Горюче-смазочные материалы. Что относится к гсм перечень Гсм горюче смазочные материалы

06.03.2018

ГСМ – это «горюче-смазочные материалы», различная продукция, изготовленная из нефти. Эти товары относятся к разновидности промышленных, поэтому их реализация выполняется исключительно специализированными компаниями.

Изготовление всего, что относится к ГСМ, происходит в строгом соответствии принятым нормами и требованиям. Поэтому каждая партия должна обязательно сопровождаться документацией с результатами лабораторных исследований, подтверждающей ее качество.

Сегодня довольно просто. В целом, в понятие горюче-смазочных материалов входит обширный список продуктов нефтепереработки, использующихся в качестве:

• Горючего – бензин, дизель, керосин, попутный нефтяной газ.
• Смазочных материалов – масла для моторов и трансмиссий, а также пластичные вещества.
• Технических жидкостей – тосол, антифриз, тормозная жидкость и так далее.

Горюче-смазочные материалы – продукты, получаемые в результате перегонки нефти

Виды топлива, относящиеся к ГСМ

Так, как из всего, что относится к горюче-смазочным материалам, большая часть является топливом, остановимся на его видах подробнее:

• Бензин . Обеспечивает работу двигателей внутреннего сгорания. Отличается быстрой воспламеняемостью, которая в механизмах совершается в принудительном порядке. При выборе нужного горючего следует руководствоваться такими характеристиками, как состав, октановое число (влияющее на детонационную стабильность), давление паров и пр.
• Керосин . Изначально выполнял осветительную функцию. Но наличие особенных характеристик сделали его основным компонентом ракетного топлива. Это высокий показатель испаряемости и теплоты сгорания , хорошая переносимость низких температур, уменьшение трения между деталями. Учитывая последнее свойство, его часто используют также как смазку.
• Дизтопливо . Главными его разновидностями являются маловязкое и высоковязкое топливо. Первое применяется для грузового транспорта и другой быстроходной техники. Второе – для низкооборотистых двигателей, например, промышленного оборудования, тракторов и т.д. Доступная , низкая взрывоопасность и высокий КПД делают его одним из самых востребованных.

Природный газ в жидком состоянии, также используемый для заправки автомобилей, не является продуктом переработки нефти. Поэтому, согласно принятым стандартам, он не относится к ГСМ.

Три основных вида топлива, относящиеся к ГСМ

Смазочные масла как разновидность ГСМ

Что означает ГСМ, когда речь заходит о маслах? Этот нефтепродукт является неотъемлемым элементом любого механизма, поскольку его основная задача – уменьшение трения между частями машин и их защита от износа. По консистенции смазки делятся на:

• Полужидкие.
• Пластичные.
• Твердые.

Их качество зависит от наличия в составе присадок – дополнительных веществ, улучшающих эксплуатационные характеристики. Добавки могут улучшить как один, так и несколько показателей сразу. Различают, например, противоизносные или же моющие, оберегающие запчасти от наслоения отложений.

Особенности состава добавок к моторному маслу

По способу изготовления масла делятся на:

• Синтетические.
• Минеральные.
• Полусинтетические.

Последние являются симбиозом веществ, полученных искусственным путем с натуральными результатами нефтепереработки.

Чтобы сразу становилось понятно при взгляде на любую упаковку ГСМ, что это такое, каждый продукт имеет свою маркировку. По ней определяют, для каких целей он предназначен. В эти показатели входит качество, вязкость, наличие присадок, соответствие определенному времени года.

Разновидности ГСМ от тюбиков со смазкой до бочек с топливом

В этой статье мы осветили, что такое ГСМ, расшифровали аббревиатуру и рассказали, для чего применяются те или иные продукты. Предоставленной информации будет достаточно в качестве ознакомительного материала.

Чтобы более подробно узнать о том, что такое горюче-смазочные материалы и какие из них лучше всего подойдут для поставленных целей, обращайтесь к специалистам компании «Аммокс».

ВВЕДЕНИЕ

1 Понятие ГСМ

2. Документальное оформление операций с ГСМ

3. Государственная регистрация лиц, осуществляющих деятельность с ГСМ

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

ВВЕДЕНИЕ

Еще несколько лет тому назад торговля горюче-смазочными материалами (ГСМ) была распространена в сфере довольно узкого круга предприятий и организаций. Однако в настоящее время в силу своей практически 100-процентной ликвидности и высокой рентабельности данный вид предпринимательской деятельности превратился в один из самых популярных. Множество предприятий и организаций, никогда ранее не занимавшихся торговлей ГСМ, оказались вовлеченными в этот процесс. Поэтому у многих организаций возникают вопросы, связанные с особенностями правового регулирования и налогообложения деятельности по производству и реализации ГСМ.

1 Понятие ГСМ

Как следует из действующих в сфере нефтепродуктообеспечения нормативно-правовых актов, в том числе:

Приказа Минтопэнерго России от 25 сентября 1995 г. N 194 "О введении в действие руководящего документа "Правила сдачи нефтепродуктов на нефтебазы, АЗС и склады ГСМ по отводам магистральных нефтепродуктоводов";

Инструкции о порядке поступления, хранения, отпуска и учета нефти и нефтепродуктов на нефтебазах, наливных пунктах и автозаправочных станциях системы Госкомнефтепродукта СССР, утвержденной Госкомнефтепродуктом СССР 15 августа 1985 г. N 06/21-8-446, к горюче-смазочным материалам, как правило, относят различные продукты переработки нефти.

Так, к ГСМ относят бензины различных марок (в зависимости от октанового числа), автомобильное масло, тосолы, дизельное топливо.

Однако необходимо отметить, что не все виды топлива, используемые в настоящее время на автомобильном транспорте, могут быть отнесены к горюче-смазочным материалам. Например, природный газ, также реализуемый рядом автогазозаправочных станций (АГЗС) г. Москвы в качестве топлива для автомобилей, согласно названию и определению, данным в ст. 2 Федерального закона от 31 марта 1999 г. N 69-ФЗ "О газоснабжении в Российской Федерации", не относится к ГСМ.

Бухгалтерский учет операций по реализации и (или) приобретению природного газа в качестве топлива незначительно отличается от бухгалтерского учета нефтепродуктов. Исключение составляют отдельные вопросы, связанные с налогообложением нефтепродуктов, в том числе начислением и уплатой акцизов, о которых подробнее будет рассказано далее.

Сфера применения нефти и нефтепродуктов в настоящее время чрезвычайно широка. Нефть и нефтепродукты используются в качестве топлива (во всех сферах экономики) или смазочных материалов на предприятиях, оказывающих услуги по ремонту и обслуживанию автотранспортных средств.

Если отдельно остановиться на бухгалтерском учете и налогообложении горюче-смазочных материалов как топлива для автотранспортных средств, то необходимо отметить, что, как правило, ГСМ приобретают за наличный расчет владельцы автомобилей.

Вместе с тем в некоторых случаях крупные автотранспортные предприятия могут заключать с организациями, осуществляющими реализацию нефтепродуктов, долгосрочные договоры по оптовой реализации топлива. Такие договоры фактически исполняются путем заправки транспорта данного автотранспортного предприятия на автозаправочных станциях (АЗС) продавца нефтепродуктов по специальным талонам, по предъявлении карт или иных документов, являющихся эквивалентом заранее оплаченного определенного количества топлива. Расчеты между покупателями и продавцами топлива, как правило, производятся безналичным путем.

