Дорожні листи для вантажних автомобілів - це форма первинки, яку зобов'язані вести установи, що експлуатують вантажні авто. Розберемося в особливостях складання та обліку дорожніх листів для вантажного автотранспорту та розповімо, як заповнювати діючі форми бланків.
Усі російські підприємства міста і приватні підприємці, експлуатують транспортні засоби, мають вести подорожні листи. Вантажний транспорт не є винятком. «Путівка» - документ, що підтверджує вироблені витрати на експлуатацію та утримання автомобіля, витрата пального. Заповнений бланк є основою нарахування заробітної плати водієві.
Для кожного типу транспортного засобу розроблено та затверджено індивідуальні бланки уніфікованої форми (Постанова Держкомстату від 28.11.1997 № 78). За законом № 402-ФЗ від 06.12.2011, застосовувати затверджені форми не обов'язково, організація має право самостійно розробити та затвердити бланк з урахуванням особливої специфіки діяльності підприємства. Насправді переважна більшість установ та ІП користуються уніфікованими формами.
Для вантажівок діють дві форми путівки, затверджені Держкомстатом: № 4-С (ЗКУД 0345004) та № 4-П (ЗКУД 0345005). Дорожні листи вантажного автомобіля (бланк 2020) форми №4-С використовуються організаціями, в яких нарахування заробітної плати водіям виробляється відрядно, а форма 4-П – для погодинної оплати. Ймовірно застосування обох бланків в одному закладі. Актуальні бланки:
- скачати безкоштовно бланк дорожнього листа вантажного автомобіля 2020 у word;
- скачати безкоштовно бланк дорожнього листа вантажного автомобіля 2020 в excel;
- скачати безкоштовно зразок дорожнього листа вантажного автомобіля 2020 .
Ще пропонуємо скачати бланк дорожнього листа для вантажного автомобіля за формами 4-П та 4-С.
Форма №4-П
Форма №4-С
Нові правила заповнення
З 01.03.2019 набули чинності зміни для всіх видів транспорту. Мінтранс Росії ввів нововведення Наказом № 467 від 21.12.2018 до основного регламенту про путівки — Наказ від 18.09.2008 № 152.
Раніше законодавці закріпили список обов'язкових реквізитів, без яких документ можуть визнати нікчемним. До того ж, відповідними розпорядженнями скасовано обов'язкове проставлення гербового або круглого друку фірми на путівці, якщо у статуті бюджетної організації не передбачено використання печатки.
Якщо в документі не будуть прописані всі обов'язкові реквізити, то співробітники ДІБДР мають право оштрафувати власника авто та водія. Податківці також не ухвалять документ як підтвердження витрат, перерахують податкову базу та випишуть штраф.
Інформація, обов'язкова до заповнення у бланку путівки вантажного автомобіля 2020 року:
- Назва та номер документа, дата формування (виписки). Слід суворо дотримуватись хронологічного порядку при нумерації путівок.
- Період дії документа, тобто термін, на який він виписаний, але не більше одного рейсу чи робочої зміни.
З 01.03.2019 термін дії путівки змінено. Раніше документ виписували терміном до 1 місяця включно. Тепер путівку виписуйте лише на один рейс, незалежно від того, скільки днів триває цей рейс. Або одну робочу зміну, незалежно від кількості скоєних рейсів за робочий період.
- Повні реквізити власника транспортного засобу, включаючи ОГРН (ОГРНІП для приватників).
- Дані водія авто: П.І.Б. та номер чинного посвідчення водія.
- Інформація про транспорт: держномір, марка.
- Дані одометра перед виїздом та повернення до гаража.
З 01.03.2019 завіряти показання одометра печаткою чи штампом не потрібно. Достатньо підпису відповідального працівника.
- Точна дата та час початку рейсу та повернення до гаража.
- Підпис, П.І.Б. та посаду відповідального працівника, який зняв та записав свідчення одометра, дату та час.
- Дата та час медичного огляду водія перед виїздом та після повернення.
- Підпис та П.І.Б. медичний працівник, який провів огляд. За наявності проставляється штамп, але він став необов'язковим із 01.03.2019. Достатньо лише підпису медпрацівника.
- Інформація про проходження технічного огляду перед виїздом у рейс у форматі ДД/ММ/РРРР, а також години та хвилини.
