Е. Майорова
Недавно мне позвонила коллега - директор по персоналу по производству и продаже торгового оборудования, и задала вопрос: что делать с трудовой книжкой уволившегося сотрудника, но не пришедшего забрать ее из отдела персонала? Вопрос весьма актуальный ввиду того, что в отделах персонала и подразделениях, отвечающих за ведение кадровой документации, периодически по разным причинам скапливается определенное количество трудовых книжек. Почему сотрудники не забирают трудовые книжки из отделов персонала? Где и сколько возможно хранить трудовую книжку уволившегося или "исчезнувшего» сотрудника? Какие действия отделу персонала нужно предпринять для передачи трудовой книжки ее истинному владельцу? И, наконец, какие последствия могут ожидать компанию за фактически незаконное задержание трудовой книжки в отделе персонала? К сожалению, перечисленные вопросы решаются директорами по персоналу коммерческих компаний каждый раз по своему собственному усмотрению. Хотя действовать им необходимо по заранее разработанному алгоритму и в соответствии с трудовым законодательством.
«ОБИЖЕННЫЕ» РАБОТНИКИ
Почему сотрудники оставляют собственные трудовые книжки в отделах персонала компаний? Что заставляет их совершать столь неординарные поступки, несмотря на то, что трудовая книжка является обязательным документом при устройстве на любую работу.
Приведем некоторую «условную» классификацию таких работников.
- «Неосведомленные».
- «Убегающие» от наказания.
- Имеющие вторую трудовую книжку.
- «Наказанные» работодателем.
«НЕОСВЕДОМЛЕННЫЕ»
Обычно это молодые люди от 18 - 25 лет, для которых трудовая книжка пока не стала основополагающим документом, имеющим решающее значение в жизни. Фактически, данная категория включает всех тех, кто только начинает трудовой путь. Частично их «забывчивость» объясняется неполной осведомленностью в области трудовых отношений. Так, например, многие абсолютно ничего не знают о том, что трудовая книжка должна быть в обязательном порядке заведена на их первом месте работы. Способствуют этому неведению инспектора отделов кадров, которые не осведомляют новых сотрудников о записи приема на работу, сделанной в трудовой книжке. Таким образом, становится понятным, почему работник так никогда и не сможет узнать о существовании личной трудовой книжки.
«УБЕГАЮЩИЕ» ОТ НАКАЗАНИЯ
К данной категории можно отнести практически всех материально ответственных сотрудников. Именно их можно «наказать», да и «провиниться « перед компанией им не составляет особого труда. Другие сотрудники все же в большей степени не подвержены каким-либо существенным «карам» со стороны компании. В качестве примера разберем следующий случай. У менеджера по продажам, заключившего договор об индивидуальной материальной ответственности и занимающегося развозом товара по розничным точкам или по магазинам, не принадлежащим компании, в определенный момент времени может возникнуть множество непредвиденных вариантов, в дальнейшем имеющим негативные последствия для его личной карьеры: частичная потеря товара, внезапное закрытие розничной точки без возможности какой-либо связи с ее руководителем, ошибки в просчетах товарных единиц при получении их со склада или при передаче их в магазин и т.д. Когда такому менеджеру становится известно, что он попал в сложную и трудноразрешимую ситуацию, он, решая уйти от денежного наказания, оставляет трудовую книжку в отделе кадров.
ИМЕЮЩИЕ ВТОРУЮ ТРУДОВУЮ КНИЖКУ
В связи с поправками в трудовой кодекс от 6 октября 2006 года о возможности заведения новой трудовой книжки, в случае если сотрудник, устраивающийся на новую работу, заявляет письменно о ее пропаже или отсутствии, сотрудники отделов кадров могут совершить данный акт, не опасаясь никаких штрафных санкций со стороны внешних инстанций.
Практика показывает, что работники активно пользуются этим обстоятельством и иногда идут на подлог - не работая и имея на руках трудовые книжки, они устраиваются работать в компании с просьбой завести трудовую книжку по причине утери первой.
В частности, это касается молодых мам, находящихся в отпуске по уходу за ребенком. Получая пособие на ребенка от государства,
согласно Постановлению Правительства РФ N 865 от 30. 12. 2006 г., и находящиеся в отпуске по уходу за ребенком, они реально
идут на обман государства.
