Plata cu carduri de combustibil. Contabilitatea și anularea combustibilului și lubrifianților folosind carduri de combustibil. Avantajele utilizării cardului sunt

Companiile ale căror operațiuni implică transport au o cheltuială separată legată de achiziționarea de produse petroliere. Achiziționarea de combustibil (denumite în continuare carburanți și lubrifianți) se poate face pe bani, prin transfer fără numerar sau prin anularea de litri de pe un card de combustibil.

Cardul inteligent vă permite să controlați la ce oră, în ce terminal, la ce cost și ce volum de combustibil și lubrifianți a fost achiziționat. Aceste carduri din plastic sunt la mare căutare. Prin urmare, întrebarea cum să organizăm în mod competent contabilitatea cardului de combustibil este la fel de logică ca întrebarea.

Ce este un card de combustibil?

Anterior, companiile și persoanele fizice foloseau cupoane de combustibil, ceea ce le permitea să-și controleze consumul de combustibil. Aveau următoarele caracteristici:

• diferă într-o limită specifică de combustibili și lubrifianți;
• la realimentarea unei mașini, litri de combustibil au fost eliminati;
• s-a reflectat soldul nerevendicat de benzină.

Astăzi, cupoanele sunt folosite pentru realimentarea o singură dată a mașinilor. Au fost înlocuite cu altele mai avansate - carduri de combustibil cu microprocesor încorporat. Cipul conține informații despre limita de fonduri destinate achiziționării de combustibil și lubrifianți și servicii suplimentare la benzinării, precum și informații despre gama de combustibil și serviciile furnizate de furnizor.

Un card de combustibil este convenabil deoarece:

• cipul său stochează electronic datele despre consumul de combustibil;
• vă permite să aflați oricând cantitatea de combustibil rămasă și timpul de realimentare;
• disponibil pentru înregistrare persoanelor și organizațiilor;
• accelerează procesul de service la benzinării;
• vă permite să economisiți datorită reducerilor care se aplică la înregistrarea unei limite mari;
• face posibilă evitarea actelor inutile la raportarea la superiori;
• simplifică contabilitatea (toate informațiile sunt conținute în contul personal al proprietarului cardului).

Referinţă: Munca contabilului este simplificată și de faptul că nu trebuie să reflecte emiterea cardurilor de combustibil în contabilitate și să facă înregistrări de fonduri care nu sunt efectiv emise.

Tipuri de carduri

În funcție de formatul restricțiilor, se disting două tipuri de carduri de plastic:

• Nelimitat– deținătorul cardului nu este limitat de limite de timp și poate cheltui întreaga cantitate de combustibil la propria discreție. Cumpărătorul are posibilitatea de a limita descărcarea de combustibil și lubrifianți la o limită zilnică sau lunară prin depunerea cererii corespunzătoare. Când se epuizează cantitatea de combustibil plătită, cardul nu va mai funcționa temporar.
• Limitat– cumpărătorul are dreptul de a cheltui fonduri (număr de litri), al căror volum nu depășește limita stabilită pe zi sau pe lună. Dacă doriți să faceți modificări, trebuie să trimiteți o cerere într-o formă aprobată la furnizorul de combustibil, iar apoi cardul va fi reformatat. De exemplu, limita este de 20 de litri de combustibil AI-95 pe zi. În acest caz, cumpărătorul poate consuma nu mai mult de 20 de litri de combustibil de la 00:00 la 24:00 la un moment dat sau la mai multe rezerve. Volumul achiziționat de combustibil și lubrifianți este redus cu cantitatea de litri anulați. Fiecare nouă zi oferă titularului cardului posibilitatea de a face umplerea cu benzină în limita limită.

În funcție de unitatea contabilă, se disting următoarele tipuri de carduri:

• Litru– se achiziționează un anumit volum de combustibil, a cărui livrare nu depinde de costul combustibilului stabilit la data realimentării.
• Bani gheata– se creditează fondurile în soldul smart cardului, iar carburanții și lubrifianții se eliberează la prețul pieței în vigoare la momentul solicitării, în limita sumei disponibile pentru debit.

Important: Un smart card nu este un mijloc de plată, ci un fel de stocare a combustibilului în litri plătită de companie. Deci, firma cumpărătoare transferă bani în contul de decontare al firmei vânzătoare (companie de combustibil) și specifică în scopul plății numărul cardului cu cip, unde ulterior sunt creditați litrii de benzină achiziționați. Cardul de combustibil dă deținătorului dreptul de a alimenta folosindu-l la stația furnizorului care a emis plasticul și la benzinăriile partenere.

Se eliberează chitanță pentru costul benzinei solicitat de șofer, în care se indică numărul cardului, data și ora emiterii combustibilului, numărul terminalului, tipul și volumul benzinei achiziționate, precum și prețul. Dar, în esență, aceasta nu este o chitanță în numerar, deoarece nu se primește nicio plată atunci când este furnizat combustibil.

La sfârșitul lunii, compania de combustibil furnizează o factură, un bon de livrare pentru mărfuri și un raport pentru luna trecută, care indică numărul cardului, data, ora, terminalul benzinăriei, volumul de benzină distribuit, marca acestuia și preț, precum și soldul disponibil pe smart card.

Contabilitate cu carduri inteligente

Un card de plastic este de obicei atribuit unui anumit angajat. Pentru a menține controlul, ar trebui să obțineți un jurnal pentru înregistrarea acceptării și emiterii cardurilor. Din cauza lipsei unui model uniform, forma declarației este aprobată de fiecare organizație în mod individual.

Principalele coloane care pot fi prezente în jurnal:

• modelul și numărul de înmatriculare al vehiculului, care este încredințat șoferului și, de asemenea, deținătorului cardului;
• Numele complet al angajatului și semnătura acestuia;
• data la care cardul a fost predat personalului angajatului;
• data returnarii cardului de catre sofer.

Procedura de emitere și returnare a cardurilor nu este fixată nicăieri. Adică, conducerea poate obliga angajatul să-l depună în fiecare zi după o tură, sau atunci când împrejurările o impun (în caz de concediere, plecare în concediu etc.). Întocmirea de rapoarte în avans la plata combustibilului este opțională.

Inregistrari contabile

Important: Procedura de înregistrare a cardurilor depinde de acordul cu compania de combustibil.

