Компанії, у роботі яких задіяний транспорт, мають окрему статтю витрат, пов'язану з купівлею нафтопродуктів. Придбання пального (далі ПММ) може бути здійснено за гроші шляхом безготівкового перерахування або за допомогою списання літрів з паливної картки.
Смарт-карта дозволяє здійснювати контроль над тим, у який час, у якому терміналі, за якою вартістю та який літраж ПММ було куплено. Ці пластикові картки мають гарний попит. Тому питання, як грамотно організувати облік паливних карток, так само закономірне, як і питання.
Що таке паливна карта?
Раніше у компаній та фізичних осіб у побуті були паливні талони, які дозволяли здійснювати контроль над витратою пального. Вони мали такі особливості:
- відрізнялися конкретним лімітом ПММ;
- при заправці авто здійснювалося списання літрів палива;
- відбивався незатребуваний залишок бензину.
Сьогодні талони використовуються для одноразової заправки авто. На зміну їм прийшли просунутіші – паливні картки з вшитим мікропроцесором. Чіп містить інформацію про ліміт коштів, призначених для купівлі ПММ та додаткових послуг на автозаправках, а також відомості про паливний асортимент та послуги, що надаються постачальником.
Паливна карта зручна тим, що:
- її чіп зберігає дані про витрачання ПММ в електронному вигляді;
- дозволяє у будь-який час дізнатися залишок та час заправки палива;
- доступна до оформлення фізичним особам та організаціям;
- прискорює процес обслуговування автозаправках;
- дозволяє заощадити за рахунок знижок, що діють під час оформлення великого ліміту;
- дає можливість уникнути зайвої паперової тяганини при звіті перед начальством;
- спрощує бухоблік (всі відомості містяться в особистому кабінеті господаря картки).
Довідка:роботу бухгалтера спрощує і те, що йому не потрібно відображати в бухобліку видачу карт ПММ і робити проведення коштів, які за фактом не видаються.
Види карт
За форматом обмежень розрізняють два види пластикових карток:
- Нелімітована– власник картки не обмежений тимчасовими рамками та може витрачати весь обсяг палива за своїм упокоренням. Покупець може обмежити злив ПММ добовим чи місячним лімітом, подавши відповідну заявку. Коли сплачений обсяг палива закінчується, робота картки тимчасово припиняється.
- Лімітована– покупець вправі витрачати кошти (кількість літрів), обсяг яких вбирається у встановленого межі протягом добу чи протягом месяца. За бажанням внести зміни необхідно подати заявку у затвердженій формі постачальнику пального, і тоді картка буде переформатована. Наприклад, ліміт - 20 л пального марки АІ-95 на день. В даному випадку покупець може витрачати не більше 20 л палива з 00:00 до 24:00 за раз або кілька заправок. Викуплений обсяг ПММ зменшується на суму списаних літрів. Кожної нової доби дає власнику картки можливість заправитися бензином у рамках ліміту.
За ознакою облікової одиниці виділяють такі види карток:
- Літрові– купується конкретний літраж палива, видача якого не залежить від вартості пального, встановленої на дату заправки.
- Грошові– на баланс смарт-карти зараховуються кошти, та ПММ видаються за ринковою ціною, актуальною на момент запиту, у межах суми, доступної до списання.
Важливо:смарт-картка – не засіб платежу, а свого роду сховище пального у літрах, сплачених компанією. Так, фірма-покупець перераховує гроші на розрахунковий рахунок фірми-продавця (паливної компанії) та уточнює у призначенні платежу номер картки з чіпом, куди згодом зараховуються викуплені літри бензину. Паливна карта дає власнику право заправлятися нею на станції постачальника, що випустив пластик, і партнерських автозаправках.
На вартість бензину, затребуваного водієм, видається чек, де вказані номер картки, дата та час видачі пального, номер терміналу, вид та обсяг придбаного бензину, а також ціна. Але насправді це не касовий чек, оскільки при відпустці ПММ оплата не надходить.
За підсумками місяця паливна компанія надає рахунок-фактуру, накладну на товар та звіт за пройдений місяць, де вказує номер картки, дату, час, термінал АЗС, обсяг відпущеного бензину, його марку та ціну, а також доступний залишок за смарт-карткою.
Облік смарт-картки
Пластикова карта зазвичай закріплюється за певним працівником. Для ведення контролю слід придбати журнал обліку прийому та видачі карт. Зважаючи на відсутність єдиного зразка форма відомості затверджується кожною організацією в індивідуальному порядку.
Основні графи, які можуть бути присутніми в журналі:
- модель та держномір автотранспорту, який довірений водієві та за сумісництвом — власнику картки;
- ПІБ працівника та його підпис;
- дата передачі картки співробітнику особисто до рук;
- дата повернення картки водієм.
Порядок видачі та повернення картки ніде не закріплено. Тобто начальство може зобов'язати працівника здавати її щодня після зміни, або коли того вимагають обставини, що склалися (у разі звільнення, відпустки і т.д.). Складання авансових звітів під час розрахунків за пальне необов'язкове.
Бухгалтерські проводки
Важливо:порядок обліку карток залежить від домовленості з паливною компанією.
Безкоштовне володіння. В облік бухгалтери заносяться лише ті безоплатно прийняті активи, які у майбутньому можна продати з метою отримання доходу. А оскільки чіпова карта закріплена за конкретною організацією та її продаж неможливий, то інформація про неї не відображається в системі обліку доходів та витрат на підприємстві.