Надо сказать, что, в конце концов, «обман» будет раскрыт путем проведения проверки фонда социального страхования и принято решение о взыскании неправомерно выплаченных сумм у таких «изобретателей». Кстати, положительный ответ работодателя на просьбу нового работника оформить новую трудовую книжку возникает не из хорошего отношения к новичку, а из-за боязни штрафа по причине осуществления приема на работу без оформления трудовой книжки (нарушение положения статьи 65 Трудового кодекса (ст. 5.27 КоАП). Получается, полагаясь лишь на слова работника, инспектора отделов персонала способствуют возникновению у работника второй, а иногда и третьей трудовой книжки. Следовательно, - N-я трудовая книжка после увольнения может спокойно
храниться сколь угодно долго в отделе персонала очередной коммерческой компании, невостребованная сотрудником. Кроме того, многие инспектора оформляют дубликаты трудовых книжек с обозначением и подробным описанием всего трудового стажа со слов работника, что является нарушением трудового законодательства. В этом случае отделы кадров нарушают пункт 31 Правил
ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утвержденных Постановлением Правительства № 225 от 16 апреля 2003 г.). Хотя статьей 66 ТК РФ предусмотрено наличие одной трудовой книжки установленного образца, которая является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, на сегодняшний момент «обладание» работником двумя и более трудовыми книжками - распространенное явление на рынке труда, которое к тому же никак не наказуемо. Конечно, работнику впоследствии придется доказывать свой «параллельный стаж», подтвержденный несколькими трудовыми книжками, но этот момент в жизни работника приходится на более отдаленный период, а именно - лишь при начислении пенсии.
«НАКАЗАННЫЕ» КОМПАНИЕЙ
К сожалению, на рынке труда до сих пор встречаются компании, не гнушающиеся незаконной «экспроприацией» трудовой книжки. «Трудовую книжку не отдавать этому сотруднику» - гласит вердикт руководства. Директора по персоналу вынуждены подчиниться. Обстоятельства, «вынуждающие» к совершению таких воздействий на сотрудника, например, может быть воровство сотрудника (обычно в связи с невозможностью подать в суд на сотрудника из-за отсутствия прямых улик и письменных доказательств). В данном случае работодатель несет ответственность за то, что работник из-за отсутствия трудовой книжки будет какое-то время лишен возможности трудиться, и, соответственно, должен оплатить ему среднюю заработную плату до момента передачи ему трудовой книжки.
Письмо с уведомлением или звонок «как другу» - что выбрать? Трудовая инспекция, осуществляющая проверку кадровых документов, в первую очередь, обращается к содержимому сейфа на предмет наличия «лишних» трудовых книжек, хранящихся без законных на то оснований. Необходимо помнить, что законным основанием для хранения трудовой книжки давно уволившегося сотрудника можно считать наличие определенного пакета документов, в комплекте с «забытой» трудовой книжкой. Опираясь на данные практики, можно отметить, что первое, что совершают кадровики, когда забытая трудовая книжка находится в сейфе, это звонят бывшему сотруднику в попытке обратиться к нему с просьбой забрать ее из отдела персонала. Видимо, предпочитая указанный вариант как более быстродействующий. На практике вышеупомянутые действия, как правило, позитивных результатов не дают. Трудовая книжка продолжает «дамокловым мечом висеть» в качестве глобальной проблемы отдела персонала, реально ставя
работодателя впоследствии в позицию обвиняемого - ведь телефонный звонок не может служить в дальнейшем каким-либо доказательством для трудовой инспекции о том, что обращение к сотруднику состоялось. Предпочтительнее службе персонала выслать на адрес, указанный в трудовом контракте «исчезнувшего» сотрудника определенный перечень документов, обязательных к предъявлению трудовой инспекции в случае наличия «лишних» трудовых книжек в сейфе уже не работающих в компании сотрудников.
При этом рассмотрим два наиболее часто встречающихся варианта.
Вариант 1. Сотрудник оформил увольнение: написал заявление, подписал обходной лист и ознакомился с приказом об увольнении. Но по каким-то причинам не приходит за трудовой книжкой. В этом случае компании-работодателю нужно уже на второй день после увольнения послать извещение, текст которого приводится ниже (Табл.1).
Вариант 2. Рассмотрим популярный на рынке труда пример: прогул сотрудника. Другими словами, в отделе персонала нет в наличии ни одного документа от сотрудника о его желании уволиться - ни заявления, ни приказа об увольнении. В этом случае необходимо сформировать пакет следующих документов.
Служебные записки от руководителя о факте отсутствия сотрудника на рабочем месте.
- Акты об отсутствии сотрудника на рабочем месте, подписанные не менее чем тремя сотрудниками компании.
- Письмо с уведомлением с просьбой явиться за трудовой книжкой.
- Форма объяснительной записки.
- Акт об отказе - написать объяснительную записку.
Все документы находятся в следующей Таблице 2:
Все копии отосланных документов компания обязана хранить в сейфе вместе с описью документов с печатью почтового отделения, осуществлявшего почтовое отправление пакета документов сотруднику, и кассовым чеком на оплату почтовых услуг вместе с «забытой» трудовой книжкой до момента ее передачи сотруднику.
Из правил от ведении трудовых книжек…
По закону компания-работодатель, а также лица, отвечающие за трудовые книжки, могут понести наказания в виде административных взысканий и штрафов. Из правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.
Пункт 35. Работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении.
При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в пункте 36 настоящих Правил).
При задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника, работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок. Днем увольнения (прекращения трудового договора) в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения работника (прекращении трудового договора) издается приказ (распоряжение) работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку.
Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной в порядке, установленном настоящими Правилами. Пункт 36. В случае если в день увольнения работника (прекращения трудового договора) выдать трудовую книжку невозможно, в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия.
Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки.
Пункт 45. Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначенное приказом (распоряжением) работодателя.
За нарушение установленного настоящими Правилами порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.
МЕСЯЦ НА РАЗДУМЬЕ
Не так давно Государственная дума рассматривала дальнейшую «судьбу» трудовой книжки, планируя ее изъять вообще из обращения, мотивируя это в частности тем, что необходимость трудовых книжек была вызвана в эпоху военного коммунизма, как документов, дающих право на полноценный продовольственный паек. Отсутствие трудовой книжки автоматически снижало продовольственный паек в два раза. Нужна ли сейчас так остро трудовая книжка, кроме отдаленного во времени оформления пенсии - данный вопрос обсуждали депутаты - ведь «при наличии свидетельства пенсионного страхования, рекомендательных документов, которые может подавать за себя сам работник, требовать наличие трудовой книжки не столь обязательно и не столь существенно». Тем не менее, несмотря на аргументацию противников трудовой книжки, она пока продолжает оставаться документом, подтверждающим трудовой стаж работника. Получается, когда трудовая книжка становится не нужна ее владельцу, он оставляет ее на «хранение» в компании, из которой уволился. Но отделам персонала чужая трудовая книжка тоже не нужна. Наоборот, за ее незаконное хранение компании-работодателю надлежит будет выплатить немалые штрафы. Фактически новые поправки в Трудовой кодекс относительно несложной кадровой процедуры оформления новой трудовой книжки по любому запросу сотрудника приводят к тому, что в скором времени в отделах персонала будут храниться полные сейфы трудовых книжек, забытых или оставленных умышленно своими «хозяевами». И тогда таким компаниям штрафов не миновать. Дабы избежать этого, отделу персонала необходимо предпринять все вышеуказанные шаги в течение месяца, и затем, если владелец трудовой книжки не откликнулся, его вполне можно уволить.
Приводя подробно примеры подобных документов, автор намеревался дать полную рекомендацию относительно конкретных действий и их документального подтверждения по реализации задачи законной передачи трудовой книжки ее владельцу. Компании работодателю вполне достаточно иметь на руках копии отосланных компанией документов, их опись и кассовые чеки за почтовые услуги с датой отправки, чтобы проверяющая трудовая инспекция однозначно интерпретировала сложившуюся ситуацию и не наложила штрафов.
В 2012 году руководством страны был поднят вопрос о том, нужна ли трудовая книжка. Многие государственные чиновники утверждают, что этот документ является устаревшей формой подтверждения профессиональной деятельности субъекта и его трудового стажа. Некоторые кадровики считают, что записи, сделанные в трудовой, не всегда отражают реальное положение дел. Пойдя навстречу не совсем добросовестному работнику, сотрудники отдела кадров вместо указания статьи, по которой он уволен, пишут, что увольнение произошло по взаимному согласию сторон.
Почему появился вопрос об отмене трудовых?
Весомым фактором, который не свидетельствует в пользу продолжения ведения трудовых книжек, является бумажная волокита. Сейчас в законодательстве, регламентирующем трудовые отношения, установлено, что работодатель должен завести (при первичном трудоустройстве) либо вести (при последующей смене места работы) трудовую книжку на каждое лицо, которое проработало у него более 5 дней. В случае его перевода на другую должность, в другое подразделение, награждение или поощрение, не говоря уже об увольнении, все это должно быть отражено в данном документе. Поскольку все записи совершаются вручную, это занимает много времени. Кроме того, ответственность за правильное ведение и сохранность трудовых книжек полностью лежит на работодателе в лице кадрового работника.
Работодатели и потенциальные работники, особенно из числа школьников, достигших 14 лет, студентов или пенсионеров, желающих подзаработать, все чаще сталкиваются с ситуацией, когда при оформлении на работу заключается не трудовой, а гражданско-правовой договор. Следовательно, в трудовую книжку не вносятся данные о стаже и выполняемых функциональных обязанностях. Период, в течение которого работник выполняет свою деятельность по такому виду договора, естественно, не учитывается при расчете будущей пенсии.
Доводы в пользу ведения трудовых
Однако существуют и сторонники, которые на вопрос о том, нужны ли сейчас трудовые книжки, дают положительный ответ. Это обусловлено тем, что опытный специалист, едва открыв трудовую, получает всю необходимую информацию о лице, намеревающемся занять место в конкретной организации. С ее помощью можно отследить трудовую деятельность, сроки, в течение которых работник занимался определенным видом деятельности, поощрения, которые он получал, а также любые другие моменты.
Российское законодательство о трудовых книжках
Действующее российское законодательство содержит правовые нормы, свидетельствующие о том, что ключевым документом, подтверждающим стаж и трудовую деятельность конкретного лица, является трудовая книжка.
Основные положения закреплены в следующих нормативно-правовых актах:
- Трудовой кодекс РФ}
- Постановление Правительства РФ «О трудовых книжках»}
- Постановление Минтруда РФ «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».
