У графіку не збігаються планові та фактичні відпустки

Дата відпустки – питання, яке хвилює будь-якого працівника. І якщо в приватних компаніях найчастіше начальство вирішує, хто, коли і як довго відпочиватиме, то у фірмах, які шанують Трудовий Кодекс РФ, план становлять інакше. Про те, як скласти графік відпусток на 2018 рік, коли його затвердити та що обов'язково потрібно враховувати, ви дізнаєтесь прямо зараз.

Під час створення плану необхідно враховувати інтереси як керівництва, а й співробітників фірми. Саме тому насамперед створюють наказ про складання графіка відпусток, який зобов'язує керівників дізнатися у підлеглих про плани відпочинку. Маючи отримані дані, HR-менеджер становить графік.

Щоб полегшити роботу кадровикам, було розроблено та затверджено постановою Держкомстату Росії від 05.01.2004 форма №T-7 для складання графіка відпусток на 2018 рік, знайти та безкоштовно скачати її можна в Мережі.

Важлива інформація: графік відпусток 2018 року, згідно зі статтею 123 ТК РФ, повинен бути складений та затверджений наказом керівництва фірми мінімум за 14 днів до настання календарного року. Таким чином, вже 17 грудня всі співробітники знають, на скільки замовляти квитки в подорож.

Незважаючи на те, що графік затверджується заздалегідь, можуть виникнути обставини, які змусять його переглянути. До таких відносять:

1. Важливе доручення, впоратися з яким може лише конкретний працівник.
2. Переструктурування підприємства.
3. Позапланову перевірку контролюючими держорганами.
4. Відрядження, викликане виробничою необхідністю.
5. Хвороба начальника, обов'язки якого може виконати лише певний спеціаліст.

Зміни узгоджуються з працівником та фіксуються у відповідному наказі або окремому документі.

Вправі попросити змінити дату відпустки та працівник. Поважними причинами є:

• Фінансові складнощі;
• Сімейні проблеми;
• особисті обставини.

Проте схвалити чи відмовити у проханні вирішує керівник.

Варто враховувати, що є категорії працівників, які мають право вибрати будь-яку зручну саме для них дату. До таких щасливчиків зараховують:

• співробітників молодших 18 років;
• плануючих піти у декрет;
• чоловіків, чиї дружини перебувають у декреті;
• почесних донорів;
• працівників, у яких двоє та більше дітей віком до 12 років;
• всі ті особи, які перелічені у статті 322 ТК РФ.

Права працівників

Права працівників закріплені в Трудовому Кодексі РФ, згідно з яким кожен працівник, який пропрацював безперервно на одному місці не менше 6 місяців, має право на оплачувану відпустку. Потрібно враховувати, що робочий рік часто не співпадає з календарним, оскільки обчислюється з дня початку виконання трудових обов'язків. При цьому зовсім не важливо, чи зайнятий співробітник на трудовому місці повний робочий день або лише кілька годин. Розраховувати на оплачуваний відпочинок можна і до закінчення півроку роботи, але лише деяким особам, у тому числі:

• жінкам до декрету та відразу після нього;
• співробітникам, які не досягли 18 років;
• працівникам, які усиновили малюка віком до 3 місяців.

Важливими складовими відпустки є збереження середньої заробітної плати співробітника та його місця роботи.

Мінімальна тривалість відпустки, закріплена у Трудовому Кодексі, – 28 календарних днів. Для працівників, чия трудова діяльність залежить від сезону, час на відпочинок розраховують за формулою:

кількість місяців роботи*2 дні відпустки

• співробітники молодше 18 років відпочивають 31 календарний день;
• рятувальники професійних аварійно-рятувальних служб та формувань – 30-40 к. д. (залежить від стажу);
• судді - 30 к. д. (працюючі в умовах Крайньої Півночі - 51 робочий день);
• інваліди - не менше 30 к. д., стільки ж тривають вихідні та у муніципальних та прокурорських службовців;
• зайняті на роботах із хімічною зброєю мають право відпочити 56 або 49 к. д.

Уточнити чи представника тієї чи іншої професії можна у статті 115 ТК РФ. Найчастіше тривалість встановлюється Постановами Уряду РФ. Виплата відпускних провадиться не пізніше 3 днів до відходу на відпочинок, невчасна виплата є приводом для перенесення дати відходу у відпустку.

Якщо на час відпочинку випадають неробочі свята, вони не включаються до календарних днів.

Відео: як їздити у відпустку за рахунок підприємства

Керівники та кадровики в деяких компаніях досі не вважають за потрібне складати графіки відпусток або ставляться до процесу формально. Але з цього питання існують жорсткі вимоги законодавства, є потреба у графіку у співробітників відділу кадрів, та й управління персоналом із цим розпорядженням стає простіше. Розберемося, наскільки грамотно, враховуючи всі нюанси, скласти графік черговості виходу у відпустку трудящих, як скоригувати його, внести доповнення.

Чи обов'язково робити графік відпусток

Звернемося за вирішенням питання до певних розділів трудового права. Так, стаття 122 ТК РФ регламентує, що працівник зобов'язаний щорічно відпочивати протягом двадцяти восьми днів за кожен відпрацьований на підприємстві рік (з моменту його працевлаштування). Єдине, що може обмежити людину у цьому праві – це робота в компанії менше шести місяців.

Наступна стаття кодексу безпосередньо пов'язана з підготовкою та затвердженням графіка за відпускними періодами для всіх співробітників компанії. Стаття 123 ТК РФ показує, що всі службовці повинні йти у відпустки строго за певною чергою, яка якраз і встановлюється у відповідному документі.

Графік відпусток - розпорядження, обов'язкове до виконання як наймачем, і співробітником.Вищевказана стаття суворо регулює термін, в який розпорядження затверджується керівництвом організації - за 2 робочі тижні до закінчення року. Відповідно, графік на 2019 рік має бути підготовлений та ратифікований до 17 грудня 2018 року. Зверстано це розпорядження має бути на початку грудня.

