Що вигідніше: орендувати машину у працівника чи компенсувати йому витрати. Чи потрібно утримувати страхові внески з оренди автомобіля? Оренда транспорту у фізичної особи

Часто співробітники використовують особисті транспортні засоби на блага компанії. Як правильно оформити договір оренди транспортного засобу

06.09.2011
Журнал «Розрахунок»

Без реєстрації

Договір оренди автомобіля регулюється статтями 642-648 Цивільного кодексу («Оренда транспортного засобу без надання послуг з управління та технічної експлуатації, або простіше: "Оренда без екіпажу"). Відповідно до ЦК такий договір має бути укладений у письмовій формі незалежно від його терміну, проте реєструвати його, на відміну від договору оренди нерухомості, не треба.

Найпривабливіша умова для компанії в такій формі співпраці з водієм на особистому авто прописано у статті 646 ЦК: «Якщо інше не передбачено договором оренди транспортного засобу без екіпажу, орендар несе витрати на утримання орендованого транспортного засобу, його страхування, включаючи страхування своєї відповідальності, а також витрати, що виникають у зв'язку з його експлуатацією». Витрати у зв'язку з експлуатацією – це не лише ПММ; це і мийка, і ТО, і поточний ремонт, і страхування, і відшкодування шкоди, заподіяної автомобілю Однак сторони можуть перерозподілити обов'язки щодо утримання та експлуатації орендованого автомобіля на власний розсуд. Досить прописати у договорі, хто які витрати несе.

Для того, щоб договір не викликав претензій з боку контролюючих органів, необхідно дотриматись низки умов. На нашу думку, укладенню договору має передувати наказ, у якому обґрунтовується необхідність оренди (наприклад, забезпечення безперебійної роботи будь-якої служби компанії тощо) і дано доручення юристу або іншій відповідальній особі підготувати проект договору.

Нагадаємо, що здавати майно в оренду має право лише його власник або особа, уповноважена законом або знову ж таки власником (ст. 608 ГК РФ). Це означає, що з визнання витрат орендаря працівник, який здає у найм свій автомобіль, має надати організації документи, що підтверджують його право володіння машину. Такий папір є паспорт транспортного засобу (ПТС). У період дії договору оренди в компанії має зберігатись його копія.

Крім того, співробітник повинен передати фірмі:

• свідоцтво про реєстрацію автомобіля;
• талон техогляду;
• страховий поліс, якщо ризик застрахував сам співробітник.

Після видання наказу та визначення кандидатури орендодавця сторони погоджують умови оренди та складають договір.

Договір обов'язково має містити такі дані:

• марку машини;
• рік випуску;
• колір;
• номер кузова та двигуна;
• державний реєстраційний номер.

Якщо договорі оренди цих даних відсутні, він не вважається ув'язненим (год. 3 ст. 607 ДК РФ). Також сторони вказують відновлювальну вартістьавтомобіля станом на момент його передачі орендарю. Вона визначається за домовленістю.

У договорі слід прописати порядок, умови та строки внесення орендної плати. Зазвичай, вона вноситься щомісяця як фіксованого платежу (подп. 1 год. 2 ст. 614 ДК РФ). Можна встановити й інший порядок, наприклад, залежно від часу роботи, пробігу, кількості виїздів (ст. 614 ЦК України). Якщо орендна плата встановлена ​​в твердій сумі, то її розмір може змінюватися лише за згодою сторін і не частіше ніж один раз на рік (ч. 3 ст. 614 ДК РФ).

Під час передачі автомобіля обов'язково складається акт прийому-передачі. Його можна оформити довільно або використовувати форму № ОС-1, затверджену постановою Держкомстату від 21 січня 2003 р. № 7. В акті треба вказати характеристики автомобіля, що передається, його погоджену вартість, пробіг, а також технічний станза результатами огляду. Повернення орендованої машини працівнику також оформляється актом прийому-передачі об'єкта основних засобів.

Податкові наслідки

Відповідно до підпункту 10 пункту 1 статті 264 НК РФ, орендна плата приймається у витрати для визначення бази оподаткування, тому для компанії дуже привабливо її збільшувати. Проте існує позиція Мінфіну щодо цього питання. У відомстві вважають, що «при ухваленні рішення про розмір орендної плати за автомобіль організація має керуватися цінами, що склалися в даному регіоні» (лист Мінфіну від 19 серпня 2005 р. № 03-11-04/2/52). На практиці визначити ринкову вартістьбуде складно, і для організації в цьому випадку важливо, що відповідно до пункту 6 статті 108 ПК обов'язок щодо доведення обставин, що свідчать про факт податкового правопорушення та винність особи у його вчиненні, покладається на податкові органи. Всі непереборні сумніви у винності особи тлумачаться на його користь.

При обчисленні податку на прибуток орендна плата враховується у сумі фактичних витрат у складі інших витрат, пов'язаних з виробництвом та реалізацією (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ). Датою відображення орендної плати є день розрахунків, передбачений у договорі, або останній день звітного періоду (подп. 3 п. 7 ст. 272 ​​НК РФ).

Податок на прибуток зменшують обґрунтовані (економічно виправдані) та документально підтверджені витрати, вироблені для здійснення діяльності, спрямованої на отримання доходу (п. 1 ст. 252 НК РФ). Економічну виправданість легко обґрунтувати - вона вказана у наказі, про який йшлося вище.

Документами, що підтверджують використання орендованого транспортного засобу у виробничій діяльності організації-орендаря, листом УФНС по м. Москві від 30 квітня 2008 р. № 20-12/041966.1 названо:

• наказ керівника організації про закріплення орендованих автомобілів за працівниками;
• заявки на використання орендованих автомобілів;
• копії дорожніх листів, що дозволяють визначити регулярність використання, а також маршрут руху автомобілів та час їх експлуатації.

Особливо загострюємо вашу увагу на оформленні дорожніх листів, тому що цей документ буде виправдувальним і для різних витрат. Існує наказ Мінтрансу від 18 вересня 2008 р. № 152, який встановлює обов'язкові реквізити та порядок заповнення дорожніх листів.

У листі від 25 серпня 2009 р. № 03-03-06/2/161 представники фінансового відомства виклали свою позицію: дорожній лист, що містить обов'язкові реквізити, затверджені вищезазначеним наказом, може бути виправдувальним документом. Не скасовано також уніфіковану форму цього документа, затверджену постановою Держкомстату від 28 листопада 1997 р. № 78. Таким чином, орендар має вибір:

• або застосовувати типові міжгалузеві форми колійних листів, затверджені постановою Держкомстату від 28 листопада 1997 р. № 78, з особливим контролем наявності у яких реквізитів, названих у наказі Мінтрансу № 152 (дозволяється доповнювати уніфіковані форми необхідними реквізитами);
• або розробити свою форму дорожнього листа з дотриманням вимог наказу Мінтрансу № 152 (див. ст. 9 Закону № 129-ФЗ).

Не забудьте підтвердити

Витрати на обслуговування та експлуатацію автомобіля можна підтвердити такими документами:

• дорожніми листами (лист Мінфіну від 25 серпня 2009 р. № 03-03-06/2/161);
• талонами на бензин, рахунками-фактурами та товарними накладними, виданими паливною компанією;
• картами та договорами з нафтовою компанією на обслуговування автомобілів організації на її заправках; звітами власника паливної картки про рух пального;
• касовими чеками;
• актами виконаних ремонтних робіт, дефектною відомістю, кошторисами робіт, накладними, замовлення нарядами тощо;
• квитанціями встановленого зразка про оплату послуг автостоянки, автомийки тощо (у чеку ККТ або товарному чеку мають бути зазначені марка та державний реєстраційний номер машини, яка обслуговувалась (лист УФНС)
• по м. Москві від 12 квітня 2006 р. № 20-12/29007).

Для підтвердження витрат на страхування знадобляться:

• договір страхування автомобіля;
• копія ліцензії страхової компанії на здійснення цього виду страхування;
• квитанція на отримання страхової премії (внеску) (форма № А-7), затверджена наказом Мінфіну від 17 травня 2006 р. № 80н, - при розрахунках готівкою (лист УФНС по м. Москві від 13 червня 2007 р. № 22-12) /056558);
• Касові чеки та чеки, що видаються під час здійснення операцій з використанням пластикових карток.

Автовласник платить...

З виплат фізичним особам, що виробляються у зв'язку з дією договору оренди автомобіля без екіпажу, ПДФО оподатковуються:

• орендну плату користь орендодавця (подп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ);
• заробітна плата водія орендованого автомобіля (підп. 6 п. 1 ст. 208 НК РФ).

Підзвітні суми не є доходом фізичної особи, тому є об'єктом оподаткування ПДФО.

Орендар у даному випадкувиступає у ролі податкового агента. Він повинен утримати податок і сплатити його до бюджету не пізніше дня фактичного отримання грошей у банку на виплату орендної плати або дня її перерахування на рахунок працівника (підп. 1, 4 та 6 ст. 226 НК РФ).

Відносини, пов'язані з обчисленням та сплатою страхових внесків, регулюються Законом від 24 липня 2009 р. №212-ФЗ «Про страхові внески до Пенсійного фонду Російської Федерації, Фонд соціального страхування Російської Федерації, Федеральний фонд обов'язкового медичного страхування та територіальні фонди обов'язкового медичного страхування».