Proprietate gratuită. Contabilii înregistrează numai acele active acceptate gratuit care pot fi vândute în viitor pentru a genera venituri. Și deoarece cardul cu cip este atribuit unei anumite organizații și vânzarea sa este imposibilă, informațiile despre acesta nu se reflectă în sistemul de contabilitate a veniturilor și cheltuielilor întreprinderii.

Chitanță în condiții de retur. Compania cumpărătoare trebuie să transfere depozitul pentru card către furnizor. Când plasticul expiră, organizația îl va returna, iar compania de combustibil va rambursa costul cardului. Deoarece cardul de combustibil este proprietatea furnizorului, acest activ trebuie contabilizat separat de proprietatea deținută de societatea cumpărătoare (clauza 5 din PBU 1/2008). Prin urmare, în contabilitate, documentul încredințat trebuie să fie transferat într-un cont extrabilanțiar în unități monetare. Pentru cardurile cu cip, este permisă deschiderea unui subcont, de exemplu 015 „Carduri de combustibil”.

Procedurile de acceptare și plată pentru un card de combustibil trebuie să se reflecte în contabilitate sub formă de înregistrări - debite și credite (denumite în continuare D și C):

• D 60 K 51 – a fost achitat costul depozitului pentru card.
• D 009 – suma depozitului a fost înregistrată.
• D 015 „Cartele de combustibil” - cardul este inclus în bilanțul companiei.

Când efectuați o întoarcere la compania proprietară:

• D 51 K 60 – a fost primită suma depozitului pentru card.
• Până la 009 – valoarea garanției este anulată.
• K 015 „Cartele de combustibil” - cardul a fost scos din contabilitatea extra-bilanț.

Achiziționarea unui card de combustibil. În acest caz, prețul plasticului (fără taxe) poate fi anulat imediat ca cheltuieli (clauza 5 din PBU 10/99) și notat separat în contul 19 „TVA la valorile primite” și costul cipului. card - într-un cont în afara bilanțului (015 „Carduri de combustibil”).

Contabilul trebuie să facă următoarele înregistrări:

• D 60 K 51 – plata cu cardul.
• D 20 (23, 26, 44...) K 60 – anularea costului smart cardului drept cheltuieli.
• D 19 K 60 – Contabilitate TVA.
• D 015 „Cartele de combustibil” - contabilizarea unui card de plastic.
• D 68 subcontul „Calcule pentru TVA” K 19 – deducerea TVA la costul combustibilului.

Important: Cardul „inteligent” este eliberat angajatului, care ulterior primește litrii acumulați de combustibil folosindu-l. Această operațiune nu este confirmată prin debit/credit, întrucât angajatul nu primește fonduri în mână. A utiliza contul 71 „Decontări cu persoane responsabile” în acest caz înseamnă încălcarea raportării.

Contabilitatea combustibilului se ține pe contul 10 „Materiale”, subcontul 10.3 „Combustibil”. Toate manipulările sunt confirmate și prin documente. Costurile se calculează în funcție de foile de parcurs transmise de persoana responsabilă și de rapoartele furnizate de sistem.

Să rezumam

Menținerea cardurilor de combustibil vă permite să controlați consumul de combustibil și simplifică semnificativ munca unui contabil.

Documente furnizate de firma furnizor lunar: factura, raport de tranzactie, certificat de acceptare, faciliteaza intocmirea rapida a situatiilor financiare.

Dacă o companie folosește vehicule în activitățile sale comerciale, aceasta implică necesitatea achiziționării de combustibili și lubrifianți (carburanți și lubrifianți). Sarcina constă nu numai în selecția și cumpărarea lor rațională, ci și în contabilitatea ulterioară. Unul dintre instrumentele contabile în această direcție este un card de combustibil. Acest articol se referă la modul de asigurare a fiscalității și contabilității competente și raționale a cardurilor de combustibil.

Avantajele utilizării cardurilor de combustibil

Un card de combustibil este un tip convenabil de plată folosit atât de întreprinderile mari, cât și de persoane fizice. De asemenea, cetățenii obișnuiți pot conta pe plata pentru combustibil și uleiuri folosind acest plastic și pot primi diverse bonusuri și cash back. În acest sens, nu este nevoie să te expui pericolului purtând o cantitate mare de numerar în buzunar. În plus, cardul vă permite să primiți combustibil și lubrifianți la reducere; dimensiunea acestuia depinde de condițiile specifice ale cardului și de tipul de benzinărie în care are loc realimentarea. În ceea ce privește persoanele juridice, acestea au avantaje evidente ale utilizării acestui produs:

1. Controlul deplin al măsurilor de decontare pentru o anumită cantitate de combustibil la întreprindere. Puteți efectua observații online în contul dvs. personal. Ca urmare, fiecare specialist în management poate calcula cât combustibil și bani a cheltuit șoferul.
2. Sistem de plată convenabil. Puteți alimenta folosind carduri de combustibil la orice benzinărie și puteți utiliza combustibilul de care are nevoie mașina.
3. Versatilitate în rezolvarea problemelor comerciale și economice. Datorită unei scheme de calcul moderne, este posibil să se ofere o soluție la orice probleme legate de realimentare.
4. Beneficiul economic. Achiziționarea de carduri speciale din plastic pentru combustibil contribuie la returnarea taxei pe valoarea adăugată și la reducerea completă a cheltuielilor bugetare ale organizației.
5. Raționalizarea formării costurilor de producție.Întreprinderea are posibilitatea de a include prețul combustibilului și al lubrifianților în calculul costului unităților de produs ale companiei.
6. Economisiți bani primind diverse reduceri și bonusuri.În prezent, acest aspect este mai impresionant ca niciodată, ceea ce se datorează complexității situației economice din țară.
7. Furnizarea de suport complet pentru informații de la un manager personal. Asistență în obținerea cardurilor de combustibil. În același timp, acestea sunt garantate pentru fiecare companie, precum și o abordare profesională din partea angajaților.

Principalul avantaj al deținerii unui card de companie este capacitatea de a calcula banii cheltuiți de un angajat (de exemplu, un șofer) pe combustibil sau alte consumabile. Raportul poate fi obținut în contul dvs. personal; acesta va conține informații despre când, unde și în ce măsură a fost umplut rezervorul mașinii. În consecință, șoferul va fi imposibil să ascundă cheltuielile pentru combustibil și lubrifianți, iar fondurile organizației nu vor trece de casa de marcat. Tendința actuală este că un număr tot mai mare de întreprinderi trec la plăți fără numerar cu benzinării și alte structuri, așa că achiziționarea unui astfel de card va fi cu adevărat benefică.