Потрібно брати до уваги ще один момент: якщо в компанії працює профспілкова організація, то графік відпусток повинен бути затверджений з урахуванням її думки. Зазначимо, що скоординований та затверджений документ, де для кожного працівника організації визначено конкретні дати відпустки, має бути у кожного роботодавця. Цей закон є єдиним для всіх.

Виняток надано мікропідприємствам, які з 2017 року мають право не використовувати у роботі графік відпусток. До мікробізнесу за класифікацією зараховуються приватні підприємства, причому штат ІП не повинен перевищувати 15 осіб.

Відхід за графіком вигідний і співробітнику, і роботодавцю

Для чого потрібний графік відпусток

Наявність графіка забезпечить компанії низку вагомих переваг, які полягають у:

1. Виконання формальних вимог контролюючих органів. Не дотримуючись законодавства, роботодавець ризикує потрапити на штрафи (30-50 тис. руб. для юросіб, 1-5 тис. руб. для ІП).
2. Систематизації робочого процесу для підприємства. Підготувавши такий документ, компанія частково страхує себе від несанкціонованих відпусток. Оскільки працівник немає права порушувати з власної волі встановлену черговість (за кількома винятками по певним категоріям службовців). І співробітник, і наймач повинні розуміти, що для зміни запланованого у розпорядженні відпускного періоду потрібні серйозні причини. Коли ж людина просто відмовляється йти відпочивати за встановленою чергою, наймач має право оцінити цей крок як порушення трудової дисципліни з усіма наслідками, що звідси випливають.
3. Спрощення поточного контролю та планування відпускних компенсацій працівникам. Оскільки людина має отримати відпускні пізніше як за 3 дні до виходу у відпустку (стаття 136 ТК РФ), річний графік допоможе зробити все своєчасно. Крім того, організація може у спокійному режимі підготувати та повідомити співробітника, який замінятиме відпочиваючого працівника.
4. Можливості чітко відстежувати кількість відпусток та відгуляних працівником днів, володіти інформацією про перенесення невикористаної відпустки тощо, а також не збирати із працівників заяви про надання відпустки.

Відстежуючи графік відпусток, наймач зобов'язаний за 14 днів до настання відпускного періоду у співробітника письмово повідомити його. Ця вимога регулюється частиною 3 статті 123 ТК РФ. Працівник повинен завізувати повідомлення, навіть якщо не хоче йти відпочивати в термін, встановлений у графіці. Законодавство дозволяє перенести відпустку лише за умови згоди обох сторін трудових відносин. Коли кадрова служба не попередила працівника про майбутню відпустку, він може вимагати зрушення відпускного періоду на кількість днів простроченого повідомлення. Це у статті 124 ТК РФ. І роботодавець не має права перешкоджати цьому.

Після погодження графіка роботодавець не має права вносити корективи до документа в односторонньому порядку. Це можна зробити лише за згодою співробітника. І то у випадку, якщо минулорічна відпустка вже була відгуляна працівником.

Усі моменти, відображені у графіку відпусток, жорстко контролюються інспекцією, що регулює трудові взаємини. Коли правочинність дій наймача щодо дотримання черговості у відпустках на підприємстві викликає підозри, слід чекати на офіційну комісію. Насамперед буде перевірено, як ведеться графік відпусток (і чи ведеться документ), чи існують у кадровому документообігу належні накази, чи порушувалися права працівників із цього питання.

Якщо факти зривів графіка буде підтверджено, керівництво відповість за статтею 5.27 КоАП РФ. І тільки штрафом тут не позбутися. Регулятор, спираючись на норми законодавства, зобов'яже недбайливого роботодавця негайно відправити у відпустку всіх працівників, яким час відпочинку мав бути представлений за графіком. Якщо роботодавець не порушував прав своїх співробітників, навпаки, вони ходять у відпустки раніше за графік і всі задоволені, санкцій не буде.

У ході перевірки, що здійснюється фахівцями Трудової інспекції, питання дотримання графіка відпусток виникне обов'язково

Нюанси, які потрібно враховувати

При розробці графіка відпусток є кілька підводних каменів, які враховуються в обов'язковому порядку (інакше можна нашкодити виробничому процесу підприємства).

Перше, на що потрібно звернути увагу при складанні черговості відпустки, - пільгові категорії співробітників, які мають повне право відпочивати в будь-який зручний для них час. Тому до початку складання документа рекомендується опитати всіх пільговиків, уточнивши їхні наміри. Щоправда, це не убезпечить роботодавця від незапланованих відходів у відпустку таких працівників, вони все одно мають повне право розпоряджатися своїм відпускним часом, але систематизує процес. До пільговиків законодавчими актами віднесено такі категорії працівників:

• неповнолітні (стаття 267 ТК РФ);
• вагітні робітниці до відходу в декрет, і навіть відразу після нього (стаття 260 ТК РФ);
• сумісники - їм роботодавець повинен дати відпустку у той час, коли вони йдуть відпочивати з основного місця роботи (стаття 286 ТК РФ);
• працівники, які усиновили малюка до трьох місяців (стаття 122 ТК РФ);
• чоловіки, які мають дружина перебуває у декреті (стаття 123 ТК РФ);
• батьки, у яких неповнолітня дитина вступає до коледжу або вузу, що знаходиться в іншій місцевості. І відпустка у своїй береться, щоб супроводжувати абітурієнта (стаття 322 ТК РФ);
• особи, які отримали інвалідність при виконанні військового обов'язку, та ветерани;
• дружини військовослужбовців - цієї категорії відпустка покладена одномоментно з відпусткою чоловіків (стаття 11 закону № 76-ФЗ);
• почесні донори РФ (стаття 23 закону № 125-ФЗ);
• чорнобильці та особи, які зазнали опромінення при ліквідації аналогічних катастроф.