Відповідно до частини 1 статті 7 Закону від 24 липня 2009 р. № 212-ФЗ об'єктом оподаткування страховими внесками визнаються виплати та інші винагороди, що нараховуються платниками страхових внесків на користь фізичних осіб за трудовими договорами та цивільно-правовими договорами, предметом яких є виконання робіт, надання послуг (за винятком винагород, що виплачуються особам, зазначеним у ч. 1 п. 2 ст. 5 Закону від 24 липня 2009 р. № 212-ФЗ), а також за договорами авторського замовлення, договорами про відчуження виняткового права на твори науки, літератури , мистецтва, видавничим ліцензійним договорам, ліцензійним договорам про надання права використання твору науки, літератури, мистецтва

На підставі частини 3 статті 7 Закону від 24 липня 2009 р. № 212-ФЗ виплати та інші винагороди, що провадяться в рамках договорів, пов'язаних з передачею у користування майна (майнових прав), не належать до об'єкта оподаткування страховими внесками.

Отже, орендна плата, що виплачується працівнику за договором оренди транспортного засобу без екіпажу, не є об'єктом оподаткування страховими внесками на обов'язкове пенсійне страхування, обов'язкове соціальне страхування на випадок тимчасової непрацездатності та у зв'язку з материнством на обов'язкове медичне страхування. МОЗ у своєму листі від 12 березня 2010 р. № 550-19 цю точку зору підтримав.

Страхові внески з оренди автомобіляне нараховуються та не сплачуються орендарем лише у тому випадку, якщо орендується авто без екіпажу. Якщо ж в оренду взято автомобіль з екіпажем, то обов'язково доведеться нараховувати та платити страхові внескина ОПС та ЗМС. Необхідність сплати внесків на ОСС у разі отримання травми додатково обговорюється у договорі.

Договір оренди транспортних засобів

Якщо ви хочете взяти автомобіль у тимчасове користування, то для того, щоб уникнути наслідків, необхідно правильно вибрати машину і скласти договір оренди транспортних засобів, прописавши в ньому всі зобов'язання сторін. Взаємодія між орендодавцем та орендарем за договорами оренди транспортних засобів регулюється параграфом 3 гл. 34 ЦК України. Договір оренди транспортних засобів між юридичною та фізичною особою укладається у простій письмовій формі.

У договорі оренди транспортних засобів, як правило, зазначається:

• марка та модель автомобіля, VIN, пробіг;
• термін оренди (початок та кінець);
• Права та обов'язки сторін;
• розмір, строки та порядок внесення орендної плати;
• порядок передачі автомобіля (місце передачі та місце повернення), порядок та строки оплати;
• наявність чи відсутність застави;
• відповідальність сторін;
• підстави та порядок розірвання договору;
• адреси, реквізити сторін.

До договору оренди транспортних засобів має додаватися акт приймання-передачі автомобіля. Крім договору оренди транспортного засобу, орендарю потрібно передати документи на автомобіль: ПТС, свідоцтво про реєстрацію транспортного засобу, поліс ОСАЦВ, за наявності поліс КАСКО.

Договори оренди транспортних засобів бувають 2 видів: з екіпажем та без екіпажу.

Оренда автомобіля без екіпажу у фізичної особи

Умови передачі авто без послуг екіпажу обумовлено ст. 642-649 Цивільного кодексу. Відповідно до умов договору оренди автомобіля без екіпажу у фізичної особи орендодавець отримує від орендаря винагороду, з якої юрособа, яка орендує авто, має утримати ПДФО.

При цьому обов'язки утримувати страхові збори з фізособи у орендаря не виникає через те, що предметом договору оренди транспортних засобів є передача у користування майна фізособи, а не надання ним послуг або виконання роботи.

Такий вид послуг, як передача в оренду автомобіля (як і будь-якого іншого майна, крім майнового права на авторські твори тощо), не є об'єктом для утримання страхових внесків (п. 4 ст. 420 НК РФ).

Аналогічна думка про те, що з орендної плати за автомобіль із фізособи-орендодавця не утримуються страхові внески, висловлено у листі Міністерства охорони здоров'я від 12.03.2010 № 550-19.

Оренда авто з водієм

Якщо автомобіль орендується разом із екіпажем, тобто. якщо власник авто має намір надавати свої послуги як водій та слюсар, що стежить за справним станом транспортного засобу, тоді ситуація з утриманням страхових внесків інша. Умови передачі в оренду з супутніми послугами такого роду регламентуються ст. 632-641 Цивільного кодексу.

У зв'язку з тим, що власник автомобіля разом із передачею майна в оренду пропонує ще й свої послуги за цивільно-правовим договором, з цих послуг обов'язково слід утримати внески. Йдеться про ту частину суми, що сплачується фізособі, за договором оренди машини з екіпажем, яка йде в рахунок оплати за його працю.

Доцільніше буде у договорі оренди транспортних засобів послуги з оренди безпосередньо автомобіля та «трудову повинность» його власника розділити шляхом виділення цих двох сум. Такий поділ послуг з оренди авто з екіпажем на 2 частини не регламентований цивільним законодавством, але так бажано вчинити, щоб уникнути спорів із перевіряльниками.

Оскільки в такому договорі оренди є доходи за працю фізособи, то перевіряльники рахуватимуть суму внесків з усієї суми договору, якщо тільки сума оплати за працю водія авто, який також є його орендодавцем, не виявиться окремо.

Якщо не розділити в договорі ці 2 суми, а нарахування зробити від суми меншого обсягу, ніж орендна плата, передбачена договором, то при перевірці з високою ймовірністю буде проведено донарахування страхових внесків.

Для вирішення конфлікту з перевіряльниками доведеться звертатися до суду. При цьому слід враховувати, що переважна більшість судових інстанцій погоджується з платниками податків, що донарахування внесків є незаконним, а вимога перевіряючих про поділ цих 2 сум у договорі необґрунтована, оскільки такої вимоги немає в ЦК РФ. Прикладом цього можуть бути такі постанови судів: 3 арбітражного апеляційного суду від 26.04.2013 № 03АП-121/12, ФАС Поволзького округу від 15.01.2013 № Ф06-10012/12.

Щодо того, які страхові платежі нараховуються під час укладання такого договору, то тут усе досить просто. Так, з доходу орендодавця, який також надає послуги з керування транспортним засобом та слідкує за його технічним станом, будуть обов'язково нараховані внески на ОПС та ЗМС.

А от внески на соцстрахування на випадок настання нещасних випадків утримуватимуться лише тоді, коли в договорі оренди транспортних засобів буде прописана умова про їх утримання (п. 1 ст. 20.1 закону «Про обов'язкове соцстрахування від нещасних випадків на виробництві та профзахворюванні» від 2407). 1998 № 125-ФЗ).

Бухгалтерські проводки з оренди автомобіля

Орендареві-юрособі потрібно відобразити операцію з оренди автомобіля з екіпажем у бухгалтерському обліку. Для цього знадобляться такі проводки:

• Дп 26 Кт 76 - витрати з оренди авто;
• Дп 26 Кт 69 (субрахунок розрахунків з ОПС) - нарахування внесків на ОПС від суми оплати за послуги з управління та техобслуговування авто;
• Дп 26 Кт 69 (субрахунок розрахунків по ЗМС) - нарахування внесків по ЗМС від суми оплати за послуги з управління та техобслуговування авто;
• Дп 76 Кт 68 (субрахунок розрахунків з ПДФО) - утримано ПДФО із загальної суми плати за оренду авто з екіпажем;
• Дп 76 Кт 51 - здійснено перерахування орендодавцю плати за договором оренди за вирахуванням ПДФО;
• Дп 69 (субрахунок розрахунків за ОПС) Кт 51 - здійснено перерахування внесків на ОПС;
• Дп 69 (субрахунок розрахунків по ЗМС) Кт 51 - здійснено перерахування внесків на ЗМС;
• Дп 68 (субрахунок розрахунків з ПДФО) Кт51 - оплачений податок з доходів фізосіб.

Як уникнути сплати страхових внесків?

Існує кілька способів уникнути сплати страхових внесків. Найпоширенішим є оформлення трудових відносин із співробітником, який має автомобіль, на який згодом оформляється договір оренди. Тобто роботодавці заздалегідь розміщуючи оголошення про найм на роботу, вказують таку умову, як наявність авто. Ця умова передбачає, що діяльність нового співробітника буде пов'язана з роз'їздами, навіщо йому знадобиться автомобіль.

Також авто може бути орендоване і вже у працівника, що працює за трудовим контрактом, у разі виникнення такої необхідності. Таким чином, укладається лише договір оренди автомобіля без екіпажу, а отже, за таким договором не буде утримування страхових внесків. Що ж до утримання страхових внесків із зарплати працівника, який виступає орендодавцем і керує цим самим авто, то вони й так повинні утримуватися.

Застереження, що міститься у п. 2 ст. 635 ДК РФ, щодо того, що члени екіпажу повинні бути працевлаштовані в орендодавця, стосується тих випадків, коли для керування та технічного обслуговування орендованого автомобіля орендодавець наймає сторонніх осіб. Якщо ж він сам виконує ці функції, то це застереження до нього не відноситься, адже він не може сам оформити трудові відносини.