Caracteristicile obținerii plasticului

Pentru a obține acest card de plastic trebuie să contactați un departament specializat în emiterea și contabilizarea unor astfel de carduri pentru a încheia ulterior un acord. Este important să verificați dacă lista de documente include o aplicație care conține o listă a benzinăriilor care asigură realimentarea folosind cardul. Sumele care au fost transferate către organizația de combustibil reprezintă o plată în avans pentru combustibil. Ar trebui să fiți pregătit pentru faptul că o anumită sumă va fi percepută pentru producerea cardului.

Subtilități ale reflectării achiziției unui card în departamentul de contabilitate al unei întreprinderi

Pentru a înregistra corect tranzacțiile care presupun contabilizarea benzinei cu ajutorul cardurilor de combustibil, trebuie să aveți la îndemână o factură, iar la sfârșitul lunii prețurile sunt însumate cu alte articole de cheltuieli. Ca parte a postării, următoarele puncte sunt de obicei reflectate:

• banii necesari pentru producerea și achiziționarea cardului;
• taxa pe valoarea adăugată și cuantumul acesteia;
• costul produsului cardului anulat drept cheltuială.

După cum puteți vedea din caracteristicile enumerate, un angajat al organizației va primi nu numerar, ci un card pentru plăți la benzinărie. Cu toate acestea, menținerea tranzacțiilor contabile este încă de dorit. Organizarea lor poate fi realizată pe baza unui jurnal contabil special. Acest tip de documentație nu are o formă unificată, dar este determinată de fiecare organizație în mod individual. Următoarele puncte și operațiuni pot fi reflectate în această lucrare:

• data la care reprezentantul a primit cardul de companie;
• data la care plasticul a fost returnat conducerii;
• marca mașinii care nu este supusă realimentării folosind produsul card;
• numere de mașină eliberate de reprezentanții poliției rutiere;
• Numele complet și semnătura personală a șoferului;
• alți parametri luați în considerare direct de conducere.

Procedura generala pentru achizitionarea combustibilului si lubrifiantilor

Ordinele de mărime sunt influențate de opțiunile de calcul și de tipurile de vânzări de combustibil. Regulile de furnizare a resurselor de combustibil sunt reglementate prin instrucțiuni speciale. Astfel, conform clauzei 7.1 din prezentul document, vânzarea produselor petroliere se efectuează pe bază de acorduri încheiate între părți, sau în numerar.

Tipuri și variații ale plăților fără numerar pentru combustibil și lubrifianți

În prezent, dacă luăm în considerare plățile strict fără numerar pentru resursele de combustibil, putem evidenția câteva dintre cele mai populare domenii:

• declarații speciale;
• cupoane de înregistrare;
• carduri de combustibil din plastic.

Standardele luate în considerare au loc în clauza 10 din Regulile 1442, conform căreia se efectuează plăți pentru produsele petroliere vândute.

Utilizarea situațiilor și activităților contabile

Toate activitățile sunt consemnate în contracte încheiate între vânzător (benzinărie) și consumator (firma). Faptul de alimentare cu combustibil este supus reflectării în declarația din Formularul nr. 16NP. Iar scrisoarea de transport disponibilă șoferului trebuie să conțină informații despre volumul de combustibil furnizat și marca acestuia. Pe baza documentelor legislative se eliberează situații de conturi consolidate pentru fiecare întreprindere cel puțin o dată pe lună. Această lucrare conține informații despre prețul total al materialelor pe baza unor mărci specifice.

Caracteristicile aprovizionării cu alimente folosind cupoane

Aceasta este o altă opțiune comună pentru vânzarea produselor. Un cupon este un document special luat în anumite condiții. Este un fel de confirmare a dreptului de a cumpăra volume de combustibil și lubrifianți. Astfel, un cupon este un tip de documentație care confirmă autoritatea cumpărătorului de a cumpăra combustibil. Este depozitat la benzinărie până când este folosit pentru umplerea rezervorului vehiculului companiei. Un cupon nu este un mijloc de plată, ci doar o dovadă a plății.

Carduri inteligente de combustibil și avantajele utilizării lor

Aceste produse sunt unice și sunt din plastic care are un cip încorporat (microprocesor). Afișează informații despre câteva puncte cheie care sunt utile pentru activitățile comerciale ale companiei:

• volumul de produse petroliere care pot fi vândute la benzinărie;
• Pot exista și alte informații pentru desfășurarea activităților de decontare.

În acest sens, putem concluziona că acest plastic este doar un instrument tehnic contabil, și nu un mijloc de plată sau un card de credit.

Păstrarea evidenței cardurilor de combustibil în departamentul de contabilitate înseamnă simplificarea procesului activităților contabile și ajută la economisirea de timp și bani pentru managementul companiei. Cardurile de combustibil sunt clasificate în două domenii:

• produse în numerar– includ informații despre suma creditată în contul de escrow al organizației și, de asemenea, vă permit să achiziționați orice mărci de combustibil și lubrifianți și articole de produse și servicii aferente în cadrul benzinăriei în conformitate cu limita de bani; în mod tradițional, produsele sunt vândute la piață valoarea, care se stabilește la momentul realimentării;
• elemente de litru– din aceste produse din plastic puteți afla informații despre numărul de litri de combustibili și lubrifianți care sunt plătiți în avans de către organizație, dar furnizarea de combustibili și lubrifianți se realizează nu la prețul pieței, ci la costul specificat în contract, astfel de carduri sunt clasificate pe tipuri de combustibili si lubrifianti (A92, A95 benzina, A95 Euro, motorina).

Ca parte a acordului încheiat între părți, există o cerință referitoare la utilizarea și depozitarea cardurilor de combustibil, precum și tipul cardului, condițiile procesului de realimentare, procedura de decontare a activităților, limita de cheltuieli, precum și lista benzinăriilor care pot deservi acest card. De asemenea, conține informații despre momentul în care a avut loc transferul dreptului de proprietate.