Все эти документы, а также приложения к ним дают положительный ответ на вопрос о том, нужна ли сейчас трудовая книжка.
Для чего нужна трудовая книжка?
Несмотря на то, что в последнее время активизировалась дискуссия относительно нецелесообразности ведения трудовых книжек, этот документ продолжает играть весьма важную роль. Многие организации требуют у работников предоставить трудовую книжку. Это происходит в следующих случаях:
- при поступлении на работу или на службу}
- при расчете различных выплат, например, пособий по временной нетрудоспособности, беременности и родам, выплат по больничному листу, отпускных и т.д.
- при оформлении трудовой пенсии}
- при получении кредита}
- при оформлении заграничного паспорта и в иных случаях.
Чем заменить трудовую книжку
Нигде в мире для подтверждения трудового стажа работника не используется трудовая книжка. На Западе большее внимание уделяется предоставленному резюме лица, которому работодатель доверяет. Однако если у последнего возникли некоторые сомнения относительно записей, содержащихся в портфолио, менеджер по персоналу может попросить предоставить ему рекомендации с предыдущих мест работы либо контакты, по которым он сможет самостоятельно связаться с руководством последнего места трудоустройства. В России такая практика не получила должного распространения, за исключением случаев, когда о потенциальном сотруднике «замолвили словечко» знакомые или родственники.
К сожалению, в России резюме и письменные характеристики бывших работодателей не имеют никакой юридической силы. Несмотря на то, что трудовой договор, заключенный при поступлении на работу (службу) между работником и работодателем, устанавливает основные права и обязанности обеих сторон соглашения, размер заработной платы, порядок ее выплаты и некоторые другие моменты, он не может быть использован органами Пенсионного фонда при начислении пенсии. Для этих целей все равно придется предоставить трудовую книжку.
В качестве аналога действующей в настоящее время трудовой книжки предлагается ввести электронную пластиковую карту, на которой будет храниться вся необходимая информация о лице как о работающем гражданине, а именно:
- паспортные данные}
- пенсионная карта}
- идентификационный номер налогоплательщика.
Главным преимуществом ее создания и использования является удобство и отсутствие необходимости собирать пакет документов.
Однако на внедрение в практическую деятельность электронного инструмента, подтверждающего трудовую деятельность конкретного лица, потребуется достаточно продолжительный период времени. Это повлечет необходимость внесения соответствующих изменений не только в практическую деятельность кадровых служб, но и в законодательство различного уровня.
Таким образом, единственно возможным документом, содержащим основные сведения о стаже работника, его должности, функциональных обязанностях, награждениях за трудовые успехи и причины увольнения, продолжает оставаться трудовая книжка.
Работа может начаться в любом возрасте и трудовую книгу можно получить достаточно рано. Но многие неопытные работники, работодатели и сотрудники отдела кадров не имеют ни малейшего понятия о том, как заполнять трудовую книгу в случае, когда она выдается впервые.
Отсутствие опыта и некая неуверенность способствует тому, что при заполнении трудовой книги люди допускают множество ошибок, ввиду чего, приходится разводить грязь в трудовой или же попросту, избавляться от нее.
В этой статье мы научим вас правильно вносить все записи в трудовую только что принятого работника на трудовую функцию в организацию, в особенности, если это первый его опыт работы. Также мы расскажем о всевозможных нюансах в заполнении, удобно расположив интересующую вас информацию по пунктам.
Приятного вам прочтения и помните о том, что любая запись, сделанная вашей рукой в трудовой книжке ведет к наступлению определенных последствий , а вот уж каких: благоприятных или нет – вы должны решить сами.
Со скольки лет можно завести?
Как мы знаем, в нашей стране возраст абсолютного совершеннолетия наступает с восемнадцати лет . Конечно, сегодня многие сотрудники аппарата государственной власти пытаются свести эту цифру к двадцати одному году, но в гражданском кодексе нашей страны прописана цифра в восемнадцать лет.
Также у несовершеннолетнего ребенка всегда есть возможность пройти процедуру эмансипации
.
Для этого необходимо устроиться на работу по трудовому договору или же заниматься предпринимательской деятельностью.
Родители или орган опеки и попечительства должны внести прошение о присвоении эмансипации несовершеннолетнему в суде и суд по результатам рассмотрения преподнесенных документов должен решить, отклонять данное прошение или же нет.
Таким образом, если ребенок прошел процедуру эмансипации, то работать официально по трудовому договору он сможет уже с шестнадцати лет.
Значит и трудовая книга на его имя может быть заведена с этого возраста . Кончено таких случаев совсем небольшой процент по России, но все же, они происходят и происходят повсеместно, именно поэтому также нужно рассматривать их всерьез.
Как и где можно сделать (получить)?
Если вы пошли устраиваться на работу впервые вам не нужно ломать голову, где взять трудовую книжку, если не работал. Вы самостоятельно можете воспользоваться несколькими способами получения трудовой, которые предусмотрены государством и иными нормативно правовыми актами. Более подробно каждый из них мы рассмотрим в следующих пунктах.
