Работна книжка: как да я получите? Правила за издаване и съхранение на трудови книжки. Кога ще бъдат премахнати трудовите книжки в Русия? Защо ви е необходима трудова книжка? Алтернатива на трудова книжка Издаване на трудова книжка на нов служител

Е. Майорова

Наскоро ми се обади колега, HR директор за производство и продажба на търговско оборудване и ми зададе въпрос: какво да правя с трудовата книжка на служител, който е напуснал, но не е дошъл да го вземе от персонала отдел? Въпросът е много уместен поради факта, че в отделите по персонала и отделите, отговорни за поддържането на документацията на персонала, периодично се натрупват определен брой трудови книжки по различни причини. Защо служителите не вземат трудови книжки от отделите по персонал? Къде и за колко време е възможно да се съхранява трудовата книжка на напуснал или „изчезнал“ служител? Какви действия трябва да предприеме отделът по персонала, за да прехвърли трудовата книжка на истинския й собственик? И накрая, какви последствия може да очаква една компания действително незаконно задържане на трудова книжка в отдела за персонал За съжаление, изброените проблеми се решават от директорите по човешки ресурси на търговските дружества всеки път по тяхна преценка, въпреки че те трябва да действат по предварително разработен алгоритъм и в съответствие с трудовото законодателство.

„ОБИДЕНИ“ РАБОТНИЦИ

Защо служителите оставят собствените си трудови досиета в отделите по персонала на компанията? Какво ги кара да правят толкова необикновени неща, въпреки факта, че трудовата книжка е задължителен документ при кандидатстване за всяка работа.
Нека дадем някаква „условна“ класификация на такива работници.

- „Неинформиран“.
- „Избягали“ от наказание.
- Притежаване на втора трудова книжка.
- “Наказан” от работодателя.

"НЕЗНАЕМ"

Обикновено това са млади хора от 18 до 25 години, за които трудовата книжка все още не се е превърнала в основен документ от решаващо значение в живота. Всъщност тази категория включва всички, които тепърва започват своята кариера. Част от тяхната „забрава” се дължи на непълно познаване на трудовите отношения. Например, много хора не знаят абсолютно нищо за факта, че трудовата книжка трябва да бъде създадена на първото им място на работа. За това невежество допринасят инспекторите от отделите по човешки ресурси, които не информират новите служители за записа за наемане в трудовата книжка. Така става ясно защо един служител никога няма да може да разбере за съществуването на лична трудова книжка.

„БЯГАНЕ“ ОТ НАКАЗАНИЕ

Тази категория включва почти всички финансово отговорни служители. Именно те могат да бъдат „наказани“ и за тях не е особено трудно да бъдат „виновни“ пред компанията. Други служители все още до голяма степен не подлежат на някакво значително „наказание“ от компанията. Като пример нека разгледаме следния случай. Мениджър продажби, който е сключил споразумение за индивидуална отговорност и се занимава с дистрибуция на стоки до търговски обекти или магазини, които не принадлежат на компанията, в определен момент може да има много непредвидени опции, които впоследствие ще имат отрицателни последици за личната му кариера: частична загуба на стоки, внезапно затваряне на търговски обект без възможност за каквато и да е комуникация с неговия управител, грешки в изчисленията на продуктовите единици при получаването им от склада или при прехвърлянето им в магазина и др. Когато такъв мениджър разбере, че е попаднал в трудна и неразрешима ситуация, той, решавайки да избегне парично наказание, оставя трудовата си книжка в отдела за персонал.

ПРИТЕЖАВАНЕ НА ВТОРА ТРУДНА КАРТА

Във връзка с промените в кодекса на труда от 6 октомври 2006 г. относно възможността за създаване на нова трудова книжка, ако служител, кандидатстващ за нова работа, декларира писмено, че липсва или отсъства, служителите на отдел Човешки ресурси могат да извършат това действие без страх от всякакви наказания от външни органи.

Практиката показва, че служителите активно се възползват от това обстоятелство и понякога прибягват до фалшифициране - без да работят и да имат трудови книжки в ръка, те постъпват на работа във фирма с искане да имат трудова книжка поради загуба на първата.

По-специално това се отнася за младите майки в отпуск по майчинство. Получаване на детски надбавки от държавата,
съгласно Указ на правителството на Руската федерация N 865 от 30 декември 2006 г. и в отпуск за отглеждане на дете, те всъщност
ще излъжат държавата.

Трябва да се каже, че в крайна сметка „измамата“ ще бъде разкрита чрез извършване на одит на социалноосигурителната каса и ще бъде взето решение за възстановяване на неправомерно платените суми от такива „изобретатели“. Между другото, положителният отговор на работодателя на искането на нов служител за издаване на нова трудова книжка произтича не от добро отношение към новодошлия, а поради страх от глоба поради наемане без получаване на трудова книжка (нарушение на разпоредбите на Член 65 от Кодекса на труда (член 5.27 от Административния кодекс) Оказва се, че разчитайки само на думите на служителя, инспекторите на отделите по персонала допринасят за появата на втора, а понякога и трета трудова книжка за служителя. Следователно N-тата работна книжка след уволнение може лесно
съхранявани за неопределено време в отдел "Личен състав" на друго търговско дружество, непотърсени от служителя. Освен това много инспектори изготвят дубликати на трудови книжки с обозначение и подробно описание на целия стаж според служителя, което е нарушение на трудовото законодателство. В този случай отделите по човешки ресурси нарушават параграф 31 от Правилата
поддържане и съхраняване на трудови книжки, изготвяне на формуляри за трудови книжки и предоставянето им на работодателите (одобрено с ПМС № 225 от 16 април 2003 г.). Въпреки че член 66 от Кодекса на труда на Руската федерация предвижда наличието на една трудова книжка на установената форма, която е основният документ за трудовата дейност и стажа на служителя, в момента „притежаването“ на две или повече трудови книжки от служител е често срещано явление на пазара на труда, което освен това не е наказуемо. Разбира се, впоследствие служителят ще трябва да докаже своя „паралелен опит“, потвърден от няколко трудови книжки, но този момент от живота на служителя попада в по-далечен период, а именно само когато се изчислява пенсията.