Отримання на умовах повернення. Фірма-покупець має переказати постачальнику заставу за картку. Коли термін використання пластика закінчиться, організація поверне його назад, а паливна компанія здійснить повернення сплаченої вартості картки. Оскільки картка ПММ – це власність постачальника, то цей актив слід враховувати окремо від майна, що належить фірмі-покупцю (п. 5 ПБО 1/2008). Тому в бухобліку довірений документ необхідно перенести на позабалансовий рахунок у грошових одиницях. Щодо чіпових карток дозволяється відкрити субрахунок, наприклад 015 «Паливні картки».
Процедури прийому та оплата картки ПММ мають бути відображені у бухобліку у вигляді проводок — дебетів та кредитів (далі Д і К):
- Д 60 До 51 – сплачено вартість застави за картку.
- Д 009 – проведено суму застави.
- Д 015 "Паливні карти" - карта врахована на балансі фірми.
При здійсненні повернення фірмі-власнику:
- Д 51 До 60 – отримано суму задатку за картку.
- До 009 – списано вартість застави.
- До 015 «Паливні картки» - картку знято з позабалансового обліку.
Купівля паливної картки. В даному випадку ціну пластику (без урахування податку) можна одразу списати на витрати (п. 5 ПБО 10/99), та відзначити його окремо на рахунку 19 «ПДВ за отриманими цінностями», а вартість чіпової картки — на позабалансовому рахунку (015 « Паливні картки»).
Бухгалтеру необхідно зробити такі проводки:
- Д 60 До 51 – оплата картки.
- Д 20 (23, 26, 44 ...) До 60 - Списання вартості смарт-карти на витрати.
- Д 19 До 60 - облік ПДВ.
- Д 015 "Паливні картки" - облік пластикової картки.
- Д 68 субрахунок «Розрахунки з ПДВ» До 19 – прийняття до відрахування ПДВ за вартістю пального.
Важливо:«Розумна» карта видається співробітнику, який згодом отримує по ній нараховані літри палива. Ця операція не підтверджується дебетом/кредитом, оскільки працівник не отримує фінансових коштів на руки. Використовувати в цьому випадку рахунки 71 «Розрахунки з підзвітними особами» означає порушувати звітність.
Облік пального ведеться на рахунку 10 «Матеріали», субрахунку 10.3 «Паливо». Усі маніпуляції також підтверджуються документами. Витрати розраховуються згідно з дорожніми листами, переданими відповідальною особою, та звітами, наданими системою.
Підбиваємо підсумки
Ведення паливних карток дозволяє здійснювати контроль над витратою пального та суттєво спрощує роботу бухгалтера.
Документи, що надаються компанією-постачальником щомісяця: рахунок фактура, звіт з операцій, акт приймання-передачі, сприяють швидкому оформленню бухгалтерської звітності.
Якщо в комерційній діяльності фірми використовуються транспортні засоби, це передбачає необхідність придбання паливно-мастильних матеріалів (ПММ). Завдання полягає не тільки в їх раціональному виборі та купівлі, а й у подальшому обліку. Одним із інструментів ведення бухгалтерії у цьому напрямку є паливна карта. Ця стаття про те, яким чином забезпечити грамотний та раціональний податковий та бухгалтерський облік паливних карток.
Переваги використання паливних карток
Паливна карта – зручний тип розрахунку, що використовується як великими підприємствами, і приватними особами. Пересічні громадяни також можуть розраховувати на оплату пального та масел за допомогою цього пластику та отримати різні бонуси та cash back. У зв'язку з цим відсутня необхідність наражати себе на небезпеку, носячи в кишені велику суму готівки. Крім того, картка дозволяє отримувати ПММ зі знижкою, її розмір залежить від конкретних умов картки та типу АЗС, на якій відбувається заправка. Щодо юридичних осіб, то для них передбачені очевидні переваги користування цим продуктом:
- Повний контроль розрахункових заходів за певний обсяг палива для підприємства.Провести спостереження можна в режимі онлайн у персональному кабінеті. У результаті кожен керівний фахівець може прорахувати, скільки палива і грошей було витрачено водієм.
- Зручна система оплати.Можна провести заправку за допомогою паливних карток на будь-якій автозаправній станції, причому використовувати те пальне, яке необхідне автомобілю.
- Універсальність вирішення комерційних та господарських завдань.Завдяки сучасній розрахунковій схемі можна забезпечити вирішення будь-яких завдань, пов'язаних із заправкою.
- Економічний зиск.Придбання спеціальних пластикових карток на паливо сприяє поверненню податку на додану вартість та повному скороченню витрати бюджету організації.
- Раціоналізація формування собівартості продукції.У підприємства є можливість включення ціни ПММ до розрахунку собівартості продуктових одиниць фірми.
- Економія грошей за допомогою отримання різних знижок та бонусів.Нині цей аспект є як ніколи вражаючим, що з складністю економічної ситуації біля країни.
- Надання повноцінної інформаційної підтримки з боку персонального менеджера.Допомога в оформленні паливних карток. При цьому вони гарантовані для кожної компанії, а також професійний підхід з боку працівників.
Головна перевага володіння підприємства карткою – можливість розрахунку грошей, витрачених співробітником (наприклад, водієм) на паливо чи інші витратні матеріали. Звіт можна отримати в персональному кабінеті, він міститиме відомості про те, коли, де і на який обсяг відбулося поповнення автомобільного бака. У результаті приховування витрати на ПММ для водія буде неможливим, і кошти організації не пройдуть «повз касу». Сучасна тенденція така, що дедалі більше підприємств переходить на безготівкові варіації розрахунків із АЗС та інші структурами, отже здобуття такої карти буде справді вигідним.