Покупка
Трудовую книгу можно приобрести самому
. Как правило, установленные законом образцы трудовых книг продаются в книжных магазинах. Вы сами приобретаете данный документ и самостоятельно относите его к работодателю.
На этом ваши действия заканчиваются и уже работодатель приступает к заполнению важного документа. Но согласно законодательству, вовсе не на вас лежит бремя покупки трудовой книги. Кто и как должен предоставить вам трудовой документ мы расскажем в следующем пункте.
Кто должен покупать?
Приобретать трудовую книжку должна сама организация или же индивидуальный предприниматель (работодатель). Как правило, у организаций имеется доверенность по которой они закупают трудовые в нескольких экземплярах и оформляют трудовые вновь пришедшим сотрудникам.
Таким образом, работодатель не может вас обязать купить трудовую – это ваше сугубо личное желание. А вот удержать стоимость книги с вашего заработка работодатель может.
Как происходит удержание стоимости трудовой книжки из зар.платы?
Заработная плата
гражданина – это ежемесячное поощрение за труд
. К сожалению, многие граждане не уведомляются работодателем о том, что с этой суммы могут списать расходы на покупку (оплату) трудовой книжки.
Согласно Трудовому кодексу -это нужно делать только с согласия работника. Конечно удержанные деньги на покупке не соразмерны с размером заработной платы, но все-таки, лучше знать куда деваются честно заработанные тобой денежные средства.
Приказ о взимании платы за трудовую книжку
Если работодатель оповещает работника о том, что собирается взыскать с его зарплаты расходы на трудовую, это еще не значит, что он все делает по закону.
К сожалению, не все работодатели знают о том, что такое действие как взымание денежных средств за трудовую книгу должно быть подтверждено приказом под соответствующим номером и датой.
Приказ должен быть предоставлен на ознакомление работнику и только после этого денежные средства могут быть списаны в пользу работодателя.
Кем выносится?
Приказ выноситься по общему правилу работодателем или же его заместителем. Также полномочия на вынесение приказа имеют сотрудники отдела кадров.
Только эти люди имею право ставить на приказ печать и объявлять его действующим локальным нормативно-правовым актом по организации.
Где оформляют?
Трудовую книжку в самый первый раз вам могут оформить в отделе кадров организации. К сожалению, очень часто работники не знают этого и сами заполняют только что купленную трудовую.
Этого делать нельзя ни в коем случае, поэтому сразу же направляйтесь либо к работодателю, либо к сотруднику отдела кадров за правильным оформлением.
В течении какого срока работодатель обязан завести трудовую книжку?
Работодатель должен завести трудовую книжку на вновь принятого работника в течение недели, после того, как обоими сторонами был подписан трудовой договор. Трудовая книга предоставляется работнику для проверки внесенных данных, а также для постановки своей подписи.
После этого книга остается на хранение у работодателя или же у сотрудника отдела кадров до момента пока работник не закончит свою трудовую деятельность в месте работы.
Какие документы нужны для получения?
Для того, чтобы получить трудовую книгу впервые вам необходимо заключить трудовой договор с организацией. Также вы должны предоставить свой паспорт и снять ксерокопии с него.
Не забывайте о том, что по факту вашего трудоустройства должен быть вынесен соответствующего вида приказ. Только наличие разом всех вышеперечисленных документов дает право сотруднику отдела кадров (работодателю) заводить трудовую книгу на работника.
Заявление на заведение
Многие полагают, что для того, чтобы работнику выдали трудовую книгу впервые, то есть завели в организации ему необходимо составить заявление. Но это далеко не так.
На самом деле заявление составлять не обязательно, но если уставом организации предусмотрено данное требование в обязательном порядке, вам придется подчиниться данному обстоятельству.
Образец заявление на выдачу (оформление) бланка трудовой книжки при приёме на работу впервые.
Заполнение
Заполнение трудовой книжки впервые – процесс очень важный и трепетный, здесь необходимо соблюсти все правила. Постарайтесь отнестись к нему как можно более аккуратно, ведь велика вероятность того, что с первого раза вы не сможете составить запись правильно.
Как оформить трудовую книжку работнику впервые? Эта статья рассчитана только на людей, которые оформляют трудовую книжку при приеме на работу впервые)
При приеме работника на работу впервые, обратите внимание на главный разворот трудовой . В нем содержится информация о работнике. Ее необходимо заполнить, основываясь на паспортных данных, а также на предоставленном дипломе об окончании высшего учебного заведения или же среднего или среднего профессионального.
Пишем правильно фамилию, имя и отчество работника.
Образец заполнения трудовой книжки впервые (титульный лист)
Следующим пунктом, основываясь на паспорте, укажите год его рождения. Далее необходимо указать информацию об образовании и специальности. После этого работник должен расписаться в документе.
Только после этого вы перелистываете страницу трудовой и оказываетесь на развороте где необходимо оставлять информацию о должности работника.