Care sunt aspectele contabile

Nu există o procedură specifică pentru acțiunile contabile pe carduri. De exemplu, contabilitatea se face folosind conturi „Materiale” - 10, „Numerar” - 50, „Decontări cu persoane responsabile” - 71. Experții consideră că această procedură contabilă nu este în întregime corectă.. Acest lucru se datorează mai multor factori:

• la al 10-lea cont, cardurile pot fi supuse contabilizării la elementul „alte materiale” ca obiect de inventar, iar conform Reglementărilor contabile, acestea includ bunuri utilizate de întreprindere ca mijloace sau obiecte de muncă, care în sine reprezintă un anumit valoare;
• în al 50-lea cont, contabilitatea se efectuează în subcontul 50-3 „documentație monetară”, iar documentele trebuie să dea dreptul de a primi un articol de marfă la valoarea nominală totală, să certifice dreptul de a cumpăra un serviciu și să conțină suma posibilă. să cheltuiască pentru achiziționarea de bunuri;
• pe al 71-lea cont, sunt rezumate informații care sunt asociate cu calculele bazate pe sumele emise pentru raportare, adică, de fapt, angajatul nu primește numerar, prin urmare, o astfel de contabilizare a combustibilului și lubrifianților de pe cardurile de combustibil nu poate fi considerată corectă.

Conform regulilor și reglementărilor generale ale bilanțului, toate costurile asociate cu achiziționarea de stocuri sunt incluse în prețul efectiv la care sunt luate în considerare stocurile. Cu toate acestea, cardurile de combustibil reutilizabile nu pot fi asociate cu niciun transport specific de combustibil. Compania își poate anula costul pe baza PBU 10/99 ca cheltuieli asociate tipului clasic de activitate.

Posibile înregistrări în contabilitate la achiziționarea de combustibil și lubrifianți

Înregistrările și tranzacțiile descrise în bilanț în timpul procesului de contabilitate pentru achizițiile de combustibil pot arăta astfel:

• transfer de bani pentru plata unui card pentru achiziționarea combustibilului – D60K51;
• repartizarea costului plasticului pe zonele de cheltuieli – D20 (26, 44) K60;
• D19K60 – operațiunea afișează faptul contabilizării taxei pe valoarea adăugată la prețul cardurilor;
• afisarea D68K19 presupune deducerea taxei pe valoarea adaugata;
• D60(2)K51 – efectuarea unei plăți în avans pentru bunuri la o benzinărie, în special combustibili și lubrifianți;
• D10-3K60-1 - operațiunea indică faptul că combustibilul care a fost achiziționat a fost acceptat pentru măsuri contabile;
• D60-1K60-2 – se creditează plata în avans pentru resursele de combustibil;
• D20 (44, 26) K10-3 – o operațiune care caracterizează anularea combustibilului uzat.

Acestea sunt principalele înregistrări întocmite atunci când se contabilizează costurile combustibilului folosind carduri de plastic. Astfel, diverse erori și suprasolicitarea resurselor sunt excluse din bugetul întreprinderii, datorită utilizării unui sistem de carduri de combustibil, care sunt supuse monitorizării atentă și detaliată de către manageri. Utilizarea corectă a acestor carduri va asigura economii enorme și absența informațiilor eronate în cadrul contabilității.

Instrumentul a intrat în uz în țara noastră în 1991 și a fost destinat inițial persoanelor juridice cu un parc mare de vehicule. Problemele de contabilitate pentru combustibilii și lubrifianții (combustibili și lubrifianți) achiziționați prin transfer bancar sunt relevante până în prezent.

Care sunt beneficiile cardurilor ESA?

Plasticul cu suport electronic, care stochează informații despre tipurile de combustibil și volumele acestuia, este programat pentru utilizare pentru o anumită perioadă de timp și permite proprietarului să:

• reducerea costurilor cu combustibilul;
• reducerea impozitelor cu valoarea TVA (18%);
• reducerea cifrei de afaceri;
• prevenirea furtului de combustibil și lubrifianți.

Pentru a optimiza costurile financiare pentru clienții obișnuiți, oferim plată amânată și un program de fidelitate (reduceri și bonusuri). În același timp, eliberarea, plata și contabilizarea produselor petroliere se efectuează automat cu control deplin al departamentului dumneavoastră de contabilitate. Rapoartele zilnice convenabile pot fi tipărite din contul dumneavoastră personal de pe site-ul nostru.

Un acord semnat cu emitentul pentru furnizarea de produse petroliere și transferul unei anumite sume pentru achiziționarea de combustibil stă la baza primirii unui card (unul sau mai multe). Pentru comoditate, unii folosesc 2 tipuri: cel principal, unde va fi „depozitat” tot combustibilul întreprinderii și cel suplimentar, unde numărul necesar de litri va fi transferat din cel principal în fiecare caz individual.

Un produs electronic este vândut la un anumit preț pe unitate și devine proprietatea deținătorului, ceea ce este confirmat prin certificatul de acceptare sau bonul de livrare. Din acest moment, este un document de strictă responsabilitate, atribuit unui anumit șofer sau stocat în departamentul de contabilitate, de unde este eliberat pentru utilizare. În acest caz, se păstrează un jurnal de mișcare (sub orice formă), care indică data emiterii și returnării și soldul după retur.

În ceea ce privește contabilitatea cardurilor de combustibil, este de remarcat faptul că, potrivit auditorilor, conturile 10, 50, 71 nu sunt în totalitate potrivite acestor scopuri. Cardurile în sine nu constituie materiale, fonduri și decontări cu persoane responsabile, așa cum se înțelege prin Reglementările contabile. Mai corect ar fi să se țină cont de costul cheltuielilor asociate activității principale și să-l păstreze în conturi în afara bilanţului aprobate prin propria politică contabilă.

Nuanțele contabilității combustibililor și lubrifianților

Politica contabilă a întreprinderii și Planul de conturi de lucru vor simplifica semnificativ activitatea departamentului de contabilitate și vor minimiza problemele cu autoritățile fiscale, deoarece acestea permit:

• creați conturi și subconturi noi;
• explicați de ce combustibilul și cardurile sunt înregistrate în aceste conturi;
• evita intrebarile privind achizitionarea si anularea produselor petroliere la un anumit pret, specificul lucrarii cu depozite;
• determina nuanțe individuale pentru contabilitatea fiscală.