Действующими нормативно-правовыми актами допускается осуществление денежных расчетов между юридическими лицами наличными деньгами. Но согласно п. 1 Указания ЦБ РФ от 14 ноября 2001 г. N 1050-У и совместному Письму МНС России и ЦБ РФ от 1 июля 2002 г. N 24-2-02/252, от 2 июля 2002 г. N 85-Т их лимит ограничен 60 тыс. по одному договору.

При этом, так же как и при наличных расчетах с населением, требуется применение контрольно-кассовой техники. Данное требование установлено п. 1 ст. 2 Федерального закона от 22 мая 2003 г. N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт".

Для продажи топлива через АЗС, расположенные на территории каких-либо предприятий и не предусматривающие реализацию ГСМ на сторону, характерны некоторые особенности. Они будут связаны, прежде всего, с применением (неприменением) контрольно-кассовой техники.

В таких ситуациях оплата топлива часто происходит по безналичному расчету или иным аналогичным способом, позволяющим организации-продавцу вести аналитический учет отпуска топлива различным подразделениям (или иным производственным единицам) покупателя.

2. Документальное оформление операций с ГСМ

Как следует из Положения о Министерстве промышленности и энергетики РФ, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 16 июня 2004 г. N 284, данное Министерство осуществляет нормативно-правовое регулирование всех вопросов, связанных с топливно-энергетическим комплексом.

Горюче-смазочные материалы зачастую поставляются по трубопроводам, поэтому главные особенности их учета связаны в первую очередь с их транспортировкой и нахождением в резервуарах и (или) непосредственно в системе трубопроводов (остатки).

Требования к организации и порядку приема-сдачи нефтепродуктов на нефтебазы, АЗС и склады ГСМ установлены Правилами, утвержденными Приказом Минтопэнерго России от 25 сентября 1995 г. N 194 (далее - Правила), а также Руководящим документом РД 153-39.2-080-01 "Правила технической эксплуатации автозаправочных станций", утвержденным Приказом Минэнерго России от 1 августа 2001 г. N 229 (с изм. от 17 июня 2003 г.).

Одновременно вопросы учета нефти и нефтепродуктов регулируются положениями Инструкции о порядке поступления, хранения, отпуска и учета нефти и нефтепродуктов на нефтебазах, наливных пунктах и автозаправочных станциях системы Госкомнефтепродукта СССР, утвержденной Госкомнефтепродуктом СССР 15 августа 1985 г. N 06/21-8-446 (далее - Инструкция), в части, не противоречащей вышеуказанным документам. Именно в Инструкции подробно раскрыты вопросы количественного учета нефтепродуктов, осуществляемого в текущем режиме.

Количественный учет нефтепродуктов на АЗС, согласно п. 1.1 Инструкции, ведется в литрах, количественно изменяющихся в зависимости от плотности того или иного нефтепродукта одновременно с изменением температуры окружающей среды.

При организации учета нефтепродуктов на АЗС определяется следующее:

Порядок (система) организации учета нефтепродуктов, элементы которых приведены ниже, включая документооборот и периодичность проведения инвентаризации;

Материально-ответственные лица из числа персонала АЗС;

Лица, осуществляющие контроль организации, порядка и правильности осуществления учета на предприятии и выступающие в качестве представителей от организации при проверке учета с транспортной (снабжающей) организацией (порядок контроля количественного учета на АЗС и складах ГСМ подробнее будет раскрыто ниже);

Состав инвентаризационной комиссии;

Единицы оперативного учета нефтепродуктов по объему (в литрах) и по массе (в килограммах).

Учет нефтепродуктов на АЗС осуществляется по совокупности:

Наличия в резервуарах (учитывается количество нефтепродуктов по каждому резервуару и суммарно по нефтепродуктам каждой марки);

Наличия в технологических трубопроводах;

Результатов отпуска через топливо-, маслораздаточные колонки.

Масса нефтепродукта определяется следующим образом:

При объемно-массовом методе измерения - по его объему и плотности при одинаковых условиях или условиях, приведенных к одинаковым (температура и давление);

При массовом методе - измеряется в таре и транспортных средствах путем взвешивания на весах;

При объемном методе - измеряется только объем нефтепродукта. Данный метод является частью объемно-массового и применяется на АЗС для учета нефтепродуктов;

При гидростатическом методе - как произведение разности давлений столба продукта (в начале и конце товарной операции) и средней площади сечения части резервуара, из которой отпущен продукт, деленных на ускорение силы тяжести.

Поступление нефтепродуктов на АЗС и склады ГСМ может осуществляться следующими способами:

Путем слива нефтепродуктов в резервуары АЗС:

из железнодорожных цистерн;

при поставках в автоцистернах;

по трубопроводам.

В товарно-транспортных накладных, оформляемых в случае доставки в цистернах, производителями-поставщиками проставляются показатели отгрузки:

Точное наименование нефтепродукта по маркам;

Температура, плотность и объем нефтепродукта в момент отгрузки;

Масса нефтепродукта.

При применении объемно-массового метода в момент приемки нефтепродуктов измеряют объем и плотность продукта при одинаковых или приведенных к одинаковым условиях (температура и давление).

Объем нефтепродукта определяется из градировочных таблиц по измеренному уровню в резервуарах, железнодорожных цистернах, танках судна или по полной вместимости указанных емкостей. Объем можно также измерять счетчиком жидкости.

Плотность нефтепродуктов в резервуарах и транспортных средствах определяется в соответствии с ГОСТ 3900-85 "Нефть и нефтепродукты. Методы определения плотности" по пробам, отобранным в соответствии с ГОСТ 2517-85.

Количество нефтепродуктов в единицах массы при приеме определяется по формуле:

Мпост. = Pпост. х Vпост.,

где Мпост. - масса нефтепродуктов;

Vпост. - объем нефтепродуктов при температуре измерения уровня (куб. м);

Pпост. - плотность нефтепродукта при температуре измерения уровня в момент приема нефтепродуктов (кг/куб. м).

Расходы на горюче-смазочные материалы и их признание в налоговом учете - больной вопрос для бухгалтеров большинства организаций.

Учет расходов на горюче-смазочные материалы

Расходы на горюче-смазочные материалы и их признание в налоговом учете – больной вопрос для бухгалтеров большинства организаций. В каких размерах и на каком основании можно уменьшить базу по налогу на прибыль по этим расходам, рассказывает Л.П. Фомичева, консультант по налогам и сборам. В части автоматизации материал подготовлен А.Л. Биляловой (Компания Инфотэк Груп)

• топливо (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ);
• смазочные материалы (моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки);
• специальные жидкости (тормозные и охлаждающие).

Организация, имеющая в собственности, аренде или безвозмездном пользовании автомобили и использующая их в своей деятельности для извлечения доходов, может отнести на себестоимость расходы по ГСМ. Но не все так просто, как кажется.

Нужны ли нормы

В настоящее время бухгалтерские нормативные документы не устанавливают предельных норм для отнесения на себестоимость расходов, связанных с использованием ГСМ при эксплуатации автомобилей. Единственным условием списания ГСМ на себестоимость является наличие документов, подтверждающих факт их использования в процессе производства.

При расчете налогооблагаемой прибыли нужно руководствоваться главой 25 НК РФ. Расходы на содержание служебного транспорта, к числу которых относятся и расходы на приобретение ГСМ, относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подп. 11 п. 1 ст. 264 и подп. 2 п. 1 ст. 253 НК РФ). НК РФ не ограничивает расходы на содержание служебного транспорта какими-либо нормами, поэтому для целей налогообложения предусматривается списание расходов на топливо и смазочные материалы по фактическим затратам. Однако они должны быть документально подтверждены и экономически обоснованы (п. 1 ст. 252 НК РФ).