Особливості одержання пластику
Для того щоб знайти цей пластик, необхідно зробити звернення до підрозділу, що спеціалізується на видачі та обліку подібних карток, з метою подальшого укладання угоди. Важливо обов'язково перевірити, щоб у переліку документів фігурував додаток, у якому міститься список автозаправних пунктів, які здійснюють заправку карткою. Суми, які були передані паливній організації, є передоплатою за пальне. Слід приготуватися до того, що за виготовлення картки береться певна сума.
Тонкості відображення купівлі картки в СУ підприємства
Для грамотного запису проводки, що передбачає облік бензину за паливними картками, необхідно мати на руках накладну, і наприкінці місяця відбувається підсумовування цін з іншими витратними напрямками. У рамках проводки зазвичай відображаються такі моменти:
- гроші, які потрібні для виробництва та купівлі картки;
- податок на додану вартість та її розмір;
- вартість карткового продукту, що списується до статті витрат.
Як можна помітити з перерахованих особливостей, співробітник організації отримуватиме на розрахунки в АЗС не готівку, а картку. Однак ведення облікових операцій все ж таки є бажаним. Їхня організація може бути здійснена на базі спеціального облікового журналу. Уніфікованої форми цей тип документації немає, проте визначається вона кожною організацією індивідуально. В рамках цього паперу можуть бути відображені такі моменти та операції:
- дата, коли представник отримав фірмову картку;
- дата, у межах якої пластик повернуто керівництву;
- марка автомобіля, що не підлягає заправці за картковим продуктом;
- номери авто, видані представниками ДІБДР;
- ПІБ та персональний підпис водія;
- інші параметри, які враховуються безпосередньо керівництвом.
Загальний порядок заходів щодо придбання ПММ
На порядки впливають варіанти розрахунку та типи реалізації палива. Правила відпуску паливних ресурсів регулюються у вигляді спеціальної інструкції. Таким чином, згідно з п. 7.1 цього документа, реалізація продуктів нафти здійснюється на підставі угод, укладених між сторонами або за готівку.
Різновиди та варіації безготівкових розрахунків за ПММ
В даний час, якщо розглядати суворо безготівкові розрахунки за паливні ресурси, можна виділити декілька найпопулярніших напрямків:
- спеціальні відомості;
- облікові талони;
- пластикові паливні картки.
Розглянуті нормативи мають місце у п. 10 Правил 1442, згідно з якими здійснюється розрахунок за реалізовані продукти нафти.
Використання відомостей та облікові дії
Усі заходи фіксуються договорами, які укладаються між реалізатором (АЗС) та споживачем (компанією). Факт відпустки палива підлягає відображенню у відомості за формою №16НП. А дорожній лист, що є у водія, обов'язково містить інформацію про обсяг відпущеного палива та його марку. На основі законодавчих документів не рідше одного разу на місячний період проводиться виписка зведених відомостей-рахунків для кожного підприємства. Цей папір містить відомості про сумарну ціну матеріалів, виходячи з конкретних марок.
Особливості відпустки продуктів за талонами
Це ще один найпоширеніший варіант реалізації продукції. Талон – це спеціальний документ, взятий за певних умов.Він є своєрідним підтвердженням права на купівлю обсягу ПММ. Так, талон є типом документації, що підтверджує правомочність покупця на придбання палива. Воно зберігається на заправці, доки не буде використано для заповнення бака автомобіля підприємства. Талон – це засіб платежу, лише доказ факту оплати.
Паливні смарт-картки та переваги їх застосування
Ці продукти є унікальними і є пластиком, який має вбудований чіп (мікропроцесор). На ньому відображаються відомості про деякі ключові моменти, які стануть у нагоді для комерційної діяльності фірми:
- обсяг продуктів нафти, які можна продати на заправці;
- також може бути присутня та інша інформація для здійснення розрахункових заходів.
У зв'язку з цим можна дійти невтішного висновку, що це пластик – лише технічний інструмент обліку, а чи не платіжний засіб чи кредитка.
Вести облік паливних карток у бухгалтерії – означає спростити процес ведення бухгалтерської діяльності та сприяє економії часу та грошей керівництва фірми. Паливні картки класифікуються за двома напрямками:
- грошові продукти– вони включають відомості про суму, зараховані на умовний рахунок організації, а також дозволяють купувати будь-які марки паливно-мастильної сировини та супутніх товарних позицій та сервісів у рамках АЗС відповідно до ліміту грошей, традиційно відпуск продуктів проводиться за ринковою вартістю, яка встановлена на момент заправлення;
- літрові елементи– за даними пластиковими продуктами можна дізнатися інформацію про кількість літрів ПММ, які попередньо оплачені організацією, але відпустка ПММ здійснюється не за ринковою ціною, а за вартістю, зазначеною в договорі, такі картки класифікуються за типами ПММ (A92, A95 бензин, А95 Євро, дизельне паливо).
У рамках угоди, укладеної між сторонами, передбачено вимогу, пов'язану з використанням та зберіганням паливних карток, а також з видом картки, умовами заправного процесу, порядком розрахункових заходів, лімітом витрат, переліком заправок, які можуть обслуговувати цю картку. Також міститься інформація про момент, коли відбувся перехід прав власності.
