Conturile de transport pentru camioane sunt o formă de organizare principală pe care instituțiile care operează camioane trebuie să o mențină. Vom înțelege caracteristicile compilarii și contabilizării foilor de parcurs pentru camioane și vă vom spune cum să completați formularele curente.
Toate companiile ruse și antreprenorii privați care operează vehicule sunt obligate să păstreze borderourile. Transportul de marfă nu face excepție. Voucher - un document care confirmă cheltuielile efectuate pentru funcționarea și întreținerea mașinii, consumul de combustibil. Formularul completat stă la baza calculării salariului șoferului.
Pentru fiecare tip de vehicul au fost elaborate și aprobate formulare individuale ale unei forme unificate (Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică din 28 noiembrie 1997 nr. 78). Conform Legii nr. 402-FZ din 6 decembrie 2011, nu este necesară aplicarea formularelor aprobate, organizația are dreptul de a dezvolta și aproba în mod independent formularul, ținând cont de specificul special al întreprinderii. În practică, marea majoritate a instituțiilor și a antreprenorilor individuali folosesc forme unificate.
Pentru camioane, există două forme de tichete aprobate de Comitetul de Stat pentru Statistică: nr. 4-C (OKUD 0345004) și nr. 4-P (OKUD 0345005). Foile de parcurs pentru camion (Formular 2020) din Formularul nr. 4-C sunt folosite de organizațiile în care șoferii sunt plătiți la bucată, iar Formularul 4-P este utilizat pentru plata în funcție de timp. Nu este exclusă utilizarea ambelor forme în aceeași instituție. Forme curente:
- descărcați gratuit un formular de scrisoare de transport pentru camion 2020 în word;
- descărcați gratuit un formular de scrisoare de transport pentru camion 2020 în excel;
- descărcare gratuită eșantion de scrisoare de transport pentru camion 2020.
De asemenea, oferim descărcarea formularului de scrisoare de parcurs pentru un camion conform formularelor 4-P și 4-C.
Formular nr. 4-P
Formular nr. 4-C
Noi reguli de umplere
Din 03.01.2019 au intrat în vigoare modificări pentru toate modurile de transport. Ministerul Transporturilor din Rusia a introdus inovații prin Ordinul nr. 467 din 21.12.2018 în regulamentul principal privind tichetele - Ordinul nr. 152 din 18.09.2008.
Anterior, legiuitorii au fixat o listă de detalii obligatorii, fără de care documentul poate fi considerat nul de drept. În plus, ordinele relevante au desființat aplicarea obligatorie a sigiliului oficial sau rotund al companiei pe bilet, dacă statutul organizației bugetare nu prevede utilizarea sigiliului.
În cazul în care documentul nu conține toate detaliile solicitate, atunci poliția rutieră are dreptul să amendeze proprietarul mașinii și șoferul. De asemenea, organele fiscale nu vor accepta documentul ca dovadă a cheltuielilor, vor recalcula baza de impozitare și vor emite amendă.
Informații care trebuie completate în formularul de permis pentru camion 2020:
- Denumirea și numărul documentului, data formării (extras). Ordinea cronologică trebuie respectată cu strictețe la numerotarea turneelor.
- Perioada de valabilitate a documentului, adică perioada pentru care este eliberat, dar nu mai mult de un zbor sau schimb de lucru.
Din 01.03.2019 perioada de valabilitate a voucherului a fost modificată. Anterior, documentul era eliberat pentru o perioadă de până la 1 lună inclusiv. Acum, scrieți un bilet pentru un singur zbor, indiferent de câte zile durează acest zbor. Sau pentru un singur schimb de lucru, indiferent de numărul de zboruri efectuate în perioada de lucru.
- Detalii complete despre proprietarul vehiculului, inclusiv PSRN (OGRNIP - pentru proprietarii privați).
- Detalii șofer auto: Nume complet și un număr valabil de permis de conducere.
- Informații despre transport: număr de stat, marca.
- Datele contorului de parcurs înainte de plecare și la întoarcerea în garaj.
Din 03.01.2019, nu este necesară certificarea citirilor contorului de parcurs cu un sigiliu sau ștampilă. Semnătura ofițerului responsabil este suficientă.
- Data și ora exactă de începere a călătoriei și întoarcere la garaj.
- Semnătura, numele complet și poziția angajatului responsabil care a luat și a înregistrat citirea contorului de parcurs, data și ora.
- Data și ora examinării medicale a șoferului înainte de plecare și la întoarcere.
- Semnătura și numele complet lucrătorul sanitar care a efectuat examinarea. Dacă este disponibilă, se aplică o ștampilă, dar a devenit opțională din 03.01.2019. Tot ce este necesar este semnătura lucrătorului sanitar.
- Informații despre inspecția tehnică înainte de plecarea în zbor în format ZZ/LL/AAAA, precum și ore și minute.
O astfel de inspecție a devenit opțională pentru vehiculele de pasageri operate pentru nevoile proprii ale companiei. O notă privind controlul înainte de călătorie, înainte de schimbare și după călătorie este opțională. Dar pentru transportatorii comerciali și întreprinderile care operează autobuze și camioane în scopuri proprii, este obligatoriu.