„НАКАЗАН“ ОТ КОМПАНИЯТА
За съжаление все още има компании на пазара на труда, които не се колебаят да „отчуждават” незаконно трудово досие. „Трудовата книжка не трябва да се дава на този служител“, гласи присъдата на ръководството. Директорите по човешки ресурси са принудени да се съобразяват. Обстоятелства, които „налагат“ такова влияние върху служител, например, може да бъде кражба на служител (обикновено поради невъзможност да се съди служителят поради липса на преки доказателства и писмени доказателства). В този случай работодателят носи отговорност за факта, че служителят поради липса на трудова книжка ще бъде лишен от възможността да работи за известно време и съответно трябва да му плати средната заплата до трудовата книжка му се прехвърля.

Писмо с известие или обаждане „като приятел“ - какво да избера? Инспекцията по труда, която проверява документите на персонала, на първо място се обръща към съдържанието на сейфа за наличието на „допълнителни“ трудови книжки, съхранявани без правно основание. Трябва да се помни, че правното основание за съхраняване на трудовата книжка на отдавна пенсиониран служител може да се счита за наличието на определен пакет документи, допълнен с „забравена“ трудова книжка. Въз основа на тези практики може да се отбележи, че първото нещо, което служителите по персонала правят, когато забравена работна книжка е в сейфа, е да се обадят на бивш служител в опит да се свържат с него с молба да го вземе от отдела по персонала. Явно предпочитат посочения вариант като по-бързодействащ. На практика горните действия по правило не дават положителни резултати. Трудовото досие продължава да „виси като дамоклев меч“ като глобален проблем на отдела по персонала, всъщност представляващ
впоследствие работодателят става обвиняем - все пак телефонното обаждане не може да служи в бъдеще като доказателство на инспекцията по труда, че контактът със служителя е осъществен. За предпочитане е службата за персонал да изпрати на адреса, посочен в трудовия договор на „изчезналия“ служител, определен списък от документи, които трябва да бъдат представени на инспекцията по труда в случай, че има „допълнителни“ трудови книжки в сейф на служители, които вече не работят в компанията.

Нека да разгледаме двата най-често срещани варианта.

Вариант 1. Служителят формализира уволнението си: той написа изявление, подписа заобиколен лист и прочете заповедта за уволнение. Но по някаква причина той не идва да си вземе трудовата книжка. В този случай фирмата работодател трябва да изпрати известие още на втория ден след уволнението, чийто текст е даден по-долу (Таблица 1).

Вариант 2. Помислете за пример, популярен на пазара на труда: отсъствията на служителите. С други думи, отделът за персонал няма нито един документ от служителя за желанието му да подаде оставка - нито изявление, нито заповед за уволнение. В този случай е необходимо да се генерира пакет от следните документи.

Вътрешни бележки от ръководителя за факта на отсъствието на служителя от работното място.
- Удостоверения за отсъствие на служител от работното място, подписани от най-малко трима служители на фирмата.
- Уведомително писмо с молба за явяване за трудова книжка.
- Форма на обяснителна записка.
- Акт за отказ - напишете обяснителна записка.

Всички документи са в следната таблица 2:

Компанията е длъжна да съхранява всички копия на изпратените документи в сейф заедно с опис на документи с печата на пощенската служба, изпратила пакета документи на служителя, и касова бележка за плащане на пощенски услуги заедно с „ забравена” трудова книжка до предаването й на служителя.

От правилата за поддържане на трудови досиета...

Според закона фирмата работодател, както и лицата, отговорни за трудовите досиета, могат да бъдат наказани под формата на административни наказания и глоби. От правилата за поддържане и съхранение на трудови книжки, изготвяне на формуляри за трудови книжки и предоставянето им на работодателите.

Клауза 35. Работодателят е длъжен да издаде на служителя в деня на уволнението (последния работен ден) трудовата му книжка с вписан в нея запис за уволнение.
Когато служител бъде уволнен (прекратяване на трудов договор), всички записи, направени в трудовата му книжка по време на работата му в тази организация, се удостоверяват с подписа на работодателя или лицето, отговорно за поддържането на трудовите книжки, печата на организацията (персонал услуга) и подписа на самия служител (освен в случаите, посочени в параграф 36 от настоящите правила).

Ако има забавяне при издаването на трудова книжка на служител по вина на работодателя или ако причината за уволнението на служителя е неправилна или не е в съответствие с федералния закон, работодателят е длъжен да компенсира служителя за приходите не е получил по време на цялото забавяне. В този случай денят на уволнението (прекратяването на трудовия договор) се счита за деня на издаване на трудовата книжка. В новия ден на уволнението на служителя (прекратяване на трудовия договор) се издава заповед (инструкция) на работодателя и се прави запис в трудовата книжка.