У розпорядженні по відпустках повинні бути враховані не тільки дні основних оплачуваних відпусток. Відповідно такі відпускні періоди мають бути пересунуті на наступний рік. Логічно, що відпустки за заявою, які передбачають час відпочинку без утримання, у розпорядженні не вказуються.

Досвідчені кадровики рекомендують завжди знайомити співробітників із затвердженим графіком та при цьому брати з них підпис про ознайомлення. Так, ТК РФ не регламентує цей крок, але не вказавши працівнику на час його відпочинку і не зафіксувавши цей момент, важко вимагати від працівників його виконання. Ознайомлення можна провести двома стандартними способами:

• попросити поставити візу на звороті затвердженого графіка;
• завести окремий регістр, у якому фіксувати процедури ознайомлення співробітників із основними внутрішніми документами підприємства, куди внести графік відпусток.

Ознайомлення працівників із графіком відпусток під розписку дозволить уникнути порушення термінів відпустки у відпустку

Правильно складаємо графік відпусток

Оптимальний варіант при підготовці графіка – скористатися уніфікованою формою № Т-7. Так, законодавство не зобов'язує застосовувати цей шаблон при оформленні графіка, можна розробити бланк самостійно (головне, щоб він був). Але навіщо винаходити велосипед, якщо є зручний універсальний документ, який використовується практично всіма роботодавцями з його затвердження Держкомстатом РФ під номером 1 у січні 2004 року.

У графіку відпусток мають бути відображені:

1. Перелік усіх працівників, з якими підприємство укладено трудові контракти.
2. Кількість днів відпустки за кожним співробітником. Тут треба підсумовувати всі належні працівнику види відпусток: основний, невідгуляний за попередній період, додатковий, подовжений. А також і ті, що затверджені внутрішніми локальними актами чи колективним договором.
3. Місяць, дата початку відпустки - нормативні документи не регламентують, щоб у блоці було вказано конкретну дату, але у цьому варіанті співробітник зобов'язаний писати заяву, де буде вказано точний день. Якщо ж дату проставлено, цього робити не доведеться. Якщо у графіку кадровики застосовують лише місяць (без дати), рекомендується закріпити локальним документом (наприклад, «Положення про відпустки») вимогу до працівника надавати заяву до відділу кадрів пізніше 14 днів до дати відпустки. У цьому випадку наймач матиме можливість, по-перше, належним чином повідомити службовця, а по-друге, спокійно, без авралів підготувати наказ, нарахувати та виплатити належну компенсацію.
4. Поділ періоду відпуску на частини. Відмова роботодавця погодити мінімально гарантовану трудовим правом безперервну відпустку, рівну чотирнадцяти дням, а також примус до поділу періоду відпочинку на кілька частин або вимоги написати заяву на надання відпускних днів у вихідні є неправомірними. Тому краще підстрахуватися і, якщо у графіку не стоїть конкретний поділ на кілька частин, домогтися підпису співробітника про те, що він погоджується на поділ відпускного періоду.

Крім того, із загальних даних у документі мають бути зазначені:

• повна назва організації (як у установчих документах);
• номер (перший чи коригувальний);
• рік, який складається графік;
• блок «Стверджую» із зазначенням, хто та в яку дату погодив документ.

По горизонталі/кожному співробітнику повинні бути проставлені:

Відео: як скласти графік відпусток

Алгоритм затвердження графіка

Видавати окремий наказ, який би затверджував графік відпусток, не потрібно. Це зумовлено тим, що віза керівника юридичної особи або підприємця, яка ратифікує документ, проставляється безпосередньо на графіку.

Але з метою підготовки до розробки такого графіка директор компанії може:

1. Випустити розпорядження, яке зобов'язує начальників структурних підрозділів підготувати та направити до відділу кадрів інформацію про відпустки підлеглих, щоб оперативно підготувати зведений графік відпусток.
   

   Наказ про складання графіка відпусток – необов'язковий документ

2. Узгодити підготовлений графік профспілковим органом (якщо є на підприємстві).
3. Затвердити документ шляхом підписання паперу керівником компанії.

   При візуванні графіка має стояти дата затвердження, і датуватись документ має не пізніше 17 грудня

Після цього з графіком потрібно ознайомити всіх працівників, причини та необхідність цього кроку вже згадувалися вище.

Збирати підписи працівників про ознайомлення з графіком відпусток можна як на окремому аркуші, так і прямо на зворотному боці документа

Зміна у графіку відпусток

Теоретично все звучить досить гладко, але на практиці чітко дотримуватися графік виходить тільки у 5-7% роботодавців. Варіанти необхідності внесення коригувань трапляються часто.

Розглянемо найпоширеніші:

• До початку відпустки або під час неї працівник бере лікарняний листок. В цьому випадку наймач повинен перенести відпустку працівника на інший час. Рекомендації експертів свідчать, що необхідно обов'язково відобразити перенесення відпустки, використовуючи документально оформлені підстави, наприклад, заяву співробітника.
• Роботодавець змушений відкликати співробітника з виробничої потреби. Тут знадобиться не лише згода людини на відрив від відпочинку, а й відповідний наказ про відкликання. Є категорії працівників, яких за жодних обставин не можна відкликати з відпустки, навіть у випадку, коли працівник і сам не відмовляється від виходу на робоче місце. До таких категорій відносяться, наприклад, вагітні співробітниці.
• Коли людина змінює відбитий у графіку повний період (28 днів) частини. Тоді потрібно зафіксувати у графіку дані про розділ відпустки на кілька частин. Підставами тут можуть бути також 2 документи: заява від співробітника, де він просить дати йому не повний період відпочинку, а також наказ про погодження певної частини, що має бути відображено у графіку відпусток. Головне - не порушити вимоги ТК РФ, що регулюють момент, що хоча б одна частина відпустки не може бути меншою за чотирнадцять календарних днів.
• Вносяться коригування у графік і коли людина хоче взяти відпустку в інший час (поза графіком). Тут також підставою має бути заява працівника та наказ.
• Іноді доводиться замінити частину відпустки грошовою компенсацією, тоді всі дані обов'язково відображають у графіку відпусток. Для цього в примітках графіка потрібно проставити відмітку про те, яка частина щорічної оплачуваної відпустки компенсована грошима, та дати посилання на реквізити наказу. Це важливо, оскільки роботодавець не має права компенсувати обов'язкові для відпочинку 28 днів, частину можна взяти лише з додаткової або подовженої відпустки, і це має бути зазначено у документі.
• Якщо перенести відпустку, сплановану за графіком, просить сумісник, то роботодавець не має права відмовити йому. Слід також уточнити цей момент у графіку.

