загальну систему оподаткування

Відповідь на це питання залежить від виду витрат та умов договору.

Витрати на ремонт враховуйте в наступному порядку. Якщо за договором оренди ці витрати несе орендодавець, а фактично вони були зроблені організацією-орендарем, то це дохід орендодавця в натуральній формі (ст. 634, 644 ЦК України). Такі доходи співробітника (орендодавця) включите в базу по ПДФО.

У всіх інших випадках вартість ремонту доходом орендодавця не є. Пояснюється це тим, що у орендодавця (співробітника) не виникає при цьому економічної вигоди (доходу) (ст. 41 НК РФ). Тому відсутня податкова база з ПДФО.

Витрати на техогляд враховуйте в порядку, аналогічному обліку витрат на ремонт. Тобто якщо за договором оренди ці витрати несе орендодавець, а фактично вони були зроблені організацією-орендарем, то це дохід орендодавця в натуральній формі (ст. 635, 645 ЦК України, п. 2 ст. 211 НК РФ). Такі доходи співробітника (орендодавця) включите в базу по ПДФО. В інших випадках вартість проведеного техогляду доходом орендодавця (співробітника) не є.

ПММ та інші аналогічні витрати (розмір яких залежить від фактичного споживання) не повинні включатися в податкову базу по ПДФО. Орендар здійснює їх виключно у власних інтересах (ст. 636, 646 ЦК України).

Отже, співробітник (орендодавець) ніякої економічної вигоди не отримує і доходу в натуральній формі не виникає (п. 2 ст. 211 НК РФ). Таким чином, ПДФО платити в цьому випадку не потрібно.

Аналогічні роз'яснення дали і фахівці Мінфіну Росії в листах від 9 липня 2007 р № 03-04-06-01 / 220 і від 11 липня 2008 року № 03-04-06-01 / 194.

Якщо організація провела поліпшення майна (наприклад, реконструкцію або модернізацію) за згодою працівника (орендодавця), витрати організації-орендаря, пов'язані з такими поліпшеннями, вважаються доходом орендодавця в натуральній формі (п. 2 ст. 211 НК РФ). Датою отримання доходу в цьому випадку є момент передачі реконструйованого (модернізованого) автомобіля співробітнику (орендодавцю) після закінчення договору оренди (пп. 2 п. 1 ст. 223 НК РФ). Аналогічна точка зору висловлена \u200b\u200bв листі Мінфіну Росії від 18 листопада 2005 № 03-05-01-04 / 363.

Страхові внески. За загальним правилом внески на обов'язкове пенсійне (соціальне, медичне) страхування з суми орендної плати не нараховувати. Пояснюється це тим, що виплати за цивільно-правовими договорами, пов'язаним з передачею майна в користування (в даному випадку автомобіля), не визнаються об'єктом обкладення страховими внесками.

Такий порядок випливає з положень частини 3 статті 7 Закону від 24 липня 2009 р № 212-ФЗ, статей 606, 642 Цивільного кодексу РФ і підтверджений в листі Міністерства охорони здоров'я Росії від 12 березня 2010 року № 550-19.

Якщо організація уклала зі співробітником договір оренди автомобіля з екіпажем, такий договір можна розцінювати як змішаний, тобто в ньому присутні елементи двох видів договорів (оренди і надання послуг) (п. 3 ст. 421, ст. 606, 779 ЦК України). Виплати за змішаними договорами оподатковуйте страховими внесками тільки в частині винагород, що відносяться до виконаних робіт (наданих послуг).

Виплати за договором купівлі-продажу або оренди страховими внесками не обкладаються. Це випливає з частини 1 статті 7 Закону від 24 липня 2009 р № 212-ФЗ.

приклад

Організація в січні 2015 року уклала з Кондратьєвим А. С. договір на оренду автомобіля з екіпажем. Термін дії договору - з 30 січня по 10 лютого 2015 року.

За договором вартість послуг водія (Кондратьєва) становить 15 000 руб., Оренда автомобіля - 5000 руб.

У лютому бухгалтер нарахував страхові внески тільки на вартість послуг водія.

Оренда автомобіля є послугою з передачі майна в користування і тому внесками не обкладається.

На виплати Кондратьєву в лютому (15 000 руб.) Бухгалтер нарахував страхові внески в такому розмірі.

- в ПФР - в розмірі 3300 руб. (15 000 руб. × 22%);

- в ФФОМС - в розмірі 765 руб. (15 000 руб. × 5,1%).

- в - в розмірі 435 руб. (15 000 руб. × 2,9%).

Ситуація: як нараховувати внески на обов'язкове пенсійне (соціальне, медичне) страхування, якщо в змішаному договорі вартість виконуваних робіт (послуг, що надаються) не виділена окремою сумою

На виплати за змішаними договорами, в яких вартість виконуваних робіт (послуг, що надаються) не виділена окремою сумою, внески доведеться нарахувати на всю суму за договором. Справа в тому, що організації не мають права визначати базу для нарахування страхових внесків розрахунковим шляхом. Визначати базу таким способом можуть тільки контролюючі відомства (п. 4 ч. 1 ст. 29 Закону від 24 липня 2009 р № 212-ФЗ).

Якщо в змішаному договорі вартість виконуваних робіт (послуг, що надаються) не виділена окремою сумою, підпишіть з виконавцем додаткову угоду. У ньому пропишіть окремо вартість робіт (послуг), які обкладаються страховими внесками, і вартість інших виплат за договором, що не враховуються при розрахунку внесків.

На підставі додаткової угоди страхові внески нараховувати тільки на виплати, пов'язані з виконаними роботами (наданими послугами).

Ситуація: чи потрібно нарахувати внески на обов'язкове пенсійне (соціальне, медичне) страхування, якщо організація оплачує ремонт, техобслуговування та інші витрати, пов'язані з експлуатацією автомобіля, орендованого у співробітника (без екіпажу). Організація застосовує загальну систему оподаткування

Ні не потрібно.

Витрати за цивільно-правовими договорами, пов'язаним з передачею майна в користування (в даному випадку автомобіля), не обкладаються страховими внесками (ч. 1 і 3 ст. 7, подп. «Ж» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закону від 24 липня 2009 р № 212-ФЗ). До таких договорів, зокрема, відноситься договір оренди транспортного засобу без екіпажу (ст. 642 ЦК України).

Отже, внески на обов'язкове пенсійне (соціальне, медичне) страхування не потрібно нараховувати ні з суми орендної плати, ні з витрат по експлуатації автомобіля.

Внески на страхування від нещасних випадків і профзахворювань на суму орендної плати нараховувати не потрібно. Якщо ж укладений договір оренди автомобіля з екіпажем, то з суми винагороди водієві заплатити внески доведеться. Але зробити це потрібно тільки в тому випадку, якщо сплата внесків передбачена договором.

Такий порядок встановлений в частині 1 статті 5 Закону від 24 липня 1998 № 125-ФЗ.

Податок на прибуток. При розрахунку податку на прибуток витрати, пов'язані з орендою автомобіля співробітника, можна врахувати в сумі фактичних витрат (подп. 10 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 252 НК РФ). При цьому організація також має право врахувати у складі витрат:

• витрати на ПММ (подп. 2 п. 1 ст. 253 НК РФ);
• страхові платежі, якщо обов'язок зі страхування покладено на орендаря (подп. 1 п. 1 ст. 263 НК РФ, ст. 646 ЦК України).

Аналогічної точки зору дотримуються контролюючі відомства (листа Мінфіну Росії від 13 лютого 2007 р № 03-03-06 / 1/81, від 29 листопада 2006 № 03-03-04 / 1/806, УФНС Росії по м від 19 травня 2006 № 28-11 / 43420).

ПДВ. Надання особистого автомобіля співробітника в оренду організації ПДВ не обкладається. Це випливає з положень статті 143 Податкового кодексу РФ і підтверджено листом Мінфіну Росії від 10 лютого 2004 № 04-04-06 / 21.