Тут вы ставите первый порядковый номер , дату заполнения и указываете название организации, а также должность, на которую официально был принят работник. Не забывайте указывать номер и дату приказа, который свидетельствует о принятии работника на должность.
Не забывайте про постановку печати и подписи работодателя под первой сделанной записью.
Для проверки дайте ознакомиться с записями работнику. Возможно, свежим глазом он найдет ошибки, которые можно устранить, не меняя трудовую книгу.
Трудовая книжка для несовершеннолетнего
Если гражданин прошел процедуру эмансипации, но все-таки является несовершеннолетним, то трудовая книжка на него также оформляется , правда в этом оформлении появляются маленькие нюансы.
Вы также заполняете на главном развороте информацию о имени, фамилии и отчестве работника, ставите дату его рождения. Но ни в коем случае не заполняете строки об образовании и специальности.
Вполне возможно, что через некоторое время несовершеннолетний эмансипированный решит сменить сферу деятельности или же вовсе закончит сразу несколько высших учебных заведений, а в трудовой, в строке об образовании будет красоваться запись о среднем образовании.
Заключение
Заполнение трудовой книги при приеме на работу впервые должно быть самым аккуратным . Ведь с этого документа начинается трудовой путь работника, который наверняка не будет гладким, но вы своей грамотной и квалифицированной записью должны заложить хорошее начало.
Будьте внимательны и юридически подкованы и тогда с самого первого раза заполненный вами документ будет считаться образцовым.
Трудовая книжка работника - это основной документ, доказывающий факт его трудоустройства. Он содержит данные о месте выполнения трудовой функции, названии должности, мерах поощрения и наказания, а также о причинах и обстоятельствах увольнения. Будучи правильно оформленным, этот документ дает человеку право на получение пенсионного удостоверения.
Трудовая книжка: как получить и заполнять
Законодательством определены только два основания для выдачи трудовых книжек: тем, кто впервые приступает к выполнению трудовой функции, и тем, кому нужен дубликат документа при утере или порче оригинала.
Только работодатель или лицо, уполномоченное руководителем компании, имеет право выдавать трудовые книжки. Поступая на работу, человек должен уведомить нанимателя о том, что ему нужна трудовая книжка. Как получить этот важный документ? Работнику следует написать заявление на его выдачу (с указанием причины отсутствия трудовой) в отдел кадров того предприятия, на котором он будет работать.
При выдаче документа заполняют его титульную страницу и графы о первом месте работы. Когда работнику предоставляется трудовая книжка, цена ее вычитается из его первой заработной платы. Это указано в соответствующих Постановлениях Министерства труда. Трудовая книжка, цена которой колеблется в диапазоне 175-180 рублей, может быть снабжена вкладышем (его стоимость такая же).
В дальнейшем на каждом следующем предприятии работники отдела кадров вносят в документ новые записи: о приеме на работу, повышении, переводе или увольнении.
Что представляет собой трудовая книжка?
Внешний вид данного документа - это книжечка с жесткой обложкой, на которой изображен герб Российской Федерации, и более мягкими листами. Также существуют вкладыши, которые вшивают в документ, когда все листы его оказываются исписанными.
Чистый бланк трудовой книжки относится к документам строгой отчетности, предприятие закупает его и складывает в запертый на замок несгораемый шкаф.
Впрочем, такие же меры безопасности предпринимают для хранения заполненных и принятых от сотрудников трудовых книжек.
Заполнение документа возлагают на сотрудника отдела кадров или на работника, выполняющего подобные функции. Если фирма небольшая, ведение трудовых книжек выполняет сам руководитель. Каждому работающему гражданину следует знать, что никто не имеет права совершать какие-либо записи в его документе без соответствующего уведомления. Владелец трудовой должен получить письменное извещение.
Учет
Все действия с бланками и заполненными документами регистрируются в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Здесь указывают имя того, кому выдают документ, а также основания для этого (отсутствие трудовой, ее утеря или необходимость замены по причине обветшания).
Выдача трудовой книжки (заполненной) на руки работнику возможна только при его увольнении. Во всех остальных ситуациях отдел кадров предоставляет выписки из соответствующих страниц.
Законодательство РФ содержит указания о том, как должна быть оформлена трудовая книжка, как получить документ и каким образом формулируются его записи. Некоторые нормы и правила включены в Положения Минтруда. Однако наиболее емко и полно порядок работы диктует инструкция по трудовым книжкам, которой должны руководствоваться в своей деятельности все работники отдела кадров.
Кроме прочего, в ней указаны формы приходно-расходных и учетных книг.
Назначение трудовой
Значение в которой указаны основные данные о местах трудоустройства человека, его образовании, навыках и опыте, довольно велико. Этот документ не только является доказательством наличия достаточного трудового стажа, что важно при оформлении пенсионного удостоверения, но и выступает красноречивой иллюстрацией трудовых достижений человека. Это признают и часто используют руководители многих предприятий при проведении собеседования.