Які аспекти обліку
Певного порядку облікових дій за картами немає. Наприклад, здійснюється облік із застосуванням рахунків "Матеріали" - 10, "Каса" - 50, "Розрахунки з підзвітними особами" - 71. Експерти вважають, що такий порядок обліку не зовсім коректний. Це пов'язано з кількома факторами:
- на 10-му рахунку картки можуть підлягати обліку за елементом «інші матеріали» як об'єкт МПЗ, а згідно з Положеннями бухобліку, до них відносяться активи, що застосовуються підприємством як засоби або предмети праці, які самі собою становлять певну цінність;
- на 50-му рахунку відбувається облік за субрахунком 50-3 «грошова документація», при цьому документи повинні надавати право на отримання товарної позиції за всією номінальною вартістю, засвідчувати право на надання послуги, утримувати суму, можливу для витрат на придбання товарів;
- на 71-му рахунку відбувається узагальнення інформації, яка пов'язана з розрахунками за величинами, виданими під звітність, тобто за фактом працівник не отримує жодної готівки, тому такий облік ПММ за паливними картками також не може вважатися коректним.
Відповідно до загальним і положенням бухгалтерського балансу, всі витрати, пов'язані з купівлею МПЗ, включені у фактичну ціну, за якою запаси приймаються до обліку. Однак багаторазові паливні картки не можуть бути співвіднесені з якоюсь конкретною партією палива. Компанія може списати їхню вартість на базі ПБУ 10/99 у витрати, пов'язані з класичним видом діяльності.
Можливі варіанти проводок у бухгалтерії при купівлі палива та мастильних матеріалів
Проведення та операції, що описуються в рамках бухгалтерського балансу в процесі облікових заходів із закупівлі палива, можуть виглядати так:
- перерахування грошей на оплату картки для купівлі палива – Д60К51;
- віднесення вартості пластику на видаткові напрямки – Д20 (26, 44) К60;
- Д19К60 - операція відображає факт обліку податку на доданий показник вартості з ціни карток;
- проводка Д68К19 передбачає прийняття податку додану вартість до відрахування;
- Д60(2)К51 – внесення передоплати за товари на АЗС, зокрема – ПММ;
- Д10-3К60-1 – операція говорить про те, що паливо, яке було придбано, прийнято до облікових заходів;
- Д60-1К60-2 – зараховано передоплату за паливними ресурсами;
- Д20 (44, 26) К10-3 - операція, що характеризує списання витраченого палива.
Такими є основні проводки, що складаються при обліку паливних витрат за пластиковими картками. Таким чином, у бюджеті підприємства виключені різні помилки та перевитрата ресурсів завдяки використанню системи паливних карток, які підлягають ретельному та детальному відстеженню з боку управлінців. Грамотне застосування подібних карток забезпечить колосальну економію та відсутність помилкових відомостей у рамках ведення бухгалтерського обліку.
В ужитку в нашій країні інструмент увійшов з 1991 року і спочатку був орієнтований на юридичних осіб з великим автопарком. Питання бухгалтерського обліку ПММ (паливно-мастильні матеріали), що купуються за безготівковим розрахунком, актуальні й донині.
У чому переваги карток від ЕКА
Пластик з електронним носієм, на якому зберігається інформація про види палива та його обсяги, запрограмований на використання протягом певного часового проміжку та дає можливість власнику:
- скоротити витрати на пальне;
- зменшити податки у сумі ПДВ (18%);
- знизити оборот готівки;
- попередити розкрадання ПММ.
Для оптимізації фінансових витрат постійним клієнтам ми надаємо відстрочку платежу, програму лояльності (знижки та бонуси). При цьому відпустка, оплата та облік нафтопродуктів здійснюється в автоматичному режимі за повного контролю вашої бухгалтерії. Щоденні зручні звіти можна надрукувати з особистого кабінету на нашому сайті.
Підписаний з емітентом договір на відпуск нафтопродуктів та перерахування певної суми на придбання пального є підставою для отримання картки (одної або кількох). Деякі для зручності використовують 2 види: основну, де «зберігатиметься» все паливо підприємства та додаткову, куди перераховуватиметься з основної необхідної кількості літрів у кожному окремому випадку.
Електронний продукт продано за певною ціною за одиницю та стає власністю власника, що підтверджується актом приймання-передачі або товарної накладної. З цього моменту він є документом суворої звітності, що закріплюється за певним водієм або зберігається в бухгалтерії, звідки видається для використання. При цьому ведеться журнал руху (у довільній формі), у якому зазначається дата видачі-повернення та баланс після повернення.
Щодо бухгалтерського обліку паливних карт, слід зазначити, що, на думку аудиторів, рахунки 10, 50, 71 для цього не зовсім підходять. Карти власними силами є матеріалами, коштами і розрахунками з підзвітними особами, тому розумінні, як це трактує Положення про бухоблік. Коректніше буде прийняти до обліку вартість витрати, пов'язані з основним видом діяльності та вести її на позабалансових рахунках, затверджених власною обліковою політикою.
Нюанси обліку палива та ПММ
Облікова політика підприємства та робочий План рахунків суттєво спростять роботу бухгалтерії та мінімізують проблеми з податковою, оскільки дозволяють:
- створювати нові рахунки та субрахунки;
- пояснити, чому облік палива та карток ведеться саме на цих рахунках;
- уникнути питань щодо придбання та списання нафтопродуктів за певною ціною, специфіки роботи зі складами;
- визначитись із окремими нюансами для податкового обліку.