Такий огляд став необов'язковим для легкового транспорту, що експлуатується для потреб компанії. Відмітка про передрейсовий, передзмінний та післярейсовий контроль необов'язкова. А ось для комерційних перевізників та підприємств, які експлуатують автобуси та вантажівки у власних цілях, обов'язкова.
- Підпис та П.І.Б. відповідального за техогляд автомобіля (механік, контролер, майстер).
Складається документ завжди у єдиному екземплярі. Заповнений бланк запевняє керівник, ставиться круглий друк (за наявності). Готову путівку передають водієві. Після закінчення рейсу (виконання завдання) водій передає документ відповідальній особі бюджетної організації під підпис. Виписувати новий аркуш не слід, поки водій не звітуватиме за попереднім.
Нижче ви знайдете готовий зразок заповнення дорожнього листа вантажного автомобіля 2020.
Особливості обліку та зберігання документації
Враховувати путівки слід у . Форму бланка можна розробити самостійно та затвердити в обліковій політиці. Або використати уніфіковану документацію за формою № 8 (ОКУД 0345008), затверджену Постановою Держкомстату від 28.11.1997 № 78.
Порядок заповнення журналу обліку путівок ґрунтується на хронологічній реєстрації всіх виписаних бланків в організації. Окремим наказом закріпіть відповідального за складання журналу. Якщо бюджетної організації використовується власна форма журналу, слід затвердити і його заповнення. Відповідальну особу слід ознайомити з цим порядком під підпис.
Зберігайте путівки та реєстраційні журнали не менше 5 років - такі вимоги прописані в Наказі Мінтрансу Росії від 18.09.2008 № 152. За відсутність документації податківці можуть оштрафувати на 200 рублів за кожний документ.
Дорожній лист вантажного автомобіля. Зразок заповнення з прикладу дорожнього листа форми 4-З.
Дорожній лист є первинним документом, ґрунтуючись на якому, можна зробити облік роботи самого транспортного засобу та водія. За даними цього документа надалі провадиться розрахунок оплати за користування транспортом та заробітна плата водія.
Дорожні листи повинні видаватися водієві будь-якого транспортного засобу. Однак ці документи особливо важливі для організацій, що надають послуги з перевезення вантажів, або перевозять власні вантажі. Дорожні листи – документи, для яких передбачені типові форми. Докладніше розглянемо дороговкази для вантажних автомобілів.
І тут є дві типові форми.
1. Форма 4-С– її застосовують, якщо оплата роботи автомобіля проводиться по відрядно. ()
2. Форма 4-П- Використовується за умови роботи автомобіля за тарифом, що залежить від відпрацьованого часу. ()
Заповнюються дорожні листи диспетчером чи уповноваженим цього працівником. Водієві видаються під розписку, на зміну, проте лише після подання документа за попередній період.
Дорожній лист вантажного автомобіля зберігаються, надалі, разом з іншими товарно-транспортними документами, завдяки чому забезпечується можливість їхньої одночасної перевірки.
Зразок заповнення на прикладі дорожнього листа. Розглядається форма 4-С
У першій частині дорожній лист вантажного автомобіля містить основну інформацію:
Насамперед заповнюються реквізити організації, що видає документ.
Вказується дата заповнення документа, а також його порядковий номер.
Після огляду транспортного засобу механіком, ставиться позначка про його справність, яка має бути підтверджена підписом того, хто проводив огляд.
Вказуються дані про сам транспортний засіб: номер реєстрації авто, його марка, відомості про наявність причепа, а також відомості про сам причеп.
Ставиться відмітка про можливість виконання водієм його обов'язків. Висновок про це робиться на підставі результату медичного огляду. Ця позначка підтверджується підписом медичного працівника.
Прописуються дані про водія: ПІБ, вказується номер його посвідчення.
Заповнюється таблиця «Робота водія та автомобіля», в якій зазначаються такі дані як:
1. час виїзду водія працювати,
2. час повернення водія на стоянку,
3. показання, вказані спідометром,
4. фактичний час, який водій провів на роботі.
Заповнюється таблиця "Рух пального". Вона повинна містити дані про кількість пального, яка була використана під час роботи та її марку.
Описується завдання водія.
Ставляться підписи водія та диспетчера або особи уповноваженої організацією заповнити документ.
Друга частина дорожнього листа представлена таблицею Послідовність виконання завдання». Ця таблиця заповнюється безпосередньо водієм і містить дані про всі його пересування протягом робочого часу, а також звіт про виконану роботу.