Невелика порада, яка стосується новоприйнятих у колектив співробітників: якщо до компанії вже після погодження графіка приходить кілька осіб, складіть під номером 2 додатковий графік відпусток. Так простіше контролюватиме новачків. Зауважимо, що ТК РФ не змушує змінювати або коригувати вже затверджений графік, але й не забороняє доповнити документ даними про відпустки людей, що надійшли на роботу.

Для отримання наочного уявлення про те, хто і коли йде відпочивати, керівники структурних підрозділів компанії можуть використати шаблон графіка відпусток у зручному для них форматі

Порядок та термін зберігання графіків

Відповідь на поширене питання, скільки часу зберігати графік відпусток, досить проста - 1 рік. Так встановлено у п. 693 реєстру, затвердженого Наказом Мінкультури РФ №558. Тобто затверджений у грудні 2017 року (на 2018 рік) графік відпусток зберігається на підприємстві до кінця 2019 року. Потім він має бути знищений. Причому зробити це потрібно за спеціальним актом за протоколом Росархіву від 06.02.2002.

Відео: поширені питання щодо графіку відпусток

Не всі роботодавці на 100% розуміють роль планування черговості відпусток персоналу. Але якщо в компанії, де трудяться 2–3 особи, протягом року хоч якось можна контролювати процес виходу у відпустку та вести облік із цього питання, обходячись без графіка. То в організаціях, де чисельність працівників сягає бодай двадцяти п'яти, зробити це повноцінно, не ведучи систематично конкретний документ, нереально. А з огляду на постійні перевірки інспекції та чималі штрафи за кожну формальність, потрібно налаштуватися та починати повноцінно працювати з графіком відпусток.

Почніть роботу над документом вчасно, щоб укластися вчасно. Дізнайтеся, як скласти безпечний графік відпусток – 2020. Експерти склали повне керівництво до дії.

У статті:

Завантажте корисний документ:

Графік відпусток на 2020 рік: хто складає і коли

Графік відпусток – обов'язковий документ, який складають щороку. У ньому прописують, як співробітники компанії відпочиватимуть наступного календарного року. Дотримуватися документа зобов'язані і працівники, і сам роботодавець. Останньому потрібно скласти документ із чітко прописаними датами.

Графік відпусток потрібен, щоб:

1. Заздалегідь скласти повідомлення, виплатити відпускні та виконати всі інші зобов'язання щодо відпускника.
2. Вчасно знайти заміну фахівцю, який іде у відпустку.
3. Не допустити, щоби співробітники накопичували невикористані відпускні дні - за це компанію можуть оштрафувати.
4. Розподілити відпускні дні за робочими групами, бригадами та відділами так, щоб жодний підрозділ не простоював через одночасну відсутність кількох працівників.

Упорядкування графіка відпусток на 2020 рік доручають кадровику. Можна взяти за основу уніфіковану форму № Т-7 , Затверджену постановою Держкомстату РФ №1 від 5.01.2004 року. Також ви можете розробити власний бланк документа затвердивши його наказом. Документ засвідчують підписом керівника кадрової служби та передають на затвердження директору компанії.

Увага!ГІТ контролює терміни затвердження документа на 2020 рік і суворо слідкує за їх дотриманням. Крайня дата – 17 грудня, у 2019 році це вівторок. Можна перестрахуватися та затвердити документ 2020 заздалегідь. Враховуйте тривалість робочого тижня у вашій організації.

Відомості, які мають бути у зразку:

1. Реквізити роботодавця.
2. Інформація про працівника: структурний підрозділ, посада або професія, табельний номер, прізвище, ім'я та по батькові.
3. Дати початку відпустки.
4. Кількість днів відпустки.
5. Дані про перенесення та примітки, що відображають його причину.

Як позбутися боргів по відпустках за 2019 рік

Кадровіку треба порахувати дні відпустки, які працівники накопичили за минулі періоди роботи у компанії. Правильна кількість днів, які працівник має право використовувати у 2020 році, потрібно вказати у графіку відпусток, або скласти окремий графік погашення заборгованостей із відпусток.

Графік погашення заборгованостей із відпусток

Є кілька способів погасити борги відпусток, якщо співробітник не проти отримати за них грошову компенсацію, а ви не хочете тягнути такі борги на наступний рік. У кожного з них свої плюси та мінуси.

Шпаргалка. Як позбавитися від накопичених заборгованостей по відпустках

Порядок складання на 2020 рік: покроковий алгоритм

Крок 1. Дізнайтесь про бажання працівників

Кого внести у новий графік

Вносите до шаблону документа на 2020 рік усіх штатних співробітників, у тому числі зовнішніх та внутрішніх сумісників. Ви можете не відображати у загальному списку декретниць, які наступного календарного року не планують повертатися до роботи. Але тих, у кого декрет наступного року закінчується, вносьте одразу.

Початківцям, які влаштувалися в компанію після затвердження документа, відпустка за перший рік надається за заявами, а не за графіком.

Перевірте, чи є у колективі пільговики. Вони мають право на відпустку у будь-який зручний час згідно з нормами ТК.