Для здійснення обліку палива та паливно-мастильних матеріалів на підприємстві ведуться дорожні листи, затверджуються норми витрати пального та водії зобов'язані надавати до бухгалтерії чеки з кожної заправки. Звіт по карті можна подивитися в особистому кабінеті, де вказано її номер, кількість нафтопродуктів, ціну, за якою здійснено заправлення, час заправки, номер АЗС, залишок на кінець місяця. Він звіряється зі звітами водіїв та отриманими чеками.
Проводки такі самі, як і для палива, придбаного по талонах. Парафія проводиться останнім днем місяця, але не раніше дати виставлених документів. Важливо! Як позицію «склад» можна використовувати «лицьовий рахунок у резервуарі постачальника» (відповідно до облікової політики). При цьому для податкової в договорі зазначаємо, що це не є безоплатним зберіганням. На підставі звіту робимо останнім днем місяця переміщення зі складу до «бака машини №…», який стає «складом».
Списання проводиться на підставі дорожніх листів, де вказується норматив та фактична витрата палива, через накладну-вимогу. Залишок по складу (бак машини № ...) повинен сходитися з даними дорожнього листа по конкретному авто.
У разі перевитрати пального (норма-факт) результат відноситься на невиробничі витрати (рахунок 91.2).
Наші паливні картки допоможуть бухгалтерії вести точний облік ПММ без зайвих складнощів.
Паливні картки бувають:
- грошовими (видаються на певний ліміт вартості ПММ);
- літровими (видаються на певний ліміт обсягу ПММ).
Порада: в умовах постійного зростання цін на ПММ купуйте літрові паливні картки. Це вигідніше, оскільки заздалегідь певний обсяг палива організація сплачує за ціною, що діє на дату виставлення рахунку. Доки організація не вибере весь обсяг ПММ по отриманій карті, можливе підвищення цін на паливо її не торкнеться.
Як оформити паливну картку
Щоб придбати ПММ за допомогою паливних карт, з оптовим постачальником або безпосередньо з АЗС потрібно укласти договір.
Зазвичай, схема роботи з паливними картами виглядає так.
1. Організація перераховує постачальнику 100-відсоткову передоплату, що включає вартість палива, ціну самої картки (якщо карта передається організації за плату) і вартість її обслуговування. Деякі нафтові компанії видають картки безкоштовно і не встановлюють плату за їхнє обслуговування. Інші – стягують невелику плату. При цьому вартість бензину, придбаного по карті, як правило, нижча, ніж при розрахунках за талонами та за готівку.
2. Після того, як організація перерахувала аванс, їй видають паливну картку з pin-кодом. Коли водій заправляє машину, він пред'являє мапу на АЗС.
3. Щомісяця після обробки даних постачальник палива (емітент картки) представляє організації-покупцю:
- рахунок-фактуру;
- акт приймання-передачі, де вказується обсяг та вартість обраного палива;
- докладний звіт про всі операції з паливної картки. До нього включаються відомості про надходження та витрачання коштів, а також про кількість відпущених ПММ.
Журнал обліку паливних карток
Як правило, паливну картку закріплюють за конкретним працівником (водієм). Для контролю можна завести журнал обліку прийому та видачі паливних карток. Типової форми цього документа немає, тому організація має право розробити її самостійно. Порядок видачі та повернення паливних карток не регламентується. На практиці можна зобов'язати співробітника здавати картку або щодня, або за необхідності (після закінчення терміну її дії, при звільненні, під час відпустки тощо). Авансові звіти при розрахунках за ПММ за допомогою паливних карток складати не потрібно.
Порядок бухобліку паливних карток залежить від умов договору з постачальником ПММ.
Бухоблік: отримання картки безкоштовно
В цьому випадку відображати картку в бухобліку не потрібно. До обліку приймається лише те безоплатно отримане майно, яке згодом можна реалізувати та отримати дохід (п. 9 ПБО 5/01). Продати паливну картку неможливо, оскільки вона закріплюється за конкретною організацією.
Бухоблік: придбання за умови повернення
У цьому випадку організація має внести постачальнику заставну вартість картки. Коли картка буде припинена, організація поверне її назад, а постачальник поверне їй заставну вартість. Оскільки паливна карта є власністю постачальника палива, то таке майно слід враховувати окремо від власного майна організації (п. 5 ПБО 1/2008). Тому в бухобліку отриману картку відобразите на позабалансовому рахунку в умовній оцінці. Щодо паливних карток можна відкрити додатковий субрахунок, наприклад, 015 «Паливні картки».
При оплаті та отриманні паливної картки в бухобліку зробіть такі проводки:
Дебет 60 Кредит 51
- перераховано постачальнику палива заставну вартість картки;
Дебет 009
- Відбито видане заставне забезпечення;
Дебет 015 «Паливні карти»
- прийнято паливну картку за баланс.
При поверненні картки емітенту:
Дебет 51 Кредит 60
- Отримано заставну вартість паливної картки;
Кредит 009
- Списано видане заставне забезпечення;
Кредит 015 «Паливні картки»
- списано паливну картку із позабалансового обліку.
Бухоблік: придбання картки за плату
У цьому випадку вартість паливної картки (за вирахуванням ПДВ) можна одразу списати на витрати (п. 5 ПБО 10/99). Суму ПДВ відобразите окремо на рахунку 19 «ПДВ з придбаних цінностей». Для контролю враховуйте вартість картки за балансом. Наприклад, на рахунку 015 "Паливні картки". Крім того, для більш детального контролю доцільно відображати надходження та рух паливних карток у журналі обліку прийому та видачі паливних карток.