Іншим способом уникнення сплати страхових внесків є не укладання договору оренди, а компенсація витрат працівника. Так, якщо працівнику для виконання своїх трудових обов'язків потрібно скористатися автомобілем (не важливо, своїм чи ні), то роботодавець компенсує ці витрати.

При цьому важливою умовою є документальне обґрунтування понесених витрат, адже сума компенсації не оподатковується ПДФО, і з неї не утримуються внески (лист Мінфіну від 31.12.2010 № 03-04-06/6-327, Мінпраці від 25.07.2014 № 17 /В-347), тому фіскальні органи під час проведення перевірок особливу увагузвертають саме на такі випадки.

Страхування на транспортний засіб

Обов'язок зі страхування автовідповідальності перед третіми особами за шкоду, яка може бути заподіяна у зв'язку з експлуатацією автомобіля (ОСЦПВ), лежить на орендодавці. Ця умова прописана у ст. 637 ГК РФ з поправкою на те, що інший порядок може бути зазначений у договорі оренди.

Це означає, що за замовчуванням витрати на страхування автомобіля, що передається в оренду, несе власник авто, який є орендодавцем у цій угоді. У свою чергу, якщо страховка буде оплачена орендарем за умовами договору, це дозволить йому знизити оподатковуваний прибуток відповідно до ст. 263 НК РФ.

Про те, в якому обсязі витрати на страхування авто будуть прийняті у витрати, читайте у статті "Нормативи, передбачені НК РФ" .

Підсумки

Договори оренди транспортних засобів поділяються на 2 типи: авто надається з екіпажем та без нього. Правова природа цих 2 типів договору оренди транспортних засобів різна, оскільки при передачі автомобіля в оренду з екіпажем виникають 2 види правовідносин: передача транспортного засобу (майна) у тимчасове платне користування та встановлення трудових відносин з власником автомобіля в частині надання послуг з управління авто та проведення його технічного обслуговування.

Зважаючи на наявність правовідносин, пов'язаних із виконанням трудових обов'язків, орендарю слід сплатити страхові внески. При цьому страхові внески на ОПС та ЗМС повинні утримуватися в обов'язковому порядку, але з тієї суми, що йде на оплату праці водія (екіпажу) транспортного засобу. Оплата страхових внесків на ОСС з травматизму провадиться лише в тому випадку, якщо про це прямо згадано у договорі оренди.

Нарахування страхових внесків за договором оренди транспортного засобу без екіпажу не провадиться, тому що відсутній об'єкт оподаткування внесками за обов'язковим страхуванням.

Щодо сплати страхових платежів у страхову компанію(ОСЦПВ – обов'язково, КАСКО – за бажанням), то за замовчуванням ці платежі здійснює орендодавець. Однак у договорі можна передбачити сплату таких платежів орендарем, якщо це суперечитиме законодавству.

У попередній статті* були розглянуті основні правові питання, що виникають під час укладання та оформлення договору оренди транспортного засобу без екіпажу Через війну передачі транспорту у найм у сторін виникають обов'язки з обчисленню та сплаті податків. У цій статті фахівці 1С:ІТС розглядають, які податкові зобов'язання виникають у орендаря, який є однією із сторін цього договору.

Одержання ТЗ без екіпажу від орендодавця

Нагадаємо, що під час укладання договору оренди транспортного засобу (МС) без екіпажу орендар отримує майно у тимчасове володіння та користування. У цьому власником транспортного засобу залишається орендодавець. Отже, під час передачі майна за договором у орендаря немає обов'язків щодо ПДВ, податку з прибутку, податку майно, і навіть транспортного податку.

Перерахування орендної плати

Як ми писали в попередній статті *, умови та строки внесення орендної плати прописуються в договорі (п. 1 ст. 614 ЦК України). Слід на увазі, що якщо вони не включені в текст договору, то діятимуть умови та порядок, що застосовуються при оренді аналогічного майна за порівнянних обставин. Не завжди відповідає інтересам сторін договору.

Податок на прибуток

Плату за договором оренди ТЗ без екіпажу орендар включає до інших витрат. Ці платежі повному обсязі враховуються з метою оподаткування прибутку виходячи з підпункту 10 пункту 1 статті 264 НК РФ.

Орендар, який застосовує метод нарахування, включає орендну плату у витрати в останній день звітного (податкового) періоду (пп. 3 п. 7 ст. 272 ​​НК РФ), а орендар, що застосовує касовий метод, - у момент її фактичної сплати після надання послуг з оренду (п. 3 ст. 273 НК РФ).

Щодо інших податків важливий нюанс- У кого орендується транспортний засіб. Орендодавцем може бути організація або індивідуальний підприємець (ІП), а також фізособа, наприклад, працівник організації-орендаря. Розглянемо податкові наслідки залежно від того, хто передає транспортні засоби в оренду.

1) Якщо орендодавець - організація чи ІП

Залежно та умовами укладеного договору орендну плату вноситься авансом чи після того, як послуги надані.

Якщо отримано авансовий рахунок-фактура, то ПДВ із сплаченого авансу приймається до вирахування. Після того, як послуга надана, відрахуванню підлягає ПДВ, нарахований із суми орендної плати. А ПДВ, раніше прийнятий до вирахування з авансового платежу, відновлюється. Якщо договором передоплата не передбачена, то право на відрахування «вхідного» ПДВ виникне у орендаря, коли він отримає відвантажувальний рахунок-фактуру від орендодавця.

2) Якщо орендодавець - співробітник орендаря чи інша фізична особа

ПДФО

Доходи, отримані фізичною особою від здачі в оренду автомобіля, оподатковуються ПДФО (пп. 4 п. 1 ст. 208, п. 1 ст. 209 НК РФ).

Відповідно до роз'яснень контролюючих органів орендар, який перераховує фізичній особі орендну плату, є податковим агентом з ПДФО (листи Мінфіну Росії від 20.07.2012 № 03-04-05/3-889, ФНП Росії від 09.04.2012 № ОД-4-3/ [email protected]). Тому він повинен утримати податок і перерахувати його до бюджету не пізніше дня фактичного отримання грошей у банку на виплату орендної плати або дня її перерахування на рахунок фізособи (п.п. 4 та 6 ст. 226 НК РФ). Податок сплачується до бюджету за місцем обліку організації-орендаря у податковому органі (лист Мінфіну Росії від 01.06.2011 № 03-04-06/3-127).

Страхові внески

Орендна плата за користування автомобілем не обкладається страховими внесками на обов'язкове соціальне, пенсійне, медичне страхування (ч. 3 ст. 7 Федерального закону від 24.07.2009 № 212-ФЗ, лист МОЗсоцрозвитку Росії від 12.03.2010 № 550-19).

Що стосується внесків на страхування від нещасних випадків на виробництві та профзахворювань, то вони сплачуються лише за умови, що такий обов'язок встановлений договором оренди (п. 1 ст. 5, п. 1 ст. 20.1 Федерального закону від 24.07.1998 № 125-ФЗ ).

Витрати на капітальний та поточний ремонт

Підтримка орендованого транспортного засобу у належному стані - обов'язок орендаря (ст. 644 ЦК України). Це означає, що він повинен у тому числі здійснювати поточний та капітальний ремонт отриманого в оренду майна.

Коли орендар проводить ремонт власними силами, об'єкта оподаткування ПДВ не виникає, якщо ці витрати враховуються при оподаткуванні прибутку.

При цьому ПДВ за матеріалами, придбаними для ремонту транспортного засобу, орендар приймає до вирахування у загальновстановленому порядку.

ПДВ з ремонтних робіт, пред'явлений сторонньою організацією, приймається до відрахування на загальному порядку, тобто при прийнятті до обліку виконаних робіт та наявності рахунку-фактури (пп. 1 п. 2 ст. 171 НК РФ).

Податок на прибуток

У тексті договору можна закріпити, що витрати на ремонт несе орендар, але включення такої умови не обов'язково.

Якщо цей обов'язок передбачений договором, то орендар, безумовно, враховує такі витрати при обчисленні податку на прибуток (див. постанови ФАС Поволзького округу від 19.07.2006 № А49-782/2006, ФАС Північно-Західного округу від 20.02.2003 № А4 /2005-9). На думку фінансового відомства, ці витрати враховуються, якщо вони відповідають критеріям статті 252 НК РФ (листи Мінфіну Росії, ).

Проте, навіть якщо обов'язок нести витрати на ремонт для орендаря не передбачено, він все одно може врахувати ці витрати.

Витрати, пов'язані з експлуатацією орендованого ТЗ

До витрат на експлуатацію можна віднести витрати на пальне, паливно-мастильні матеріали(ПММ), миття, паркування, технічний огляд тощо. буд. Ці витрати орендар несе самостійно, якщо умовою договору не передбачено, що орендодавець йому частково чи повністю відшкодовує дані витрати. Якщо відповідно до умов договору ці витрати повністю несе орендодавець, то у орендаря не виникає податкових наслідків щодо податку на прибуток та ПДВ. У зв'язку з цим розглянемо ситуацію, коли за умовами договору витрати, пов'язані з експлуатацією автомобіля, несе орендар.

Орендар приймає до вирахування «вхідний» ПДВ за витратами, пов'язаними з експлуатацією автомобіля (витрати на паливо, ПММ, інші витратні матеріали, оплата послуг стоянки, миття тощо), у загальновстановленому порядку (пп. 1 п. 2 ст. 171 ПК РФ).