По мнению Минфина России, изложенному в письме от 15.03.2005№ 03-03-02-04/1/67, расходы на приобретение ГСМ в пределах норм, определенных в технической документации к транспортному средству, могут быть признаны в целях налогообложения при соблюдении требований, установленных упомянутым выше пунктом 1 статьи 252 НК РФ. УМНС России по г. Москве в письме от 23.09.2002 № 26-12/44873 выражало аналогичное мнение.

Требование обоснованности обязывает организацию разработать и утвердить собственные нормы расхода топлива, смазочных материалов и специальных жидкостей для своего транспорта, который используется для производственной деятельности с учетом его технологических особенностей. Такие нормы организация разрабатывает для контроля над расходом ГСМ на эксплуатацию, техническое обслуживание и ремонт автомобильной техники.

Организация может при их разработке исходить из технических характеристик конкретного автомобиля, времени года, сложившейся статистики, актов контрольных замеров расхода топлива и смазочных материалов на километры пробега, составленных представителями организаций или специалистами автосервиса по ее поручению, и др. Можно учитывать при их разработке простои в пробках, сезонные колебания потребления топлива и другие корректирующие коэффициенты. Нормы разрабатываются, как правило, техническими службами самой организации. Порядок расчета норм расхода ГСМ является элементом учетной политики организации.

Они утверждаются приказом руководителя организации. С приказом следует ознакомить всех водителей автотранспорта. Отсутствие в организации утвержденных норм может привести к злоупотреблениям со стороны водителей, и, следовательно, к неоправданным дополнительным расходам.

Собственно, эти нормы и используются как экономически обоснованные для целей бухгалтерского учета для списания ГСМ и для целей налогообложения при исчислении налога на прибыль.

При разработке этих норм организация может использовать Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденные Минтрансом России от 29.04.2003 (руководящий документ № Р3112194-0366-03 согласован с руководителем Департамента материально-технического и социального обеспечения МНС России и применяется с 1 июля 2003 года). В документе приведены значения базовых норм расхода топлива для автомобильного подвижного состава, норм расхода топлива на работу специального оборудования, установленного на автомобилях, и методика их применения, а также нормативы по расходу смазочных масел.

Нормы расхода топлива устанавливаются для каждой марки и модификации эксплуатируемых автомобилей и соответствуют определенным условиям работы автомобильного транспорта. Расход топлива на гаражные и прочие хозяйственные нужды (технические осмотры, регулировочные работы, приработка деталей двигателей и автомобилей после ремонта и т.д.) в состав норм не включается и устанавливается отдельно.

Особенности эксплуатации автомобилей, связанные с дорожно-транспортными, климатическими и другими факторами, учитываются путем применения к базовым нормам поправочных коэффициентов. Эти коэффициенты установлены в виде процентов повышения или снижения исходного значения нормы. При необходимости применения одновременно нескольких надбавок норма расхода топлива устанавливается с учетом суммы или разности этих надбавок.

Руководящим документом также установлены нормы расхода смазочных материалов на 100 литров общего расхода топлива, рассчитанного по нормам для данного автомобиля. Нормы расхода масел установлены в литрах на 100 литров расхода топлива, нормы расхода смазок - соответственно в килограммах на 100 литров расхода топлива. Здесь тоже есть поправочные коэффициенты в зависимости от условий эксплуатации машины. Расход тормозных и охлаждающих жидкостей определяется в количествах заправок на один автомобильный транспорт.

Обязательно ли следует применять нормы, установленные Минтрансом России как единственно возможные? Нет. Минтранс России согласно статье 4 НК РФ не вправе разрабатывать какие-либо нормативы для целей налогообложения. Нормы, утвержденные Минтрансом России, не являются приказом и не проходили регистрацию в Минюсте России в качестве нормативного правового акта, обязательного для применения организациями на всей территории РФ. Учитывая все эти обстоятельства, можно сказать, что, несмотря на название "Руководящий документ", а также на то, что он согласован с МНС России, базовые нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте носят только рекомендательный характер.

Но вероятность того, что налоговые органы все же будут ориентироваться при проверках на эти нормативы, согласованные с их ведомством, достаточно высока. Ведь если расходы организации на приобретение ГСМ значительно превышают установленные Минтрансом России нормы, их экономическая обоснованность может вызвать у налоговых органов сомнения. И это логично: нормы Минтранса России хорошо продуманы и вполне разумны. И хотя они разрабатывались не для налогового учета, могут быть использованы в суде и, как представляется, будут служить убедительным аргументом для судей.

Поэтому организации нужно быть готовым обосновать причины отклонений применяемых ею норм дл списания ГСМ на расходы от утвержденных Минтрансом России.

Учет расходов на горюче-смазочные материалы (часть 2): путевые листы

Приобретение ГСМ еще не свидетельствуют о фактическом их расходе на автомобиль, используемый в служебных целях. Подтверждением того, что топливо было потрачено в производственных целях, является путевой лист, который и является основанием для списания ГСМ на себестоимость. Это подтверждают налоговые органы (письмо УМНС по г. Москве от 30.04.2004 № 26-12/31459) и Росстат (письмо Федеральной службы государственной статистики от 03.02.2005№ ИУ-09-22/ 257 О путевых листах)

В путевом листе проставляются показания спидометра и показатели расхода ГСМ, указывается точный маршрут следования, подтверждающий производственный характер транспортных расходов.

Первичные документы можно принять к учету, если они составлены по унифицированной форме (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете").

Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78 утверждены следующие формы первичной документации для учета работы автотранспорта:

1. журнал учета путевых листов (форма № 8);
2. путевой лист легкового автомобиля (форма № 3);
3. путевой лист специального автомобиля (форма № 3 (спец.));
4. путевой лист легкового такси (форма № 4);
5. путевой лист грузового автомобиля (форма № 4-с, форма № 4-п);
6. путевой лист автобуса (форма № 6);
7. путевой лист автобуса необщего пользования (форма № 6 (спец.));
8. товарно-транспортная накладная (форма № 1-Т).

Поскольку большинство организаций эксплуатирует служебные легковые машины или грузовые автомобили, то они используют формы путевых листов для этих машин.

Путевой лист грузового автомобиля (формы № 4-с или № 4-п) является основным первичным документом для расчетов за перевозки грузов, списания ГСМ на расходы по обычным видам деятельности, начисления заработной платы водителю, а также подтверждает производственный характер произведенных расходов. При перевозке товарных грузов путевые листы форм № 4-с и № 4-п выдаются водителю вместе с товарно-транспортной накладной.

Форма № 4-с (сдельная) применяется при условии оплаты работы автомобиля по сдельным расценкам.

Форма № 4-п (повременная) применяется при условии оплаты работы автомобиля по повременному тарифу и рассчитана на одновременное выполнение перевозок грузов до двух заказчиков в течение одного рабочего дня (смены) водителя.

Отрывные талоны путевого листа форм № 4-с и № 4-п заполняются заказчиком и служат основанием для предъявления организацией-владельцем автотранспорта счета заказчику. К счету прилагается соответствующий отрывной талон.

В путевом листе, который остается в организации - владельце автотранспорта, повторяются идентичные записи о времени работы автомобиля у заказчика. Если грузы перевозятся на автомобиле, работающем на повременной оплате, то в путевой лист вписываются номера товарно-транспортных накладных и прилагается один экземпляр этих накладных. Путевые листы хранятся в бухгалтерии совместно с товарно-транспортными документами для одновременной их проверки.