Наряду с резюме, они могут попросить соискателей предоставить копии и выписки из трудовых книжек. Эти данные говорят сами за себя и лучше любых слов иллюстрируют пригодность человека для замещения конкретной должности.
Что отражается в трудовой книжке?
В трудовой документ в обязательном порядке вносят следующие сведения:
- Поступление на работу с указанием конкретной должности.
- Дата и факт перевода в другой отдел.
- Повышение в должности или снятие с нее.
- Данные об изменении статуса работника: изменение срочного контракта на перевод сотрудника, работавшего по совместительству, в штат.
- Имевшие место поощрения.
- Наказания и взыскания, которые послужили причиной увольнения.
- Дата, факт и причина увольнения.
Ведение трудовой книжки совместителя
В том случае, когда сотрудник выполняет какую-либо работу на предприятии в свободное от основной работы время, он считается совместителем. Его трудовая остается в отделе кадров по месту основной работы.
Закон не обязывает работодателя вносить записи о такой деятельности в трудовой документ, это оставляют на усмотрение самого сотрудника. При этом не имеет значения, о каком виде совместительства идет речь (о внешнем или внутреннем).
Трудовая книжка работника может пополниться дополнительной записью в том случае, когда человек принесет на место основной работы справку, удостоверяющую факт его трудоустройства по совместительству. На основании этого документа, заявления от владельца трудовой и приказа руководителя, сотрудник отдела кадров имеет право сделать необходимую запись.
Как и когда оформляется трудовая книжка (РФ)?
Когда человека принимают на работу и заполняют трудовую книгу, его просят предоставить:
- Документ, удостоверяющий личность (паспорт).
- Документ, подтверждающий данные об образовании (диплом, аттестат, свидетельство). Если происходит первичная выдача трудовой книжки, эти документы служат основанием для заполнения титульной страницы.
- Если работник посещал какие-либо курсы, повышающие уровень его квалификации, ему следует приложить соответствующие сертификаты.
- Военнообязанные граждане обязаны предъявить военный билет.
- Документ о заключении брака, если он послужил основанием для смены фамилии.
Законодательство РФ определяет срок, в течение которого работодатель обязан отразить в трудовой книжке факт трудоустройства своего подчиненного. Ему отведено для этого пять дней с того момента, когда работник начал выполнять свои обязанности.
В том случае, когда данное условие будет нарушено и внесение записи задерживается, работодателю грозят правовые последствия. Порядок ведения трудовых книжек актуален для всех категорий работников, даже для тех, кому еще нет 18 лет.
Как гласит Трудовой кодекс, человек имеет право на официальное трудоустройство по достижении 14-летнего возраста. Конечно, для таких сотрудников действуют льготные условия, касающиеся продолжительности рабочего дня и нагрузки. Кроме того, работодатель не может принять на работу подростка без письменного согласия его родителей или опекуна.
Что может быть основанием для внесения
Как уже было указано выше, для заполнения чистой трудовой требуются основные документы работника (паспорт, данные об образовании и квалификации). Это необходимо для того, чтобы графы титульной страницы были заполнены верно и максимально полно, без в именах собственных.
Если же сотрудник поступает на предприятие и приносит заполненную трудовую, работник отдела кадров действует на основании приказов, изданных руководителем (о приеме на работу, переводе, поощрении или увольнении).
Для документального отражения факта приема или предоставляется семь дней, а при увольнении трудовая книжка выдается в тот день, когда был издан приказ.
Формулировка сведений, вносимых в трудовые
Как правило, детальная информация о причинах и обстоятельствах тех или иных действий изложена именно в приказе руководителя (например, наличие и длительность испытательного срока). Эти сведения не переносят в трудовую книжку дословно.
Наоборот, от сотрудников отдела кадров ожидают максимально лаконичных и емких формулировок. Инструкция содержит даже образцы некоторых фраз:
- Принят (принята) на должность.
- Переведен (переведена) на другое место работы.
- Сотруднику присвоен конкретный квалификационный уровень, разряд или
- Назначено награждение или поощрение.
- Работник был уволен (уволена) в связи с…
Это значит, что ведение трудовых книжек предусматривает указание только причины записи, ее порядкового номера и даты приказа.
Грамматический аспект
Исходя из норм и правил, которые диктует законодательство, нумеровать и датировать записи в трудовой книжке следует только арабскими цифрами.
Когда говорят о нумерации, имеется в виду, что первой записью считается та, которая была сделана раньше всех остальных. Когда работник увольняется и передает свой документ на следующее предприятие, сотрудник отдела кадров продолжает нумеровать записи, а не начинает с первого номера.
Сокращения слов и терминов не допускают, исключением могут быть только общепринятые аббревиатуры.
Порядок исправления ошибок, допущенных при внесении записей
Когда документы заполняются людьми, есть риск возникновения грамматических или смысловых ошибок. Причиной может быть использование недостоверных источников (устаревших данных или неполных сведений), а также различные опечатки и механические описки.