По-рано направено вписване за деня на уволнението е невалидно по начина, предписан от тези правила. Клауза 36. Ако в деня на уволнението на служителя (прекратяване на трудовия договор) е невъзможно да се издаде трудова книжка поради отсъствието на служителя или неговия отказ да получи трудовата книжка на ръка, работодателят изпраща на известие на служителя за необходимостта да се яви за трудовата книжка или да даде съгласие за изпращането й по пощата. Изпращането на трудова книжка по пощата на адреса, посочен от служителя, е разрешено само с негово съгласие.

От датата на изпращане на това уведомление работодателят се освобождава от отговорност за забавянето на издаването на трудова книжка на служителя.
Клауза 45. Отговорността за организиране на работата по поддържане, съхраняване, записване и издаване на трудови книжки и вложки в тях е на работодателя. Отговорността за поддържането, съхраняването, записването и издаването на трудови книжки се носи от специално упълномощено лице, назначено със заповед (инструкция) на работодателя.

За нарушаване на процедурата за поддържане, записване, съхраняване и издаване на трудови книжки, установена с тези правила, длъжностните лица носят отговорност, установена от законодателството на Руската федерация.

ЕДИН МЕСЕЦ ЗА РАЗМИСЛ
Неотдавна Държавната дума разгледа бъдещата „съдба“ на трудовата книжка, като планира да я премахне напълно от обращение, позовавайки се по-специално на факта, че необходимостта от трудови книжки е причинена в епохата на военния комунизъм, като документи, даващи право на пълна хранителна дажба. Липсата на трудова книжка автоматично намалява хранителните дажби наполовина. Толкова ли е необходима сега трудова книжка, с изключение на дистанционната регистрация на пенсия - този въпрос беше обсъден от депутати - в края на краищата, „ако има удостоверение за пенсионно осигуряване, препоръчителни документи, които служителят може да представи за себе си, изисквайки трудовата книжка не е толкова необходима и не толкова значима " Въпреки това, въпреки аргументите на противниците на трудовата книжка, тя все още продължава да бъде документ, потвърждаващ трудовия стаж на служителя. Оказва се, че когато трудовата книжка вече не е необходима на собственика си, той я оставя на „съхранение” във фирмата, от която е напуснал. Но отделите по персонала също не се нуждаят от трудова книжка на някой друг. Напротив, за незаконното му съхранение фирмата работодател ще трябва да плати значителни глоби. Всъщност новите изменения в Кодекса на труда относно опростената кадрова процедура за издаване на нова трудова книжка по всяко искане на служител водят до факта, че скоро отделите по персонала ще съхраняват пълни сейфове на трудови книжки, които са били забравени или изоставени умишлено от „собственици“. И тогава такива компании няма да избягат от глоби. За да се избегне това, отделът по персонала трябва да предприеме всички горепосочени стъпки в рамките на един месец и след това, ако собственикът на трудовия запис не отговори, той може да бъде уволнен.

Като дава подробни примери за такива документи, авторът възнамерява да даде пълна препоръка относно конкретни действия и техните документални доказателства за изпълнение на задачата за законно прехвърляне на трудовата книжка на нейния собственик. Достатъчно е работодателят да разполага с копия на документите, изпратени от фирмата, техния опис и касови бележки за пощенски услуги с дата на изпращане, за да може проверяващата инспекция по труда да тълкува еднозначно настоящата ситуация и да не налага глоби.

През 2012 г. ръководството на страната повдигна въпроса дали е необходима трудова книжка. Много държавни служители твърдят, че този документ е остаряла форма на потвърждение на професионалната дейност и трудовата история на субекта. Някои служители по персонала смятат, че записите в трудовите досиета не винаги отразяват реалното състояние на нещата. След като настаниха не съвсем съвестен служител, служителите на отдела по човешки ресурси, вместо да посочат статията, по която е уволнен, пишат, че уволнението е станало по взаимно съгласие на страните.

Защо възникна въпросът за премахване на трудовите права?

Важен фактор, който не е в полза на продължаването на поддържането на трудови досиета, е документацията. Сега законодателството, регулиращо трудовите отношения, установява, че работодателят трябва да създаде (при първоначална работа) или да поддържа (при последваща промяна на мястото на работа) трудова книжка за всяко лице, което е работило за него повече от 5 дни. В случай на преместване на друга длъжност, в друго подразделение, награда или насърчаване, да не говорим за уволнение, всичко това трябва да бъде отразено в този документ. Тъй като всички записи се правят ръчно, това отнема много време. Освен това отговорността за правилното поддържане и безопасността на трудовите досиета е изцяло на работодателя, представляван от служителя по персонала.

Работодателите и потенциалните служители, особено учениците над 14 години, студентите или пенсионерите, които искат да печелят допълнителни пари, все по-често се сблъскват със ситуация, при която при кандидатстване за работа се сключва гражданскоправен договор, а не трудов договор. Следователно в трудовата книжка не се вписват данни за трудов стаж и изпълнявани функционални отговорности. Периодът, през който служителят извършва дейността си по този вид договор, естествено не се взема предвид при изчисляване на бъдещата му пенсия.

Аргументи в полза на провеждането на раждането

Има обаче и поддръжници, които дават положителен отговор на въпроса дали сега са необходими трудови книжки. Това се дължи на факта, че опитен специалист, веднага след като отвори заявление за работа, получава цялата необходима информация за лицето, което възнамерява да заеме място в определена организация. С негова помощ можете да следите трудовата си дейност, периодите, през които служителят е бил ангажиран с определен вид дейност, стимулите, които е получил, както и всякакви други точки.