Шляховий лист вантажного автомобіля неодмінно повинен перебувати у водія протягом усієї поїздки, і бути за потреби пред'явлений інспектору ГБДД.
Дорожній лист вантажного автомобіля - зразок:
Для вантажних перевезень використовують дорожній лист вантажного автомобіля за формою №4-С. Як його оформити ми розповіли у статті та навели зразок заповнення. Б ланк дорожнього листа 4-С можна завантажити у зручному форматі Excel.
На вантажні перевезення компанія повинна оформлювати дорожні листи незалежно від того, чи вона використовує власний транспорт або орендований. Такі документи потрібні, щоб списати витрати на паливо та розрахувати зарплату водіям. Якщо оплату за роботу водії отримують за відрядними розцінками, використовують бланк дорожнього листа 4 С. У статті інструкція щодо його заповнення.
Бланк дорожнього листа (форма 4-С)
Дорожній лист вантажного автомобіля - форма 4-С затверджена постановою Держкомстату Росії від 28 листопада 1997 № 78.
Застосовувати уніфіковану форму необов'язково. Компанії та підприємці можуть розробити свій бланк дорожнього листа 2017 року. Головне, щоб він містив обов'язкові реквізити (накази Мінтрансу від 18 вересня 2008 р. № 152 та від 18 січня 2017 р. № 17). Застосування нетипових документів зафіксуйте в обліковій політиці.
- Довідка
- Обов'язкові реквізити дорожнього документа:
- найменування, дата та термін дії документа;
- відомості про власника машини;
- тип та модель транспортного засобу;
- державний реєстраційний знак автомобіля;
- показання одометра при виїзді та заїзді в гараж;
- дата та час виїзду та заїзду;
- підпис та ПІБ працівника, який ставить у документі показання одометра, дату та час;
- ПІБ водія;
- дата та час передрейсового та післярейсового медогляду водіїв;
- штамп, підпис та ПІБ медичного працівника, який проводить медогляд;
- відмітка про передрейсовий огляд технічного стану машини з датою та часом;
- підпис та ПІБ контролера технічного стану транспортного засобу.
Порядок заповнення дорожнього листа вантажного автомобіля
Як заповнити дорожній лист вантажного автомобіля (зразок заповнення 4-С наприкінці статті), прописано у постанові Держкомстату Росії від 28 листопада 1997 р. № 78. У формі 4-С одна сторінка, на якій треба заповнити і лицьову, і зворотну сторону.
Дорожній лист 4-С: заповнення лицьової сторони
У верхній частині документа поставте штамп компанії (за наявності), номер та дату документа. Впишіть назву організації, її адресу, номер телефону та код ОКПО. Якщо потрібно, заповніть код з режимом роботи, колони та бригади.
Нижче наведено відомості про транспортний засіб: марку машини, реєстраційний номер, гаражний номер, відомості про причеп (якщо він є). Після відомостей про машину запишіть дані про водія – ПІБ, реквізити посвідчення водія та табельний номер.
- Важливо:
- Якщо у водія під час роботи немає дорожнього листа, йому загрожує штраф у розмірі 500 руб. (Ч. 2 ст. 12.3 КпАП РФ).
Робота автомобіля та автомобіля. У таблиці запишіть плановий та фактичний час виїзду та заїзду з автопарку, показники спідометра на початок та кінець робочої зміни.
Рух пального. Вкажіть у таблиці вид пального, кількість початку і кінець зміни, і навіть кількість заправленого палива. Якщо необхідно, запишіть коефіцієнт витрати пального щодо встановлених у компанії норм. Цей коефіцієнт можна знайти у наказі на списання ПММ.
Завдання водієві.Впишіть найменування та адресу замовника, куди треба доставити вантаж, та час подачі автомобіля, вид вантажу та його обсяг у тоннах, кількість їздок.
Після таблиць поставте кількість потрібного палива.
Перед виїздом у рейс медпрацівник має оглянути водія. Якщо допуск дозволено, на дорожньому листі він вказує свою посаду, ставить підпис із розшифровкою.
Механік при виїзді та поверненні перевіряє технічний стан автомобіля. Передача транспортного засобу від нього до водія та назад здійснюється передатними підписами.
У розділі «Відмітки організації – власника автотранспорту» запишіть відомості про ДТП, ремонт і т.д.