Витрати на поточний і капітальний ремонт за договором оренди транспортного засобу з екіпажем зобов'язаний нести орендодавець (ст. 634 ЦК України). Тому, якщо договір оренди транспортного засобу з екіпажем містить умову про оплату ремонту орендарем, він може бути визнаний судом недійсним в силу нікчемності (ст. 168, 180 ЦК України, постанова ФАС Московського округу від 20 січня 2009 р № КГ-А40 / 12869 -08). Вимагати застосування наслідків недійсності (наприклад, компенсації здійснених орендарем витрат) через суд може будь-яка зацікавлена \u200b\u200bсторона: орендар, і т. Д. (Ст. 166 ЦК України).

Транспортний податок. Транспортний податок повинен заплатити той, на кого зареєстрований автомобіль. Це визначає стаття 357 Податкового кодексу РФ.

Автомобіль, що орендується, у співробітника, зареєстрований на його ім'я. Тому організація-орендар не повинна платити транспортний податок Це обов'язок співробітника-орендодавця. І не важливо, що фактично він не користується автомобілем.

Ситуація: чи можна в договорі покласти обов'язок по сплаті транспортного податку на орендаря. Організація орендує у співробітника автомобіль і застосовує загальну систему оподаткування

Ні, не можна.

Співробітник-орендодавець повинен сам платити транспортний податок (Ст. 45 НК РФ). До тимчасового власнику обов'язки по не переходять (п. 40 методичних рекомендацій, Затверджених наказом МНС Росії від 9 квітня 2003 № БГ-3-21 / 177). Тому нічого не дасть і оформлення довіреності на ім'я організації.

Єдиний спосіб відшкодувати витрати співробітника (орендодавця) - встановити в договорі таку плату, яка включала б у себе суму транспортного податку.

Тоді фактично податок буде сплачено за рахунок організації (орендаря), а всю суму орендної плати можна буде включити до витрат організації.

Податок на майно. Орендований автомобіль не є власністю організації. Значить, вже на цій підставі не потрібно платити податок на майно. Але навіть якщо компанія викупить автомобіль, розраховувати з його вартості податок не доведеться. Адже з 1 січня 2013 року всі рухомі основні засоби податком на майно не обкладаються (подп. 8 п. 4 ст. 374 НК РФ). Тобто в тому числі і автомобілі.

приклад

У січні АТ «Виробнича фірма" Майстер "» (орендар) уклало з начальником цеху Волковим В. К. (орендодавець) договір оренди транспортного засобу без екіпажу. Термін дії договору - з 1 лютого по 31 липня 2015 року.

Об'єкт оренди - легковий автомобіль. Він орендований для доставки продукції до складу організації. Вартість автомобіля - 215 000 руб. Щомісячна орендна плата за одиницю товару складає 14 000 руб.

Податок на прибуток «Майстер» платить щомісяця.

Сума орендної плати щомісяця протягом терміну дії договору включається в податкову базу по ПДФО. Стандартні відрахування з ПДФО Волкову не надаються.

Внески на обов'язкове пенсійне (соціальне, медичне) страхування та на страхування від нещасних випадків і профзахворювань з суми орендної плати не нараховуються.

Бухгалтер зробив в обліку такі записи.

В січні:

ДЕБЕТ 001

- 215 000 руб. - прийнятий на позабалансовий облік автомобіль, отриманий в оренду (на підставі акту про приймання-передачі транспортного засобу).

Щомісяця з лютого по липень включно:

ДЕБЕТ 25 КРЕДИТ 76

- 14 000 руб. - списана плата за оренду особистого автомобіля співробітника;

ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 68 субрахунок «Розрахунки з ПДФО»

- 1820 руб. (14 000 руб. × 13%) - утримано ПДФО;

ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 50

- 12 180 руб. (14 000 - 1820) - виплачена плата за оренду особистого автомобіля співробітника.

При розрахунку податку на прибуток бухгалтер «Майстри» щомісяця протягом терміну, коли йде оренда автомобіля у працівника, зменшує податкову базу на 14 000 руб.

Спрощенка. Податкову базу організацій на спрощеній системі, які платять податок з доходів, орендні платежі не зменшують.

Організації на спрощеній системі, які сплачують єдиний податок з різниці між доходами і витратами, можуть включити до складу витрат, що зменшують податкову базу:

• суми орендної плати (пп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ);
• витрати на ПММ та інші витрати, пов'язані з експлуатацією орендованого автомобіля (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Витрати можна визнати тільки після фактичної оплати (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Всі витрати повинні бути документально підтверджені (п. 2 ст. 346.16, п. 1 ст. 252 НК РФ, лист Мінфіну Росії від 1 лютого 2006 № 03-11-04 / 2/24).

приклад

ТОВ «Альфа» застосовує спрощенку і сплачує єдиний податок за ставкою 15 відсотків.

У січні організація уклала з водієм Колесовим Ю. І. договір оренди транспортного засобу без екіпажу. Термін дії договору - один рік. Об'єкт оренди - легковий автомобіль. Щомісячна орендна плата за автомобіль за договором становить 12 300 руб.

Вся сума виплат, нарахованих Колесову за договором оренди, щомісячно включається в податкову базу по ПДФО. Стандартні податкові відрахування йому не надаються.

Щомісячна сума ПДФО з доходів Колесова складе:

12 300 руб. × 13% \u003d 1599 руб.

Внески на обов'язкове пенсійне (соціальне, медичне) страхування та на страхування від нещасних випадків і профзахворювань з суми орендної плати не нараховуються. При розрахунку єдиного податку бухгалтер щомісяця зменшує оподатковувані доходи на суму витрат, пов'язаних з орендою автомобіля, в загальній сумі 12 300 руб.

ЕНВД Податкову базу організацій - платників ЕНВД витрати, пов'язані з орендою автомобіля у співробітника, не зменшують. Пояснюється це тим, що ЕНВД розраховують виходячи з поставлений дохід (п. 1 і 2 ст. 346.29 НК РФ). А він від витрат компанії ніяк не залежить.

Загальна система + ЕНВД. Витрати, пов'язані з орендою та експлуатацією орендованого автомобіля співробітника, враховуйте за правилами режиму оподаткування, що застосовуються для діяльності, в якій зайнятий співробітник.

Організація може одночасно використовувати орендований автомобіль в діяльності, оподатковуваної ЕНВД, і діяльності на загальній системі оподаткування В цьому випадку витрати, пов'язані з орендою та експлуатацією орендованого автомобіля, потрібно розподілити. Такий порядок встановлений пунктом 9 статті 274 і пунктом 7 статті 346.26 Податкового кодексу РФ.

Страхові внески з оренди автомобіляне нараховуються і не сплачуються орендарем тільки в тому випадку, якщо орендується авто без екіпажу. Якщо ж в оренду узятий автомобіль з екіпажем, то обов'язково доведеться нараховувати і сплачувати страхові внески на ОПВ та ОМС. Необхідність сплати внесків на ОСС на випадок отримання травми додатково обговорюється в договорі.

Договір оренди транспортних засобів

Якщо ви хочете взяти автомобіль у тимчасове користування, то для того, щоб уникнути будь-яких наслідків, необхідно правильно вибрати машину і скласти договір оренди транспортних засобів, прописавши в ньому всі зобов'язання сторін. Взаємодія між орендодавцем і орендарем за договорами оренди транспортних засобів регулюється параграфом 3 гл. 34 ГК РФ. Договір оренди транспортних засобів між юридичною та фізичною особою укладається в простій письмовій формі.

У договорі оренди транспортних засобів, як правило, вказується:

• марка і модель автомобіля, VIN, пробіг;
• термін оренди (початок і кінець);
• права та обов'язки сторін;
• розмір, терміни і порядок внесення орендної плати;
• порядок передачі автомобіля (місце передачі і місце повернення), порядок і терміни оплати;
• наявність або відсутність застави;
• відповідальність сторін;
• підстави та порядок розірвання договору;
• адреси, реквізити сторін.

До договору оренди транспортних засобів повинен додаватися акт прийому-передачі автомобіля. Крім договору оренди транспортного засобу орендарю потрібно передати документи на автомобіль: ПТС, свідоцтво про реєстрацію транспортного засобу, поліс ОСАГО, при наявності - поліс КАСКО.

Договори оренди транспортних засобів бувають 2 видів: з екіпажем і без екіпажа.

Оренда автомобіля без екіпажу у фізичної особи

Умови передачі авто без послуг екіпажу обумовлені в ст. 642-649 Цивільного кодексу. Відповідно до умов договору оренди автомобіля без екіпажу у фізичної особи орендодавець отримує від орендаря винагороду, з якого юрособа, що орендує авто, має утримати ПДФО.