Путевой лист служебного легкового автомобиля (форма № 3) служит основным первичным документом для списания ГСМ на расходы, связанные с управлением организацией.

Журнал учета движения путевых листов (форма № 8) применяется организацией для регистрации выданных путевых листов водителю и сданных после обработки путевых листов в бухгалтерию.

Все путевые листы выписывают в одном экземпляре и хранят пять лет.

Путевой лист выписывает водителю диспетчер или иной уполномоченный выпускать его в рейс работник. Но в небольших организациях это может быть сам водитель или другой работник, который назначается приказом руководителя организации.

В путевом листе обязательно должны быть проставлены порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль.

Путевой лист действителен только на один день или смену. На более длительный срок он выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены).

Маршрут перевозок или служебного поручения записывается по всем пунктам следования автомобиля в самом путевом листе.

Ответственность за правильное оформление путевого листа несут руководители организации и лица, отвечающие за эксплуатацию автомобилей и участвующие в заполнении документа. Это еще раз подчеркнуто в уже упомянутом письме Федеральной службы государственной статистики (Росстата) от 03.02.2005 № ИУ-09-22/ 257 «О путевых листах». В нем также сказано, в унифицированных формах должны быть заполнены все реквизиты. Работники, заполнившие и подписавшие документы, несут ответственность за достоверность содержащихся в них данных.

Если путевой лист заполняется с нарушениями, это дает проверяющим органам основание исключить затраты на топливо из состава расходов.

Бухгалтера, учитывающего ГСМ, особенно должна интересовать правая лицевая часть путевого листа. Рассмотрим ее на примере путевого листа легкового автомобиля (форма № 3).

Показания спидометра на начало дня работы (графа рядом с подписью разрешающего выезд) должны совпадать с показаниями спидометра на конец предыдущего дня работы автомобиля (графа – при возвращении в гараж). А разница между показаниями спидометра за текущий день работы должна соответствовать общему количеству пройденных за день километров, указанной на оборотной стороне.

Заполнение раздела "Движение горючего" производится в полном объеме по всем реквизитам, исходя из фактических затрат и показателей приборов.

Остаток горючего в баке фиксируется в листе на начало и конец смены. Расчет расхода указывается по нормам, утвержденным в организации для данной машины. По сравнению с этой нормой указывается фактический расход, экономия или перерасход по отношению к норме.

Чтобы определить нормативный расход горючего за смену, нужно умножить пробег автомобиля за рабочий день в километрах на норму расхода бензина в литрах на 100 км пробега, а полученный результат разделить на 100.

Для определения фактического расхода горючего за смену к его остатку в баке автомобиля на начало смены следует прибавить количество горючего, заправленного в бак автомобиля в течение смены, и из этой суммы вычесть остаток бензина в баке автомобиля на конец смены.

На оборотной стороне листа указываются пункт назначения, время выезда и возвращения автомобиля, а также количество пройденных километров. Эти показатели самые важные, они служат основанием для включения стоимости израсходованного топлива в расходы и подтверждают, с какими операциями связано было использование машины (получение ценностей у поставщиков, доставка их до покупателей и др.).

Нижняя часть оборотной стороны путевого листа важна для расчетчика заработной платы водителей.

В заключении раздела несколько слов о том, должны ли заполняться путевые листы только для водителей.

Иногда такой вывод делают из текста постановления Госкомстата России от 28.11.1997 № 78 (далее – Постановление № 78)и самих форм листов. И делают следующих вывод – если прямо штатным расписанием не предусмотрена должность водителя, то и обязанность организации оформлять соответствующий документ отсутствует. На взгляд автора это неверно, водитель – это функция, а не только должность. Важно, что эксплуатируется служебная машина организации, а уж кто управляет ею – дело организации. Например, служебную машину может водить директор, менеджер, и расходы по ней также будут учитываться только на основании путевого листа. Кроме того, при отсутствии этого документа в пути у работника, фактически выполняющего функции водителя, может возникать проблема с работниками автоинспекции.

Формально путевые листы выписывают организации. Так сказано в Постановлении № 78. Предприниматели по формальным признакам заполнять путевой лист не должны, поскольку согласно статье 11 НК РФ являются физическими лицами. Но ведь они используют транспорт в производственных целях. И МНС России в письме от 27.10.2004 № 04-3-01/665@ обратило внимание на то, что путевые листы должны ими использоваться.

Учет расходов на горюче-смазочные материалы (часть 3): бухгалтерский учет

Расходы на приобретение ГСМ связаны с обслуживанием перевозочного процесса и относятся к расходам по обычным видам деятельности по элементу "Материальные затраты" (п. 7, 8 ПБУ 10/99 "Расходы организации"). В расходы включается сумма всех фактических затрат организации (п. 6 ПБУ 10/99)

Бухгалтерия организации ведет количественно-суммовой учет ГСМ и специальных жидкостей. Заправка автотранспорта производится на автозаправочных станциях за наличный расчет или в безналичном порядке по талонам или специальным картам.

Не касаясь специфики формирования первоначальной стоимости ГСМ и учета НДС, скажем, что бухгалтер на основании первичных документов (авансовых отчетов, накладных и др.) приходует ГСМ по маркам, количеству и стоимости. ГСМ учитываются на счете 10 «Материалы» субсчет 3 «Топливо». Это предусмотрено Планом счетов (утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н).

• "ГСМ на складах (бензин, дизельное топливо, газ, масло и др.)";
• "Оплаченные талоны на бензин (дизельное топливо, масло)";
• "Бензин, дизельное топливо в баках автомобилей и талоны у водителей" и др.

Поскольку разновидностей ГСМ много, то для их учета открывают субсчета второго, третьего и четвертого порядков, например:

• счет 10 субсчет "Топливо", субсчет "ГСМ на складах", субсчет "Бензин", субсчет "Бензин АИ-98";
• счет 10 субсчет "Топливо", субсчет "ГСМ на складах", субсчет "Бензин", субсчет "Бензин АИ-95".

Кроме того, аналитический учет выданных ГСМ ведется по материально ответственным лицам - водителям автотранспорта.

Бухгалтер записывает поступление ГСМ в карточку учета материалов по форме № М-17. В организации может быть разработана своя форма карточки учета поступления и списания ГСМ, которая утверждается приказом руководителя или является приложением к учетной политике организации.

Расходы на содержание автотранспортных средств организации списывают на себестоимость продукции (работ, услуг). В бухгалтерском учете затраты, связанные с перевозочным процессом, отражают на балансовом счете 20 "Основное производство" или 44 "Расходы на продажу" (только для торговых организаций). Затраты на содержание служебного автотранспорта отражаются на балансовом счете 26 "Общехозяйственные расходы". Предприятия, имеющие парк автомобилей, отражают затраты, связанные с их содержанием и эксплуатацией, на балансовом счете 23 "Вспомогательные производства".

Применение конкретного счета учета затрат зависит от направленности использования автомобилей. Например, если грузовой автомобиль перевозил грузы по заказам сторонней организации, то затраты на ГСМ отражаются на счете 20, а если легковой автомобиль использовался для служебных поездок, связанных с управлением организацией, то затраты отражаются на счете 26.

В учете списание ГСМ отражается бухгалтерской проводкой

Дебет 20 (23, 26, 44) Кредит 10-3 "Топливо" (аналитический учет: "ГСМ в баках транспортных средств" и др. соответствующие субсчета)

В фактически израсходованном количестве на основании первичных документов.