Зразок заповнення дорожнього листа вантажного автомобіля за формою №4-С
Дорожній лист 4-С: заповнення зворотної сторони
Верхню частину оборотної сторони заповнює вантажоперевізник. Він записує інформацію про всі свої маршрути протягом робочого часу: куди, коли і о котрій прибув транспортний засіб, кількість і номери супровідних документів.
У розділі «Особливі позначки» водій записує інформацію про причину, вид, тривалість простою. Наприклад, відхилення часу знаходження в дорозі від планованого і перевитрати палива відбулися через утруднений рух проспектом Миру.
Нижню частину оборотної сторони заповнює диспетчер чи інша уповноважена особа. Він записує відомості щодо витрати бензину, які розраховані за нормою та за фактом. Далі ставить час роботи транспортного засобу з розшифровкою за видами періодів, кількість їздок та заїздів у гараж.
Також диспетчер визначає пройдений кілометраж, розписує загальний пробіг і з вантажем, вказує кількість перевезеного вантажу.
Заповнений бланк дорожнього листа вантажного автомобіля
Дорожній лист вантажного автомобіля- Первинний документ для обліку руху автотранспорту в організації. Дорожній лист вантажного автомобіля заповнюється кожним водієм, який виїжджає в рейс. Кожному типу транспортного засобу відповідає певна форма дорожнього листа. Для вантажного автотранспорту призначені форми 4-С та 4-П. Для легкового автомобіля проводиться заповнення формою 3 – , а автобуса визначено форма 6 – .
Шляховий лист повинен бути завжди в наявності у водія вантажного автотранспорту. Його видача проводиться диспетчером компанії, коли водій приступає до виконання своїх посадових обов'язків за зміну. Видача дорожнього листа може здійснюватися й іншими працівниками підприємства (наприклад, секретарем чи бухгалтером), якщо організація немає великого штату сотрудников.
Зразок заповнення дорожнього листа вантажного автомобіля (форма 4-С)
Для вантажного транспорту оформляється два типи форм дорожніх листів: форма 4-С та форма 4-П. Їхня відмінність у тому, що форма 4-С призначена для видачі співробітникам, які мають відрядну оплату праці (тобто розрахунок заробітної плати йде за обсяг зробленої роботи), а форма 4-П видається тим співробітникам, які мають погодинну оплату праці (тобто (основу розрахунку зарплати лежить час, відпрацьований фактично).
Бланк 4-С має кілька полів для заповнення, які містять основні реквізити компанії, водія та вантажного автотранспорту:
- У полі, призначеному для компанії, вказуються її найменування, ОКПО та адреса;
- У полі, призначеному для шофера, вказуються його ПІБ, табельний № і № посвідчення водія;
- У полі, призначеному для вантажного автотранспорту, зазначаються найменування автомобіля, його №, № гаража, а також інформація про наявність та номери причепів.
Приклад заповнення даних про автомобіль та водія у дорожньому листі
Далі в аркуші дорожнього слідства пишуться час виїзду з автопарку та свідчення спідометра на початок робочої зміни. У момент повернення водія в гараж заповнюється поле, в якому прописуються час і показання спідометра на кінець робочої зміни.
Приклад заповнення показників пробігу та часу в дорозі
Так як документ дорожнього слідства є підставою для списання ПММ, в ньому необхідно вказувати інформацію про рух палива (вид пального, кількість початку зміни, видана кількість, кількість на кінець зміни). Періодично потрібно вказати коефіцієнт витрати палива стосовно встановлених у компанії норм, які прописуються у наказі на списання ПММ.
Приклад заповнення руху пального у дорожньому листі організації
Заповнені дані документа дорожнього слідства є підставою для списання витрат на пальне та інші мастильні матеріали. За фактом списання бухгалтером організації складається акт списання ПММ.
Маршрут робочої зміни водія, так само, як і документ дорожнього слідства, видається диспетчером, який надає шоферу інформацію: куди потрібно подати автомобіль, у який час, де зробити завантаження та розвантаження, а також назву вантажу.
Оформлення завдання водієві в колійному аркуші організації
Бланк документа дорожнього слідства містить місце для підписів, що засвідчують:
- Диспетчер, який видає документ дорожнього слідства;
- Механіка, що перевіряє транспортний засіб на несправності;
- Медичного співробітника, який проводить огляд водія щодо його працездатності за станом здоров'я;
- Водія, який працює на цю зміну.