При цьому обов'язки утримувати страхові збори з фізособи у орендаря не з'являється з огляду на те, що предметом договору оренди транспортних засобів є передача в користування майна фізособи, а не надання їм послуг або виконання роботи.

Такий вид послуг, як передача в оренду автомобіля (так само як і будь-якого іншого майна, крім майнового права на авторські твори і т. П.), Не є об'єктом для утримання страхових внесків (п. 4 ст. 420 НК РФ).

Аналогічну думку про те, що з орендної плати за автомобіль з фізособи-орендодавця не утримуються страхові внески, висловлено в листі Міністерства охорони здоров'я від 12.03.2010 № 550-19.

Оренда авто з водієм

Якщо автомобіль орендується разом з екіпажем, тобто якщо власник авто має намір надавати свої послуги в якості водія і слюсаря, що стежить за справним станом транспортного засобу, тоді ситуація з утриманням страхових внесків інша. Умови передачі авто в оренду з супутніми послугами такого роду регламентуються ст. 632-641 Цивільного кодексу.

У зв'язку з тим, що власник автомобіля разом з передачею майна в оренду пропонує ще і свої послуги за цивільно-правовим договором, то з цих послуг обов'язково слід утримати внески. Йдеться про ту частину сплачується фізособі суми за договором оренди машини з екіпажем, яка йде в рахунок оплати за його працю.

Доцільніше буде в договорі оренди транспортних засобів послуги з оренди безпосередньо автомобіля і «трудову повинність» його власника розділити шляхом виділення цих двох сум. Такий поділ послуг з оренди авто з екіпажем на 2 частини не регламентоване цивільним законодавством, але так бажано вчинити, щоб уникнути виникнення суперечок з перевіряючими.

Оскільки в такому договорі оренди є доходи за працю фізособи, то перевіряючі вважатимуть суму внесків з усієї суми договору, якщо тільки сума оплати за працю водія авто, який також є його орендодавцем, не опиниться виділеної окремо.

Якщо не розділити в договорі ці 2 суми, а нарахування зробити від суми меншого обсягу, ніж орендна плата, передбачена договором, то при перевірці з високою часткою ймовірності буде здійснено донарахування страхових внесків.

Для вирішення конфлікту з перевіряючими доведеться звертатися до суду. При цьому слід враховувати, що переважна більшість судових інстанцій погоджується з платниками податків, що донарахування внесків незаконно, а вимога перевіряючих про поділ цих 2 сум в договорі необгрунтовано, оскільки такої вимоги немає у Цивільному кодексі України. Прикладом тому можуть служити наступні постанови судів: 3 арбітражного апеляційного суду від 26.04.2013 № 03АП-121/12, ФАС Поволзької округу від 15.01.2013 № Ф06-10012 / 12.

Що стосується того, які страхові платежі нараховуються при укладенні такого договору, то тут все досить просто. Так, з доходу орендодавця, який також надає послуги з управління транспортним засобом і стежить за його технічним станом, будуть в обов'язковому порядку нараховані внески на ОПВ та ОМС.

А ось внески на соціальне страхування на випадок настання нещасних випадків будуть утримуватися тільки тоді, коли в договорі оренди транспортних засобів буде прописана умова про їх утриманні (п. 1 ст. 20.1 закону «Про обов'язкове соцстрахування від нещасних випадків на виробництві та профзахворювань» від 24.07. 1998 року № 125-ФЗ).

Бухгалтерські проводки по оренді автомобіля

Орендарю-юрособі потрібно відобразити операцію з оренди автомобіля з екіпажем в бухгалтерському обліку. Для цього знадобляться такі проводки:

• Дт 26 Кт 76 - витрати по оренді авто;
• Дт 26 Кт 69 (субрахунок розрахунків по ОПС) - нарахування внесків на ОПС від суми оплати за послуги з управління і технічного обслуговування авто;
• Дт 26 Кт 69 (субрахунок розрахунків по ОМС) - нарахування внесків по ОМС від суми оплати за послуги з управління і технічного обслуговування авто;
• Дт 76 Кт 68 (субрахунок розрахунків з ПДФО) - утримано ПДФО з загальної суми плати за оренду авто з екіпажем;
• Дт 76 Кт 51 - вироблено перерахування орендодавцеві плати за договором оренди за вирахуванням ПДФО;
• Дт 69 (субрахунок розрахунків по ОПС) Кт 51 - вироблено перерахування внесків на ОПС;
• Дт 69 (субрахунок розрахунків по ОМС) Кт 51 - вироблено перерахування внесків на ОМС;
• Дт 68 (субрахунок розрахунків з ПДФО) Кт51 - сплачено податок з доходів фізосіб.

Як уникнути сплати страхових внесків?

Існує кілька способів уникнути сплати страхових внесків. Найпоширенішим є оформлення трудових відносин зі співробітником, що має автомобіль, на який згодом оформляється договір оренди. Тобто роботодавці заздалегідь, розміщуючи оголошення про найм на роботу, вказують таку умову, як наявність авто. Ця умова передбачає, що діяльність нового співробітника буде пов'язана з роз'їздами, для чого йому знадобиться автомобіль.

Також авто може бути орендоване і вже у який працює за трудовим контрактом співробітника в разі виникнення такої необхідності. Таким чином, полягає лише договір оренди автомобіля без екіпажу, а значить, що по таким договором не буде утримань страхових внесків. Що ж стосується утримання страхових внесків з зарплати співробітника, який виступає орендодавцем і управляє цим же авто, то вони і так повинні утримуватися.

Застереження, що міститься в п. 2 ст. 635 ГК РФ, щодо того, що члени екіпажу повинні бути працевлаштовані у орендодавця, стосується тих випадків, коли для управління і техобслуговування орендованого автомобіля орендодавець наймає сторонніх осіб. Якщо ж він сам виконує ці функції, то це застереження до нього не відноситься, адже він не може сам з собою оформити трудові відносини.

Іншим способом відходу від сплати страхових внесків є не укладення договору оренди, а компенсація витрат працівника. Так, якщо працівнику для виконання своїх трудових обов'язків було потрібно скористатися автомобілем (не має значення, своїм чи ні), то роботодавець компенсує йому ці витрати.

При цьому важливою умовою є документальне обгрунтування понесених витрат, адже сума компенсації не обкладається ПДФО, і з неї не утримуються внески (листи Мінфіну від 31.12.2010 № 03-04-06 / 6-327, Мінпраці від 25.07.2014 № 17-3 / В-347), тому фіскальні органи при проведенні перевірок особливу увагу звертають саме на такі випадки.

Страховка на транспортний засіб

Обов'язок по страхуванню автовідповідальності перед третіми особами за шкоду, яка може бути завдана у зв'язку з експлуатацією автомобіля (ОСАГО), лежить на орендодавцеві. Це умова прописана в ст. 637 ГК РФ з поправкою на те, що інший порядок може бути вказаний в договорі оренди.

Це означає, що за замовчуванням витрати на страхування автомобіля, переданого в оренду, несе власник авто, який виступає орендодавцем в цій угоді. У свою чергу, якщо страховка буде оплачена орендарем за умовами договору, то це дозволить йому знизити оподатковуваний прибуток відповідно до ст. 263 НК РФ.

Про те, в якому обсязі витрати на страхування авто будуть прийняті до витрат, читайте в статті «Нормативи, передбачені НК РФ» .

підсумки

Договори оренди транспортних засобів діляться на 2 типу: авто надається з екіпажем і без нього. Правова природа цих 2 типів договору оренди транспортних засобів різна, оскільки при передачі автомобіля в оренду з екіпажем виникають 2 види правовідносин: передача транспортного засобу (майна) у тимчасове платне користування і встановлення трудових відносин з власником автомобіля в частині надання послуг з управління авто та проведення його технічного обслуговування.

Зважаючи на наявність правовідносин, пов'язаних з виконанням трудових обов'язків, орендарю слід сплатити страхові внески. При цьому страхові внески на ОПВ та ОМС повинні утримуватися в обов'язковому порядку, але з тієї суми, яка йде на оплату праці водія (екіпажу) транспортного засобу. Оплата страхових внесків на ОСС по травматизму проводиться тільки в тому випадку, якщо про це прямо згадано в договорі оренди.