У бухобліку зробіть записи:
Дебет 60 Кредит 51
- оплачено паливну картку;
Дебет 20 (23, 26, 44 ...) Кредит 60
- списано на витрати вартість паливної картки;
Дебет 19 Кредит 60
- відображено ПДВ із вартості купленої картки;
Дебет 015 «Паливні карти»
- враховано паливну картку;
- прийнято до відрахування вхідний ПДВ за придбаною паливною карткою.
Податковий облік паливних карток залежить від умов, на яких постачальник надає їх (безоплатно, під заставу, за окрему плату), а також від системи оподаткування, яку застосовує організація.
ОСНО
Якщо постачальник надає картку безкоштовно, відображати цю операцію в податковому обліку не потрібно. І тут в організації немає економічної вигоди (доходу) (ст. 41 НК РФ).
Якщо постачальник передає картку в заставу, її отримання та повернення у податковому обліку також не відображаються. Це випливає із положень підпункту 2 пункту 1 статті 251 та пункту 49 статті 270 Податкового кодексу РФ.
Якщо постачальник надає паливну картку за плату, її вартість можна включити до складу інших витрат (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ ).
Приклад відображення в бухобліку та при оподаткуванні придбання та списання паливної картки
4 червня ТОВ «Альфа» уклало з АЗС договір обслуговування грошової паливної картки. Цього ж дня паливну картку було сплачено постачальнику з розрахункового рахунку організації. Вартість картки – 118 руб. (У т. ч. ПДВ - 18 руб.). 5 червня картку видано менеджеру А.С. Кондратьєву. 1 серпня Кондратьєв звільнився та здав карту. Обидві операції були відображені у журналі обліку прийому та видачі паливних карток .
У бухобліку організації зроблено такі проводки.
Дебет 60 Кредит 51
- 118 руб. - оплачено паливну картку;
Дебет 26 Кредит 60
- 100 руб. (118 руб. – 18 руб.) – віднесена на витрати вартість паливної картки;
Дебет 19 Кредит 60
- 18 руб. - відображено ПДВ із вартості паливної картки;
Дебет 015 «Паливні карти»
- 118 руб. - враховано паливну картку;
Дебет 68 субрахунок «Розрахунки з ПДВ» Кредит 19
- 18 руб. - прийнято до відрахування вхідний ПДВ за паливною карткою.
При розрахунку прибуток за січень-червень бухгалтер «Альфи» включив вартість паливної картки (100 крб.) до складу витрат.
Вхідний ПДВ у сумі 18 руб. пред'явлено до вирахування з бюджету у II кварталі.
УСН
Якщо постачальник надає картку безкоштовно, відображати цю операцію в книзі обліку доходів і витрат не потрібно. І тут в організації немає економічної вигоди (доходу) (ст. 41 НК РФ).
Якщо постачальник передає карту в заставу, її отримання та повернення у книзі обліку також не відображаються (п. 1 ст. 346.15, підп. 2 п. 1 ст. 251, ст. 346.16 НК РФ).
Ситуація: чи можна при розрахунку єдиного податку при спрощенні включити до витрат вартість паливної картки, наданої за плату? Організація застосовує спрощенку та сплачує єдиний податок з різниці між доходами та витратами.
Так можна.
Перелік витрат утримання службового транспорту, наведений у підпункті 12 пункту 1 статті 346.16 Податкового кодексу РФ, відкритий. Однак:
- такі витрати мають бути економічно обґрунтовані та документально підтверджені;
- службовий автомобіль має використовуватися організацією у діяльності, спрямованої отримання доходів.
За дотримання цих умов організація має право включити вартість паливної картки до витрат при розрахунку єдиного податку. Аналогічна думка відбито у листі Мінфіну Росії від 22 червня 2004 р. № 03-02-05/2/40.
ЕНВД
Об'єктом оподаткування ЕНВД є поставлений дохід (п. 1 ст. 346.29 НК РФ). Тому на розрахунок податкової бази витрати на придбання паливної картки не впливають.
ОСНО та ЕНВД
Якщо витрати на ПММ (придбання паливної картки) одночасно відносяться до діяльності організації, що оподатковується ЕНВД, та діяльності на загальній системі оподаткування, то такі витрати потрібнірозподілити (П. 9 ст. 274 НК РФ). Витрати на ПММ (придбання паливної картки), що стосуються одного виду діяльності організації, розподіляти не потрібно.
Суму ПДВ, виділену у рахунку-фактурі,розподіліть за методикою, встановленою у пунктах 4 та 4.1 статті 170 Податкового кодексу РФ.
Суму ПДВ, яку не можна прийняти до вирахування, додайте до отриманої суми витрат по діяльності організації, що оподатковується ЕНВД (подп. 3 п. 2 ст. 170 НК РФ).
Приклад розподілу вартості паливної картки. Організація застосовує загальну систему оподаткування та сплачує ЕНВД
ТОВ «Торгівельна фірма "Гермес"» продає товари оптом та в роздріб. За оптовими операціями організація застосовує загальну систему оподаткування (податок на прибуток розраховує щомісяця) та сплачує ПДВ. У місті, де працює «Гермес», роздрібну торгівлю переведено на ЕНВД.