Податок на прибуток

Витрати, що виникають у зв'язку з комерційною експлуатацією транспортного засобу, які несе орендар, він має право врахувати з метою оподаткування прибутку (листи Мінфіну Росії від 22.12.2011 № 03-03-06/1/844, від 15.10.2010 № 03-03- 06/1/649, від 13.02.2007 № 03-03-06/1/81). Витрати на ПММ можна враховувати у складі матеріальних витрат (пп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ) або у складі інших витрат (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Вибір норми, виходячи з якої враховується вартість ПММ, залежить від призначення транспортного засобу.

Якщо автомобіль використовується безпосередньо у виробничій діяльності, то застосовуються положення підпункту 5 пункту 1 статті 254 НК РФ. Якщо автомобіль використовується для управлінських потреб - положення підпункту 11 пункту 1 статті 264 НК РФ.

На думку контролюючих органів, при віднесенні до витрат витрат на купівлю ПММ слід керуватися нормативами, встановленими Міністерством транспорту Росії (листи Мінфіну України від 03.09.2010 № 03-03-06/2/57, від 30.01.2013 № 03-03-06 /2/12). У 2008 році розпорядженням Мінтрансу Росії від 14.03.2008 № АМ-23-Р введено в дію Методичні рекомендації«Норми витрати палив та мастильних матеріалівна автомобільному транспорті». Однак ця вимога є рекомендаційною і орендодавець вправі обґрунтувати інший розмір норм ПММ, що використовуються в організації, оскільки НК РФ не передбачено нормування витрат на паливно-мастильні матеріали (постанова ФАС Центрального округу від 04.04.2008 № А09-3658/07-29).

Інші витрати, пов'язані з комерційною експлуатацією автомобіля, такі як оплата стоянки автомобіля, мийки, включаються до інших витрат (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Орендар, який застосовує метод нарахування, враховує витрати з комерційної експлуатації автомобіля у тому звітному (податковому) періоді, в якому ці витрати були здійснені, незалежно від факту їх оплати (п. 2 ст. 272, пп. 5 п. 7 ст. 272 ​​ПК) РФ). Орендар, використовує касовий метод, враховує дані витрати після оплати (п. 3 ст. 273 НК РФ).

Витрати на технічний огляд ТЗ

Надавати транспортні засоби для технічного оглядузобов'язаний саме орендар. Цей висновок випливає із правила, затвердженого пунктом 2 статті 16 Федерального закону від 10.12.2005 № 196-ФЗ «Про безпеку дорожнього руху», згідно з яким здійснювати дії щодо проходження технічного огляду зобов'язаний власник транспортного засобу або особа, яка експлуатує транспортний засіб (постанова ФАС Московського округу від 10.04.2008 № КГ-А41/2566-08). Тому умовою договору годі було покладати такий обов'язок на орендодавця.

Послуги з проведення технічного огляду, надані операторами технічного огляду, не оподатковуються ПДВ (пп. 17.2 п. 2 ст. 149 НК РФ). Отже, наслідків щодо ПДВ немає.

Податок на прибуток

Витрати, пов'язані з проведенням техогляду, орендар враховує у складі інших витрат (за пп. 1 та пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ):

• держмито за видачу діагностичної картки, що містить відомості про відповідність чи невідповідність транспортного засобу обов'язковим вимогам безпеки транспортних засобів (пп. 41 п. 1 ст. 333.33 НК РФ);
• вартість проведення технічного огляду (ст. 16 Федерального закону від 01.07.2011 № 170-ФЗ).

Орендар, який застосовує метод нарахування, визнає витрати на сплату державного митау момент її нарахування (пп. 1 п. 7 ст. 272 ​​НК РФ), а витрати на оплату технічного огляду – у день його проходження (пп. 3 п. 7 ст. 272 ​​НК РФ).

Орендар, що враховує витрати за касовим методом, визнає витрати на сплату держмита та проведення техогляду після їх оплати (п. 3 ст. 273 НК РФ).

Сплата страхових внесків на страхування ТЗ та відповідальності

Орендарю необхідно самостійно сплатити витрати на обов'язкове страхування цивільної відповідальності (ОСЦПВ), а також інші види страхування, передбачені договором або законом, якщо інше не встановлено договором (ст. 646 ГК РФ). При цьому податкові наслідки у орендаря виникають тільки якщо він за договором несе витрати на страхування транспорту, що орендується.

Податок на прибуток

Страхові внески з обов'язкового страхування автоцивільної відповідальності (ОСАГО), які сплачує орендар, враховуються у витратах (пп. 1 п. 1 ст. 263 НК РФ).

Страхові внески, сплачені орендарем у зв'язку з добровільним страхуванням автомобіля від угону та шкоди (КАСКО), витрати на утримання якого враховуються з метою оподаткування, також зменшують податкову базу з податку на прибуток (пп. 1 п. 1 ст. 263 НК РФ). Це підтверджують у роз'ясненнях контролюючі органи (лист Мінфіну Росії від 20.02.2008 № 03-03-06/1/119).

При способі нарахування орендар визнає витрати на сплату страхових внесків поступово у період дії договору страхування (п. 6 ст. 272 ​​НК РФ). При касовому методі витрати визнаються в останній момент сплати страхового внеску (п. 3 ст. 273 НК РФ).

від 18.03.2011 № 03-07-11/61 , ).

Отримання страхового відшкодування

Вигодонабувачем (тобто особою, яка за договором страхування отримує відшкодування у разі настання страхового випадку) може бути як орендодавець, так і орендар транспортного засобу. Це визначається умовами договору страхування. Податкові наслідки у орендаря виникають, тільки якщо договір страхування укладено на його користь (ст. 930 ЦК України).

Сума страхового відшкодування не включається до податкової бази з ПДВ, оскільки зазначені грошові коштине пов'язані з оплатою реалізованих товарів (робіт, послуг) (листи Мінфіну Росії від 18.03.2011 № 03-07-11/61, від 24.12.2010 № 03-04-05/3-744).

Податок на прибуток

Сума відшкодування, отримана від страхової компанії, визнається позареалізаційним доходом на підставі пункту 3 статті 250 НК РФ (лист Мінфіну Росії від 29.03.2007 № 03-03-06/1/185).

Датою отримання страхового відшкодування в організацію, застосовує спосіб нарахування, вважається дата визнання страхової фірмою суми відшкодування збитків (пп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ). При касовому методі доходи визнаються на дату отримання страхового відшкодування (п. 2 ст. 273 НК РФ).

Невіддільні покращення орендованого майна

Нерідко щодо орендованого автомобіля орендарі роблять невід'ємні покращення. Наприклад, встановлюють сигналізацію. Коли договір оренди закінчується, такі невід'ємні покращення доводиться передавати орендодавцю разом із об'єктом оренди. При визначенні податкових наслідків слід враховувати, чи давав орендодавець свою згоду на проведення невід'ємних покращень майна.

Якщо орендар зробив невід'ємні покращення орендованого автомобіля (у вигляді установки на автомобіль сигналізації), то пред'явлений йому ПДВ при придбанні та встановленні такої сигналізації приймається до відрахування. На думку контролюючих органів, в момент передачі орендодавцю невід'ємних покращень орендар повинен обчислити ПДВ (листи Мінфіну Росії від 26.07.2012 № 03-07-05/29, ФНП Росії від 19.04.2010 № ШС-37-3/11).

Аналогічної точки зору дотримуються деякі арбітражні суди. -80-265). Ці обов'язки виникають незалежно від того, чи дано згоду орендодавця на проведення невід'ємних поліпшень.

Податок на прибуток

Якщо невід'ємні поліпшення зроблено за згодою орендодавця і його рахунок, то за їх передачі орендодавцю в орендаря з'являються доходи від. Вони рівні сумі, що відшкодовується орендодавцем (пп. 1 п. 1 ст. 248 НК РФ, п. 1 ст. 249 НК РФ). У цьому орендар ці доходи зменшує у сумі витрат, вироблених невіддільні поліпшення (пп. 2 п. 1 ст. 268 НК РФ).

Якщо невід'ємні поліпшення проводилися за згодою орендодавця, але з допомогою орендаря, то останній має право нараховувати за ними амортизацію з 1 числа місяця, наступного за місяцем введення в експлуатацію. Це можливо, якщо орендодавець не відшкодовує вартість невід'ємних покращень. У цьому зазначені капітальні вкладення амортизуються орендарем протягом терміну дії договору аренды. На думку контролюючих органів, якщо термін оренди менший за термін амортизації, несписану частину капітальних вкладеньврахувати у витратах з податку на прибуток не можна (лист Мінфіну Росії від 01.08.2011 № 03-03-06/1/442, від 21.03.2011 № 03-03-06/1/158).

Якщо невід'ємні поліпшення були зроблені орендарем без згоди орендодавця, то, на думку податкових органів, такі витрати для оподаткування прибутку не враховуються (лист УФНС Росії по м. Москві від 24.03.2006 № 20-12/25161, від 16.02.2005 № 2 -12/9793).

Аналогічний погляд висловив ФАС Поволзького округу в ухвалі від 11.05.2011 у справі № А65-12958/2010 .

Викуп орендованого транспортного засобу

У договорі оренди транспортного засобу без екіпажу можна передбачити, що після закінчення терміну договору або до його закінчення транспортний засіб переходить у власність орендаря за умови внесення ним обумовленої договором викупної ціни. Іншими словами, орендар може викупити майно, що орендується.