Руското законодателство относно трудовите книжки

Действащото руско законодателство съдържа правни норми, според които основният документ, потвърждаващ трудовия стаж и трудовата дейност на дадено лице, е трудовата книжка.

Основните разпоредби са заложени в следните правни актове:

1. Кодекс на труда на Руската федерация)
2. Постановление на правителството на Руската федерация „За трудовите книжки“).
3. Резолюция на Министерството на труда на Руската федерация „За одобряване на Инструкциите за попълване на трудови книжки“.

Всички тези документи, както и приложенията към тях, дават положителен отговор на въпроса дали сега е необходима трудова книжка.

Защо ви е необходима трудова книжка?

Въпреки факта, че напоследък се засили дискусията относно неуместността на поддържането на трудови досиета, този документ продължава да играе много важна роля. Много организации изискват служителите да предоставят трудова книжка. Това се случва в следните случаи:

1. при постъпване на работа или служба)
2. при изчисляване на различни плащания, например обезщетения за временна нетрудоспособност, бременност и раждане, плащания за отпуск по болест, заплащане за отпуск и др.
3. при кандидатстване за трудова пенсия)
4. при получаване на заем)
5. при кандидатстване за задграничен паспорт и в други случаи.

Как да замените трудова книжка

Никъде по света трудовата книжка не се използва за потвърждаване на трудовия стаж на служителя. На Запад се обръща повече внимание на подадената автобиография на човек, на когото работодателят има доверие. Въпреки това, ако последният има някакви съмнения относно записите, съдържащи се в портфолиото, мениджърът по човешки ресурси може да поиска препоръки от предишни места на работа или контакти, чрез които той може самостоятелно да се свърже с ръководството на последното място на работа. В Русия тази практика не е широко разпространена, освен в случаите, когато приятели или роднини „казват добра дума“ за потенциален служител.

За съжаление в Русия автобиографиите и писмените препоръки от бивши работодатели нямат правна сила. Въпреки факта, че трудовият договор, сключен при постъпване на работа (служба) между служителя и работодателя, установява основните права и задължения на двете страни по споразумението, размера на заплатите, реда за тяхното изплащане и някои други точки, той не може да се използва от органите на Пенсионния фонд при изчисляване на пенсиите. За тези цели все пак ще трябва да предоставите трудова книжка.

Като аналог на сега действащата трудова книжка се предлага въвеждането на електронна пластмасова карта, на която да се съхранява цялата необходима информация за лицето като работещ гражданин, а именно:

• паспортни данни)
• пенсионна карта)
• идентификационен номер на данъкоплатеца.

Основното предимство на създаването и използването му е удобството и липсата на необходимост от събиране на пакет документи.

Прилагането на практика на електронен инструмент, потвърждаващ трудовата дейност на конкретно лице, обаче ще изисква доста дълъг период от време. Това ще наложи необходимостта от извършване на съответните промени не само в практическата дейност на кадровите служби, но и в законодателството на различни нива.

Така единственият възможен документ, съдържащ основна информация за трудовия стаж на служителя, неговата длъжност, функционални отговорности, награди за трудови успехи и причини за уволнение, продължава да бъде трудовата книжка.

Работата може да започне на всяка възраст и трудовата книжка може да бъде получена доста рано. Но много неопитни работници, работодатели и служители на отдела за персонал нямат ни най-малка представа как да попълнят трудова книжка, когато се издава за първи път.

Липса на опити известна несигурност допринася за това, че когато попълват трудова книжка, хората правят много грешки, поради което трябва да изчистят мръсотията в трудовата книжка или просто да се отърват от нея.

В тази статия ще ви научим допринасят правилновсички записи в трудовата книжка на новоназначен служител за трудова функция в организацията, особено ако това е първият му трудов стаж. Също така ще ви разкажем за всички видове нюанси при попълване, удобно подреждане на информацията, която ви интересува точка по точка.

Приятно четене и не забравяйте, че всеки запис, направен от ваша ръка в трудовата книжка, води до настъпване на определено последствия, но кои: благоприятни или не - трябва да решите сами.

На каква възраст можете да започнете?

Както знаем, у нас започва възрастта на пълното мнозинство осемнадесет годишен. Разбира се, днес много служители на държавния апарат се опитват да намалят тази цифра до двадесет и една години, но в Гражданския кодекс на нашата страна цифрата е посочена на осемнадесет години.

Също така непълнолетно дете винаги има възможност да се подложи на процедурата еманципация.

За да направите това, трябва да си намерите работа трудов договорили да участват в бизнес дейности.

Родителите или органът по настойничество и попечителство трябва да подадат молба за еманципация на непълнолетния в съда, а съдът, въз основа на резултатите от разглеждането на представените документи, трябва да реши дали да отхвърли тази молба или не.

По този начин, ако детето е преминало през процедурата за еманципация, то ще може да работи официално по трудов договор от шестнадесетгодишна възраст.

Това означава, че на негово име може да се отвори трудова книжка. от тази възраст. Разбира се, в Русия такива случаи са много малък процент, но все пак се случват и се случват навсякъде, поради което също трябва да се вземат на сериозно.

Как и къде мога да го направя (да го взема)?

Ако сте отишли ​​да си намерите работа първине е нужно да си блъскате главата къде да вземете трудова книжка, ако не сте работили. Можете самостоятелно да използвате няколко начина за намиране на работа, които са предвидени от държавата и други регулаторни правни актове. Ще разгледаме всеки от тях по-подробно в следващите параграфи.