4 травня "Гермес" уклав з АЗС договір на обслуговування літрової паливної картки. Вартість картки – 118 руб. (У т. ч. ПДВ - 18 руб.). Картка призначена для заправки автомобіля, що одночасно використовується у двох видах діяльності.
В обліковій політиці організації сказано, що загальногосподарські витрати розподіляються пропорційно до доходів за кожний місяць звітного (податкового) періоду. Щоб розподілити витрати на придбання паливної картки між двома видами діяльності, бухгалтер «Гермеса» зіставив доходи з оптової торгівлі із загальною сумою доходів.
Сума доходів, одержаних «Гермесом» від різних видів діяльності за травень, становить:
- з оптової торгівлі (без урахування ПДВ) – 26 000 000 руб.;
- з роздрібної торгівлі – 12 000 000 руб.
Операції, звільнені з ПДВ, організація не здійснювала.
Частка доходів від оптової торгівлі у загальній сумі доходів за травень склала:
26000000 руб. : (26 000 000 руб. + 12 000 000 руб.) = 0,684.
До діяльності організації на загальній системі оподаткування належать витрати на придбання паливної картки у сумі:
(118 руб. – 18 руб.) × 0,684 = 68 руб.
При розрахунку прибуток за травень бухгалтер «Гермеса» врахував Витрати придбання паливної картки у сумі 68 крб. Суму ПДВ, яку можна прийняти до вирахування, бухгалтер «Гермеса» зможе визначити за підсумками ІІ кварталу.
Про те, як списати ПММ, придбані за паливними картками, див. Як відобразити в обліку придбання ПММ за паливними картками .
Що таке пально-мастильні матеріали. Як вести облік ПММ з паливних карток (бензин) у 2019 році. Що таке паливні картки. Особливості обліку ПММ у НКО та бюджетних організаціях
Дорогі читачі! Стаття розповідає про типові способи вирішення юридичних питань, але кожен випадок індивідуальний. Якщо ви хочете дізнатися, як вирішити саме Вашу проблему- звертайтесь до консультанта:
ЗАЯВКИ І ДЗВІНКИ ПРИЙМАЮТЬСЯ ЦІЛОДОБОВО І БЕЗ ВИХІДНИХ ДНІВ.
Це швидко і БЕЗКОШТОВНО!
Робота будь-якого підприємства складається з безлічі процесів, кожен з яких в результаті призводить до отримання прибутку.
Вони можуть бути задіяні кошти, які безпосередньо чи опосередковано ставляться до виробничого процесу, надання послуг і виконання робіт. Але іноді постає питання, як правильно їх враховувати.
Основні моменти
Вся робота підприємства передбачає використання різноманітних ресурсів. Одним із них виступає бензин.
Мета його застосування визначається родом діяльності підприємства. Він може ставитись до виробничих запасів чи ні.
Наприклад, для підприємства, що займається транспортними перевезеннями, він належить до виробничих запасів.
Якщо ж підприємство займається випуском продуктів харчування, але при цьому самостійно доставляє свій товар до пунктів реалізації, то він відноситься до невиробничих витрат, але при цьому враховується під час розрахунку фінансових результатів.
Якщо ж бензин використовується як забезпечення пересування особи, що має певне доручення, пов'язане з потребами підприємства, то такі витрати враховуються, але не впливають на .
Зверніть увагу на те, що бензин може використовуватися як пальне не тільки для заправки та приведення в дію автотранспорту.
Він може застосовуватись для заправки робочого обладнання, такого як бензиновий триммер або пилка.
У такому разі він може ставитись до загальногосподарських витрат, якщо це обладнання застосовується для облагородження прилеглої території.
Але якщо дані прилади є засобом отримання прибутку, він належить до виробничих витрат.
Як бачите, це питання містить масу нюансів, в яких варто детальніше розібратися.
Визначення
У цій статті буде використано низку термінів, що не належать до фінансової сфери, але мають безпосереднє відношення до обговорюваного питання. Розглянемо їхнє значення.
З якою метою ведеться
Пально-мастильні матеріали, зокрема бензин, є матеріалами, без яких складно сьогодні уявити роботу будь-якого підприємства.
Використання бензину може бути пов'язане безпосередньо з виробничим процесом або застосовуватись для непрямих операцій. У будь-якому випадку потрібно вести його облік.
Залежно від цього, із метою використовується матеріал, його можна зарахувати до виробничим, що дозволить зменшити податкову базу, збільшити собівартість продукції і на правильно вирахувати остаточну ціну товару, поставляемого підприємством своїм споживачам.
З усього вищесказаного, можна дійти невтішного висновку, що облік ПММ, як та інших матеріалів, ведеться з метою правильного розрахунку фінансових результатів, здійснення фінансового планування, і навіть розрахунків із бюджетом як податкових платежів.
Правова база
При роботі з урахуванням паливно-мастильних матеріалів за паливними картками використовується наступна нормативна база:
Також для ведення обліку використовуються правила бухгалтерського обліку та план рахунків.
Бухгалтерський облік ПММ за паливними картками
Визначення паливної картки ми вже давали в одному із попередніх пунктів. Розглянемо які бувають їхні види.
Їх розрізняють за наявністю обмежень:
Ще одним способом класифікації є облікова одиниця. За цією ознакою розрізняють:
Використання паливних карток – зручний та вигідний спосіб розрахунку. Тому він часто використовується юридичними особами. При цьому важливо, щоби на підприємстві вівся правильний облік коштів.