Нарахування страхових внесків за договором оренди транспортного засобу без екіпажу не проводиться, тому що немає об'єкта обкладення внесками по обов'язковому страхуванню.

Що стосується сплати страхових платежів в страхову компанію (ОСАГО - обов'язково, КАСКО - за бажанням), то за замовчуванням ці платежі здійснює орендодавець. Однак в договорі можна передбачити сплату таких платежів орендарем, якщо це не буде суперечити законодавству.

М.А. Кокурін, юрист

Підтверджуємо витрати на авто, орендоване у працівника

Не завжди роботодавець хоче виплачувати компенсацію за використання автомобіля співробітника в службових цілячи х ст. 188 ТК РФ. Адже її можна врахувати у витратах лише в строго встановленої невеликий сум е п. 1 Постанови Уряду від 08.02.2002 № 92. Тому деякі компанії вважають за краще оформляти з працівником договір оренди його автомобіля. А щоб не виникало суперечок з обліку орендних витрат у витратах, треба збирати пакет документів, що підтверджують:

• факт оренди. Це договір оренди і акт прийому-передачі авто;
• факт використання орендованого авто в діяльності компані і подп. 10 п. 1 ст. 264, подп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ; Листи УФНС по м Москві від 17.08.2012 № 16-15 / [Email protected] ; Мінфіну від 22.12.2011 № 03-03-06 / 1/844. Складіть наказ про призначення працівника, відповідального за орендований автомобіль, і збирайте документи, що підтверджують пройдений їм на його машині службовий маршрут;
• суму витрат, пов'язаних з експлуатацією автомобіля (ПММ, мийка, парковка), тобто потрібно мати чеки, квитанції, накладні і т. д.

Договір оренди автомобіля

При оренді авто з водієм або без нього договори будуть разлічатьс я статті 633, 643 ЦК України.

Якщо орендуємо тільки авто

У цьому випадку працівник-орендодавець передає свій автомобіль роботодавцю у тимчасове володіння і користування, а керувати ним буде будь-який співробітник компані і ст. 642 ГК РФ. До речі, користуватися орендованим автомобілем може і сам працівник-орендодавець, коли машина потрібна йому для виконання його трудових функцій. Припустимо, з його трудового договору або посадової інструкції випливає, що робота роз'їзна. Тому, навіть якщо за кермом авто завжди буде його власник, можна укладати договір оренди транспортного засобу без екіпажу. Ось на які умови договору бухгалтеру треба звернути увагу.

Договір № 14
оренди транспортного засобу без екіпажу

м Москва

Громадянин Бобров Полікарп Іванович, іменований надалі «Орендодавець», з одного боку, і товариство з обмеженою відповідальністю «Темний ліс» в особі генерального директора Волкова Петра Якимовича (який діє на підставі статуту), іменоване надалі «Орендар», з іншого боку, в подальшому спільно іменовані «Сторони», уклали цей договір оренди транспортного засобу без екіпажу (Далі - Договір) про наступне:

1. Предмет договору

1.1. Орендодавець передає в тимчасове володіння і користування Орендарю транспортний засіб (далі - Автомобіль), що належить Орендодавцю на праві власності (свідоцтво про реєстрацію транспортного засобу серії 77 АВ номер 135542, виданий ГИБДД ЮАО м Москви 06.02.2014). Потрібно вказати, на якій підставі працівник-орендодавець володіє переданим вам автомобілем:
<если> з свідоцтва про реєстрацію транспортного засобу видно, що працівник - власник авто, то до договору оренди не потрібно докладати ніяких інших документів. Майте на увазі, навіть якщо автомобіль зареєстрований на ім'я чоловіка працівника-орендодавця, але куплений вже в шлюбі, він є спільною власністю подружжя. Тоді потрібно докласти свідоцтво про шлюб;
<если> з свідоцтва про реєстрацію транспортного засобу видно, що працівник не власник авто, то до договору краще докласти довіреність, видану власником, з якої випливає можливість здавати довірена майно в оренду. ПФР вважає, що якщо вам здає машину не її власник, то з суми орендної плати потрібно нараховувати страхові внески. Але суди з цим не згодні и Постанови ФАС ЗСО від 03.04.2013 № А27-16823 / 2012; 15 ААС від 14.04.2015 № 15АП-1676/2015; 19 ААС від 09.02.2015 № А48-3348 / 2014

1.2. Автомобіль має наступні характеристики:
- Марка, модель - Volkswagen Golf;
- реєстраційний знак - А 341 АМ 67 rus;
- ідентифікаційний номер (VIN) - WVWZZZ2KZ2W044335.

1.3. Автомобіль повинен бути переданий в справному стані, придатному для здійснення поїздок, разом з пакетом документів, до якого входять:
- свідоцтво про реєстрацію транспортного засобу, серія 77 АВ, номер 135542, виданий ГИБДД ЮАО м Москви 06.02.2014;
- страховий поліс ОСАГО, серія ВВВ № 035126453, виданий 07.02.2015 ВАТ «Страховка і Ко».

1.4. За згодою Сторін Автомобіль оцінений в 730 000 (сімсот тридцять тисяч) руб. За такою узгодженої вартості ви відобразіть орендований автомобіль в бухобліку на позабалансовому рахунку 001

2. Права і обов'язки сторін

2.1. Орендодавець зобов'язується:

2.1.1. Оплачувати витрати по утриманню Автомобіля, його страхуванню, в тому числі відповідно до правил ОСАГО, а також витрати, що виникають у зв'язку з його експлуатацією, включаючи придбання пально-мастильних матеріалів (бензину і т. Д.).

Згідно із законом такі витрати повинен нести орендар, але договором можна покласти їх на орендодавця я ст. 646 ГК РФ. Прописавши таку умову в договорі оренд и ст. 646 ГК РФ, Ви можете не збирати документи, що підтверджують витрати (зокрема, касові чеки на купівлю ПММ)

2.2. Орендар зобов'язується:

2.2.1. Перераховувати Орендодавцю орендну плату відповідно до пп. 4.1, 4.2 Договору.

2.2.2. Своїми силами здійснювати:
- управління Автомобілем;
- його комерційну і технічну експлуатацію.

2.2.3. Підтримувати Автомобіль в робочому стані. Орендар за законом зобов'язаний проводити поточний та капітальний ремонт орендованого авто, тому про це можна не писати в договір е ст. 644 ГК РФ

А ось якщо ви готові взяти на себе ще й витрати на експлуатацію автомобіля, то обов'язки сторін можуть виглядати так.

2. Права і обов'язки сторін

2.1. Орендодавець зобов'язується:

2.1.1. Передавати Орендарю не пізніше 4-го числа місяця, наступного за місяцем використання Автомобіля, документи, що підтверджують витрати, які зобов'язаний оплачувати Орендар відповідно до п. 2.2.4 цього Договору.

2.2. Орендар зобов'язується:

2.2.4. Оплачувати витрати, пов'язані з експлуатацією Автомобіля для потреб Орендаря:
- на пально-мастильні матеріали та інші необхідні матеріали та приладдя;
- на мийку Автомобіля та хімчистку його салону;
- на платну парковку автомобіля;
- на страхування, в тому числі відповідно до правил ОСАГО. Щоб уникнути суперечок з податківцями з обліку витрат в прибутку краще в договорі докладніше вказувати, які саме витрати по експлуатації та страхування бере на себе ваша компанія

Залежно від розподілу витрат на експлуатацію автомобіля в договорі оренди по-різному буде оформлений порядок розрахунків.

Так, якщо в договорі прописано, що орендодавець сам оплачує витрати на утримання авто, то роботодавець-орендар буде виплачувати працівникові тільки орендну плату. Ніякі документи, що підтверджують витрати на експлуатацію автомобіля, від працівника вам не знадобляться.

4. Порядок розрахунків

4.1. Орендна плата за користування Автомобілем становить 50 000 (п'ятдесят тисяч) руб. в місяць.

4.2. Орендар зобов'язаний вносити орендну плату за Автомобіль щомісяця не пізніше 5-го числа місяця, наступного за місяцем, в якому використовувався Автомобіль, шляхом перерахування суми орендної плати на особистий банківський рахунок Орендодавця.