При отпуске ГСМ в производство и ином выбытии их оценка в бухгалтерском учете производится одним из следующих способов (п. 16 ПБУ 5/01 "Учет материально-производственных запасов"):

• по себестоимости единицы запасов,
• по себестоимости первых по времени закупок (ФИФО),
• по себестоимости последних по времени закупок (ЛИФО),
• по средней себестоимости.

Последний способ является наиболее распространенным. Выбранный организацией способ должен быть зафиксирован в приказе об учетной политике.

Обращаем внимание бухгалтеров на то, что как правило, в баках автомобилей всегда имеется количество бензина (или иного топлива), которое представляет собой переходящий остаток на следующий месяц (квартал). Этот остаток нужно и далее учитывать на счете отдельном субсчете "Бензин в баках автомобилей" (в аналитическом учете по материально-ответственным лицам (водителям).

Ежемесячно бухгалтер проводит сверку результатов по выдаче, расходу и остатку нефтепродуктов в баках транспортных средств.

Если стоимость принятых к расходу затрат по ГСМ в бухгалтерском и налоговом учете будет различна (например, в связи с превышением водителем норм, принятых в организации для его автомобиля), то налогоплательщикам, применяющим ПБУ 18/02, придется отражать постоянные налоговые обязательства. Таково требование пункта 7 указанного положения, которое утверждено приказом Минфина России от 19.11.2002 № 114н.

Приведем пример бухгалтерского учета ГСМ на примере учета бензина для конкретного водителя.

Пример

Водитель легкового служебного автомобиля А.А. Сидоров получает из кассы ООО "Зима" под отчет денежные средства для приобретения ГСМ и представляет авансовые отчеты с отражением расходов по их приобретению с приложением первичных документов. Списание бензина происходит по нормам на основании путевых листов, сдаваемых водителем в бухгалтерию.

Количественно-суммовой учет ГСМ ведется с использованием лицевых карточек, форма которой разработана организацией самостоятельно и утверждена приказом руководителя. Карточка открывается на каждого водителя.

Остаток несписанного бензина на начало апреля у водителя составил 18 литров по 10 руб.

Организация применяет при списании материалов метод скользящей средней себестоимости, которая рассчитывается на дату выполнения операции.

Дата	Приход			Расход			Остаток
	количество	цена	стоимость	количество	цена	стоимость	количество	цена	стоимость
Остаток на 01.04							18	10	180
01.апр				7	10	70	11	10	110
02.апр				10	10	100	1	10	10
03.апр	20	11	220	11	10,95	120,48	10	10,95	109,52

В бухгалтерском учете организации сделаны следующие проводки:

70 руб. - списано по нормам 7 литров бензина по путевому листу легкового автомобиля формы № 3 за 1 апреля;

Дебет 26 Кредит 10-3 субсчет «Бензин А-95 в баке машины Сидорова А.А.»

100 руб. - списано по нормам 10 литров бензина по путевому листу легкового автомобиля формы № 3 за 2 апреля;

Дебет 10-3 субсчет «Бензин А-95 в баке машины Сидорова А.А.» Кредит 71 субсчет «Сидоров»

220 руб. – оприходовано 11 литров бензин на основании чека ККМ, приложенного к авансовому отчету водителя;

Дебет 26 Кредит 10-3 субсчет «Бензин А-95 в баке машины Сидорова А.А.»

120,48 руб. - списано по нормам 11 литров бензина по путевому листу легкового автомобиля формы № 3 за 3 апреля.

Арендованный транспорт

Получить транспортное средство во временное владение и пользование можно, заключив договор аренды транспортного средства с юридическим или физическим лицом.

По договору аренды арендодатель (наймодатель) обязуется предоставить арендатору (нанимателю) имущество за плату во временное владение и пользование. Если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства, арендатор несет расходы, возникающие в связи с коммерческой эксплуатацией транспортного средства, в том числе расходы на оплату топлива и других расходуемых в процессе эксплуатации материалов (ст. 646 ГК РФ). Стороны могут предусмотреть смешанные условия оплаты аренды в виде фиксированной доли (непосредственно арендная плата) и оплаты компенсации на текущее содержание арендованного имущества, которая может меняться в зависимости от внешних факторов.

В случае, когда расходы на ГСМ несет наниматель транспорта, учет ГСМ идентичен ситуации с эксплуатацией собственного транспортного средства. Просто учитывается такой автомобиль не в составе основных средств, а на забалансовом счете 001 "Арендованные основные средства" в оценке, принятой в договоре. За его использование начисляется арендная плата, а амортизация не начисляется. Арендная плата учитывается в состав прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией вне зависимости от того, у кого арендуется автомобиль - у юридического или физического лица (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ).

В то же время статус арендодателя влияет на налоговые последствия по другим налогам. Так, если автомобиль арендуется у физического лица, у него возникает налогооблагаемый доход. Что касается ЕСН, то нужно различать аренду транспортного средства с экипажем и без него (п. 1 ст. 236 и 3 ст. 238 НК РФ).

На арендованную машину выписывается путевой лист на время работы, поскольку распоряжается машиной организация. А пп.2 п.1 ст.253 НК РФ разрешает включать в расходы, уменьшающие налогооблагаемый доход, все средства, истраченные на содержание и эксплуатацию основных средств и иного имущества, которое используется в производственной деятельности. Это касается и ГСМ, которые используются на арендованном автомобиле.

Безвозмездное пользование автомобилем

Организация может заключить договор безвозмездного пользования автомобилем.

По договору безвозмездного пользования (ссуды) ссудополучатель обязан содержать вещь, полученную в безвозмездное пользование, в исправном состоянии, включая осуществление текущего и капитального ремонта, а также несение всех расходов на ее содержание, если иное не предусмотрено договором.

Расходы организации по содержанию и эксплуатации автомобиля, полученного по договору безвозмездного пользования, уменьшают налогооблагаемую прибыль в общеустановленном порядке, если договором предусмотрено, что данные расходы несет ссудополучатель.

К договорам безвозмездного пользования (ссуды) применяются отдельные правила, предусмотренные для договора аренды. Расходы на ГСМ учитываются аналогично арендованной машине, поскольку распоряжается ею организация.

Передача имущества во временное пользование по договору ссуды - для целей налогообложения есть не что иное, как безвозмездно оказанная услуга. Стоимость такой услуги включается ссудополучателем во внереализационные доходы (п. 8 ст. 250 НК РФ). Эту стоимость нужно определить самостоятельно, основываясь на данных о рыночной стоимости аренды аналогичного автомобиля.

Компенсации работникам

Работникам выплачивается компенсация за износ личного транспорта и возмещаются расходы, если личный транспорт используется с согласия работодателя в служебных целях (ст. 188 ТК РФ). Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Часто по приказу работнику выплачивают компенсацию по норме, установленной Правительством РФ и сверх этого расходы на бензин.

Поскольку такое положение прямо не предусмотрено письмом Минфина России от 21.07.1992 № 57, то представляется правомерным и позиция налоговых органов по данному вопросу. В размерах компенсации работнику учтено возмещение затрат по эксплуатации используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля: сумма износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт (письмо МНС России от 02.06.2004 № 04-2-06/419).

Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях выплачивается работникам в тех случаях, когда их работа по роду производственной (служебной) деятельности связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с их должностными обязанностями.