ПДВ, пред'явлений орендодавцем з викупної ціни на момент вчинення правочину, орендар приймає до вирахування за наявності рахунки-фактури після прийняття основного кошти на облік. Це має і орендар, оплачує угоду разовим платежем, і орендар, який викуповує майно поступово, вносячи платежі протягом терміну аренды.

При цьому орендар, який викуповує майно поступово, повинен враховувати таке. Платежі, які за майно протягом договору оренди, є авансовими.

Транспортний податок

У орендаря обов'язок зі сплати транспортного податку утворюється з реєстрації їм транспортного засобу в ДІБДР (ст. 357, п. 1 ст. 358 НК РФ).

Податок на майно

Транспортні засоби, прийняті з 01.01.2013 на облік як основні засоби, не визнаються об'єктом оподаткування на майно (пп. 8 п. 4 ст. 374 НК РФ). Тому за такими транспортними засобами сплачувати податок не потрібно.

Отже, ми розглянули податкові наслідки для орендаря, що виникли внаслідок укладання договору оренди транспортного засобу без екіпажу. Про податкові зобов'язання орендодавця читайте у наступному номері.

Всю подану інформацію можна знайти у системі ІТС ПРОФ у розділі «Юридична підтримка» (див. рисунок).

Запитання:

1. Як враховуються витрати у вигляді орендної плати за автомобіль, що орендується у фізичної особи, яка не є індивідуальним підприємцем, за договором оренди транспортного засобу без екіпажу?
2. Чи оподатковується дана виплата ПДФО та страховими внесками?

Вихідні дані (ситуація):

Торгова організація орендує автомобіль для розвезення товару за торговельними точками. Відповідно до договору сума орендної плати дорівнює 15 000 руб. на місяць і виплачується готівкою не пізніше останнього числа минулого місяця оренди. Для цілей оподаткування прибутку застосовується спосіб нарахування.

Цивільно-правові відносини

За договором оренди транспортного засобу без екіпажу орендодавець надає орендарю транспортний засіб за плату в тимчасове володіння та користування без надання послуг з управління ним та його технічної експлуатації (ст. 642 Цивільного кодексу РФ).

Порядок, умови та строки виплати орендних платежіввизначаються договором оренди транспортного засобу без екіпажу, що випливає із п. 1 ст. 614 ст. 625 ЦК України.

У даній ситуації орендна плата встановлена ​​в твердій сумі і сплачується щомісяця (що відповідає положенням пп. 1 п. 2 ст. 614 ЦК України).

Бухгалтерський облік

Витрати організації на оренду автомобіля, що використовується в основній діяльності організації, належать до витрат за звичайними видами діяльності (п. 5 Положення з бухгалтерського обліку "Витрати організації" ПБО 10/99, затвердженого Наказом Мінфіну Росії від 06.05.1999 N 33н). Зазначені витрати визнаються у сумі щомісячної орендної плати, встановленої договором оренди, у тому місяці, за який сплачується орендна плата (п. п. 6, 6.1, 16, 18 ПБО 10/99).

Бухгалтерські записи щодо відображення операцій, що розглядаються, проводяться з урахуванням викладеного вище та правил, встановлених Інструкцією щодо застосування Плану рахунків бухгалтерського облікуфінансово-господарську діяльність організацій, затвердженої Наказом Мінфіну Росії від 31.10.2000 N 94н, і наведені нижче у таблиці проводок *.

Страхові внески

Орендна плата, що виплачується фізичній особі (орендодавцю) за передачу у користування транспортного засобу за цивільно-правовим договором (у тому числі договором оренди транспортного засобу без екіпажу), не є об'єктом оподаткування страховими внесками, що сплачуються відповідно до гол. 34 "Страхові внески" Податкового кодексу РФ (на обов'язкове пенсійне страхування, на обов'язкове соціальне страхування на випадок тимчасової непрацездатності та у зв'язку з материнством, на обов'язкове медичне страхування) (п. 4 ст. 420 НК РФ).

Орендну плату за договором оренди транспортного засобу без екіпажу не віднесено до об'єкта оподаткування страховими внесками, передбаченому п. 1 ст. 20.1 Федерального закону від 24.07.1998 N 125-ФЗ "Про обов'язкове соціальне страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань".

Відповідно, на суму орендної плати за договором оренди транспортного засобу без екіпажу страхові внески не нараховуються.

Податок на доходи фізичних осіб (ПДФО)

Доходи, отримані фізичною особою від здачі майна в оренду, є об'єктом оподаткування з ПДФО і формують податкову базу з ПДФО (пп. 4 п. 1 ст. 208, п. 1 ст. 209, п. 1 ст. 210 НК РФ).

Організація, яка виплачує фізичній особі дохід у вигляді орендної плати, визнається податковим агентом з ПДФО і зобов'язана обчислити, утримати у фізичної особи та перерахувати до бюджету відповідну суму ПДФО (п. п. 1, 2 ст. 226 НК РФ).

Додатково з цього питання див. Енциклопедію спірних ситуацій з ПДФО та страхових внесків.

Обчислення суми ПДФО провадиться за ставкою, передбаченою п. 1 ст. 224 НК РФ (13%), на дату фактичного отримання доходу, що визначається у цьому випадку відповідно до пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ як день виплати доходу (п. 3 ст. 226 НК РФ).

Нарахована сума ПДФО утримується податковим агентом безпосередньо з доходів платника податків за їх фактичної виплати (п. 4 ст. 226 НК РФ).

Сума обчисленого та утриманого ПДФО перераховується до бюджету не пізніше дня, наступного за днем ​​виплати орендодавцю доходу (п. 6 ст. 226 НК РФ).

Податок на прибуток організацій

Орендна плата, що виплачується фізичній особі за договором оренди, включається до складу інших витрат, пов'язаних із виробництвом та реалізацією (пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ).

За загальним правилом витрати визнаються за дотримання вимог п. 1 ст. 252 НК РФ, тобто. якщо вони обґрунтовані, документально підтверджені та виконані для здійснення діяльності, спрямованої на отримання доходу. У цій консультації виходимо з припущення, що ці вимоги виконуються. Про порядок документального підтвердження витрат у вигляді орендної плати стосовно п. 1 ст. 252 НК РФ див. у Листі Мінфіну Росії від 15.06.2015 N 03-07-11/34410, а також в Енциклопедії спірних ситуацій з податку на прибуток.

Витрати у вигляді орендних платежів визнаються на останнє число місяця оренди, що минув (пп. 3 п. 7 ст. 272 ​​НК РФ).

Зміст операцій	Дебет	Кредит	Сума	Первинний документ
Щомісячно протягом терміну дії договору оренди
Відображено витрати у вигляді орендної плати за поточний місяць	44	76	15 000	Договір оренди транспортного засобу без екіпажу, Бухгалтерська довідка
Утримано ПДФО із суми орендної плати (15 000 x 13%) **	76	68	1 950	Реєстр податкового обліку(Податкова картка)
Виплачено орендодавцю орендну плату (з відрахуванням утриманого ПДФО) (15 000 - 1 950) ***	76	50	13 050	Видатковий касовий ордер
Перерахований до бюджету утриманий ПДФО	68	51	1 950	Виписка банку за розрахунковим рахунком

* У даній консультації не розглядаються операції з отримання та повернення орендованого транспортного засобу та відповідні записи в таблиці проводок не наводяться.

** У даній консультації сума ПДФО, що утримується, розрахована без урахування можливих податкових відрахувань, передбачених ст. ст. 218 – 221 НК РФ.

*** Порядок ведення касових операцій у цій консультації не розглядається.

У деяких випадках роботодавцю вигідніше скористатися автомобілем співробітника, ніж купувати у власність транспортний засіб. Оформити організація може у різний спосіб:

• виплачувати працівникові компенсацію за використання та знос особистого автомобіляза трудовим договором;
• орендувати у працівника автомобіль;
• укласти договір на надання транспортних послуг.

Можлива також і передача машини на безоплатне користування або лізинг.
Виплата працівникам компенсації за використання ними свого легкового автомобіляу службових цілях для організації вигідна, тільки коли її розмір укладається в норми, встановлені Постановою Уряду РФ від 08.02.2002 N 92. У затверджені суми вкластися було важко ще на момент виходу зазначеної Постанови, на даний час це практично неможливо. Тому багато роботодавців укладають із співробітниками договір на оренду автомобіля.

Договір оренди

Цивільним кодексом РФ передбачено договір оренди транспортних засобів:

• з наданням послуг з управління та технічної експлуатації (оренда з екіпажем) (ст. ст. 632 – 641 ДК РФ);
• без екіпажу (ст. ст. 642 – 649 ГК РФ).

За договором оренди транспортного засобу з екіпажем орендодавець надає орендарю транспортний засіб за плату в тимчасове володіння та користування та надає своїми силами послуги з управління ним та з його технічної експлуатації (ст. 632 ЦК України).

За договором оренди транспортного засобу без екіпажу орендодавець надає орендареві транспортний засіб за плату в тимчасове володіння та користування без надання послуг з управління ним та його технічної експлуатації (ст. 642 ЦК України).
Роботодавці найчастіше укладають зі співробітниками договір оренди без екіпажу.