Pentru a ține evidența carburanților și a carburanților și lubrifianților, întreprinderea menține borderourile, aprobă ratele de consum de combustibil, iar șoferii sunt obligați să prezinte departamentului de contabilitate chitanțe de la fiecare benzinărie. Raportul de pe card poate fi vizualizat în contul personal, unde sunt indicate numărul acestuia, cantitatea de produse petroliere, prețul la care s-a făcut realimentarea, timpul de realimentare, numărul benzinăriei, soldul la sfârșitul lunii. Verifică rapoartele șoferilor și chitanțele primite.

Cablajul este același ca pentru combustibilul achiziționat folosind cupoane. Sosirea se efectuează în ultima zi a lunii, dar nu mai devreme de data documentelor eliberate. Important! Ca poziție „depozit”, puteți utiliza „cont personal în rezervorul furnizorului” (conform politicii contabile). Totodată, prevedem în contractul pentru organele fiscale că aceasta nu este stocare gratuită. Pe baza raportului, facem in ultima zi a lunii un transfer de la depozit in „tancul masini Nr...”, care devine „depozit”.

Stergerile se fac pe baza de borderouri, care indica consumul standard si real de combustibil, printr-o factura la cerere. Soldul depozitului (rezervor auto nr....) trebuie să fie de acord cu datele de pe scrisoarea de parcurs pentru un anumit autoturism.

În cazul consumului excesiv de combustibil (standard-fact), rezultatul este atribuit cheltuielilor de neproducție (contul 91.2).

Cardurile noastre de combustibil vor ajuta departamentul de contabilitate să țină evidențe precise ale combustibilului și lubrifianților, fără dificultăți inutile.

Cardurile de combustibil sunt:

• numerar (emis pentru o anumită limită a costului combustibilului și lubrifianților);

• litru (eliberat pentru o anumită limită a volumului de combustibil și lubrifianți).

Sfat: în contextul creșterii constante a prețurilor la combustibil și lubrifianți, achiziționați carduri de combustibil de litri. Acest lucru este mai profitabil, deoarece organizația plătește pentru o cantitate predeterminată de combustibil la prețul în vigoare la data facturii. Până când organizația nu selectează întregul volum de combustibil și lubrifianți conform cardului primit, o posibilă creștere a prețurilor la combustibil nu îl va afecta.

Cum să solicitați un card de combustibil

Pentru a achiziționa combustibili și lubrifianți folosind carduri de combustibil, trebuie să încheiați un acord cu un furnizor angro sau direct cu o benzinărie.

De obicei, schema de lucru cu cardurile de combustibil arată astfel.

1. Organizația transferă furnizorului o plată anticipată de 100%, care include costul combustibilului, prețul cardului în sine (dacă cardul este transferat organizației contra cost) și costul întreținerii acestuia. Unele companii petroliere emit carduri gratuit și nu percep taxe pentru serviciul lor. Alții percep o taxă mică. În același timp, costul benzinei achiziționate cu un card este de obicei mai mic decât atunci când se plătește cu cupoane și numerar.

2. După ce organizația a transferat avansul, i se dă un card de combustibil cu un cod PIN. Când șoferul umple mașina, prezintă cardul la benzinărie.

3. În fiecare lună, după prelucrarea datelor, furnizorul de combustibil (emitentul cardului) pune la dispoziție organizației de cumpărare:

• factura fiscala;

• certificat de acceptare, care indică volumul și costul combustibilului selectat;

• un raport detaliat cu privire la toate tranzacțiile de pe cardul de combustibil. Include informații despre primirea și cheltuirea fondurilor, precum și cantitatea de combustibil și lubrifianți furnizate.

Jurnalul cardului de combustibil

De regulă, un card de combustibil este atribuit unui anumit angajat (șofer). Pentru control, puteți crea un jurnal de primire și emitere a cardurilor de combustibil. Nu există un formular standard pentru acest document, așa că organizația are dreptul să-l dezvolte în mod independent. Procedura de eliberare și returnare a cardurilor de combustibil nu este reglementată. În practică, poți obliga un angajat să predea cardul fie zilnic, fie dacă este necesar (la sfârșitul perioadei de valabilitate a acestuia, la concediere, la plecarea în concediu etc.). Nu este nevoie să pregătiți rapoarte în avans atunci când plătiți combustibil folosind carduri de combustibil.

Procedura contabilă pentru cardurile de combustibil depinde de termenii acordului cu furnizorul de combustibil.

Contabilitate: obținerea unui card gratuit

În acest caz, nu este nevoie să reflectați cardul în contabilitate. Se acceptă în contabilitate numai bunurile primite cu titlu gratuit, care ulterior pot fi vândute și pot primi venituri (clauza 9 din PBU 5/01). Este imposibil să vinzi un card de combustibil, deoarece acesta este atribuit unei anumite organizații.

Contabilitate: achizitie cu conditie de returnare

În acest caz, organizația trebuie să plătească furnizorului valoarea garanției cardului. Când cardul nu mai este folosit, organizația îl va returna, iar furnizorul va returna depozitul de garanție. Deoarece cardul de combustibil este proprietatea furnizorului de combustibil, o astfel de proprietate trebuie luată în considerare separat de proprietatea proprie a organizației (clauza 5 din PBU 1/2008). Prin urmare, în contabilitate, reflectați cardul primit într-un cont în afara bilanțului într-o evaluare condiționată. Pentru cardurile de combustibil, puteți deschide un subcont suplimentar, de exemplu, 015 „Carduri de combustibil”.

Când plătiți și primiți un card de combustibil, faceți următoarele înregistrări în contabilitate:

Debit 60 Credit 51

- valoarea depozitului cardului este transferată furnizorului de combustibil;

Debit 009

- se reflectă garanția emisă;

Debit 015 „Carduri de combustibil”

- cardul de combustibil este acceptat ca sold.

La returnarea cardului emitentului:

Debit 51 Credit 60

- a fost primită valoarea depozitului cardului de combustibil;

Credit 009

- garanția emisă este anulată;

Credit 015 „Carduri de combustibil”

- cardul de combustibil este scos din contabilitate extra-bilanț.

Contabilitate: achiziționarea unui card contra cost

În acest caz, costul cardului de combustibil (mai puțin TVA) poate fi imediat amortizat drept cheltuieli (clauza 5 din PBU 10/99). Înregistrați separat suma TVA în contul 19 „TVA pentru activele achiziționate”. Pentru a controla, luați în considerare costul cardului împreună cu soldul. De exemplu, pe contul 015 „Carduri de combustibil”. În plus, pentru un control mai detaliat, este indicat să reflectați primirea și deplasarea cardurilor de combustibil în jurnalul de bord pentru primirea și eliberarea cardurilor de combustibil.