Для цього використовують план рахунків, а також розроблена , яка повинна містити інформацію про:
- вартості ПММ;
- метод обліку витрат на ПММ;
- про методи внесення карток на баланс підприємства;
- створення спеціального облікового журналу;
- найменування місця зберігання ПММ.
Для обліку використовуються спеціальні листи.
Якими проводками відображається
Облік паливних карток ПММ ведеться виходячи з договору про постачання палива чи товарної накладної.
Для цього використовується рахунок 10.6 – «Інші матеріали». Але перш ніж сума буде внесена з цього приводу, необхідно провести низку господарських операцій.
Розглянемо докладніше, які використовуються проводки для обліку паливної картки:
Карта для використання видається водієві, який має отримувати за нею призначені ПММ. Важливо, що ця операція не підтверджується бухгалтерською проводкою. Оскільки особа не отримує на руки кошти.
Поширеною бухгалтерської помилкою є використання у разі 71 рахунки,що неприпустимо і призводить до порушення ведення звітності.
Облік самого бензину ведеться на рахунку 10.3 «Паливо». Усі операції також підтверджуються документально. Витрати розраховуються на основі , наданих особою.
Які операції проводяться до списання матеріалів на витрати, ви можете переглянути в таблиці, наведеній нижче:
| Дебіт | Кредит | Операція | Документ |
| 60.2 | 51 | Перерахування постачальнику оплати за ПММ | |
| 10.3 | 60.1 | Прийняття до обліку ПММ | , , звіт |
| 19 | 60.1 | Враховано ПДВ | |
| 68 | 19 | Відрахування ПДВ | Рахунок-фактура |
| 60.1 | 60.2 | Облік передоплати | Бухгалтерська довідка |
| 20, 26, 44 | 10.3 | Списання придбання палива, що використовується по карті | Бухгалтерська справа Шляховий лист |
Документальне оформлення
Облік та списання ПММ за паливними картками повинні підтверджуватись документально. Він виготовляється підприємством, що забезпечує постачання бензину.
Але витрати, пов'язані з цією операцією, несе замовник. Підставою обліку є банківська виписка.
Вартість картки вказується або товарної накладної. Якщо така використовується. З вартості картки, як будь-якого товару, сплачується .
Для його розрахунку використовується рахунок-фактура, а для відрахування – книга закупівель. Усі витрати, які несе підприємство у зв'язку з виготовленням картки, належать до витрат, які фіксує бухгалтерська довідка.
Карта видається відповідальній особі під розпис. Облік матеріалів, які по ній покладаються, ведеться на підставі таких документів:
- Рахунок-фактура;
- товарна накладна;
- щомісячний звіт щодо операцій.
Як саме вони застосовуються, ви можете побачити у таблиці, наведеній у пункті вище.
Крім бухгалтерського обліку для підприємства обов'язково ведеться податковий облік ПММ і паливних карток. Підприємство як споживач сплачує ПДВ з такого товару як паливна карта.
Відрахування провадиться у разі, якщо операції, для яких придбано картку, оподатковуються ПДВ. Ця операція проводиться після прийняття картки на облік та отримання.
Паливо може бути внесено до витратних матеріалів та його вартість зменшить базу оподаткування у разі, якщо воно застосовувалося безпосередньо з метою отримання доходу, що підтверджено документально.
Виникають нюанси
Наведений вище приклад обліку ПММ використовується для більшості комерційних організацій та підприємств.
Але окремих видів організацій використовується дещо інший облік. Розглянемо це докладніше.
У НКО
У некомерційних організаціях не передбачено отримання прибутку. Тому облік вони здійснюють дещо іншими методами. НКО не сплачує податку з прибутку, отже, не ведеться податковий облік.
Але оскільки баланс організації має доходну і витратну частини, обов'язково потрібно вести бухгалтерський облік коштів.
Для вирішення багатьох завдань у НКО можуть використовуватися ПММ. Вони, як та інших підприємств, враховуються на рахунку 10.3.
Відео: облік дорожніх листів та ПММ
Але оскільки їхня витрата не пов'язана з виробництвом, то використання бензину відбивається на рахунку 26 – «загальногосподарські витрати». В іншому проводки мають такий самий вигляд, як і в комерційних підприємств.
Бюджетній установі
Окремим питанням можна винести облік палива державних підприємствах, які називаються як бюджетні організації. Їх використовується інший план рахунків.
Порядок обліку ПММ за паливними картками у бюджетній установі представлений нижче:
| Дебіт | Кредит | Операція |
| 120105510 1302022830 |
1302022730 120101610 |
Відображення вартості закуплених паливних карток |
| 120822560 | 120105610 | Відображення карток, виданих відгалуженим особам |
| 110503340 | 120822660 | Відображення вартості матеріалів, аванс за які проводився грошовою карткою |
| 110503340 | 120822660 | Відображення вартості матеріалів, сплачених карткою літровою |
| 140101222 140101272 | 110503340 | Перенесення вартості ПММ на поточні витрати |
| 110601310 | 110503340 | Відображається сума коштів, що використовуються для ведення підприємством основної діяльності |
Розглянувши таблицю, можна дійти невтішного висновку, що облік ПММ на бюджетних підприємствах істотно відрізняється від приватних.
Оскільки у ньому відображається використання картки залежно від її різновиду, а також в облікових документах відображається видача розрахункового кошту на руки. Чого не передбачають стандартних бухгалтерських операцій.
Пально-мастильні матеріали, а саме бензин, це один із засобів, які найчастіше використовується на підприємствах.