Покупка

Трудовата книжка може да бъде купете си го сами. По правило в книжарниците се продават образци на трудови книжки, установени със закон. Вие сами купувате този документ и го подавате сами на работодателя.

Това е мястото, където вашите действия свършват и работодателят започва попълваневажен документ. Но според закона тежестта за закупуване на трудова книжка не е ваша. Ще ви кажем кой и как трябва да ви предостави документ за работа в следващия параграф.

Кой трябва да купува?

Трябва да закупите трудова книжка самата организацияили индивидуален предприемач (работодател). По правило организациите имат пълномощно, по силата на което закупуват трудови документи в няколко екземпляра и издават трудови документи на новопристигнали служители.

Така работодателят не може да ви задължи да си купите разрешително за работа – това е ваше чисто лично желание. Но работодателят може да приспадне цената на книгата от приходите ви.

Как се приспада цената на трудовата книжка от заплатата?

Заплатагражданин е месечен стимул за работа. За съжаление, много граждани не са уведомени от работодателя си, че разходите за закупуване (заплащане) на трудова книжка могат да бъдат приспаднати от тази сума.

Според Кодекса на труда това трябва да става само със съгласието на работника или служителя. Разбира се, парите, удържани при покупката, не са съизмерими с размера на заплатите, но все пак е по-добре да знаете къде отиват парите, които сте спечелили честно.

Заповед за начисляване на такса за трудова книжка

Ако работодателят уведоми служител, че ще събира разходите за труд от заплатата му, това не означава, че той прави всичко според закона.

За съжаление, не всички работодатели знаят, че такова действие като събиране на пари за трудова книжка трябва да бъде потвърдено със заповед със съответния номер и дата.

Заповедта трябва да бъде предоставена на служителя за преглед и едва след това средствата могат да бъдат отписани в полза на работодателя.

От кого се извършва?

Заповедта се издава по правило от работодателя или негов заместник. Служителите от отдел „Човешки ресурси“ също имат правомощия да издават заповеди.

Само тези хора имат право да поставят печат върху поръчката и да я обявят за валиден местен нормативен акт за организацията.

Къде се издава?

Трудовата книжка може да ви бъде издадена за първи път в отдел човешки ресурси на организацията. За съжаление, много често служителите не знаят това и сами попълват новозакупения отчет за работа.

Това не трябва да се прави при никакви обстоятелства, така че незабавно се свържете или с вашия работодател, или със служител по човешки ресурси за правилната регистрация.

Колко време отнема на работодателя да води трудова книжка?

Работодателят трябва да отвори трудова книжка на новоназначения служител в рамките на една седмица след подписването на трудовия договор от двете страни. Трудовата книжка се предоставя на служителя за проверка на въведените данни, както и за подпис.

След това книжката остава на съхранение при работодателя или служител от отдела по човешки ресурси, докато служителят приключи работата си на работното място.

Какви документи са необходими за получаване?

За да получите трудова книжка за първи път, трябва да сключите трудов договор с организацията. Трябва също да предоставите паспорта си и да направите фотокопия от него.

Не забравяйте, че при факта на вашата работа трябва да бъде издаден подходящ тип заповед. Само наличието на всички горепосочени документи наведнъж дава право на служител на отдела за персонал (работодател) да отвори трудова книжка за служител.

Заявление за учредяване

Много хора смятат, че за да може служител да получи трудова книжка за първи път, тоест да бъде въведен в организация, той трябва да попълни заявление. Но това далеч не е вярно.

Всъщност не е необходимо да се изготвя заявление, но ако уставът на организацията предвижда това изискване като задължително изискване, ще трябва да се съобразите с това обстоятелство.

Примерно заявление за издаване (регистрация) на формуляр за трудова книжка при наемане за първи път.

Пълнеж

Попълването на трудова книжка за първи път е много важен и чувствителен процес, трябва да се спазват всички правила. Опитайте се да го третирате възможно най-внимателно, защото има голяма вероятност да не успеете да напишете правилно записа от първия път.

Как да издадем трудова книжка на служител за първи път?Тази статия е предназначена само за хора, които съставят трудова книжка, когато кандидатстват за работа за първи път)

Когато наемате служител за първи път, обърнете внимание на основен ход на труда. Съдържа информация за служителя. Трябва да се попълни въз основа на вашите паспортни данни, както и предоставената диплома за завършено висше учебно заведение или средно или средно професионално образование.

Пишем правилно фамилията, собственото име и бащиното име на служителя.

Пример за попълване на трудова книжка за първи път (заглавна страница)

Следващата точка, въз основа на паспорта, посочва годината на неговото раждане. След това трябва да предоставите информация за вашето образование и специалност. След това служителят трябва да подпише документа.

Едва след това обръщате страницата за труда и се намирате на двойна страница, където трябва да оставите информация за позицията на служителя.

Тук поставяте първото сериен номер, датата на завършване и посочете името на организацията, както и длъжността, за която служителят е официално нает. Не забравяйте да посочите номера и датата на заповедта, което показва приемането на служителя за длъжността.

Не забравяйте да поставите печата и подписа на работодателя върху първото направено вписване.

За да проверите, оставете служителя да прегледа записите. Може би със свежи очи той ще открие грешки, които могат да бъдат отстранени, без да се променя трудовата книжка.

Трудова книжка за непълнолетно лице

Ако гражданинът е преминал през процедурата за еманципация, но все още е непълнолетен, тогава трудовата книжка за него също е издаден, но в този дизайн се появяват малки нюанси.