На этот случай Инструкция предлагает несколько методов коррекции ошибок:
- Ошибка в трудовой книжке исправляется путем зачеркивания неверного слова и написанием нового строкой выше или ниже.
- Занесение записи, которая должна аннулировать ту, которая содержит ошибку.
В том случае, когда сотрудником была сменена фамилия или получена новая профессия, работнику отдела кадров следует изменить данные на титульном листе трудовой книжки. Для этого может быть применен первый метод, а на обороте обложки (с внутренней стороны) выполняют новую запись.
При коррекции указывают тип и номер документа, на котором основано изменение, затем человек, выполнивший запись, расписывается и ставят печать предприятия.
Аннуляция записи может потребоваться в том случае, когда в ней была допущена ошибка или обнаружена неточность в сведениях, указанных ранее. Коррекция выполняется следующим образом:
- Вносят верную информацию.
- Номеруют и датируют ее.
- Выполняют обязательное действие: указывают, что запись №... нужно принимать как недействительную.
- Дублируют номер приказа, который указан возле ошибочной записи.
Зная о том, что такое трудовая книжка, как получить и вести этот документ, а также будучи осведомленным о правах и обязанностях работника и работодателя, каждый человек должен соблюдать указанные нормы и правила. Это отвечает его интересам как гражданина и соответствует требованиям законодательства.
Работник может устраиваться на работу без книжки, которая затем заводится ему работодателем согласно закону, либо есть другая возможность: трудовые или фактически трудовые отношения и начинаются и складываются без трудовой книжки.
В первом случае человек мог совсем не иметь трудового стажа. Это впервые устраивающиеся на работу несовершеннолетние и выпускники учебных заведений, иные граждане, не работавшие по каким-то причинам (домохозяйки). 65-я ст. указывает, что при заключении трудового договора с этими гражданами работодатель не требует от них трудовых книжек.
В том же пункте приводится и другое исключение – от совместителя при поступлении не требуется книжка и она для него не заводится потом.
Еще один, указанный в 66-й ст . случай, – когда работодателем выступает физическое лицо. Трудовая книжка в этом случае не оформляется совсем, даже если работа является для человека основной.
Детально порядок этих отношений прописывается в 303-й ст .: в обязательном порядке оформляется письменный трудовой договор, который регистрируется в органах местного самоуправления, работодатель уплачивает страховые и др. обязательные взносы.
У работника нет книжки при поступлении, если он ее утратил, потерял и т.д. В этом случае, согласно 65-й ст., обязанность работодателя по заявлению работника .
Как следует из 66-й ст. п. 3-го ТК , на каждого проработавшего в организации более 5-ти дней работодатель обязан завести трудовую книжку, при том, что работа является для гражданина основной. Полный текст закона 11 главы, 66 статьи смотрите ниже:
ТК РФ, Глава 11, Статья 66. Трудовая книжка
Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.
Прием на работу школьника
Прием на работу лиц, не достигших 18 лет, и трудовые отношения с их участием, имеют значительную специфику.
Если касаться только вопросов, связанных с трудовой книжкой, то в тех случаях, когда у подростка раньше не было трудовых отношений, она выдается согласно 65-й и 66-й ст. ТК, 8-му пункту Правил, утв. 225-м Пост. Правит.
Трудовая книжка
оформляется в недельный срок с внесением сведений, перечисленных в 9-м пункте Правил.
На практике сотрудники отделов кадров иногда требуют от подростка заявления о . Это не совсем законно, но и не является грубым нарушением, ведь о том, что подросток ранее не имел трудового стажа, следует только из его слов.
Трудовой кодекс РФ, Глава 11, Статья 65. Документы, предъявляемые при заключении трудового договора
Если иное не установлено настоящим Кодексом, другими федеральными законами, при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:
- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
- трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
- страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования;
- документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
- документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
- справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, выданную в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, — при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию.
В отдельных случаях с учетом специфики работы настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов.
Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации.
При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования оформляются работодателем.
В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой
, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.
По трудовому договору, но без ТК: ответственность
Трудовое законодательство защищает работника, предоставляет ему особые права и гарантии , а если работодатель злоупотребляет правом и в обход закона вместо трудового оформляет гражданский договор (авторский, подряда и проч.), его привлекут к административной ответственности по 5.27-й ст. КоАП, причем за повторное нарушение наказание более существенное.
Если правом злоупотребляет работник, а гражданский договор заключен именно по его инициативе в целях избежать уплаты обязательных взносов, и, это происходит у работника систематически, его можно привлечь к ответственности за незаконное предпринимательство, например, по 14.1-й ст. административного кодекса.
Трудовая книжка подтверждает наличие трудовых отношений и обозначает их специфику, служит для удостоверения трудовых прав гражданина и свидетельствует о его стаже. Ее необходимость в трудовых отношениях прямо предусмотрена законодательством.
В интересах и работника и работодателя досконально соблюдать эти требования. Это позволит обезопасить отношения и избежать неминуемой ответственности за нарушение обязательного закона.