- Semnătura și numele complet responsabil cu inspecția vehiculului (mecanic, controlor, maistru).
Documentul este întotdeauna întocmit într-un singur exemplar. Formularul completat este certificat de către șef, se aplică un sigiliu rotund (dacă există). Biletul completat se preda soferului. La sfârșitul călătoriei (finalizarea sarcinii), șoferul predă documentul persoanei responsabile a organizației bugetare împotriva semnăturii. Nu trebuie să scrieți o nouă foaie până când șoferul nu raportează despre cea anterioară.
Mai jos veți găsi o mostră gata făcută de completare a unei scrisori de transport pentru camion 2020.
Caracteristici de contabilitate și stocare a documentației
Voucherele ar trebui luate în considerare în. Forma formularului poate fi elaborată independent și aprobată în politica contabilă. Sau folosiți documentația unificată în formularul nr. 8 (OKUD 0345008), aprobat prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică din 28 noiembrie 1997 nr. 78.
Procedura de completare a registrului de bonuri se bazează pe înregistrarea cronologică a tuturor formularelor emise în organizație. Printr-un ordin separat, fixați persoana responsabilă cu întocmirea jurnalului. Dacă o organizație bugetară folosește propriul formular jurnal, atunci ar trebui aprobată și procedura de completare. Persoana responsabilă trebuie să fie familiarizată cu această procedură sub semnătură.
Păstrați tichetele și jurnalele de înregistrare timp de cel puțin 5 ani - astfel de cerințe sunt specificate în Ordinul Ministerului Transporturilor al Rusiei din 18 septembrie 2008 nr. 152. În lipsa documentației, autoritățile fiscale pot fi amendate cu 200 de ruble pentru fiecare document. .
Foaia de transport pentru camion. Exemplu de completare pe exemplul unui formular 4-C de scrisoare de transport.
Foaia de parcurs este documentul principal, pe baza căruia, puteți lua în considerare munca vehiculului în sine și a șoferului. Potrivit acestui document, ulterior se calculează plata pentru utilizarea transportului și salariul șoferului.
Caminele trebuie eliberate șoferului oricărui vehicul. Cu toate acestea, aceste documente sunt deosebit de importante pentru organizațiile care furnizează servicii de transport de marfă sau care transportă propria marfă. Caminele sunt documente pentru care sunt furnizate formulare standard. Să aruncăm o privire mai atentă la foile de ghidare pentru camioane.
În acest caz, există două forme standard.
1. Formularul 4-C- se foloseste daca plata pentru munca autoturismului se face la bucata. ()
2. Formularul 4-P- folosit când mașina funcționează într-un ritm în funcție de orele lucrate. ()
Caminele sunt completate de către dispecer sau de un angajat autorizat. Șoferul se eliberează contra chitanță, pentru tură, dar numai după predarea documentului pentru perioada anterioară.
Foaia de transport a camionului este stocată, pe viitor, împreună cu restul documentelor de expediere, ceea ce face posibilă verificarea simultană a acestora.
Exemplu de completare pe exemplul unei foi de transport. Formularul 4-C luat în considerare
În prima parte, borderoul de transport al camionului conține informații de bază:
În primul rând, se completează detaliile organizației care emite documentul.
Se indică data completării documentului, precum și numărul de serie al acestuia.
După ce vehiculul a fost inspectat de un mecanic, se face o notă cu privire la funcționarea acestuia, care trebuie confirmată prin semnătura persoanei care a efectuat inspecția.
Sunt indicate informații despre vehiculul în sine: numărul de înmatriculare al mașinii, marca acesteia, informații despre prezența unei remorci, precum și informații despre remorca în sine.
Se pune un semn pe posibilitatea ca șoferul să-și îndeplinească atribuțiile. Această concluzie se face pe baza rezultatului unui examen medical. Acest marcaj este confirmat de semnătura lucrătorului medical.
Sunt înregistrate date despre șofer: numele complet, este indicat numărul certificatului său.
Este completat tabelul „Munca șoferului și a mașinii”, care indică date precum:
1. ora a plecat șoferul la serviciu,
2. ora la care șoferul se întoarce în parcare,
3. citiri indicate de vitezometru,
4. timpul efectiv petrecut de șofer la locul de muncă.
Tabelul „Mișcarea combustibilului” este completat. Ar trebui să conțină date despre cantitatea de combustibil care a fost folosită în timpul lucrului și marca acestuia.
Este descrisă sarcina șoferului.
Se pun semnăturile șoferului și ale dispecerului sau ale unei persoane împuternicite de organizație să completeze documentul.
A doua parte a foii de parcurs este reprezentată de tabelul " Secvența de execuție a sarcinii". Acest tabel este completat direct de șofer și conține date despre toate mișcările acestuia în timpul orelor de lucru, precum și un raport cu privire la munca efectuată.
Foaia de parcurs a camionului trebuie să fie cu siguranță la șofer pe tot parcursul călătoriei și, dacă este necesar, să fie prezentată inspectorului de poliție rutieră.