Също така попълвате информация за името, фамилията и бащиното име на служителя на главната страница и въвеждате датата му на раждане. Но в никакъв случай не попълвайте редовете за образование и специалност.

Напълно възможно е след известно време еманципирано непълнолетно лице да реши да промени сферата на дейност или дори да завърши няколко висши учебни заведения наведнъж, а в трудовата му книжка в линията за образование ще има запис за средно образование.

Заключение

Попълването на трудова книжка при кандидатстване за работа за първи път трябва да бъде най-много чист. В края на краищата този документ започва кариерата на служителя, която вероятно няма да бъде гладка, но трябва да направите добър старт с вашето компетентно и квалифицирано влизане.

Бъдете внимателни и правно разбираеми и тогава още от първия път документът, който попълвате, ще се счита за примерен.

Трудовата книжка на служителя е основният документ, доказващ факта на неговата работа. Той съдържа данни за мястото на изпълнение на трудовата функция, наименованието на длъжността, мерките за възнаграждение и наказание, както и причините и обстоятелствата на уволнението. Ако е правилно изпълнен, този документ дава право на лицето да получи пенсионен сертификат.

Трудова книжка: как да получите и попълните

Законодателството определя само две основания за издаване на трудови книжки: на тези, които за първи път започват да изпълняват трудова дейност, и на тези, които се нуждаят от дубликат на документа, ако оригиналът е изгубен или повреден.

Само работодателят или упълномощено от ръководителя на предприятието лице има право да издава трудови книжки. Когато кандидатства за работа, човек трябва да уведоми работодателя, че има нужда от трудова книжка. Как да получите този важен документ? Служителят трябва да напише заявление за издаването му (като посочи причината за отсъствието на работна ръка) до отдела по персонала на предприятието, където ще работи.

При издаване на документ попълнете заглавната му страница и колоните за първото място на работа. Когато служителят получи трудова книжка, цената й се удържа от първата му заплата. Това е посочено в съответните наредби на Министерството на труда. Работната книга, чиято цена варира от 175-180 рубли, може да бъде оборудвана с вложка (цената й е същата).

В бъдеще във всяко следващо предприятие служителите на отдела по човешки ресурси правят нови записи в документа: за наемане, повишение, прехвърляне или уволнение.

Какво е трудова книжка?

Външният вид на този документ е книга с твърда корица, върху която е изобразен гербът на Руската федерация и по-меки листове. Има и вложки, които се зашиват в документ, когато всичките му листове са покрити с надпис.

Бланката за трудова книжка е строго отчетен документ, фирмата я закупува и съхранява в заключен огнеупорен шкаф.

Въпреки това, същите мерки за сигурност се вземат за съхраняване на попълнени и приети от служителите трудови книжки.

Попълването на документа е поверено на служител от отдела за човешки ресурси или служител, изпълняващ подобни функции. Ако фирмата е малка, самият управител поддържа трудови книжки. Всеки работещ гражданин трябва да знае, че никой няма право да прави никакви записи в неговия документ без съответното уведомление. Собственикът на произведението трябва да получи писмено известие.

Счетоводство

Всички действия с формуляри и попълнени документи се записват в книгата за отчитане на движението на трудовите книжки и вложките към тях. Тук те посочват името на лицето, на което е издаден документът, както и причините за това (липса на разрешително за работа, загуба или необходимост от подмяна поради износване).

Издаването на трудова книжка (попълнена) на служителя е възможно само при уволнението му. Във всички други ситуации отделът по човешки ресурси предоставя извлечения от съответните страници.

Законодателството на Руската федерация съдържа инструкции за това как да се състави трудовата книжка, как да се получи документът и как се формулират вписванията в него. Някои правила и разпоредби са включени в правилника на Министерството на труда. Въпреки това, най-изчерпателната и пълна процедура на работа е продиктувана от инструкциите на работните книги, които всички служители на отдела за персонал трябва да следват в своите дейности.

Наред с други неща, той посочва формулярите за приходи, разходи и счетоводни книги.

Цел на труда

Стойността на която показва основна информация за мястото на работа на дадено лице, неговото образование, умения и опит е доста голяма. Този документ служи не само като доказателство за достатъчен трудов стаж, което е важно при кандидатстване за пенсионно удостоверение, но и служи като красноречива илюстрация на трудовите постижения на лицето. Това се признава и често се използва от мениджърите на много предприятия по време на интервюта.

Заедно с автобиография, те могат да поискат от кандидатите да предоставят копия и извлечения от трудови досиета. Тези данни говорят сами за себе си и илюстрират по-добре от всякакви думи пригодността на даден човек за конкретна позиция.

Какво се отразява в трудовата книжка?

Следната информация трябва да бъде включена в трудовия документ:

1. Кандидатстване за работа с посочване на конкретна позиция.
2. Дата и факт на преместване в друг отдел.
3. Повишаване или отстраняване от длъжност.
4. Данни за промени в статута на служител: промяна в срочен договор за прехвърляне на служител на непълно работно време на пълно работно време.
5. Стимули, които се състояха.
6. Наказания и глоби, послужили като причина за уволнение.
7. Дата, факт и причина за уволнението.

Поддържане на трудова книжка за работещ на непълно работно време

В случай, че служител извършва някаква работа в предприятието в свободното си време от основната си работа, той се счита за работник на непълно работно време. Трудовото му досие остава в отдел "Личен състав" по основната му работа.