Изначальный документ, который установил данную компенсацию – письмо Минфина России от 21.07.1992 № 57 "Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок". Документ действующий, хотя сами нормы выплат менялись в дальнейшем. Вот его мы и рекомендуем прочитать бухгалтеру особенно внимательно.

В пункте 3 сказано, что конкретный размер компенсации определяется в зависимости от интенсивности использования личного легкового автомобиля для служебных поездок. В размерах компенсации работнику учтено возмещение затрат по эксплуатации используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля (сумма износа, затраты на ГСМ, техническое обслуживание и текущий ремонт).

Расчет размеров компенсации производится по формуле:

К = А + ГСМ + ТО + ТР, где

К - сумма компенсации,

А - амортизация автомобиля;

ГСМ - затраты на горюче-смазочные материалы;

ТО - техническое обслуживание;

ТР - текущий ремонт.

Начисление компенсации производится на основании приказа руководителя организации.

Компенсация начисляется ежемесячно в твердой сумме, независимо от количества календарных дней в месяце. За время нахождения работника в отпуске, командировке, невыхода его на работу вследствие временной нетрудоспособности, а также по другим причинам, когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается.

Самым трудным в данной ситуации представляется подтверждение именно факта и интенсивности использования машины сотрудником. Поэтому основанием для начисления компенсации, кроме приказа руководителя, может быть разъездная ведомость или иной аналогичный документ, форма которого утверждена в приказе по учетной политике организации. Путевые листы в данном случае не составляются.

Выплачиваемые работнику компенсации за использование личного легкового автомобиля в служебных целях являются для организации расходами по обычным видам деятельности на основании пункта 7 ПБУ 10/99.

Компенсация, выплачиваемая работнику в соответствии с законодательством, в пределах утвержденных норм не облагается налогом на доходы физических лиц (ст. 217 НК РФ) и единым социальным налогом (ст. 238 НК РФ). В данном случае законодательный документ - Трудовой кодекс РФ. В силу того, что Правительством РФ разработаны нормы компенсации применительно только к пункту 11 статьи 264 НК РФ (налог на прибыль), они не подлежат применению в целях определения налоговой базы по налогу на доходы физических лиц.

Налоговые органы стоят на том, нормы, применяемые в организации, не могут быть применены для НДФЛ, поскольку не являются нормами, установленными в соответствии с действующим законодательством РФ (письмо МНС России от 02.06.2004 № 04-2-06/419@ "О возмещении расходов при использовании работниками личного транспорта").

Однако в своем Постановлении от 26.01.2004 № Ф09-5007/03-АК ФАС Уральского округа пришел к выводу, что применять нормы компенсационных выплат, установленные главой 25 НК РФ, для исчисления НДФЛ неправомерно. Компенсация за личный транспорт освобождается от налога на доходы в размере, установленном письменным соглашением организации и работника. Это косвенным образом подтверждает и решение ВАС РФ от 26.01.2005 № 16141/04.

Таким образом, на наш взгляд, в рассматриваемой ситуации не возникает налогооблагаемой базы по налогу на доходы физических лиц.

Компенсация за использование личных легковых автомобилей в служебных целях в целях исчисления налога на прибыль является нормируемой величиной. Действующие в настоящее время нормы установлены постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92.

Расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм для целей налогообложения относятся к прочим расходам (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). В налоговом учете эти расходы признаются на дату фактической выплаты начисленной компенсации.

Сумма компенсации, начисленная работнику сверх предельных норм, не может уменьшать налоговую базу для исчисления налога на прибыль организации. Эти расходы в целях налогообложения рассматриваются как сверхнормативные.

Разумеется, эту точку зрения можно пытаться оспорить, опираясь на более свежую позицию ст. 188 Трудового кодекса РФ. Но ведь и в письме Минфина речь шла о том, что при расчете компенсации нужно учесть все особенности использования личного автомобиля работником в производственных целях. А для налогообложения существует норма, и она однозначна. Поэтому расходы на приобретение ГСМ параллельно с выплатой компенсации не учитываются для целей обложения налогом на прибыль, поскольку данный автомобиль не является служебным (пп.11 п.1 ст.264 НК РФ).

Расходы по компенсации работнику сверх установленных норм, а также стоимость израсходованных ГСМ, исключаемые из расчета налоговой базы по налогу на прибыль как отчетного, так и последующих отчетных периодов, признаются постоянной разницей (п.4 ПБУ 18/02).

На сумму постоянного налогового обязательства, рассчитанного на ее основе, организация корректирует величину условного расхода (условного дохода) по налогу на прибыль (п.п.20, 21 ПБУ 18/02).

Учет ГСМ в «1С:Бухгалтерии 8.3»

Учет ГСМ в конфигурации ведется на счете 10.3 «Топливо». В справочнике «Материалы» для элементов, относящихся к ГСМ, следует указать вид «(10.3) Топливо» (см. рис. 1).

Приобретение ГСМ отражается документами «Поступление материалов» или «Авансовый отчет», в последнем документе следует указать корреспондирующий счет 10.3.

Для отражения расхода ГСМ удобно пользоваться документом «Перемещение материалов», выбрав вид перемещения: «Передача в производство» (см. рис. 2).

В документе нужно указать счет затрат, соответствующий направлению использования автомобиля (20, 23, 25, 44) и статью затрат.

Рекомендуется в справочнике статей затрат задать две статьи для отражения расходов по ГСМ, для одной из которых установить «Вид расходов» для целей налогового учета «Другие расходы, принимаемые для целей налогообложения», а для второй (расходы сверх нормы)- «Не принимаемые для целей налогообложения» (рис. 3).

Если произведенные расходы не превысили норматива, то все затраты следует отнести на статью расходов, учитываемую для налогообложения.

Если норматив превышен, то следует ввести два документа «Перемещение материалов»: первый на сумму норматива, указав статью, учитываемую для налогообложения, второй на сумму превышения норматива, указав статью, не учитываемую для налогообложения.

В случае применения организацией ПБУ 18\02, при проведении документа «Закрытие месяца» будет учтена постоянная разница и сформирована проводка по отражению постоянного налогового обязательства.

Компенсационные выплаты работникам за использование личного транспорта в служебных целях можно отразить документом «Бухгалтерская справка» (см. рис. 4).

На закладке «Бухгалтерский учет» счет отнесения затрат и статья затрат указывается по аналогии с отражением расходов по ГСМ, затем можно автоматически сформировать проводки по налоговому учету по кнопке «Заполнить НУ».

Нередко возникают ситуации, когда по производственной необходимости работник вынужден использовать свое имущество. Чаще всего речь идет об использовании машины. Причем работодатель обязан это компенсировать: оплатить амортизацию и другие затраты. Как сделать это максимально эффективно?

Законодательная база

Не многие вообще понимают, что значит оплата ГСМ и компенсация использования личного транспорта. И работодатели с успехом этим пользуются. Хотя их обязанность компенсировать сотруднику затраты закреплена статьей 188 Трудового кодекса. Однако, как будет видно ниже, ее использование - не лучший вариант. Гораздо больше полезной информации содержат Гражданский и Налоговый кодексы. Чтобы воспользоваться всеми преимуществами, которые они дают, нужно правильно подойти к вопросу.

Как все происходит на практике?

Часто сотрудника ставят перед выбором: или едешь за 300 км в другой город по жаре на автобусе, или езжай на своей машине. Ему и в голову не приходит, что расходы за оплату ГСМ и не только могут и должны быть ему компенсированы. Предприятия используют юридическую неграмотность работников. Большинство не знают, что такое оплата ГСМ на работе и компенсация затрат.