Faceți înregistrări în contabilitate:

Debit 60 Credit 51

- card combustibil platit;

Debit 20 (23, 26, 44...) Credit 60

- costul cardului de combustibil este anulat drept cheltuieli;

Debit 19 Credit 60

- TVA se reflectă asupra costului cardului achiziționat;

Debit 015 „Carduri de combustibil”

- se ia in calcul cardul de combustibil;

- acceptat pentru deducerea TVA-ului aferent pe cardul de combustibil achizitionat.

Contabilitatea fiscală pentru cardurile de combustibil depinde de condițiile în care furnizorul le furnizează (gratuit, pe cauțiune, contra cost), precum și de sistemul de impozitare pe care îl aplică organizația.

DE BAZĂ

În cazul în care furnizorul furnizează cardul gratuit, nu este necesară reflectarea acestei tranzacții în contabilitatea fiscală. În acest caz, organizația nu are niciun beneficiu economic (venit) (articolul 41 din Codul fiscal al Federației Ruse).

Dacă furnizorul gajă cardul, nici primirea și returnarea acestuia nu sunt reflectate în contabilitatea fiscală. Aceasta rezultă din prevederile paragrafului 2 al paragrafului 1 al articolului 251 și paragrafului 49 al articolului 270 din Codul fiscal al Federației Ruse.

Dacă furnizorul oferă un card de combustibil contra cost, atunci costul acestuia poate fi inclus în alte cheltuieli (subclauza 49, clauza 1, articolul 264 din Codul Fiscal al Federației Ruse ).

Un exemplu despre cum să reflectați achiziția și anularea unui card de combustibil în contabilitate și fiscalitate

Pe 4 iunie, Alpha LLC a încheiat un acord cu benzinăria pentru întreținerea unui card de combustibil în numerar. În aceeași zi, cardul de combustibil a fost plătit furnizorului din contul curent al organizației. Costul cardului este de 118 ruble. (inclusiv TVA - 18 ruble). Pe 5 iunie a fost eliberat cardul managerului A.S. Kondratiev. Pe 1 august, Kondratiev a demisionat și a predat cardul. Ambele tranzacții s-au reflectat în jurnalul de primire și eliberare a cardurilor de combustibil .

În contabilitatea organizației s-au făcut următoarele înregistrări.

Debit 60 Credit 51
- 118 rub. - card combustibil platit;

Debit 26 Credit 60
- 100 de ruble. (118 ruble - 18 ruble) - costul cardului de combustibil a fost cheltuit;

Debit 19 Credit 60
- 18 frecții. - TVA se reflectă pe costul cardului de combustibil;

Debit 015 „Carduri de combustibil”
- 118 rub. - se ia in calcul cardul de combustibil;

Debit 68 subcont „Calcule TVA” Credit 19
- 18 frecții. - acceptat pentru deducerea TVA-ului aferent pe cardul de combustibil.

La calcularea impozitului pe venit pentru ianuarie-iunie, contabilul Alpha a inclus costul unui card de combustibil (100 de ruble) drept cheltuială.

Introduceți TVA în valoare de 18 ruble. prezentat spre deducere din buget în trimestrul II.

sistemul fiscal simplificat

În cazul în care furnizorul furnizează cardul gratuit, nu este necesară reflectarea acestei operațiuni în registrul de venituri și cheltuieli. În acest caz, organizația nu are niciun beneficiu economic (venit) (articolul 41 din Codul fiscal al Federației Ruse).

Dacă furnizorul gajează cardul, nici primirea și returnarea acestuia nu sunt reflectate în cartea contabilă (clauza 1 a articolului 346.15, subclauza 2 a clauzei 1 a articolului 251, articolul 346.16 din Codul fiscal al Federației Ruse).

Situație: se poate include în cheltuieli costul unui card de combustibil prevăzut contra cost la calculul unui singur impozit? Organizația aplică o simplificare și plătește un singur impozit pe diferența dintre venituri și cheltuieli.

Da, poti.

Lista cheltuielilor pentru întreținerea vehiculelor oficiale, prezentată la paragraful 12 al paragrafului 1 al articolului 346.16 din Codul fiscal al Federației Ruse, este deschisă. In orice caz:

• astfel de cheltuieli trebuie să fie justificate economic și documentate;

• un autoturism de serviciu trebuie să fie folosit de organizație în activități care vizează generarea de venituri.

Dacă aceste condiții sunt îndeplinite, organizația are dreptul de a include costul cardului de combustibil în cheltuieli la calculul impozitului unic. Un punct de vedere similar este reflectat în scrisoarea Ministerului de Finanțe al Rusiei din 22 iunie 2004 nr. 03-02-05/2/40.

UTII

Obiectul impozitării UTII este venitul imputat (clauza 1 a articolului 346.29 din Codul fiscal al Federației Ruse). Prin urmare, costul achiziționării unui card de combustibil nu afectează calculul bazei de impozitare.

OSNO și UTII

Dacă cheltuielile pentru combustibil și lubrifianți (achiziționarea unui card de combustibil) se referă simultan la activitățile unei organizații supuse UTII și la activitățile din sistemul general de impozitare, atunci aceste cheltuieli trebuie să fiedistribui (Clauza 9 a articolului 274 din Codul fiscal al Federației Ruse). Cheltuielile pentru combustibil și lubrifianți (achiziționarea unui card de combustibil) legate de un tip de activitate al organizației nu trebuie să fie distribuite.

Suma TVA alocată în factură estedistribui conform metodologiei stabilite la alineatele 4 și 4.1 ale articolului 170 din Codul fiscal al Federației Ruse.

Suma TVA care nu poate fi dedusă ar trebui adăugată la suma rezultată a cheltuielilor pentru activitățile organizației supuse UTII (subclauza 3, clauza 2, articolul 170 din Codul fiscal al Federației Ruse).

Exemplu de distribuție a costurilor cardului de combustibil. Organizația aplică un sistem general de impozitare și plătește UTII

SRL „Compania comercială „Hermes”” vinde mărfuri cu ridicata și cu amănuntul. Pentru operațiunile angro, organizația aplică sistemul general de impozitare (impozitul pe venit se calculează lunar) și plătește TVA. În orașul în care își desfășoară activitatea Hermes, comerțul cu amănuntul a fost transferat către UTII.