Якщо компанія велика, уповноваження лінійних керівників скласти попередні проекти графіків по кожному відділу, а потім об'єднайте їх у зведений графік відпусток в екселі (завантажити типовий шаблон можна онлайн). Зробити це швидко та без помилок допоможе розумна таблиця Excel від експертів журналу Кадрова справа. Вона допоможе розібратися з датами закінчення відпусток з урахуванням свят, попередить, у кого найближчим часом розпочнеться відпустка та сформує уніфіковану форму графіка.

Розумний графік відпусток: оновлена ​​версія на 2020 рік

Увага!З жовтня 2018 року набула чинності нова стаття 262.2 ТК РФ, яка закріплює за працівниками з трьома та більше дітьми віком до 12 років право взяти у будь-який зручний час.

Врахування думки працівників дозволить уникнути образ та конфліктів при складанні графіка відпусток. Зібрати побажання підлеглих доцільно доручити керівникам підрозділів. Вони врахують взаємозамінність співробітників, сезонне навантаження. Якщо організація невелика, то зібрати побажання всіх працівників може кадровий працівник.

Порада від редакції журналу «Кадрова справа»

Заздалегідь обговоріть зі співробітниками терміни відпустки або запитайте відомості в письмовій формі. Наприклад, доручіть начальникам відділів та робочих груп скласти попередні графіки, а потім зведіть їх в один документ. Що для цього потрібно, читайте у статті:

Крок 2. Складіть попередні графіки

Часто зважити на бажання всіх працівників просто немає можливості. В цьому випадку без змін залишаємо лише побажання пільгових категорій. Іншим даємо можливість самостійно домовитися про час відпустки.

Багато працівників хочуть піти у відпустку саме влітку. Щоб це забезпечити, можна запланувати відпустки частинами. І тут працівник буде вказано у графіку відпусток двома рядками. При цьому врахуйте:

1. Знадобиться письмове підтвердження, що працівник згоден поділ відпустки на частини.
2. Одна з частин відпустки має бути 14 або більше календарних днів.

Якщо домовитись у працівників не виходить, то керівники підрозділів можуть запланувати їм відпустку у той період, коли це зручно для організації. До речі, деякі місяці взагалі можна зробити «закритими для відпусток». Роботодавець має право це зробити, якщо через особливості виробництва відсутність працівника у період може погано позначитися на нормальному ході роботи організації.

Крок 3. Перевірте попередні графіки

Попередньо складені графіки керівники підрозділів передають до кадрової служби для перевірки. Кадровик перевірить, чи не починається відпустка раніше, ніж період, за який вона надається.

Крок. 4. Оформіть проект графіка відпусток

Проект – це оформлений, але ще не підписаний та не затверджений документ. Щоб співробітники менше конфліктували через відпустки, зберіть у них заяви з побажаннями, коли і на скільки вони планують піти в щорічну оплачувану відпустку наступного року. Складіть проект графіка відпусток – 2020. Так врятуєте свої нерви та заощадите час – не доведеться пояснювати забудькуватому працівнику, чому його відпустку у графіку поставили на листопад, хоча він хотів відпочивати влітку.

Шпаргалка. Як скласти проект графіка відпусток

Крок 5. Погодьте та затвердіть графік відпусток

Графік відпусток потрібно погодити з профспілкою, але тільки якщо вона є в компанії. Проект документа у профкомі мають розглянути протягом 5 робочих днів. Не дочекалися мотивованої думки – утверджуєте без згоди.

Затвердити графік відпусток потрібно за 2 тижні до наступного календарного року. 17 грудня – найпізніший термін затвердження графіка.

1. Графік відпусток може затвердити керівник організації. Для цього він ставить дату та свій підпис у верхньому правому кутку документа.
2. Графік відпусток можна затвердити, якщо видати наказ щодо основної діяльності компанії та включити до нього пункт «Затвердити графік відпусток на 2020 рік». Сам графік відпусток буде додатком до наказу.

Увага!У законі не зазначено, яким способом слід затверджувати графік відпусток. Керівник робить це на власний розсуд.

Перш ніж віддавати графік відпусток на 2020 рік керівнику на підпис, перевірте, чи немає цих помилок у вашому документі.

Типові помилки у графіку відпусток

Експерти радять затвердити документ у перший спосіб. По-перше, в уніфікованій формі Т-7 передбачено гриф затвердження особисто керівником. По-друге, термін зберігання графіка відпусток дуже маленький - лише рік із моменту закінчення їхньої дії, і недоцільно затверджувати такі документи наказами, які зберігаються постійно.

Закон не вимагає ставити на графіку печатку організації. Документ призначений лише для внутрішнього використання.

Крок 6. Ознайомте працівників із графіком відпусток

Трудовий кодекс прямо не передбачає, що працівників слід знайомити з графіком відпусток під розписку. Стаття 123 ТК РФ говорить тільки про те, що потрібно сповіщати працівника про початок відпустки за 2 тижні до початку. Але Роструд (лист від 01.08.2012 № ПГ/5883-6-1) вважає, що графік відпусток є локальним актом організації, тож роботодавець зобов'язаний знайомити з ним працівників під підпис.

Експертна відповідь із «Системи Кадри»

Чи потрібно знайомити співробітників із графіком відпусток?
Розповідає Ніна Ковязіна, заступник директора департаменту МОЗ Росії

Однозначна відповідь на це питання закон не містить. Нині з цього питання є дві протилежні позиції.

Розмір штрафів:

• Для посадових осіб (бухгалтер, кадровик) – попередження чи штраф 1000-5000 руб.
• Для ІП – штраф 1000-5000 руб.
• Для організацій – від 30 000 до 50 000 руб.
• Такий самий штраф загрожує тим, хто не затвердив документ зовсім.