Кстати, это касается не только автомобиля, но и любого другого личного имущества, которое сотрудник использует при выполнении своих служебных обязанностей. Просто личный транспорт используют чаще всего. Соответственно, и оплата ГСМ сотрудникам за счет работодателя - это норма. Хотя и не все работодатели согласны платить.

Пара примеров

С этим сталкивался каждый, кто хоть раз пытался работать торговым представителем. Еще один пример, где сотрудники чаще всего используют собственный транспорт - такси. Чтобы получить компенсацию, использовать автомобиль или другое имущество работник должен только с ведома и разрешения руководства. Причем все должно быть оформлено документально.

Оплата ГСМ сотрудникам - что это?

Часто ответа на этот вопрос не знают даже работники бухгалтерии, что уж говорить о рядовых сотрудниках. Многие считают, что ГСМ - это только или солярка. Это не совсем так. На самом деле, к горюче-смазочным материалам (ГСМ) относят еще много чего:

• масла;
• тосол - в зимнее время;
• другие необходимые расходники.

Соответственно, оплата ГСМ включает в себя не только затраты на топливо.

Как оформить все официально?

Есть 3 способа оформить свои договоренности с работодателем:

• дополнительное соглашение к трудовому договору;
• договор аренды автомобиля;
• договор на оказание

Каждый из них имеет свои плюсы и минусы. Ниже рассмотрим их подробно.

Дополнительное соглашение к трудовому договору

Самое простое - заключить с работодателем дополнительное соглашение к трудовому договору. Однако проще - не значит эффективнее: получить оплату ГСМ за счет работодателя сотрудникам будет непросто. Ниже приведен пример такого соглашения.

Там должны быть четко прописаны:

• марка и характеристики транспортного средства;
• сумма ежемесячной компенсации и затраты, которые также компенсирует работодатель: оплата ГСМ, текущий и капитальный ремонт, диагностика и ТО, страховка;
• сроки, в которые должен быть предоставлен отчет о фактически понесенных затратах;
• сроки, в которые работодатель компенсирует затраты сотруднику.

Сотрудник должен часто ездить по заданию руководства, либо разъездной характер работы предусматривает выполнение им своих служебных обязанностей. Ведь по закону оплата ГСМ при использовании личного транспорта, как и компенсация других расходов, возможна только при наличии производственной необходимости.

Ежемесячно сотрудник сдает отчет о своих поездках, где указывает:

• дату поездки;
• время выезда и возвращения;
• пункт назначения;
• цель поездки.

Кроме того, этот документ в обязательном порядке должен содержать дату составления и подпись сотрудника.

Плюсы и минусы дополнительного соглашения

Компенсация затрат работника в рамках трудового договора выгодна прежде всего работодателю. Ведь всегда можно ограничить ее размером, предусмотренным постановлением Правительства № 92 от 08.02.2002 года: 1200 рублей - для автомобилей с объемом двигателя менее 2000 см 3 и 1500 рублей - для автомобилей с объемом двигателя более 2000 см 3 .

Однако такая компенсация вряд ли устроит сотрудника - при нынешних ценах на бензин уложиться в нее почти невозможно. Соответственно, работодателю приходится идти на компромисс и заключать договор аренды или договор оказания транспортных услуг либо платить из собственного кармана - нивелировать компенсацию за счет снижения налогов не получится.

Как сдать автомобиль в аренду?

В этом случае отношения сторон будут регулироваться Гражданским кодексом. На практике чаще используется аренда без экипажа. Ниже вы можете видеть типовой договор.

В договоре аренды обязательно нужно указать:

• характеристики автомобиля: марка, год выпуска, цвет, номер кузова и двигателя, государственный номер;
• условия субаренды - желательно запретить работодателю сдавать автомобиль кому-либо другому;
• другие договоренности - кто и в какие сроки проводит ТО, кто оплачивает расходники и текущий ремонт, для каких целей может использоваться автомобиль - например, только пассажирские перевозки.

Заключая договор аренды, нужно понимать, что вы тем самым передаете свой автомобиль компании пусть во временное, но пользование. В то время как в рамках трудового договора автомобиль можете использовать только вы.

Поэтому в договоре аренды нужно оговорить, как именно работодатель может использовать вашу машину. В противном случае не удивляйтесь тому, что вас заставят перевозить различные грузы или какой-то мусор - ведь владеет машиной, пусть и временно, теперь компания.

Важно: обязательно зафиксируйте в договоре на момент сдачи в аренду.

Часто возникает проблема с тем, что стороны не знают, как прописать в договоре аренды оплату ГСМ. Спорят по этому поводу даже юристы. Расчет оплаты ГСМ ведут на основании путевых листов - по фактическому километражу. Для этого существуют специальные нормы, на основании которых и проводят списание.

Эксперты все-таки рекомендуют заключать договор аренды автомобиля с оплатой ГСМ. Однако это - по договоренности. Если арендой оплата ГСМ не предусмотрена, заключают отдельный договор на оплату ГСМ с поставщиком, а водителю выдается топливная карта с определенным лимитом.

Также важно заранее оговорить другие нюансы: платит ли вам компания фиксированную сумму каждый месяц или оплата идет почасовая - в зависимости от фактически отработанного времени, кто и как оплачивает страховку.

Договор оказания транспортных услуг

Используется гораздо реже - в основном, если на личном транспорте осуществляется перевозка грузов. Представим компанию по организации квартирных переездов. Вместо того чтобы приобретать автомобиль или брать его в аренду, она могла бы заключить с грузчиком, имеющим в собственности нужный автомобиль, договор на оказание транспортных услуг.

Таким образом, грузчик выполнял бы свои непосредственные обязанности (погрузку и разгрузку) в рамках трудового договора. И уже в частном порядке оказывал бы услуги по перевозке этих грузов из точки А в точку Б. Однако для этого ему пришлось бы оформить ИП, ведь предпринимательская деятельность без регистрации в РФ запрещена.

Как собственнику авто оптимизировать налоги?

Для сдачи авто в аренду или оказания транспортных услуг работнику потребуется оформить ИП. Строго говоря, сдать свой автомобиль в аренду он может, не будучи предпринимателем. Однако если таких автомобилей несколько, то оформить ИП все-таки придется. Кроме того, в этом случае он платит меньший налог - 6 % на УСН-доходы, вместо 13 % НДФЛ. Однако с его официальной зарплаты по-прежнему удержат НДФЛ 13 %.

Тут есть еще один важный нюанс. Независимо от результатов деятельности ИП должен заплатить страховые взносы, даже если у него нет наемных сотрудников. Сумма фиксирована и в 2018 году составляет 32385 рублей. Однако если доход ИП превышает 300 000 рублей в год, то взимается дополнительный платеж 1 % от разности «доход минус 300 000 рублей».

Однако сумма страховых взносов не может превышать определенной величины. В 2018 году это 212 360 рублей в пенсионный фонд (эти деньги «не пропадают», а идут на формирование будущей пенсии предпринимателя) и 5 840 рублей в виде взносов на медицинское страхование. В совокупности страховые взносы для ИП не могут превышать 218 200 рублей в год.

На первый взгляд, страховые взносы - это ненужные дополнительные расходы. Но так ли это на самом деле? Не совсем. Дело в том, что ИП имеют право уменьшить авансовый платеж по УСН "Доход" на суммы уплаченных страховых взносов. Таким образом, при сдаче авто в аренду налог можно не платить вовсе (сумма налога вряд ли превысит уплаченные взносы), причем совершенно законно. А основная часть уплаченных взносов идет на вашу же будущую пенсию.