Pe 4 mai, Hermes a încheiat un acord cu benzinăria pentru deservirea unui card de combustibil de un litru. Costul cardului este de 118 ruble. (inclusiv TVA - 18 ruble). Cardul este destinat realimentării unei mașini care este folosită în două tipuri de activități în același timp.
Politica contabilă a organizației prevede că cheltuielile generale ale afacerii sunt distribuite proporțional cu veniturile pentru fiecare lună a perioadei de raportare (de impozitare). Pentru a distribui costurile achiziționării unui card de combustibil între două tipuri de activități, contabilul Hermes a comparat veniturile din comerțul cu ridicata cu suma totală a veniturilor.

Suma veniturilor primite de Hermes din diverse activități în luna mai este:

• pentru comerțul cu ridicata (fără TVA) - 26.000.000 de ruble;
• pentru comerțul cu amănuntul - 12.000.000 de ruble.

Organizația nu a efectuat operațiuni scutite de TVA.

Ponderea veniturilor din comerțul cu ridicata în veniturile totale pentru luna mai a fost:
26.000.000 de ruble. : (26.000.000 RUB + 12.000.000 RUB) = 0,684.

Activitățile organizației în cadrul sistemului general de impozitare includ cheltuieli pentru achiziționarea unui card de combustibil în valoare de:
(118 frec. - 18 frec.) × 0,684 = 68 frec.

La calcularea impozitului pe venit pentru luna mai, contabilul Hermes a luat în considerare costurile achiziționării unui card de combustibil în valoare de 68 de ruble. Valoarea TVA-ului care poate fi dedus poate fi determinată de contabilul Hermes pe baza rezultatelor trimestrului II.

Pentru informații despre cum să anulați carburanții și lubrifianții achiziționați folosind carduri de combustibil, consultați Cum să înregistrați achiziția de combustibil și lubrifianți folosind carduri de combustibil .

Ce sunt combustibilii și lubrifianții. Cum să păstrați evidența combustibilului și a lubrifianților folosind carduri de combustibil (benzină) în 2019. Ce sunt cardurile de combustibil? Caracteristici ale contabilității combustibililor și lubrifianților în organizațiile non-profit și organizațiile bugetare

Dragi cititori! Articolul vorbește despre modalități tipice de a rezolva problemele juridice, dar fiecare caz este individual. Daca vrei sa stii cum rezolva exact problema ta- contactați un consultant:

APLICAȚIILE ȘI APELURILE SUNT ACCEPTATE 24/7 și 7 zile pe săptămână.

Este rapid și GRATUIT!

Munca oricărei întreprinderi constă din multe procese, fiecare dintre ele conducând în cele din urmă la profit.

Ele pot implica mijloace care au legătură directă sau indirectă cu procesul de producție, furnizarea de servicii și efectuarea muncii. Dar uneori se pune întrebarea cum să le luăm în considerare corect.

Momente de bază

Toate activitățile întreprinderii implică utilizarea diferitelor resurse. Una dintre ele este benzina.

Scopul utilizării sale este determinat de tipul de activitate al întreprinderii. Se poate referi sau nu la inventar.

De exemplu, pentru o companie de transport, se referă la inventar.

Dacă o întreprindere este angajată în producția de produse alimentare, dar, în același timp, își livrează în mod independent mărfurile la punctele de vânzare, atunci se referă la costurile de non-producție, dar este luată în considerare la calcularea rezultatelor financiare.

Dacă benzina este utilizată ca mijloc de asigurare a mișcării unei persoane care are o sarcină specifică legată de nevoile întreprinderii, atunci astfel de cheltuieli sunt luate în considerare, dar nu afectează.

Vă rugăm să rețineți că benzina poate fi folosită ca combustibil nu numai pentru realimentarea și conducerea vehiculelor.

Poate fi folosit pentru a alimenta echipamentele de lucru, cum ar fi un trimmer pe benzină sau o pila.

În acest caz, se poate referi la cheltuieli generale de afaceri dacă acest echipament este utilizat pentru a îmbunătăți zona înconjurătoare.

Dar în cazul în care aceste dispozitive sunt un mijloc de a genera profit, se referă la costurile de producție.

După cum puteți vedea, această problemă conține o mulțime de nuanțe care merită înțelese mai detaliat.

Definiții

Acest articol va folosi o serie de termeni care nu au legătură cu sectorul financiar, dar au legătură directă cu problema în discuție. Să luăm în considerare semnificația lor.

În ce scop se realizează?

Combustibilii și lubrifianții, în special benzina, sunt materiale fără de care este dificil să ne imaginăm funcționarea oricărei întreprinderi astăzi.

Utilizarea benzinei poate fi direct legată de procesul de producție sau utilizată pentru operațiuni indirecte. În orice caz, este necesar să se țină evidența acesteia.

În funcție de scopul în care este utilizat materialul, acesta poate fi clasificat ca industrial, ceea ce va reduce baza de impozitare, va crește costul de producție și va calcula corect prețul final al bunurilor furnizate de întreprindere consumatorilor săi.

Pe baza celor de mai sus, putem concluziona că contabilizarea combustibililor și lubrifianților, precum și a altor materiale, se efectuează în scopul calculării corecte a rezultatelor financiare, efectuării planificării financiare, precum și a decontărilor cu bugetul sub formă de impozit. plăți.

Bază legală

Când lucrați cu combustibil și lubrifianți pe cardurile de combustibil, se utilizează următorul cadru de reglementare:

Regulile contabile și un plan de conturi sunt, de asemenea, folosite pentru a menține înregistrările.

Contabilizarea combustibilului și lubrifianților folosind carduri de combustibil

Am dat deja definiția unui card de combustibil într-unul din paragrafele precedente. Să ne uităm la ce tipuri există.

Ele se disting prin prezența restricțiilor:

O altă metodă de clasificare este unitatea contabilă. Pe această bază ei disting:

Folosirea cardurilor de combustibil este o modalitate convenabilă și profitabilă de plată. Prin urmare, este adesea folosit de persoanele juridice. În același timp, este important ca firma să mențină o contabilitate corectă a fondurilor.