Зворотний бік документа дорожнього слідства відображає маршрут водія, який він докладно заповнює протягом робочого дня.
Приклад оформлення зворотного боку дорожнього листа
Розрахунок зарплати водія вантажного автотранспорту виробляється бухгалтером підприємства виходячи з заповнених даних дорожнього листа. Якщо необхідно скласти акт контрольного виміру палива, то цьому також допоможуть дані заповненого документа дорожнього слідства.
На роботу вантажного транспорту кожна компанія повинна оформлювати дорожні листи, незалежно чи є її власністю, чи вона його орендує. Путівка є найважливішим документом щодо обліку витрат на паливо, зарплату, а також входить до складу обов'язкових під час перевірки автомобіля бланків, які запитують автоінспектори.
Обов'язкова форма дорожнього листа не передбачена законодавством. Компанія має право самостійно розробляти бланк, виходячи із потреб.
Однак існує два його види: типова міжгалузева форма 4 с, які підприємство може використовувати при оформленні первинних документів по роботі транспорту.
Вони відрізняються способом обчислення оплати послуг перевезення. Дорожній лист вантажного автомобіля форма 4-с використовується коли для розрахунку застосовуються відрядні показники, другий бланк - при погодинній системі оплати.
Шляховий лист вантажного автомобіля виписується відповідальними особами компанії на один день або зміну. У ньому обов'язково проставляють свої позначки механік, інспектор із передрейсового медогляду, диспетчер, заправник, водій машини.
Дорожній лист вантажного автомобіля зразок заповнення
Розберемо з прикладу як заповнити дорожній лист.
Лицьова сторона
При необхідності заповнюються код з режимом роботи, колони та бригади. Далі вказуються марка та тип вантажного автомобіля, його державний номер, гаражний ідентифікатор.
Нижче записуються П.І.Б. водія, його табельний номер та реквізити прав на керування транспортним засобом.
Якщо використовується при перевезенні причіп, на нього також у відповідних графах заповнюється аналогічна інформація, як і на машину.
У першій таблиці праворуч записуються дані роботи шофера і транспорту. Тут проставляються планові та фактичні дата та час виїзду та заїзду, показники спідометра. У наступних графах вказується вид і код палива, кількість пального заправленого, а також на початок і кінець дня. У цій же таблиці потрібно відображати інформацію про умови роботи машини (коефіцієнти), що використовується спецобладнанні. Ці дані візуються всіма відповідальними особами.
Далі диспетчер заповнює інформацію про завдання, яке водій має виконати. До нього включається вказівка найменування компанії, у розпорядженні якої перебуватиме автомобіль, адреси та час подачі, вид вантажу, що перевозиться, кількість їздок, кілометраж, тоннаж. Після цього відповідальна особа розрахунковим шляхом визначає кількість необхідного палива та записує у відповідний рядок, підтверджуючи дані своїм підписом.
Перед виїздом на лінію медик повинен оглянути шофера та поставити на путівки допуск у вигляді штампу.
Механік при виїзді та поверненні перевіряє технічний стан машини. Передача автомобіля від нього до водія та назад здійснюється передатними підписами.
У розділ «Особливі позначки»заноситься інформація про ДТП, про проведення інструктажу інспектором з БДД, ремонт тощо.
Зворотній бік
Нижче відзначаються простої, що мають місце. Записуються дані про причину, вид, тривалість його, а також ставляться підписи відповідальних осіб.
У нижній таблиці диспетчер заносить результати з витрат палива, розраховані під час застосування і фактом використання пального. Далі проставляється час роботи машини із розшифровкою за видами періодів. У наступних стовпцях вказується кількість їздок та заїздів у гараж. Визначається кілометраж, пройдений машиною, якщо був причіп, то його. Тут розписується загальний пробіг і з вантажем.
Заносяться дані щодо кількості вантажу, перевезеного машиною та причепами, та визначається показник тонна*км, на основі якого виставляються рахунки замовникам. Цей розділ візується таксувальником.
Нижче довідково записуються дані щодо кодів марок автомобіля, причепів та заповнюється показник дні роботи автомобіля.
Нюанси
Насамперед відповідальність за правильність оформлення дорожнього листа покладається на директора фірми, потім на посадових осіб – механіка, диспетчера та самого водія.