Важно: статус ИП и УСН не освобождает предпринимателя от уплаты транспортного налога. Его придется заплатить в любом случае. А вот налог на имущество в этом случае платить не надо.

Пример того, как ИП повышает доход от сдачи авто в аренду

Представим, что Иван сдал свой автомобиль ООО «Ромашка», сотрудником которого он является, за 100 000 рублей в месяц. При этом фирма берет на себя текущий и капитальный ремонт машины, а также оплату ГСМ и прочих расходников.

Не оформляя ИП, в год сотрудник получил бы «на руки» всего 1 044 000 рублей. Работодатель, выступая налоговым агентом Ивана, самостоятельно удержал бы с этой суммы 13 % НДФЛ. В то же время, оформив ИП на УСН "Доход", Иван заплатил бы следующие налоги:

• страховые взносы в ПФР: 32385 + 1 % × (100 000 × 12 - 300 000) = 41385 рублей;
• страховые взносы на медицинское страхование: 5840 рублей;
• УСН 6 %: 100 000 × 12 × 6 % - 41385 - 5840 = 24775 рублей.

Соответственно, его чистый доход составил 100 000 × 12 - 41385 - 5840 - 24775 = 1 128 000 рублей. Причем 41385 рублей пошли бы на будущую пенсию Ивана, а не в казну государства. Таком образом, экономия на налогах составила бы 125 385 рублей в год. Или чуть больше 10000 рублей в месяц.

Кроме того, в первом случае Иван платит НДФЛ сразу. Фактически, он этих денег даже не видит - налог за него перечисляет работодатель. Во втором Иван получает «на руки» всю сумму. И только затем платит налоги. Причем он может распределять их как ему угодно в течение года - главное, заплатить все не позднее 31 декабря.

Возможность управлять сроками уплаты налогов дает существенное преимущество. Допустим, Иван решил равномерно распределить налоговую нагрузку и каждый квартал выплачивать положенную сумму.

Таким образом он может дополнительно освободить следующие суммы:

• январь - 100 000 × 13 % = 13000 рублей;
• февраль - 100 000 × 13 % +13000 = 26000 рублей;
• март - 100 000 × 13 % + 13000 + 13000 = 39000 рублей.

До конца марта он может использовать эти деньги по своему усмотрению. И только затем заплатить соответствующий платеж по страховым взносам, уменьшив тем самым авансовый платеж по УСН "Доходы".

На первый взгляд кажется, что суммы небольшие. Но стоит Ивану увеличить доход в 10 раз - сдать в аренду несколько машин или вместо аренды выбрать лизинг, экономия станет внушительной.

Как предприятию сэкономить на налогах?

Если предприятие находится на ОСН (общая система налогообложения) или УСН "Доходы минус расходы" (один из видов упрощенной системы налогообложения), то затраты на аренду автомобиля, оказание транспортных услуг или выплату компенсации в рамках трудового договора могут быть учтены для уменьшения налогооблагаемой базы. Правда, в последнем случае для легковых автомобилей сумма вычета ограничена законодательно.

В случае аренды автомобиля на ОСН, в зачет расходов идет не только арендная плата, но также:

• ГСМ и другие расходники;
• проведение текущего и капитального ремонта авто;
• ТО, мойка, оплата парковки и стоянка для машины;
• страховка;
• оплата труда водителя.

Причем расходами, уменьшающими налогооблагаемую базу, признаются только документально подтвержденные затраты. При этом они должны быть экономически обоснованы.

Важно: предприятие не является собственником арендованного автомобиля, а значит, и не обязано платить имущественный и транспортный налоги.

Доходы бизнеса обычно существенно превышают расходы на аренду автомобиля. Соответственно, за счет уменьшения налога на прибыль можно с лихвой компенсировать все фактически понесенные затраты.

Подведем итоги

Статья 188 Трудового кодекса обязывает работодателя компенсировать сотруднику использование личного транспорта в служебных целях. Если такое использование предполагается эпизодически, достаточно просто заключить соответствующее допсоглашение к трудовому договору и вовремя сдать отчет.

Однако если работник без использования личного транспорта не может выполнять свои обязанности и вынужден пользоваться своей машиной в служебных целях постоянно, эта компенсация не сможет покрыть большую часть фактически понесенных затрат. Разве что только за счет прибыли предприятия. Использовать такую компенсацию для уменьшения налога на прибыль организация сможет только в установленном законом размере, что не покроет и десятой части фактических затрат.

Соответственно, такой подход не выгоден ни работнику, ни предприятию. И все из-за особенностей налогообложения: работник как частное лицо платит слишком большой НДФЛ, а предприятие не может в должной мере оптимизировать налоги. Гораздо выгоднее для обеих сторон заключить договор аренды или оказания транспортных услуг (если предполагается перевозка других пассажиров или грузов).

Только в этом случае сотруднику придется оформить ИП - процедура не сложная и не занимает много времени. Некоторые думают, что, став ИП, они не смогут работать по трудовой как частное лицо. Однако на самом деле это возможно - закон не запрещает.

ГСМ – это обширное семейство нефтепродуктов, используемых в автомобильной и другой технике. К данной категории относят получаемое из нефти горючее, вещества узлов и агрегатов машин, а также жидкости специального назначения. Основным видом ГСМ считается топливо. На его долю приходится чуть ли не три четверти всех веществ, входящих в группу горючих и смазочных материалов.

Топливная составляющая ГСМ – керосин, авиационное топливо, дизельное топливо, бензин, и природный газ. В качестве смазочных материалов выступают пластичные смазки, трансмиссионные и моторные масла. В отдельную группу ГСМ часто выделяют охлаждающие и тормозные жидкости. Нужно отметить, что не все виды смазок, относящихся к ГСМ, имеют нефтяную природу: некоторые из них приготовляют из кремниевых соединений.

Топливо как вид ГСМ

Когда появились и стали широко использоваться двигатели внутреннего сгорания и дизельные установки, они потребовали для себя особых видов топлива. Исходным сырьем для него стала нефть и ее производные. Как дизельное топливо, так и бензин представляют собой сложную смесь из углеводородов и особых присадок, которые улучшают рабочие свойства ГСМ. Производство топливных смесей – сложный технологический процесс, включающий многоступенчатую переработку нефти и нефтепродуктов.

Чаще всего в быту и на производстве, где задействована автомобильная техника, приходится иметь дело с разными видами бензина. При его производстве стремятся найти баланс между способностью сгорать и устойчивостью к детонации. Изменяя состав компонентов топлива, его изготовители получают бензины, отличающиеся по детонационной стойкости, что находит внешнее отражение в маркировке конечного продукта и так называемым октановым числом.

Материалы для смазки

Смазочные вещества могут иметь самый разный состав, но предназначение их одно – устранять вредное трение между подвижными частями машин и механизмов, которые вынужденно соприкасаются во время работы. Современные стандарты предъявляют высокие требования к этой категории ГСМ. Выбирая смазку, обычно ориентируются на рекомендации производителей машин и учитывают научно выработанные спецификации. Масло для автомобиля подбирают с учетом типа двигателя и его мощности.

Особые требования предъявляются к смазочным составам, которым предстоит работать в системах с повышенным давлением. Там, где зазоры между соприкасающимися деталями составляют лишь сотые доли миллиметра, могут применяться только очищенные и исключительно однородные смазки, которые не имеют посторонних примесей и включений. Если пренебречь этим требованием, то агрегаты быстро выйдут из строя.