А ось якщо витрати на орендаря, то можна передбачити такий порядок розрахунків.

4. Порядок розрахунків

4.1. Орендна плата за користування Автомобілем становить 20 000 (двадцять тисяч) руб. в місяць.

4.2. Орендар зобов'язаний вносити орендну плату за Автомобіль і суму витрат, витрачену Орендодавцем в зв'язку з експлуатацією Автомобіля, Можна домовитися:
<или>
<или> щомісяця не пізніше 5-го числа місяця, наступного за місяцем, в якому використовувався Автомобіль, шляхом перерахування грошей на особистий банківський рахунок Орендодавця.

Або записати так.

4. Порядок розрахунків

4.1. Орендна плата за користування Автомобілем складається:
- з постійної частини в розмірі 20 000 (двадцять тисяч) руб. в місяць;
- з змінної частини в розмірі суми, витраченої Орендодавцем в зв'язку з експлуатацією Автомобіля.

4.2. Орендар зобов'язаний вносити постійну частину орендної плати за Автомобіль щомісяця не пізніше 5-го числа місяця, наступного за місяцем, в якому використовувався Автомобіль, шляхом перерахування суми орендної плати на особистий банківський рахунок Орендодавця.

4.3. Змінну частину орендної плати Орендар зобов'язаний виплачувати разом з виплатою зарплати за місяць, в якому використовувався автомобіль. Можна домовитися:
<или> про відшкодування вже витрачених орендодавцем грошей на експлуатацію автомобіля. Припустимо, видавати готівкою або перераховувати на рахунок;
<или> про видачу працівникові авансу за його заявою, а за підсумками місяця - про остаточний розрахунок за авансовим звітом з документами, що підтверджують витрати працівника

Якщо орендуємо авто з водієм

У такому випадку працівник повинен передати машину, сам керувати нею і обслуговувати її ст. 632 ГК РФ.

Договір № 14
оренди транспортного засобу з екіпажем

м Москва

2.2. Орендар зобов'язується:

2.2.1. Перераховувати Орендодавцю орендну плату відповідно до п. 4.1 Договору.

2.2.2. Нести витрати по страхуванню Автомобіля. Згідно із законом страхувати автомобіль повинен орендодавця ь ст. 637 ГК РФ. Але договором можна передбачити цей обов'язок за орендарем

4. Порядок розрахунків

4.1. Плата за користування Автомобілем становить
20 000 (двадцять тисяч) руб. в місяць і складається:
- з орендної плати за користування Автомобілем - 15 000 руб .;
- з винагороди за послуги з управління Автомобілем - 5000 руб. Платежі за договором оренди з екіпажем краще розбити на дві складові. Інакше перевіряючі з фондів порахують, що з усієї суми орендної плати за договором оренди з екіпажем потрібно утримати страхові внески як з винагороди за послуги водител я статті 634, 636 ЦК України; Постанова ФАС ПО від 15.01.2013 № А65-16395 / 2012

Акт прийому-передачі автомобіля

ПОПЕРЕДЖАЄМО КЕРІВНИКА

Володіючи транспортом навіть за договором оренди, організація повинна ставати на облік в Росприроднадзоре і вносити плату за забруднень е Лист Росприроднагляду від 05.10.2010 № СМ-06-01-31 / 7167.

При отриманні автомобіля за договором оренди (з екіпажем або без екіпажу) потрібно скласти і підписати з працівником акт прийому-передачі. Законодавством його форма не встановлена, тому розробіть її самостійно. Потрібно перевірити, щоб в акті були перераховані і збігалися з зазначеними в договорі оренди основні технічні характеристики переданого автомобіля, за якими його можна безпомилково впізнати (марка і модель, реєстраційний знак, ідентифікаційний номер (VIN)).

В акті можна також описати технічне і зовнішній стан переданого працівником автомобіля. Наприклад, так.

3. Транспортний засіб оглянуто Орендарем. Технічний стан задовільний, транспортний засіб технічно справне.
Зовнішній стан:
- є неглибока подряпина довжиною 10 см на передній дверцятах з боку пасажира;
- на передньому бампері автомобіля є незначні потертості.
Інших видимих \u200b\u200bпошкоджень немає. Зазвичай такий опис робиться для того, щоб згодом орендодавець не міг вимагати з компанії відшкодування за дефекти, які були на його автомобілі до передачі машини в ваше користування

4. Показання одометра при передачі транспортного засобу 42 524 км.

5. Паливо в баку: бензин АІ 95 в кількості 28 л.

«Маршрутні» документи

З таких документів видно регулярність використання автомобіля, маршрут руху і час його використання. Тому з їх допомогою ви можете підтвердити:

• факт використання орендованої машини в діяльності компанії;
• витрати на ПММ.

Якщо у вас не транспортна компанія, То ви можете попросити працівників, що користуються орендованими авто, заповнювати шляхові листи по «вашої» неуніфікованих формі. Вони можуть містити інформацію як за 1 день, так і за тиждень або за мі ц Лист Мінфіну від 30.11.2012 № 03-03-07 / 51.

Щоб уникнути суперечок з перевіряючими з ПФР і ФСС стежте за тим, щоб працівники повноцінно заповнювали шляхові листи. Нагадаємо, що фонди намагаються розглядати будь-які виплати за договорами оренди транспорту як приховану форму оплати праці їх власників, на яку потрібно нараховувати страхові внесок и Постанова ФАС УО від 26.09.2013 № Ф09-9857 / 13. А суди можуть встати на сторону перевіряючих, донарахувати внески і оштрафувати за заниження бази по ним, якщо у вас, наприклад, немає дорожніх листів або в них записана помилкова інформаці я.

Ще для підтвердження службового маршруту можна складати довідку або звіт про рух автотранспорту по відомостями GPS-навігатор а Лист Мінфіну від 16.06.2011 № 03-03-06 / 1/354. У цьому документі вказуйте характеристики автомобіля, час початку і закінчення руху, час стоянки, пробіг в кілометрах.

«Витратні» документи

Якщо за договором ви зобов'язані оплачувати працівнику витрати, пов'язані з експлуатацією автомобіля, то, крім «маршрутних» документо в Листи Мінфіну від 16.11.2011 № 03-03-06 / 1/763, від 13.10.2011 № 03-03-06 / 4/118, Вам знадобляться документи, що підтверджують всі витрати. Наприклад, чеки на купівлю ПММ або омиваючої рідини, на оплату мийки, парковки або страховки автомобіля.

Якщо ви домовилися з працівником, що його витрати на експлуатацію зданого в оренду авто будуть оплачуватися з виданих йому авансом під звіт грошей, то в обліку ви проведете це так:

Якщо ж ви домовилися, що працівник спочатку витрачає на експлуатацію машини свої гроші, а ви за підсумками місяця їх йому відшкодовує, то в бухобліку ви:

• спочатку покладете на обліку витрати на експлуатацію автомобіля (Дт рахунку 10 «Матеріали» - Кт рахунку 71 «Розрахунки з підзвітними особами»);
• потім зрадите працівникові гроші з каси або перерахуйте їх на його рахунок (Дт рахунку 71 «Розрахунки з підзвітними особами» - Кт рахунку 50 «Каса» (51 «Розрахункові рахунки»)).

Кадрові документи

З їх допомогою можна, зокрема, врегулювати, хто і з якою метою використовує орендований автомобіль. Наприклад, це може бути наказ керівника компанії такого змісту.

ТОВ «Темний ліс»

НАКАЗ № 8

м Москва

Про закріплення орендованого автомобіля

У зв'язку з необхідністю забезпечити збереження і цільове використання орендованого автомобіля в діяльності ТОВ «Темний ліс»

НАКАЗУЮ:

1. Призначити керівника відділу постачання Бєлкіна А.С. відповідальним за утримання та експлуатацію орендованого легкового автомобіля Фонди бачать у виплатах за договорами оренди авто приховану форму оплати праці орендодавця, з якої потрібно сплатити страхові внески. І суди можуть підтримати інспекторів з фондів, якщо в компанії, зокрема, не призначений працівник, який повинен їздити на орендованому автомобіл е Постанова АС УО від 09.07.2015 № Ф09-3788 / 15. Тому краще не полінуватися зробити зайвий наказ, щоб не сперечатися з фондами, хоча обов'язки видавати подібні документи законодавством не передбачено марки Volkswagen Golf, реєстраційний знак - А 341 АМ 67 rus, ідентифікаційний номер (VIN) - WVWZZZ2KZ2W044335.