Законът не задължава работодателя да вписва такива дейности в трудовия документ, това е оставено на преценката на служителя. Няма значение за какъв тип почасова работа говорим (външна или вътрешна).

Трудовата книжка на служителя може да бъде допълнена с допълнителен запис, в случай че лицето носи на мястото на основната си работа удостоверение, удостоверяващо факта на неговата работа на непълно работно време. Въз основа на този документ, изявление от собственика на трудовата книжка и заповед на ръководителя, служителят на отдела за човешки ресурси има право да направи необходимия запис.

Как и кога се издава трудова книжка (RF)?

Когато човек бъде нает и попълни трудова книжка, от него се иска да предостави:

• Документ за самоличност (паспорт).
• Документ, потвърждаващ данните за образованието (диплома, сертификат, сертификат). Ако се случи първоначалното издаване на трудова книжка, тези документи служат като основа за попълване на заглавната страница.
• Ако служителят е посещавал курсове, които повишават нивото на неговата квалификация, той трябва да приложи съответните сертификати.
• Военнообслужваните граждани са длъжни да представят военна книжка.
• Документ за брак, ако е послужил като основа за промяна на фамилията.

Законодателството на Руската федерация определя периода, през който работодателят е длъжен да отрази в трудовата книжка факта на работа на своя подчинен. За това му се дават пет дни от момента, в който служителят е започнал да изпълнява задълженията си.

В случай, че това условие бъде нарушено и вписването се забави, работодателят носи правни последици. Процедурата за поддържане на трудови досиета е приложима за всички категории работници, дори за тези, които все още не са навършили 18 години.

Според Кодекса на труда, лицето има право на официална работа след навършване на 14 години. Разбира се, за такива служители се прилагат преференциални условия по отношение на работното време и натовареността. Освен това работодателят не може да наеме тийнейджър без писменото съгласие на неговите родители или настойник.

Каква може да бъде основата за въвеждане

Както бе споменато по-горе, за попълване на отчет за чиста работа са необходими основни документи на служителя (паспорт, данни за образование и квалификация). Това е необходимо, така че колоните на заглавната страница да бъдат попълнени правилно и възможно най-пълно, без собствени имена.

Ако служител се присъедини към предприятието и представи завършен отчет за работата, служителят на отдела по човешки ресурси действа въз основа на заповеди, издадени от ръководителя (при наемане, прехвърляне, повишение или уволнение).

За документиране на факта на приемане са предвидени седем дни, а в случай на уволнение се издава трудова книжка в деня на издаване на заповедта.

Формулиране на информация, включена в трудовите документи

По правило подробна информация за причините и обстоятелствата на определени действия е изложена точно в заповедта на ръководителя (например наличието и продължителността на изпитателен срок). Тази информация не се прехвърля дословно в трудовата книжка.

Напротив, от HR служителите се очаква да формулират възможно най-кратко и стегнато. Инструкциите дори съдържат примери за някои фрази:

• Приет (приет) за длъжността.
• Преместен (преместен) на друго място на работа.
• На служителя е определено определено ниво на квалификация, ранг или
• Дадена е награда или повишение.
• Служителят е уволнен (уволнен) поради...

Това означава, че поддържането на трудови книжки включва само посочване на причината за вписването, неговия сериен номер и датата на заповедта.

Граматически аспект

Въз основа на нормите и правилата, продиктувани от закона, вписванията в трудовата книжка трябва да бъдат номерирани и датирани само с арабски цифри.

Когато говорим за номериране, имаме предвид, че първият запис е този, който е направен преди всички останали. Когато служител напусне и прехвърли досието си в следващата компания, служителят по човешки ресурси продължава да номерира записите, вместо да започва от първия номер.

Не се допускат съкращения на думи и термини, с изключение на общоприетите съкращения.

Процедурата за коригиране на грешки, направени при извършване на записи

Когато документите се попълват от хора, съществува риск от граматични или семантични грешки. Причината може да е използването на ненадеждни източници (остарели данни или непълна информация), както и различни типографски грешки и механични грешки.

В този случай ръководството предлага няколко метода за коригиране на грешки:

1. Грешка в трудовата книжка се коригира, като се задраска неправилната дума и се напише нова на реда отгоре или отдолу.
2. Създаване на запис, който трябва да анулира този, който съдържа грешка.

В случай, че служител е променил фамилното си име или е придобил нова професия, служителят на отдела по човешки ресурси трябва да промени данните на заглавната страница на трудовата книжка. За да направите това, можете да приложите първия метод и да направите нов запис на гърба на корицата (от вътрешната страна).

При извършване на корекция се посочва видът и номерът на документа, въз основа на който е направена промяната, след което лицето, извършило вписването, се подписва и полага печата на фирмата.

Може да се наложи анулиране на запис, ако в него е допусната грешка или е открита неточност в посочената по-рано информация. Корекцията се извършва, както следва:

1. Въведете коректна информация.
2. Номерират и датират го.
3. Извършете задължително действие: посочете, че запис №... трябва да бъде приет като невалиден.
4. Те дублират номера на поръчката, който е посочен до грешния запис.

Знаейки какво е трудова книжка, как да получите и поддържате този документ, както и да познавате правата и отговорностите на служителя и работодателя, всеки трябва да спазва тези правила и разпоредби. Това отговаря на интересите му като гражданин и е съобразено с изискванията на закона.

Служителят може да получи работа без трудова книжка, която след това му се предоставя от работодателя в съответствие със закона, или има друга възможност: трудовите или действителните трудови отношения започват и се развиват без трудова книжка.