Pentru a face acest lucru, utilizați un plan de conturi, precum și unul dezvoltat, care ar trebui să conțină informații despre:

• costul combustibililor și lubrifianților;
• metoda de contabilizare a costurilor cu combustibilul și lubrifiantul;
• privind metodele de adăugare a cardurilor în bilanţul unei întreprinderi;
• crearea unui jurnal contabil special;
• numele locației de depozitare a combustibilului și lubrifianților.

Pentru contabilitate se folosesc foi speciale.

Ce tranzacții sunt afișate?

Contabilitatea cardurilor de combustibil se face pe baza unui contract de furnizare a combustibilului sau a unui bon de livrare.

Pentru aceasta se folosește contul 10.6 – „Alte materiale”. Dar înainte ca suma să fie depusă în acest cont, este necesar să se efectueze o serie de tranzacții comerciale.

Să aruncăm o privire mai atentă la ce tranzacții sunt utilizate pentru a contabiliza un card de combustibil:

Un card de utilizare este eliberat șoferului, care trebuie să primească combustibil și lubrifianți alocați care îl folosesc. Este important ca această operațiune să nu fie confirmată prin înregistrări contabile, întrucât persoana respectivă nu primește fonduri în mână.

O eroare de contabilitate comună este utilizarea a 71 de conturi în acest caz, ceea ce este inacceptabil și duce la o încălcare a raportării.

Benzina însăși este contabilizată în contul 10.3 „Combustibil”. Toate operațiunile sunt, de asemenea, documentate. Cheltuielile se calculează pe baza oferită de persoană.

Puteți vedea ce operațiuni se efectuează înainte de anularea materialelor ca cheltuieli în tabelul de mai jos:

Debit	Credit	Operațiune	Document
60.2	51	Transferul plății pentru combustibil și lubrifianți către furnizor
10.3	60.1	Acceptarea combustibilului și lubrifianților pentru înregistrare	, , raport
19	60.1	TVA inclus
68	19	deducere TVA	Factura fiscala
60.1	60.2	Contabilitatea plăților anticipate	Informații contabile
20, 26, 44	10.3	Ștergerea achiziției de combustibil utilizat pe card	Contabilitate in dreapta Foarte de transport

Documentarea

Contabilitatea și anularea combustibilului și lubrifianților de pe cardurile de combustibil trebuie să fie documentate. Este produs de o companie care furnizează benzină.

Dar costurile asociate acestei operațiuni sunt suportate de client. Baza contabilității este extrasul bancar.

Costul cardului este indicat în bonul de livrare. Dacă se folosește unul. Costul cardului, ca orice produs, este plătit.

O factură este folosită pentru a o calcula, iar un registru de achiziții este folosit pentru a o deduce. Toate costurile suportate de companie în legătură cu producerea cardului sunt incluse în cheltuielile înregistrate în certificatul de contabilitate.

Cardul se eliberează persoanei responsabile împotriva semnăturii. Contabilitatea materialelor care se bazează pe aceasta se realizează pe baza următoarelor documente:

• factura fiscala;
• Lista de ambalare;
• raportul lunar al tranzacțiilor.

Puteti vedea exact cum sunt aplicate in tabelul prezentat in paragraful de mai sus.

Pe lângă contabilitate, întreprinderea trebuie să țină evidențe fiscale ale carburanților și lubrifianților și cardurilor de combustibil. O întreprindere, în calitate de consumator, plătește TVA pentru bunuri precum un card de combustibil.

Deducerea se face dacă tranzacțiile pentru care a fost achiziționat cardul sunt supuse TVA. Această operațiune se efectuează după ce cardul este înregistrat și primit.

Combustibilul poate fi inclus în consumabile, iar valoarea acestuia va reduce baza de impozitare dacă a fost utilizat direct în scopul generării de venituri, ceea ce este documentat.

Nuanțe emergente

Exemplul de contabilitate a combustibililor și lubrifianților prezentat mai sus este folosit pentru majoritatea organizațiilor și întreprinderilor comerciale.

Dar pentru anumite tipuri de organizații se utilizează o contabilitate ușor diferită. Să ne uităm la asta mai detaliat.

În ONG-uri

Organizațiile non-profit nu asigură generarea de venituri. Prin urmare, ei efectuează contabilitatea folosind metode ușor diferite. ONP-urile nu plătesc impozit pe venit, prin urmare, nu țin evidența fiscală.

Dar, din moment ce bilanțul organizației are părți de venituri și cheltuieli, este imperativ să păstrați evidența financiară.

Pentru a rezolva multe probleme, NPO-urile pot folosi combustibili și lubrifianți. Acestea, ca și alte întreprinderi, sunt contabilizate în contul 10.3.

Video: contabilizarea borderourilor și a combustibililor și lubrifianților

Dar, deoarece consumul lor nu este legat de producție, utilizarea benzinei este reflectată în contul 26 - „cheltuieli generale de afaceri”. În caz contrar, cablarea este aceeași ca pentru întreprinderile comerciale.

Institutie bugetara

O problemă separată este contabilitatea combustibilului la întreprinderile de stat, care sunt denumite organizații bugetare. Pentru ele se folosește un alt plan de conturi.

Procedura de contabilizare a combustibilului și lubrifianților folosind carduri de combustibil într-o instituție bugetară este prezentată mai jos:

Debit	Credit	Operațiune
120105510 1302022830	1302022730 120101610	Reflectarea costului cardurilor de combustibil achiziționate
120822560	120105610	Reflectarea cardurilor emise filialelor
110503340	120822660	Afișarea costului materialelor pentru care s-a făcut plata în avans prin card de numerar
110503340	120822660	Afișarea costului materialelor plătite cu un card de litru
140101222 140101272	110503340	Transferarea costului combustibilului și lubrifianților la cheltuielile curente
110601310	110503340	Se reflectă suma fondurilor utilizate pentru desfășurarea principalelor activități ale companiei.

După ce am examinat tabelul, putem concluziona că contabilizarea combustibililor și lubrifianților la întreprinderile bugetare diferă semnificativ de cele private.

Deoarece afișează utilizarea cardului în funcție de tipul acestuia, precum și emiterea fondurilor de plată în mână în documentele contabile. Ce nu prevăd tranzacțiile contabile standard.

Combustibilii și lubrifianții, și anume benzina, sunt unul dintre produsele care sunt cel mai des folosite în întreprinderi.