2. Доручити керівнику відділу постачання Белкину А.С .:
- оформляти документи, пов'язані з утриманням та експлуатацією закріпленого за ним легкового автомобіля;
- передавати зазначені документи в бухгалтерію не пізніше 3-го числа місяця, наступного за розрахунковим.

Генеральний директор

П.А. Волков № 212-ФЗ сплачувати не потрібно, за винятком тієї частини, яку ви виділите як винагороду за управління автомобілем при оренді машини з екіпажем. З суми відшкодовуються працівникові витрат, пов'язаних з експлуатацією машини, ПДФО та страхові внески не уплачіваютс я подп. «Ж» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закону від 24.07.2009 № 212-ФЗ; статті 41, 209 НК РФ.

Не завжди у організації є можливість і бажання придбати автомобіль. Найчастіше для поїздок використовується автомобілі фізичних осіб. При цьому виникає питання, як краще оформити оренду автомобіля у фізичної особи.

Марія Щербакова, експерт «УНП»

користуйтеся безоплатно

Оформити використання організацією автомобіля, що належить фізичній особі, можна трьома різними схемами. При цьому всі вони будуть законними. Однак податкові наслідки кожен з варіантів оформлення спричинить свої.

Перший варіант передбачає укладання договору безоплатного користування. За таким договором організація (ссудополучатель) зобов'язана підтримувати річ у справному стані і нести всі витрати на її утримання (ст. 695 ЦК України). Такі витрати можна врахувати у витратах при підрахунку зобов'язань перед бюджетом по прибутку (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

З єдиним соціальним податком і ПДФО проблем також не виникне. Оскільки за таким договором працівник плату за користування автомобілем просто не отримає. Саме в цьому і криється основний недолік цього варіанту. Однак якщо співробітник згоден не отримувати додаткову винагороду, то безоплатне користування є ідеальним способом оформлення.

Екіпаж замовляли?

Проблему з виплатою винагороди знімає укладення договору оренди автомобіля. Щоб документально підтвердити витрати на оренду, необхідно укласти договір у письмовій формі (ст. 633, 643 ЦК України).

Орендні платежі відносяться до інших витрат, пов'язаних з виробництвом і реалізацією (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ). У поняття «платежі» включається не тільки орендна плата. Витрати на паливо і запчастини, компенсовані орендарем, також можна врахувати у витратах, якщо договір містить в собі таку умову (лист Мінфіну Росії від 28.12.05 № 03-03-04 / 1/463).

Оскільки оренда не визнається послугою, з орендної плати ЄСП нараховуватися не повинен (ст. 38, п. 1 ст. 236 НК РФ). Однак, якщо укладено договір оренди транспортного засобу з екіпажем (тобто з послугами з управління), з цього приводу можливі конфлікти з податковою. Податківці вважають, що частина плати за таким договором йде на оплату послуг водія. А це вже об'єкт оподаткування ЄСП. Такий підхід прямо суперечить Цивільному кодексі України, який не передбачає поділу плати за договором оренди машини з екіпажем (ст. 632 ЦК РФ). Але щоб уникнути спору краще оформляти договір оренди без екіпажу, а в подальшому наказом по організації доручати співробітнику управляти орендованим авто.

Зате ніяких проблем немає з ПДФО. Орендна плата як за договором оренди з екіпажем, так і за договором оренди без екіпажу є доходом працівника (подп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ). Отже, об'єктом обкладення ПДФО. Організація в такому випадку є податковим агентом і повинна утримати податок при виплаті орендної плати.

лукава компенсація

Нарешті, третій варіант передбачає оформлення використання автомобіля за правилами Трудового кодексу. Стаття 188 ТК РФ дозволяє співробітнику використовувати при роботі своє майно, якщо це відбувається за згодою і з відома роботодавця. Останній в такому випадку зобов'язаний, по-перше, відшкодувати працівникові витрати, пов'язані з використанням машини. І по-друге, виплатити компенсацію за використання, знос (амортизацію) транспорту.

Оподаткування при такому варіанті оформлення використання автомобіля буде наступним. І компенсація, і відшкодування витрат не будуть обкладатися ЕСН і ПДФО. Так, компенсація підпадає під дію статей 238 і 217 НК РФ відповідно. Ці статті звільняють від «зарплатних» податків, зокрема компенсації, які виплачуються відповідно до законодавства РФ. Зверніть увагу, що ЄСП і ПДФО не нараховуються на всю суму компенсації, встановлену в угоді працівника і роботодавця (постанови федеральних арбітражних судів Уральського округу від 26.01.04 у справі № Ф09-5007 / 03-АК і Північно-Західного округу від 23.01.06 у справі № А26-6101 / 2005-210).

Компенсація ж витрат в принципі не підпадає під об'єкт оподаткування як ЄСП, так і ПДФО. Оскільки не є винагородою за трудовим договором, а значить, і доходом співробітника в тому сенсі, що це поняття надає стаття 41 НК РФ.

Що ж стосується податку на прибуток, то компенсацію, виплачену співробітникові, можна врахувати в інших витратах, пов'язаних з виробництвом і реалізацією лише в межах норм (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Ці норми містяться в постанові Уряду РФ від 08.02.02 № 92. За легкове авто з двигуном об'ємом до 2000 куб. сантиметрів працівникові організації належить компенсація 1200 рублів на місяць. Якщо об'єм двигуна перевищує вказане значення, то 1500 рублів на місяць.

А ось відшкодування витрат, на наш погляд, можна врахувати в повному розмірі (п. 49 ст. 264 НК РФ). Правда, Мінфін в даному випадку дотримується іншої позиції, вважаючи, що витрати на ПММ, технічне обслуговування і поточний ремонт вже враховані при розрахунку граничних розмірів компенсації (лист від 16.05.05 № 03-03-01-02 / 140). Однак такий підхід суперечить статті 188 ТК РФ, яка прямо передбачає два види виплат, належних працівникові, який використовує при роботі своє майно.

Таким чином, оформлення використання автомобіля за правилами ТК РФ дозволяє врахувати виплати працівникові при оподаткуванні прибутку (в межах лімітів) і вивести їх з-під оподаткування ЄСП і податку на доходи фізосіб. Цей варіант, на наш погляд, найвигідніший.

Микита Куликов, виконавчий директор
консалтингової компанії HEADS

План семінару:

Коли співробітник використовує для службових цілей приватне авто, компанія повинна компенсувати знос машини і витрати на обслуговування. Наприклад, бензин, ремонт і парковку. Ця вимога прописано в статті 188 ТК РФ. Є три варіанти: виплатити компенсацію за ТК РФ, укласти з працівником або оформити позики (безоплатного користування автомобілем).

Ми поговоримо про те, як вигідніше врахувати відшкодування, і виберемо варіант, при якому витрати компанії і податкові ризики мінімальні, а співробітник отримає вигоду.

Відразу поквитаємося з договором позики. Цей варіант найменш вигідний і компанії, і працівникові. Адже від безоплатного користування майном доведеться визнати дохід. Ця вимога з пункту 8 статті 250 НК РФ. Для розрахунку доходу треба орієнтуватися на ринкову ціну оренди аналогічного майна. До того ж працівник не отримає грошей від компанії. Він може розраховувати тільки на компенсацію автомобільних витрат. Йому це невигідно.

А ось на компенсації і оренді зупинимося докладніше.

компенсація

Подивитися вебінар

Ви можете взяти участь у вебінарі, задати питання лектору і отримати кваліфіковані відповіді. У розділі «Вебінари» є база з вже відбулися заходами.

Можна встановити будь-який розмір компенсації. Кодекс не обмежує суму. Головне вказати конкретну величину в додатковій угоді до трудового договору з працівником.

Наприклад, деякі бухгалтери вважають компенсацію за знос машини так: ділять ринкову ціну авто на термін його корисного використання за класифікатором (затверджений постановою Уряду РФ від 1 січня 2002 № 1. - Прим. ред.). Розрахунок простий і добре знайомий. Майже так само вважається амортизація ОС.