В първия случай лицето може да няма никакъв трудов стаж. Това са непълнолетни и завършили учебни заведения, които за първи път получават работа, и други граждани, които по някаква причина не са работили (домакини). 65-ти чл. сочи, че при сключване на трудов договор с тези граждани, работодателят не изисква трудови книжки от тях.

В същата алинея е предвидено и друго изключение - студентът задочно обучение не е длъжен да има книжка при постъпване и след това няма да му бъде издадена такава.

Друг посочен в 66-та ул.. случай – когато работодателят е физическо лице. В този случай трудовата книжка изобщо не се издава, дори ако работата е основна за лицето.

Редът на тези взаимоотношения е посочен подробно в 303 чл..: задължително е сключването на писмен трудов договор, който се регистрира в местните власти, работодателят плаща осигуровки и други задължителни вноски.

Служителят няма книжка при постъпване, ако я е изгубил, загубил и др. В този случай, съгласно член 65, задължението на работодателя по искане на служителя.

Както следва от 66-ти чл. стр. 3-ти ТК, за всеки, който е работил в организация повече от 5 дни, работодателят е длъжен да води трудова книжка, въпреки факта, че работата е основна за гражданина. Вижте пълния текст на закона, глава 11, член 66 по-долу:

Кодекс на труда на Руската федерация, глава 11, член 66. Трудова книжка

Трудовата книжка на установената форма е основният документ за трудовата дейност и трудовия стаж на служителя.

Наемане на ученик

Наемането на лица под 18 години и трудовите правоотношения с тяхно участие имат съществена специфика.

Ако се отнасяме само до въпроси, свързани с трудовата книжка, тогава в случаите, когато тийнейджърът преди това не е имал трудово правоотношение, тя се издава в съответствие с 65 и 66 чл. TC, параграф 8 от Правилата, одобрен. 225-ти пост. правителство

История на заетостта

приключва в рамките на една седмица с въвеждането на информацията, посочена в параграф 9 от Правилата.

На практика служителите на отдела за персонал понякога изискват от тийнейджър да представи изявление. Това не е съвсем законно, но не е и грубо нарушение, тъй като фактът, че тийнейджърът няма предишен трудов стаж, следва само от думите му.

Кодекс на труда на Руската федерация, глава 11, член 65. Документи, представени при сключване на трудов договор

Освен ако не е предвидено друго в този кодекс или други федерални закони, при сключване на трудов договор лицето, кандидатстващо за работа, представя на работодателя:

• паспорт или друг документ за самоличност;
• трудова книжка, с изключение на случаите, когато трудовият договор се сключва за първи път или служителят започва работа на непълно работно време;
• удостоверение за задължително пенсионно осигуряване;
• документи за военна отчетност - за военнослужещите и подлежащите на наборна военна служба;
• документ за образование и (или) квалификация или наличие на специални знания - при кандидатстване за работа, която изисква специални знания или специално обучение;
• удостоверение за наличието (липса) на съдимост и (или) факта на наказателното преследване или прекратяването на наказателното преследване на рехабилитационни основания, издадено по начина и във формата, установени от федералния изпълнителен орган, изпълняващ функциите за развитие и прилагане на държавна политика и правно регулиране в областта на вътрешните работи - при кандидатстване за работа, свързана с дейности, изпълнението на които в съответствие с този кодекс, друг федерален закон не е разрешено на лица, които имат или са имали престъпление регистрират, са или са били обект на наказателно преследване.

В някои случаи, като се вземат предвид спецификите на работата, този кодекс, други федерални закони, укази на президента на Руската федерация и постановления на правителството на Руската федерация могат да предвиждат необходимостта от представяне на допълнителни документи при сключване на трудов договор .

Забранено е да се изискват от лице, кандидатстващо за работа, документи, различни от предвидените в този кодекс, други федерални закони, укази на президента на Руската федерация и укази на правителството на Руската федерация.

При сключване на трудов договор за първи път трудова книжка и осигурително свидетелство за задължително пенсионно осигуряване се издават от работодателя.

Ако лицето, което кандидатства за работа, отсъства, трудова книжка поради изгубването й, повреда или по друга причина работодателят е длъжен при писмено заявление от това лице (с посочване на причината за липсата на трудова книжка) да издаде нова трудова книжка.

По трудов договор, но без трудов договор: отговорност

Без трудова книжка можете да работите на непълно работно време за работодателя на дадено лице и в случай, че връзката е формализирана не като трудово правоотношение, а като гражданскоправна.

Трудовото законодателство защитава служителя, осигурява му специални права и гаранции, а ако работодателят злоупотреби с правото и заобиколи закона, вместо трудов договор, състави граждански договор (авторски, договор и др.), той ще носи административнонаказателна отговорност по чл.5.27. Кодекса за административните нарушения, а при повторно нарушение наказанието е по-значително.

Ако служител злоупотребява с правото си и именно по негова инициатива е сключен граждански договор с цел избягване на задължителните вноски и това се случва на служителя системно, той може да носи отговорност за незаконен бизнес, напр. съгласно чл.14.1 административен кодекс.

Трудовата книжка потвърждава наличието на трудови отношения и посочва тяхната специфика, служи за удостоверяване на трудовите права на гражданин и посочва неговия стаж. Неговата необходимост в трудовите отношения е пряко предвидена от закона.

В интерес както на служителя, така и на работодателя е стриктното спазване на тези изисквания. Това ще защити връзката и ще избегне неизбежната отговорност за нарушаване на задължителен закон.