Де завантажити зразок графіка на 2020 рік

Приклад заповнення графіка відпусток на 2020 рік

Використовуйте «розумний» документ у форматі excel, щоб укластися у відведені законом терміни і не допустити помилок під час роботи над документом. До таблиці додається готовий шаблон для друку - уніфікована форма №Т-7 з усіма необхідними реквізитами. Складаючи доумент, намагайтеся враховувати побажання співробітників та дотримуйтесь прав багатодітних батьків та інших пільговиків, яким ТК РФ дозволяє брати відпустку в будь-який зручний час.

Бланк графіка відпусток – це один із найважливіших локальних нормативних актів будь-якої організації. Керівник зобов'язаний складати його. Нагадаємо, що цей локальний акт має бути затверджено не пізніше 16 грудня (за 2 тижні до кінця року). І не забудьте про нові правила, внесені статтями 185.1 та 262.2 ТК РФ.

Відповідно до статтею 123 ТК РФ, графік слід затвердити за два тижні до настання нового року Щоб не помилитися у заповненні, рекомендуємо вам орієнтуватися на представлений у статті зразок заповнення графіка відпусток за уніфікованою формою Т-7. Затвердження його протягом двох останніх тижнів грудня – після 16.12.2019 – є порушенням трудового законодавства. Таким чином затвердіть його до цієї дати.

Існує уніфікована форма Т-7, що міститься в альбомі уніфікованих форм (Постанова Держкомстату РФ від 05.01.2004 №1). Але з 01.01.2013 ці форми не є обов'язковими до застосування (п. 4 ст. 9 закону 402-ФЗ, інформація Мінфіну Росії № ПЗ-10/2012). Кожне підприємство має право самостійно розробляти первичку з обов'язковим включенням до неї реквізитів, встановлених п. 2 ст. 9 закону №402-ФЗ.

Оформлену форму або затвердіть наказом керівника або попросіть його поставити підпис у полі «Стверджую» форми Т-7.

У Трудовому кодексі РФ з'явилася. Відповідно до неї працівникам, які мають трьох і більше дітей віком до 12 років, надається пріоритетне право вибору часу відпочинку. Тому перш ніж розподіляти відпускні дні для всіх співробітників, поцікавтеся, коли планують відпочивати ці привілейовані працівники.

Крім того, додаткові дні відпочинку з'явилися у працівників для проходження диспансеризації (у «звичайних» працівників віком до 39 років — 1 день раз на 3 роки, у працівників старше 40 років та передпенсіонерів — 2 дні щороку) ( ст. 185.1 ТК РФ). Терміни диспансеризації визначено Наказом МОЗ України від 13.03.2019 N 124н «Про затвердження порядку проведення профілактичного медичного огляду та диспансеризації певних груп дорослого населення». 2020-го проходять диспансеризацію громадяни 2002, 1999, 1996, 1993, 1990, 1987, 1984, 1981, а ті, хто старший — щорічно. Поки що немає чітких відомчих вказівок, чи обов'язково включати ці дні до плану відпусток, але врахувати цю обставину необхідно.

Заповнюємо форму покроково

Форма має затверджуватись із заповненими стовпцями 1-6. Розглянемо, як скласти заповнити та затвердити графік відпусток на 2020 покроково. Наприклад заповнення нами використовується уніфікована форма Т-7 (бланк, як згадувалося, взято з альбому уніфікованих форм). Але можна використовувати і графік відпусток в Excel (програма дозволяє створити зручний планувальник - розумний графік відпусток, автоматизуючий облік, він дано в додатку до статті).

Крок 1

Заповнюємо поле "Найменування організації". І тому прописуємо повне найменування організації без скорочень.

За наявності профспілки заповнюємо поле «Думка виборного профспілкового органу»: проставляється дата та напис «Враховано». За відсутності такої вказується "Первинна профспілкова організація не створена (або відсутня)".

Привласнюємо номер документу, дату складання, вказуємо, який рік він складається.

Заповнюємо стовпці 1-6: назви структурних підрозділів, найменування посади, П.І.Б. працівників пишемо, не скорочуючи. У 5-му стовпці цифрами вказується тривалість у календарних днях. У гр. 6 ставлять дату, з якої починається.

Якщо період відпочинку ділиться на кілька частин, кожна частина пишеться в окремому рядку.

Також дозволено в стовпці 6 вказувати тривалість, а чи не дату початку.

Підписує документ начальник відділу кадрів.

Стверджуємо графік та знайомимо з ним співробітників

Після заповнення всіх полів та стовпців необхідно затвердити документ на самому бланку – форма Т-7 містить для затвердження спеціальне поле. А можна і видати наказ про затвердження графіка відпусток на 2019 рік (зразок показує найпоширеніші формулювання).

Закон вимагає, щоб працівники були ознайомлені із графіком відпусток. Підтвердженням цього є особистий підпис кожного працівника або у відомості ознайомлення з наказами, або у графіку відпусток. Доповніть його стовпцем, де працівники розписуватимуться і проставлятимуть дату ознайомлення, і не доведеться складати окремі аркуші ознайомлення.

Стовпці 7-10 заповнюються вручну в міру фактичного відходу працівників на відпочинок. Якщо відбулися зміни та час відпочинку надається не тоді, коли було заплановано, у графі 8 вказується підстава для перенесення – реквізити наказу про перенесення чи заяву працівника. У графі 9 вказують заплановану дату початку відпочинку.

Графік відпусток на 2020 рік - зразок можна вивчити та завантажити у розділі Бланки на початку статті. Цей документ є обов'язковим для складання з метою фіксації інформації про періоди щорічних оплачуваних відпусток працівників на календарний рік. Порядок та терміни оформлення та затвердження графіка відпусток докладно викладені у цій статті.

Чи обов'язково складати графік відпусток

Закріпивши зазначену вище норму, законодавець ставив собі за мету позбавити можливості недобросовісних роботодавців заперечувати період тимчасового звільнення від роботи для відпочинку своїх підлеглих.