Співробітник, який надав роботодавцю свій автомобіль у тимчасове користування, виступає в ролі орендодавця, а роботодавець є орендарем автомобіля. Транспортний засіб, як було сказано вище, у цьому випадку надається орендодавцем орендареві у тимчасове володіння та користування без надання послуг з управління ним та без зобов'язань щодо його технічної експлуатації. Орендар ж самотужки організує управління автомобілем та його експлуатацію (ст. 645 ЦК України).

Договір оренди автомобіля без екіпажу укладається у письмовій формі незалежно від терміну договору (ст. 643 ЦК України). Державна реєстрація під час його укладання не потрібна.

У договорі оренди мають бути зазначені дані, які дозволяють виразно встановити майно, що підлягає передачі орендарю як об'єкт оренди (п. 3 ст. 607 ГК РФ). Це означає, що у договорі оренди автомобіля необхідно вказати як мінімум: марку машини, рік її випуску, колір, номер кузова та двигуна, державний реєстраційний номер. За відсутності переліченого договорі умова об'єкт, підлягає передачі у найм, вважається не узгодженим сторонами, а відповідний договір вважається укладеним (п. 3 ст. 607 ДК РФ).

Сторони мають право домовитися про можливість суборенди. Невідображення такої умови дозволяє орендарю здавати автомобіль у суборенду без згоди власника (п. 2 ст. 647 ЦК України). У цьому відповідальним за договором перед орендодавцем залишається орендар. До договорів суборенди застосовуються правила про договори оренди, якщо інше не встановлено законом чи іншими правовими актами (п. 2 ст. 615 ЦК України).

Побажання власника транспортного засобу щодо обмеження його використання сторони також можуть відобразити в договорі. Наприклад, для пасажирського мікроавтобуса може бути обумовлена ​​допустимість лише пасажирських перевезеньта заборона на перевезення вантажів.

Орендар, як було зазначено вище, повинен виплачувати орендодавцю орендну плату. Тому у договорі слід прописати порядок, умови та строки внесення орендної плати.

Розмір орендної плати можна визначити виходячи з вартості транспортного засобу та строку корисного використанняавтомобіля, що має аналогічні характеристики. А в цьому випадку він буде співставний з , що нараховується по автомобілю з аналогічними характеристиками. Фінансисти ж за умови встановлення розміру орендних платежів рекомендують керуватися цінами, що склалися у регіоні (Лист Мінфіну Росії від 19.08.2005 N 03-11-04/2/52).

Терміни внесення платежів орендар та орендодавець визначають самостійно. Як правило, орендна плата вноситься щомісяця у вигляді фіксованого платежу (пп. 1 п. 2 ст. 614 ЦК України). У договорі можна встановити й інший порядок, наприклад, залежно від часу роботи, пробігу, кількості виїздів. Якщо орендна плата встановлена ​​в твердій сумі, то її розмір може змінюватися лише за згодою сторін і не частіше ніж один раз на рік (п. 3 ст. 614 ДК РФ).

Працівник має право вимагати дострокового розірвання договору, якщо орендна плата не виплачувалася терміном двічі поспіль (п. 5 ст. 614 ДК РФ).

Умови про порядок та строки внесення орендної плати не є суттєвими умовами договору, як і умова про термін оренди (п. 1 ст. 614 ЦК України). За відсутності такої умови договір вважається укладеним на невизначений термін (п. 2 ст. 610 ЦК України).

У договорі бажано навести відновлювальну вартість автомобіля станом на момент його передачі орендарю. Визначити її можна і за домовленістю сторін.

При виявленні роботодавцем недоліків (за які відповідає працівник), що повністю або частково перешкоджають роботі орендованого автомобіля, він має право вимагати, зокрема, зменшення орендних платежів (п. 1 ст. 612 ГК РФ). Працівник не відповідає за недоліки зданого в оренду автомобіля, якщо вони (п. 2 ст. 612 ГК РФ):

• відзначені під час укладання договору;
• відомі орендарю заздалегідь;
• виявлені орендарем під час огляду машини під час укладання договору.

Цивільним законодавством на орендаря покладається обов'язок (ст. ст. 644, 646, 648 ЦК України):

• щодо підтримки у належному стані орендованого автомобіля;
• з проведення його поточного та капітального ремонту;
• щодо несення витрат на утримання орендованого транспортного засобу, страхування, включаючи страхування своєї відповідальності, а також витрат, що виникають у зв'язку з його експлуатацією;
• за шкоду, заподіяну третім особам.

Однак сторони мають право інакше перерозподілити обов'язки за утриманням (дрібний та капітальний ремонт), страхування, експлуатації орендованого автомобіля. Виходячи з цього у договорі бажано чітко прописати обов'язки сторін щодо несення витрат. Умова про розподіл витрат є обґрунтуванням їхнього визнання при обчисленні прибуток у орендаря.

Страхування громадянської відповідальності власників автотранспортних засобівє обов'язковою умовою експлуатації автомобіля (п. 1 ст. 4 Федерального закону від 25.04.2002 N 40-ФЗ "Про обов'язкове страхування цивільної відповідальності власників транспортних засобів"). Можливо, що до моменту передачі машини в оренду працівник уже застрахував цивільну відповідальність та в полісі ОСАЦВ зазначені конкретні особи, які мають право на керування автомобілем. Роботодавець, швидше за все, захоче, щоб ним керували інші особи. Співробітник у цьому випадку повинен самостійно внести до полісу зміни, уклавши зі страховою компанією додаткову угоду про допущення до керування автомобілем осіб, зазначених роботодавцем, або необмеженої кількості осіб. Цей обов'язок орендодавця рекомендується прописати в договорі.

Якщо автомобілем керуватиме особа, не вписана в страховий поліс, то організацію можуть оштрафувати на 300 руб. в силу п. 1 ст. 12.37 КоАП РФ (п. 12 Постанови Пленуму Верховного СудуРФ від 24.10.2006 N 18 "Про деякі питання, що виникають у судів при застосуванні Особливої ​​частини Кодексу Російської Федерації про адміністративні правопорушення").

Договором може бути передбачено і добровільне страхування автомобіля від різних ризиків (каско), від угону (крадіжка, грабіж, розбій) та збитків (ДТП, пожежа, вибух, стихійне лихо тощо), а також додаткове до ОСАЦВ на випадок:

• настання відповідальності, що не відноситься до страхового ризику щодо обов'язкового страхування, у випадках, перерахованих у п. 2 ст. 6 Закону N 40-ФЗ (наприклад, у разі заподіяння водієм шкоди при завантаженні вантажу на транспортний засіб або його розвантаженні);
• недостатності страхової виплати за ОСАЦВ для повного відшкодування шкоди, заподіяної життю, здоров'ю чи майну потерпілих.

Автомобіль передається орендарю за актом приймання-передачі. Його можна скласти у довільній формі або скористатися актом про прийом-передачу об'єкта основних засобів (форма N ОС-1, затв. Постановою Держкомстату Росії від 21.01.2003 N 7). В акті бажано вказати характеристики автомобіля, що передається, його погоджену вартість, пробіг, а також технічний стан за результатами огляду.

До акту прикладаються документи на транспортний засіб: свідоцтво про його реєстрацію, копія паспорта транспортного засобу, поліс ОСАЦВ.

Договір вважається укладеним з передачі орендарю транспортного засобу (ст. 642, п. 2 ст. 433 ДК РФ).

За загальним правилом договір оренди припиняється після закінчення терміну аренды. Якщо ж орендодавець чи орендар забажає розірвати договір будь-який інший час, то попередити звідси іншу сторону необхідно протягом місяця (п. 2 ст. 610 ДК РФ), хоча у договорі може бути й інші терміни.

При припиненні договору оренди орендар зобов'язаний повернути орендодавцю автомобіль у тому стані, в якому він його отримав, з урахуванням нормального зносу або у стані, зумовленому договором, якщо в договорі про це було сказано окремо (абз. 1 ст. 622 ЦК України). Повернення орендованої машини працівнику також оформляється актом прийому-передачі.

Угоди про зміну або розірвання договору сторони повинні оформляти у письмовій формі (п. 1 ст. 452 ЦК України).

Бухгалтерський облік

Для узагальнення інформації про наявність та рух основних засобів, отриманих організацією в оренду, Інструкція із застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку фінансово-господарської діяльності організацій (утв. Наказом Мінфіну Росії від 31.10.2000 N 94н) рекомендує використовувати позабалансовий рахунок 001 "Орендовані основні засоби" . Отримання автомобіля в оренду відображається записом за дебетом рахунку 001, а його повернення після закінчення терміну дії договору - за кредитом рахунку 001. При цьому майно враховується за балансом за вартістю, зазначеною у договорі оренди. Якщо сторони не змогли визначити її, орендований автомобіль відображається за нульовою вартістю:

Орендований автомобіль прийнято до позабалансового обліку.

Організації-орендарю бажано відкрити на орендований автомобіль інвентарну картку обліку об'єкта основних засобів (форма N ОС-6, утв. Постановою Держкомстату Росії від 21.01.2003 N 7).

Орендна плата та експлуатаційні витрати у орендаря визнаються витратами за звичайними видами діяльності. Дані витрати визнаються у тому звітному періоді, в якому вони мали місце, незалежно від часу фактичної виплати коштів (п. п. 5, 7, 18 Положення з бухгалтерського обліку "Витрати організації" ПБО 10/99, утв. наказом Мінфіну Росії від 06.05.1999 N 33н).