Коли співробітник використовує легковий автомобіль, то в податкових витратах враховується не вся сума компенсації, а тільки в межах нормативу. Це правило справедливо як для компаній на спрощеній, так і на загальній системі (Подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Більшість організацій, щоб не брати до уваги різниці, встановлюють компенсацію в тому розмірі, в якому її можна посадити до витрат.

Щомісячні нормативи компенсації залежать від обсягу двигуна. Вони вказані в пункті 1 постанови Уряду РФ від 8 лютого 2002 № 92:

- 1200 руб. - для легковиків з робочим об'ємом двигуна до 2000 куб. см включно;

- 1500 руб., Якщо обсяг двигуна більше 2000 куб. см;

- 600 руб. - для мотоциклів.

Нормативи компенсації діють тільки для легкових машин і мотоциклів. Коли співробітник управляє вантажним автомобілем, у витратах можна врахувати всю суму. У листі від 18 березня 2010 року № 03-03-06 / 1/150 фахівці Мінфіну Росії погодилися з таким висновком. Підпункт 11 пункту 1 статті 264 НК РФ дозволяє врахувати у витратах компенсацію за використання ТЗ тільки в межах норм. Однак в кодексі йдеться лише про легкових машинах і мотоциклах. А компенсацію за вантажне авто компанія має право врахувати повністю в інших витратах, пов'язаних з виробництвом і реалізацією (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Упрощенщікі в менш вигідному становищі. Вони в жодному разі не можуть включити до витрат компенсацію за вантажний автомобіль. На відміну від компаній на ОСНО у упрощенщіков закритий перелік витрат. А підпункт 12 пункту 1 статті 346.16 НК РФ дозволяє врахувати тільки компенсацію за легкові машини і мотоцикли.

Перейдемо до компенсації витрат на паливо. Чиновники вважають, що в нормах вже враховані вартість ПММ та інші витрати на утримання машини. Мінфін Росії говорить про це в листах від 23 вересня 2013 р № 03-03-06 / 1/39239 і від 16 травня 2005 № 03-03-01-02 / 140. Тому, якщо включити до витрат одночасно і компенсацію, і відшкодування ПММ, це призведе до суперечок з податковою.

Припустимо, організація щомісяця платить співробітнику компенсацію за використання автомобіля в сумі 1200 руб. І ще понад цього відшкодовує ПММ - 4000 руб. і витрачається на ремонт. Так ось, в податкових витратах врахувати можна тільки 1200 руб.

ПДФО з компенсації утримувати не потрібно. Від податку її звільняє пункт 3 статті 217 НК РФ. Причому ПДФО не треба утримувати навіть з тієї суми, яка перевищує норматив по прибутку. Головне вказати потрібну величину в додатковій угоді до трудового договору (листа Мінфіну Росії від 27 серпня 2013 р № 03-04-06 / 35076, від 27 червня 2013 р № 03-04-05 / 24421).

Те ж саме зі страховими внесками. Від них звільняється та сума, яка обумовлена \u200b\u200bв угоді з працівником. Фонди того ж думки. ПФР повідомив про це в пункті 2 листи від 29 вересня 2010 року № 30-21 / 10260, а ФСС - в листі від 17 листопада 2011 року № 14-03-11 / 08-13985.

Як правило, компанія щомісяця платить фіксовану суму компенсації. Але якщо працівник не використав майно за фактом, наприклад хворів або був у відпустці, то за цей час компенсація не нараховується. Її потім можна буде списати до витрат (лист Мінфіну Росії від 3 грудня 2009 р № 03-04-06-02 / 87).

До речі, включити компенсацію в витрати можна тільки після виплати (пп. 4 п. 7 ст. 272 \u200b\u200bНК РФ). Просто нарахувати суму недостатньо.

приклад 1

Компанія платить співробітнику компенсацію за використання особистого машини в сумі 4000 руб. в місяць. З 12 жовтня 2015 року він пішов у відпустку на два тижні. У жовтні 22 робочих дня. З них співробітник був на місці 12. Сума компенсації за жовтень - 2181,82 руб. (4000 руб.: 22 дн. × 12 дн.).

Часто співробітники їздять на автомобілі, яким керують за дорученням. Коли водій не є власником, враховувати компенсацію у витратах ризиковано. У Податковому кодексі написано, що можна списати до витрат компенсацію за особистий транспорт. А Мінфін Росії під особистим ТС розуміє те, що належить співробітникові на праві власності.

З компенсації за авто за дорученням доведеться утримати ПДФО і нарахувати внески: листи Мінфіну Росії від 8 серпня 2012 року № 03-04-06 / 9-228, Мінпраці Росії від 26 лютого 2014 р №17-3 / В-92. Правда, в одному випадку фахівці фінансового відомства дозволяють не утримувати податок - якщо автомобіль належить дружині (чоловікові) і був придбаний в шлюбі. Адже майно, нажите під час шлюбу, є спільною власністю подружжя (п. 1 ст. 256 ЦК України).

Однак з невигідною позицією чиновників можна посперечатися. Податковий кодекс не пояснює, що розуміти під особистим майном. І коли співробітник управляє машиною за дорученням, він має повне право використовувати її для службових цілей і отримувати за це відшкодування.

Так само вважають і судді. Вони дозволяють компаніям не платити внески і не утримувати ПДФО з компенсації за автомобіль за дорученням: визначення ВАС РФ від 24 січня 2014 р № ВАС-4/14, постанова ФАС Уральського округу від 22 квітня 2014 р № Ф09-1388 / 14. До того ж фахівці Мінфіну раніше дозволяли враховувати у витратах таку компенсацію (лист від 27 грудня 2010 року № 03-03-06 / 1/812).

Щоб оформити та облікувати компенсацію, потрібні такі документи:

- додаткова угода зі співробітником. У ньому вкажіть розмір компенсації, що відшкодовуються витрати, терміни виплати, характеристики машини (легковий або вантажний тип, марку, державний номер, Рік випуску, робочий об'єм двигуна і т. Д.);

- папери, що підтверджують, що у співробітника є право власності на машину: копії ПТС, ОСАГО і свідоцтва про державну реєстрацію;

- наказ керівника про компенсацію;

- дорожні листи з маршрутом, чеки АЗС і бухгалтерська довідка з розрахунком витрачених на службові цілі ПММ, квитанції на ремонт та інші папери, що підтверджують витрати на машину.

Крім цього бажано, щоб в посадовій інструкції співробітника були прописані обов'язки, які передбачають регулярні поїздки. Наприклад, виїзд до клієнтів або доставка кореспонденції.

приклад 2

Бухгалтерські записи для нарахування та виплати компенсації

Співробітник для службових цілей використовує власне авто Renault Megane з робочими об'ємом двигуна +1598 куб. см. Сума компенсації за знос, яку компанія платить співробітнику щомісяця, - 1200 руб.

Крім цього в угоді з працівником обумовлено, що компанія відшкодовує витрати на бензин. Підтверджена сума витрат на ПММ в жовтні - 5000 руб.

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 73
- 1200 руб. - нарахована компенсація за жовтень;

ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 50
- 1200 руб. - виплачена компенсація.

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 73
- 5000 руб. - враховано у видатках відшкодування ПММ.

Організація вирішила керуватися позицією Мінфіну та не включила до витрат відшкодування ПММ, виплачене понад компенсації. Виникли різниця і постійне податкове зобов'язання, так як витрати на бензин визнаються в бухгалтерському обліку, але не приймаються в податковому. Бухгалтер нарахував ПНО:

ДЕБЕТ 99 субрахунок «Постійні податкові зобов'язання» КРЕДИТ 68 субрахунок «Розрахунки з податку на прибуток»
- 1000 руб. (5000 руб. × 20%) - нараховано ПНО.

Оренда

Розглянемо наступний варіант, за допомогою якого можна оформити машину - укласти зі співробітником договір оренди.

Є два види договору оренди транспорту: з екіпажем і без нього. Договір оренди з екіпажем передбачає, що співробітник передає не тільки автомобіль, але і надає своїми силами послуги по управлінню і технічного обслуговування. За договором оренди без екіпажу працівник тільки надає машину без будь-яких послуг.