Графік піддається своєчасному засвідченню, отже, час вибуття та послідовність відходу працівників у відпустку, відображені у документі, видаються неухильними всім сторін. Однак у разі спорів до уваги слід брати таку обставину: графік відпусток як нормативний документ набуває юридичної чинності безпосередньо з його затвердження директором компанії.

Графік наступного року: нюанси складання

Перед процедурою затвердження графіка відпусток директору компанії варто врахувати положення, передбачені ст. 123 ТК РФ, до яких належать:

Внаслідок того, що затвердженню підлягає вже готовий документ, процедурі складання підсумкового графіка передують збір та аналіз відомостей щодо кожного структурного підрозділу, бесіди зі співробітниками та ін., що ініціюються, як правило, відповідною вказівкою роботодавця.

Включенню до графіка підлягають такі типи оплачуваних відпусток:

• щорічний (ст. 114 ТК РФ);
• додатковий (ст. 116 ТК РФ);
• нереалізований у попередньому періоді;
• при поєднанні трудової діяльності (ст. 286 ТК РФ).

Після затвердження графіка до нього можуть вноситись корективи (через відкликання або перенесення відпустки працівником) або додаткова інформація (відомості про новоприйняті поточного року працівники).

Основні критерії розробки графіка

Під час розробки графіка слід враховувати такі чинники, що впливають визначення черговості надання працівникам відпусток:

1. Побажання працівників. До найбільш сприятливих умов відпочинку в нашій країні слід відносити період з червня по вересень включно. За рахунок того, що переважна кількість побажань відображає саме цей часовий проміжок, відповідальним особам необхідно враховувати положення чинного законодавства, тривалість відпусток та пільги кожного працівника, а також специфіку трудової діяльності організації.
2. Чинне законодавство, а саме положення щодо встановлення трудового стажу.
3. Черговість надання відпусток. Визначення цієї важливої ​​складової зобов'язує працівника кадрової служби складати перелік працівників, які мають право на переважний вибір часу відпочинку. Таким категоріям пільги надаються виходячи з ТК РФ та інших нормативно-правових актів, наприклад закону «Про ветеранів» від 12.01.1995 № 5-ФЗ.
4. Тривалість відпусток. Цей показник формується на основі вислуги років та особливостей трудових функцій щодо кожного співробітника.
5. Оптимальний розподіл відпусток. Для ефективної роботи компанії важливо відстежувати кількість персоналу, який перебуває у відпустці одночасно. Оптимальний розподіл працівників розробки графіка — перебування у відпустці одноразово трохи більше 30% від загальної чисельності особового складу.
6. Специфіка трудової діяльності та потреба у забезпеченні ефективної роботи підприємства.

Як розподіляти відпустку працівникам, які не мають переважного права вибору

При значній чисельності персоналу, що має право вибору періоду відпочинку, у решти співробітників відсутня можливість вибрати найбільш підходящий для себе часовий інтервал. У такій ситуації для даної категорії «непільговиків» доцільно самостійно встановлювати черговість вибуття, наприклад, чергувати час відпочинку влітку раз на два роки або передбачати надання відпустки за складовими відрізками.

Оформлення графіка відпусток в організації: як зробити правильно

У більшості випадків питання про порядок проведення заходів щодо оформлення графіка відпусток закріплюється у внутрішніх розпорядчих документах компанії, наприклад, у положенні про порядок надання щорічних оплачуваних відпусток, в інструкції з діловодства та ін.

У тих умовах, коли досліджуване питання не висвітлено в організаційних керівних документах підприємства, слід звертатися до трудового законодавства і брати за основу практику.

Чи не знаєте своїх прав?

Процедурам розробки та оформлення графіка відпусток має передувати попередня підготовка, яка може виконуватись такими способами:

1. Оскільки графік містить інформацію про періоди перебування у відпустках співробітників всіх структурних підрозділів, то раціональніше спочатку розробляти графіки відпусток у кожному з таких підрозділів. Подана схема є актуальною для великих підприємств. У такому порядку керівники відділів, ділянок, бригад та ін. спочатку становлять графіки на довірений їм трудовий колектив.

   Надалі названі проектні документи направляються до кадрової служби, працівники якої здійснюють їх аналіз та вносять поправки, оскільки начальник бригади може повною мірою не володіти обстановкою у питаннях наданнях окремим категоріям підлеглих працівників, встановлених законодавством пільг.

   Згодом представлена ​​схема розробки графіка відпусток передбачає проведення бесід із відповідними співробітниками та керівниками їх підрозділів щодо кожної зміни у поданих проектах. При цьому не варто обмежуватися обговоренням передбачуваних періодів відпочинку виключно з працівниками, оскільки начальники при складанні проекту цього документа здійснюють планування діяльності підрозділу, а усунення тимчасових інтервалів відпусток пільговиків може торкнутися проміжків відпочинку інших працівників та порушити ефективність трудового процесу.

   Закінчивши роботу з кожною структурною одиницею, кадровий співробітник розпочинає розробку єдиного графіка відпусток підприємства.

2. Другий спосіб попередньої підготовки полягає у проведенні бесід із усіма співробітниками компанії. Найбільшої актуальності такий підхід набуває в організаціях з невеликою кількістю персоналу. У тому випадку, якщо фірма включає структурні підрозділи, першому керівнику недоцільно перекладати на себе завдання з'ясування та обліку побажань співробітників — оптимальним варіантом буде покласти це на начальників структурних одиниць. Додаткові опитування можуть проводити і працівники кадрової служби, але повністю виключати начальників підрозділів із процедури складання графіка відпусток нелогічно, оскільки вони відповідають за чітку організацію діяльності довіреного їм відділу.

Форма графіка

Виготовляти графік відпусток допускається за самостійно розробленою керівником компанії формою або за уніфікованим зразком (формою № Т-7, затвердженою постановою Держкомстату РФ «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та оплати» від 05.01.2004 № 1). Представлені у розділі Бланки на початку статті бланк та зразокмістять графи відображення належної інформації.