При нарахуванні орендної плати використовується рахунок 73 "Розрахунки з персоналом з інших операцій". Залежно від того, в якому структурному підрозділі експлуатується орендований автомобіль, зазначений рахунок кореспондує з рахунками обліку витрат: 20 "Основне виробництво", 23 "Допоміжне виробництво", 25 "Загальновиробничі витрати", 26 "Загальногосподарські витрати" або з рахунком 44 "Витрати на продаж":

Дебет 20 (23, 25, 26, 44) Кредит 73

Нараховано орендну плату за автомобіль.

Зобов'язання з податків та страхових внесків

При обчисленні податку на прибутокорендна плата враховується у сумі фактичних витрат у складі інших витрат, пов'язаних з виробництвом та реалізацією (пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ). Розмір орендних платежів та порядок їх перерахування визначаються договором, укладеним у порядку, встановленому цивільним законодавством.

За загальним правилом датою відображення орендної плати є день розрахунків, передбачений у договорі. Якщо ця умова відсутня, то витрати можна врахувати в останній день звітного періоду (пп. 3 п. 7 ст. 272 ​​НК РФ).

Орендар протягом усього терміну договору оренди транспортного засобу без екіпажу зобов'язаний підтримувати належний стан орендованого транспортного засобу, включаючи поточний та капітальний ремонт. Він же самотужки та засобами здійснює управління орендованим транспортним засобом та його експлуатацію, як комерційну, так і технічну.

Якщо інше не передбачено договором оренди транспортного засобу без екіпажу, орендар несе витрати на страхування, а також витрати, що виникають у зв'язку з його експлуатацією.

Наведене вище дозволило фінансистам укласти, що витрати організації, вироблені за договором оренди транспортного засобу з фізичною особою, у тому числі на придбання палива (ПММ) для забезпечення роботи даного автомобілявиходячи з фактичного пробігу автомобіля (з урахуванням фактичної витрати палива у виробничих цілях та вартості його придбання), а також на придбання запасних частин можуть бути враховані при обчисленні податкової бази з податку на прибуток за умови їх відповідності критеріям, викладеним у п. 1 ст. 252 НК РФ (Лист Мінфіну Росії від 13.02.2007 N 03-03-06/1/81).

Нагадаємо, що видатками з метою оподаткування визнаються економічно обґрунтовані та документально підтверджені витрати, понесені платником податків для провадження діяльності, спрямованої на отримання доходів.

Експлуатаційні витрати - це комплексне поняття, що включає кілька видів витрат, зокрема придбання ПММ, технічне обслуговуванняавтомобіля, його зберігання та миття, заробітну плату водія з страховими внесками, що нараховуються на неї, до державних позабюджетних фондів. Кожен вид витрат враховується за правилами, встановленими для виду витрат. Витрати:

• на придбання ПММ та інших витратних матеріаліввраховуються у матеріальних витратах згідно з пп. 5 п. 1 ст. 254;
• на проведення поточного та капітального ремонту орендованого автомобіля – у витратах на ремонт відповідно до п. 2 ст. 260 НК РФ;
• технічне обслуговування, миття, паркування, стоянку автомобіля - в інших витратах з пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ;
• страхування автомобіля та автоцивільної відповідальності - у витратах на страхування на підставі п. 1 ст. 263 НК РФ;
• оплату праці водія, який керує орендованим автомобілем, - у витратах на оплату праці згідно з п. 1 ст. 255 НК РФ.

Для документального підтвердження витрат у вигляді орендної плати з метою оподаткування прибутку достатньо договору оренди та акта про передачу автомобіля роботодавцю. Фінансисти при цьому не наполягають на щомісячному оформленні акта про надання послуг з оренди (листи Мінфіну Росії від 06.10.2008 N 03-03-06/1/559, від 09.11.2006 N 03-03-04/1/742).

Здавати майно у найм має право лише його власник чи особу, уповноважене законом чи власником (ст. 608 ДК РФ). Тому для визнання витрат орендаря працівник, який передає в оренду свій автомобіль, повинен подати організації-орендарю документи, що підтверджують право власності на машину. Таким документом може бути паспорт транспортного засобу. У період дії договору оренди в орендаря має зберігатись його копія. Якщо співробітник керує автомобілем за довіреністю, то потрібна її копія. Крім того, працівник повинен передати організації свідоцтво про реєстрацію автомобіля та страховий поліс (якщо ризики раніше застрахував співробітник).

Підставою для обліку витрат на ПММ є дорожні листи та документи про придбання палива та мастильних матеріалів: касові та товарні чеки, товарні накладні та ін.

Організації, які є автотранспортними, можуть використовувати як колійних листів його уніфіковану форму (утв. Постановою Держкомстату Росії від 28.11.1997 N 78) або розроблену самостійно форму колійного листа, яка прописана серед затверджених форм первинних облікових документів, що застосовуються організацією. У такому дорожньому листі мають бути всі обов'язкові реквізити, передбачені п. 2 ст. 9 Федерального закону від 21.11.1996 N 129-ФЗ "Про бухгалтерський облік" та п. 3 Положення про обов'язкові реквізити та порядок заповнення дорожніх листів (утв. Наказом Мінтрансу Росії від 18.09.2008 N 152).

Підтвердити ремонт автомобіля, здійснений власними силами, орендареві допоможуть кошторис ремонтних робіт, дефектна відомість, накладні на придбані запчастини та акт про списання витрачених запчастин. Витрати на ремонт автомобіля, виконаний спеціалізованою організацією-підрядником, підтверджує договір на виконання робіт (договір підряду), акт здачі-приймання виконаних робіт, рахунок-фактура та платіжні документи про оплату ремонту. Крім того, як при виконанні ремонту автомобіля власними силами, так і при ремонті в спеціалізованій організації відомості про виконані роботи повинні бути відображені в акті про приймання-здачу відремонтованих об'єктів основних засобів за формою N ОС-3 та інвентарною карткою автомобіля за формою N ОС- 6.

Витрати страхування організація-орендар вправі врахувати, якщо за умовами договору оренди зазначені витрати покладено саме неї (ст. 637 ДК РФ, пп. 1 п. 1 ст. 263 НК РФ).

Витратами організації за страховими договорами (як обов'язковим, і добровільним) є страхові премії, сплачувані страхової компанії (п. 1 ст. 2 Закону РФ від 27.11.1992 N 4015-1 " Про організацію страхової справи Російської Федерації " ).

Якщо організація застосовує спосіб нарахування та договір страхування укладено терміном більше одного звітного періоду (кварталу, півріччя, дев'яти місяців), то витрати на страхування враховуються при обчисленні податку на прибуток рівномірно протягом терміну (п. 6 ст. 272 ​​НК РФ):

• дії договору, якщо страхова премія перерахована разовим платежем;
• за який сплачено частину страхової премії, якщо страхові внески сплачуються на виплат.

При цьому в обох випадках сума, що включається до витрат, розраховується пропорційно кількості календарних днів дії договору у звітному періоді.

Якщо термін договору менше одного звітного періоду, то витрати на страхування включаються до складу витрат на момент оплати (п. 6 ст. 272 ​​НК РФ).

Інші вищенаведені витрати організація може врахувати у тому звітному (податковому) періоді, якого вони ставляться, з п. 1 ст. 272 НК РФ (Лист Мінфіну Росії від 22.12.2011 N 03-03-06/1/844).

При касовому методі всі перелічені витрати включаються до витрат при обчисленні податку на прибуток після їх оплати (п. 3 ст. 273 НК РФ). Якщо в таких організацій порядок обліку згаданих витрат у бухгалтерському та податковому обліку різниться, то виникає необхідність застосування Положення з бухгалтерського обліку "Облік розрахунків з податку на прибуток організацій" ПБО 18/02 (утв. наказом Мінфіну Росії від 19.11.2002 N 114н).

За загальним правилом орендар автомобіля амортизацію не нараховує, оскільки у разі право власності нього до організації не переходить (п. 1 ст. 256 НК РФ, ст. 608 ДК РФ). Однак якщо роботодавець за згодою працівника зробив невід'ємні поліпшення орендованого автомобіля (наприклад, поставив на машину кондиціонер) і при цьому працівник не відшкодовує їх вартість, то на такі поліпшення організація має право нараховувати амортизацію з 1 числа місяця, наступного за місяцем їх введення в експлуатацію, протягом усього терміну дії договору оренди (абз. 4 п. 1 ст. 256, п. 1 ст. 258, п. п. 3, 4 ст. 259.1, п. п. 6, 7 ст. 259.2 НК РФ ). Норму амортизації капітальних вкладень при цьому необхідно встановити виходячи з терміну корисного використання, що визначається відповідно до Класифікації основних засобів, що включаються до амортизаційних груп (утв. Постановою Уряду РФ від 01.01.2002 N 1) (абз. 6 п. 1 ст. 258 НК РФ, Лист Мінфіну Росії від 21.01.2010 (N 03-03-06/2/7).

Про можливість обліку орендарем з метою оподаткування прибутку видатків у вигляді амортизаційних відрахувань від вартості невід'ємних поліпшень на об'єкт основних засобів, орендований у фізичної особи, у загальновстановленому порядку зазначено у Листі ФНП Росії від 17.08.2009 N 3-2-13/ [email protected]

Нагадаємо, що невід'ємними є поліпшення, які не можуть бути вилучені без заподіяння шкоди орендованому майну (п. 2 ст. 623 ЦК України).