Але укласти зі співробітником компанії можна тільки договір оренди без екіпажу. Поясню чому. Орендодавець укладає договір оренди з екіпажем, тільки якщо у нього є працівники-водії (абз. 2 п. 2 ст. 635 ЦК України). А коли орендодавцем виступає співробітник-фізособа, ця умова не виконується.

Про розмір орендної плати співробітник повинен домовитися з роботодавцем. Як правило, сума залежить від технічних характеристик машини, ступеня зносу і т. д. Орієнтуватися можна на середній рівень вартості оренди в регіоні.

Орендну плату можуть повністю врахувати в податкових витратах як компанії на загальній системі, так і упрощенщікі (подп. 10 п. 1 ст. 264, подп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

За договором оренди без екіпажу компанія несе всі витрати, пов'язані з експлуатацією автомобіля: бензин, ТО, ремонт, страховка, мийка, парковка (ст. І ГК РФ). Якщо, звичайно, в договорі сторони не передбачили інше.

ПММ, ремонт та інші витрати на утримання орендованого транспортного засобу Мінфін дозволяє врахувати при розрахунку прибутку: лист від 13 лютого 2007 р № 03-03-06 / 1/81. Правда, відомство в листі нагадує, що витрати повинні бути обгрунтовані і підтверджені документами. Щоб довести, що паливо, яким заправили орендоване авто, витратили на службові цілі, використовуйте шляхові листи з прописаним маршрутом. А покупку бензину підтвердіть чеками.

Рівно те ж стосується і компаній на ССО. Упрощенщікі вправі врахувати витрати, пов'язані з використанням машини, на підставі підпункту 5 пункту 1 статті 346.16 НК РФ.

І все ж у договорі про оренду є один мінус. З орендної плати доведеться утримати ПДФО. Про те, що компанія, яка орендує майно у фізособи, стає податковим агентом, Мінфін нагадує регулярно. Ось одне з таких листів - від 16 серпня 2013 р № 03-04-06 / 33598.

Якщо ви уклали договір оренди без екіпажу, то платити не потрібно. У листі від 12 березня 2010 року № 550-19 фахівці Міністерства охорони здоров'я пояснили, що суть договору оренди - передача майна. А виплати за такими договорами звільняє від внесків частина 3 статті 7 Федерального закону від 24 липня 2009 р № 212-ФЗ. Внесками на травматизм орендна плата також не обкладається. Звільнення передбачено частиною 1 статті 5 Федерального закону від 24 липня 1998 № 125-ФЗ.

Рекомендую встановити в договорі орендну плату не в вигляді фіксованого платежу, а прив'язати її до часу роботи, пробігу або кількості виїздів. Адже співробітник може піти у відпустку або захворіти. Якщо автомобіль використовує тільки він, то машина буде простоювати.

Припиняти договір на час відпустки або хвороби співробітника, щоб скорегувати орендну плату, ризиковано. Цивільним кодексом РФ такий порядок не передбачений.

Для підтвердження витрат на орендні платежі оформите акт прийому-передачі автомобіля. Бланк можна скласти самостійно або взяти уніфіковану форму № ОЗ-1. В акті детально опишіть характеристики машини: марку, колір, державний номер, рік випуску, номери двигуна і кузова. Вкажіть в акті приблизну вартість автомобіля. Вона потрібна для того, щоб відобразити машину на позабалансовому рахунку 001 як орендоване ОС. До акта прикладіть копії ПТС, ОСАГО і свідоцтва про державну реєстрацію.

Складати щомісяця акти на оренду не обов'язково. Для підтвердження витрат буде достатньо договору і акту прийому-передачі (лист Мінфіну Росії від 13 жовтня 2011 № 03-03-06 / 4/118).

Коли співробітник управляє машиною за дорученням, то укласти договір оренди можна. Але є важливі деталі. Співробітник має право підписати договір оренди тільки за умови, що власник дав йому дозвіл. Тому перевірте. Там повинно бути вказано, що власник передав представнику право укладати договір оренди. Коли будете складати договір, то оформляйте його на власника (права і зобов'язання виникають у нього), а підпише угоду співробітник.

Орендна плата буде доходом власника, а не співробітника. А значить, платником ПДФО буде власник ТЗ. Тому при розрахунку податку вам потрібно орієнтуватися на податковий статус власника і довідку 2-ПДФО оформляти на нього.

приклад 3

Проведення на випадок, якщо компанія орендує автомобіль у співробітника

Організація 1 жовтня уклала зі співробітником договір оренди автомобіля без екіпажу. Узгоджена вартість машини - 500 000 руб. Щомісячна орендна плата - 15 000 руб. в місяць.

У жовтні на бензин було витрачено 2000 руб. (без ПДВ). Водій використовує паливну карту.

1 жовтня потрібно прийняти на забаланс орендоване авто проведенням за дебетом рахунка 001 на суму 500 000 руб.

А потім відобразити купівлю ПММ та оплату оренди наступними записами:

ДЕБЕТ 26 (44) КРЕДИТ 73
- 15 000 руб. - нарахована орендна плата;

ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 68 субрахунок «Розрахунки з ПДФО»
- 1950 руб. (15 000 руб. × 13%) - утримано ПДФО;

ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 50
- 13 050 руб. (15 000 - 1950) - виплачені гроші співробітнику;

ДЕБЕТ 10 субрахунок «Паливо» КРЕДИТ 60
- 2000 руб. - оприбутковано бензин;

ДЕБЕТ 26 (44) КРЕДИТ 10 субрахунок «Паливо»
- 2000 руб. - списана до витрат вартість ПММ.

підсумки

Якщо компанія платить компенсацію за легкове авто, то в повній сумі врахувати її у витратах не вийде. Компенсацію доведеться нормувати. Чиновники впевнені, що в норму вже включені: вартість ПММ, ремонту та інші витрати, пов'язані з автомобілем. Коли ви окремо відшкодовує працівникові бензин, врахувати ці суми у витратах можна.

Тому вигідніше укласти договір оренди (див. Таблицю нижче. - Прим. Ред.). Тут немає нормативів, орендна плата враховується у витратах в повній сумі, і ПММ можна списувати без побоювання. У орендних платежів є один мінус - з них треба утримувати ПДФО.

Виберіть вигідний для компанії варіант

Про лектора

Микита Олександрович Куликов - кандидат юридичних наук, експерт в області правового консалтингу. займається юридичним супроводом проектів і угод, представляє інтереси компаній в суді. Закінчив один з провідних юридичних вищих навчальних закладів країни - Інститут держави і права РАН. Автор наукових статей в галузевих і наукових виданнях.

Показник для порівняння	компенсація	Оренда
Яку суму можна врахувати при розрахунку податку на прибуток, єдиного податку на ССО	Компенсацію за легкове авто потрібно унормувати компаніям і на ОСНО, і на ССО. компенсацію за вантажну машину організація на ОСНО може врахувати у витратах в повній сумі. А організація на ССО взагалі не може списати таку виплату до витрат	Компанії і на загальній системі, і на спрощеній можуть включити всю суму орендної плати до витрат. Організаціям на ОСНО таке право дає підпункт 10 пункту 1 статті 264 НК РФ. А на ССО - підпункт 4 пункту 1 статті 346.16 НК РФ
Чи можна включити до витрат відшкодування бензину, ремонт та інші витрати, пов'язані з експлуатацією авто	Чиновники будуть проти. Вони вважають, що в нормативах компенсації вже враховані всі витрати на машину (лист Мінфіну Росії від 23 вересня 2013 р № 03-03-06 / 1/39239)	За договором оренди без екіпажу компанія сама несе всі витрати (ст. І ГК РФ). Тому їх організація має право врахувати у витратах
Чи треба утримувати ПДФО і нараховувати страхові внески	Компенсація звільнена від страхових внесків і ПДФО. Головне, щоб виплачена працівнику сума відповідала договору	З орендної плати треба утримати ПДФО. А ось страхові внески за договором оренди без екіпажу можна не нараховувати
Що робити, якщо співробітник управляє машиною за дорученням	Якщо співробітник не власник авто, то компенсацію можна врахувати у витратах. А ще доведеться нарахувати страхові внески та утримати ПДФО	Щоб співробітник міг укласти договір оренди, потрібна згода власника. Якщо угода оформлена за правилами, суперечок з податківцями НЕ буде