Обов'язковими реквізитами графіка відпусток є дата складання документа та підпис роботодавця про затвердження. Виходячи з цього, потреба додаткового закріплення досліджуваного нормативного акта відсутня. Проте у низці організацій діючі системи документообігу чітко регламентують цю процедуру, передбачаючи обов'язкове видання окремого наказу. Як правило, доцільність такого розпорядчого документа виправдовується у разі відображення у ньому будь-яких відомостей, що стосуються виконання графіка, наприклад, закріплення відповідальних осіб, на яких покладається контроль за його дотриманням.

Коли має бути затверджений графік відпусток на черговий рік: у який термін, не пізніше ніж за який період

З огляду на думку виборного органу первинної профспілкової організації (за наявності такого) графік відпусток може бути затверджено пізніше 2 тижнів на початок календарного года. Тобто графік відпусток на 2020 рік має бути закріплений не пізніше 16.12.2019 року.

Як затверджується та підписується щорічний графік відпусток працівників. Затвердження наказом керівника та іншими способами

Після виконання всіх необхідних процедур готовий графік відпусток підлягає затвердженню першим керівником організації або іншим працівником, на якого таке право покладено на підставі відповідного наказу або довіреності.

Способи затвердження графіка відпусток керівником організації:

• затверджуюча резолюція на самому графіку (фактичне проставлення затверджуючого підпису та додаткові розпорядження керівника щодо виконання графіка відпусток);
• видання наказу (характерно великих підприємств; поруч із затвердженням графіка видається додатковий наказ організації, у якому відбивається закріплення відповідальних виконавців документа, виділення коштів у відпустки та інших.).

У такому разі важливо враховувати, що дата видання розпорядчого документа, як і дата затвердження, має укладатися у часові обмеження, встановлені ст. 123 ТК РФ. При цьому чинним законодавством проставлення печатки, що засвідчує підпис роботодавця на графіку, не зафіксовано.

Зразок заповнення графіка відпусток на 2020 рік можна завантажити за посиланням нижче.

Часто зустрічаються помилки

З найпоширеніших прорахунків при складанні графіка відпусток можна виділити:

• Відсутність графіка як такого, тобто надання часу відпочинку виключно за заявою працівників без складання та затвердження графіка відпусток (затверджений графік відпусток є обов'язковим документом у будь-якій організації).
• Порушення строків затвердження графіка (пізніше ніж за 2 тижні до початку календарного року, на відміну від ст. 123 ТК РФ).
• Несвоєчасне повідомлення про початок відпустки та невиплата (прострочення виплати) відпускних (у разі пропуску терміну повідомлення про початок відпустки або невиплати відпускних керівник зобов'язаний перенести час відпочинку працівника за його заявою на інший період, як цього вимагає ст. 124 ТК РФ).
• Ігнорування вимоги ч. 1 ст. 125 ТК РФ, згідно з якою при дробленні відпустки хоча б одна його частина не може бути меншою за 14 днів.
• Відсутність при складанні графіка обліку побажань працівників, і навіть недотримання прав деяких категорій співробітників, які мають преференціями як можливості вибору будь-якого часу відпустки тощо.

Подібні порушення закону підпадають під дію ст. 5.27 КоАП РФ (від 30 до 50 тис.руб для юросіб), а також можуть спричинити подання працівником скарги з перспективою судового розгляду. У свою чергу, судовий порядок вирішення трудових спорів передбачає зажадання від роботодавця відповідної документації. Що стосується відпустками такий є графік відпусток, розписки працівників, які підтверджують своєчасне оповіщення про початок відпочинку, заяви працівників тощо.

У зв'язку з цим при прийомі від начальників структурних одиниць проектів графіків відпусток слід убезпечити себе тим, щоб побажання працівників були оформлені письмово та підтверджені підписами. Якщо з якихось причин думки працівників не враховані, необхідно вимагати від них письмове підтвердження того, що вони не мають заперечень за запропонованими ним періодами для відпочинку, наприклад на етапі ознайомлення з затвердженим графіком. Крім того, у великих організаціях доцільно призначити окремого спеціаліста відповідальним за складання графіка відпусток та контроль за дотриманням норм закону цієї сфери.

Чи можливе внесення коригувань у складений графік

Внесення будь-яких коригувань у графік відпусток можливе лише за згодою кожної зі сторін.

Використовуючи при розробці підсумкового документа уніфіковану форму № Т-7, важливо враховувати, що фіксація перенесення часу відпочинку у затвердженому календарному році повинна виконуватись у графах 7-9. Проте, якщо перенесення відпусток провадиться на підставі ч. 3 ст. 124 ТК РФ (коли за згодою працівника можливе перенесення відпустки на наступний робочий рік) та ч. 2 ст. 125 ТК РФ (відгук працівника), позначки звідси роблять у графі 10.

По колу осіб, влаштованих працювати після процедури погодження та затвердження підсумкового документа на поточний рік, практикою визначено 2 способи внесення змін:

• поправки до чинного графіка (на підставі відповідних наказів керівника організації);
• розробка та затвердження програми, що долучається до початкового графіку.

Розробка та затвердження графіка відпусток - обов'язкові процедури в будь-якій організації. Щодо видання та своєчасного затвердження графіка відпусток ТК РФ суворо закріплює цей обов'язок керівника в ст. 123 ТК РФ.

За порушення запропонованих норм трудового законодавства передбачено адміністративну відповідальність за ст. 5.27 КпАП РФ. Відповідно до ч. 1 зазначеної статті подані порушення спричиняють попередження або накладення штрафу на роботодавця, який веде трудову діяльність без оформлення юридичної особи у розмірі від 1 000 до 5 000 руб., А на юридичних осіб - від 30 000 до 50 000 руб.