Якщо на дату повернення орендованого автомобіля невіддільні покращення амортизовані не повністю, їх залишкова вартістьне визнається витратою (п. 16 ст. 270 НК РФ).

При визначенні податкової бази щодо ПДФОвраховуються всі доходи платника податків, отримані як у грошової, і у натуральної формі (п. 1 ст. 210 НК РФ).

Податковий агент зобов'язаний обчислювати та утримувати податок з усіх доходів платника податків, джерелом яких він є (п. 2 ст. 226 НК РФ). Винятком є ​​доходи, щодо яких обчислення та сплата податку здійснюються самостійно платником податків відповідно до ст. ст. 214.1, 214.3, 214.4, 227, 227.1 та 228 НК РФ. У перерахованих статтях доходи як орендної плати не згадані. Тому при виплаті орендної плати роботодавцю слід обчислювати та утримувати ПДФО. Суму податку слід перерахувати до бюджету не пізніше дня фактичного отримання грошей у банку на виплату орендної плати або дня її перерахування на рахунок працівника (п. п. 1, 4, 6 ст. 226 НК РФ).

Орендна плата, що виплачується працівнику-орендодавцю, ПДВне оподатковується, оскільки фізична особа перестав бути платником цього податку (ст. 143 НК РФ, Лист Мінфіну Росії від 10.02.2004 N 04-04-06/21).

Орендар має право прийняти до вирахування пред'явлені продавцями суми ПДВ з ПММ, інших матеріально-виробничих запасів, у тому числі запасних частин, робіт і послуг, що надаються у зв'язку з експлуатацією орендованого автомобіля, після їх оприбуткування за наявності відповідних рахунків-фактур та умови, що зазначене майно, роботи, послуги купуються для операцій, реалізація яких оподатковується ПДВ (пп. 1 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 ПК РФ).

Зауважимо, що з оформленні страховки автомобіль на послуги страхової компанії ПДВ не нараховується (пп. 7 п. 3 ст. 149 НК РФ).

Об'єктом оподаткування податком на майно організаційдля російських організацій визнається рухоме та нерухоме майно, що враховується на балансі як об'єкти основних засобів відповідно до встановленого порядку ведення бухгалтерського обліку (п. 1 ст. 374 НК РФ). Податок на майно по об'єкту основних засобів, отриманих в оренду, сплачує той бік угоди, на балансі якої об'єкт враховано 01-04/113). Таким чином, з отриманого в оренду автомобіля податок на майно організація не сплачує, оскільки автомобіль – це власність працівника-орендодавця, а не роботодавця-орендаря.

Транспортний податок сплачують особи, у яких зареєстровані транспортні засоби, визнані об'єктом оподаткування даним податком (абз. 1 ст. 357 НК РФ). Відповідно до п. 20 Правил реєстрації автомототранспортних засобів та причепів до них у Державній інспекції безпеки дорожнього руху Міністерства внутрішніх справ Російської Федерації (утв. Наказом МВС України від 24.11.2008 N 1001) транспортні засоби реєструються лише за власниками транспортних засобів - фізичними та юридичними особами, зазначеними у паспортах транспортних засобів Оскільки при оренді автомобіля право власності до організації не переходить, транспортний податок вона не сплачує. Тому саме працівник зобов'язаний сплачувати транспортний податок. При цьому факт передачі автомобіля в оренду з метою обчислення зазначеного податку значення не має.

Винятком є ​​лише випадки передачі власних автомобілівза договором лізингу чи сублізингу іншій особі. Такі транспортні засоби за згодою сторін договору можуть бути зареєстровані або за лізингодавцем, або за лізингоодержувачем (п. п. 22 та 48 згаданих Правил реєстрації).

Якщо роботодавець прийняв рішення компенсувати працівникові витрати на сплаті транспортного податку, то суму такої компенсації врахувати при обчисленні податкової бази з податку на прибуток не вдасться (п. 29 ст. 270 НК РФ). При цьому в організації виникне обов'язок щодо обчислення з цієї суми ПДФО та страхових внесків до державних позабюджетних фондів (докладніше - див. нижче).

Вище говорилося, що у роботодавця відсутні будь-які обмежувальні норми за розміром орендної плати. Тому цілком логічно збільшити її на розмір компенсації, адже вся сума орендної плати враховується при розрахунку податку на прибуток.

Об'єктом оподаткування страховими внескамиу ПФР, ФСС РФ, ФФОМС визнаються виплати та інші винагороди на користь фізичних осіб, що здійснюються в рамках трудових відносин та цивільно-правових договорів, предметом яких є виконання робіт або надання послуг (п. 1 ст. 7 Федерального закону від 24.07.2009 N 212-ФЗ "Про страхові внески до Пенсійного фонду Російської Федерації, Фонд соціального страхування Російської Федерації, Федеральний фонд обов'язкового медичного страхування"). Не відносяться до об'єкта оподаткування, зокрема винагороди за договорами, пов'язаними з передачею у користування майна (п. 3 ст. 7 Закону N 212-ФЗ). До договорів, пов'язаних із передачею у користування майна (майнових прав), належать договори оренди майна.

Те, що орендна плата, встановлена ​​договором оренди транспортного засобу без екіпажу, укладеним між організацією та її працівником, не є об'єктом оподаткування страховими внесками, підтвердило і Мінздоровсоцрозвитку Росії у Листі від 12.03.2010 N 550-19.

Не нараховуються на орендну плату та страхові внески з обов'язкового соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань (п. 1 ст. 20.1 Федерального закону від 24.07.1998 N 125-ФЗ "Про обов'язкове соціальне страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань ").

приклад. У зв'язку з виробничою необхідністю організація вирішила орендувати автомобіль терміном на три місяці у співробітника організації В.Ю. Котова. За умовами договору орендна плата – 18 500 руб. на місяць, погоджена вартість автомобіля - 385 000 руб., Орендар несе витрати за утримання автомобіля і здійснює його ремонт у разі потреби. Для придбання ПММ водію автомобіля щомісяця видавалося під звіт 5000 руб. Витрати на ПММ у серпні склали 4615 руб., У вересні - 4275 руб., У жовтні - 4495 руб., Залишок підзвітної суми водій повертав до каси організації в останній день місяця. У вересні для автомобіля придбано запчастини на суму 5015 руб., у тому числі ПДВ 765 руб., які були встановлені, про що оформлений акт про заміну та списання витрачених запчастин. Автомобіль передано організації 1 серпня 2012 р., повернуто співробітнику 31 жовтня на підставі відповідних актів приймання-передачі автомобіля в оренду та по його поверненню.
У бухгалтерському обліку витрати на оренду автомобіля супроводжуються такими записами:
- в серпні:
Дебет 001
- 385 000 руб. - прийнято на позабалансовий облік орендований автомобіль;
- щомісяця:
Дебет 20 Кредит 73
- 18500 руб. - віднесено до витрат нарахована сума орендної плати за автомобіль;
Дебет 73 Кредит 68, субрахунок "Розрахунки з ПДФО",
- 2405 руб. (18 500 руб. x 13%) - утримано суму ПДФО з орендної плати;
Дебет 73 Кредит 51
- 16095 руб. (18 500 – 2405) – перерахована працівнику орендна плата;
Дебет 71 Кредит 50
- 5000 руб. - видані у підзвіт кошти придбання ПММ;
Дебет 10-3 Кредит 71
- 4615 руб. (4275, 4495 руб.) – оприбутковано придбане паливо на підставі авансового звіту водія;
Дебет 20 Кредит 10-3
- 4615 руб. (4275, 4495 руб.) - Списано на витрати вартість витрачених ПММ;
Дебет 50 Кредит 71
- 385 руб. (725, 505 руб.) - Повернено залишок підзвітної суми;
- у вересні при придбанні та встановленні запасних частин:
Дебет 60 Кредит 51
- 5015 руб. - перераховані кошти на оплату рахунки запасні частини;
Дебет 10-5 Кредит 60
- 4250 руб. (5015 – 765) – оприбутковані запасні частини, придбані для встановлення на орендований автомобіль;
Дебет 19 Кредит 60
- 765 руб. - виділено суму ПДВ, пред'явлену продавцем запасних частин;
Дебет 20 Кредит 10-5
- 4250 руб. - списана на витрати вартість встановлених запчастин замість тих, що вийшли з ладу;
Дебет 68 Кредит 19
- 765 руб. - прийнято до відрахування сума ПДВ із запасним частинам;
- у жовтні:
Кредит 001
- 385 000 руб. - знято із позабалансового обліку орендований автомобіль, повернутий працівнику.
Нарахування заробітної плати водієві орендованого автомобіля, страхових внесків до державних позабюджетних фондів, обчислення ПДФО здійснюються у загальному порядку.
При обчисленні податку на прибуток за 9 місяців 2012 р. до матеріальних та інших витрат включається відповідно 8890 руб. (4615 + 4275) та 41 250 руб. (18500 + 18500 + 4250).
При визначенні оподатковуваної бази за 2012 р. у матеріальні та інші витрати буде додано ще 4495 та 18 500 руб.

Жовтень 2012