Foarte de transport pentru camion - eșantion:
Pentru transportul de mărfuri, se folosește o scrisoare de transport pentru camion în formularul nr. 4-C. Cum să-l eliberăm, am spus în articol și am dat un eșantion de umplutură. B Waybill lank 4-C poate fi descărcat într-un format Excel convenabil.
Pentru transportul de marfa, societatea trebuie sa intocmeasca foi de parcurs, indiferent daca foloseste transport propriu sau inchiriat. Astfel de documente sunt necesare pentru a anula costurile cu combustibilul și pentru a calcula salariile șoferilor. Dacă șoferii primesc plata pentru muncă la bucată, aceștia folosesc formularul de scrisoare de parcurs 4 C. Articolul conține instrucțiuni pentru completarea acestuia.
Formular de scrisoare de transport (formularul 4-C)
Foaia de parcurs al unui camion - formularul 4-C a fost aprobată prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 28 noiembrie 1997 nr. 78.
Nu este necesar să folosiți formularul unificat. Companiile și antreprenorii își pot dezvolta propria scrisoare de parcurs din 2017. Principalul lucru este că conține detaliile cerute (ordinele Ministerului Transporturilor din 18 septembrie 2008 nr. 152 și din 18 ianuarie 2017 nr. 17). Înregistrați utilizarea documentelor nestandardizate în politica contabilă.
- referinţă
- Detalii obligatorii ale documentului de călătorie:
- numele, data și valabilitatea documentului;
- informații despre proprietarul mașinii;
- tipul și modelul vehiculului;
- plăcuța de înmatriculare de stat a mașinii;
- citirile contorului de parcurs la ieșirea și intrarea în garaj;
- data si ora plecarii si sosirii;
- semnătura și numele complet al salariatului care pune în document citirile contorului de parcurs, data și ora;
- Numele complet al șoferului;
- data și ora examinării medicale înainte de călătorie și după călătorie a șoferilor;
- ștampila, semnătura și numele complet al lucrătorului medical care efectuează controlul medical;
- un marcaj pe inspecția înainte de călătorie a stării tehnice a mașinii cu data și ora;
- semnătura și numele complet al inspectorului de stare tehnică a vehiculului.
Procedura de completare a unei scrisori de parcurs pentru un camion
Cum să completați o scrisoare de parcurs pentru un camion (exemplul de umplere 4-C la sfârșitul articolului) este prescris în rezoluția Comitetului de Stat de Statistică al Rusiei din 28 noiembrie 1997 nr. 78. Formularul 4-C are o singură pagină pe care trebuie să completați atât partea din față, cât și cea din spate.
Camionul 4-C: umplere frontală
În partea de sus a documentului, puneți ștampila companiei (dacă există), numărul și data documentului. Introduceți numele organizației, adresa, numărul de telefon și codul OKPO. Dacă este necesar, completați codul cu modul de operare, coloane și echipaje.
Vă rugăm să furnizați mai jos informații despre vehicul: marca mașinii, numărul de înmatriculare, numărul de garaj, informații despre remorcă (dacă există). După informațiile despre mașină, notați datele despre șofer - numele complet, detaliile permisului de conducere și numărul de personal.
- Important:
- Dacă șoferul nu are o scrisoare de parcurs în timpul lucrului, el riscă o amendă de 500 de ruble. (partea 2 a articolului 12.3 din Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse).
Funcționare auto și mașină. În tabel, notați ora planificată și reală de plecare și de sosire din flotă, citirile vitezometrului la începutul și sfârșitul schimbului de lucru.
Mișcarea combustibilului. Indicați în tabel tipul de combustibil, cantitatea de la începutul și sfârșitul schimbului, precum și cantitatea de combustibil umplută. Dacă este necesar, notați raportul consumului de combustibil în raport cu standardele companiei. Acest coeficient poate fi găsit pentru a elimina combustibilul și lubrifianții.
Sarcina șoferului. Introduceți numele și adresa clientului, unde doriți să livrați mărfurile, și ora livrării mașinii, tipul de marfă și volumul acesteia în tone, numărul de călătorii.
După tabele, puneți cantitatea de combustibil necesară.
Înainte de a pleca în zbor, lucrătorul medical trebuie să examineze șoferul. În cazul în care admiterea este permisă, acesta își indică poziția pe scrisoarea de parcurs, își pune semnătura cu o transcriere.
La plecare și la întoarcere, mecanicul verifică starea tehnică a mașinii. Transferul vehiculului de la acesta la șofer și înapoi se efectuează prin semnături de transfer.
În secțiunea „Mărcile organizației - proprietarul vehiculului” notați informații despre accident, reparație etc.
O mostră de completare a unei scrisori de parcurs pentru un camion în formularul nr. 4-C
Foaia de transport 4-C: completarea reversului
Partea superioară a reversului este completată de suport. El înregistrează informații despre toate rutele sale în timpul orelor de lucru: unde, când și la ce oră a sosit vehiculul, numărul și numărul documentelor de însoțire.
În secțiunea „Marcă speciale”, șoferul înregistrează informații despre motivul, tipul, durata timpului de nefuncționare. De exemplu, abaterea timpului de călătorie de la cel planificat și consumul excesiv de combustibil s-au produs din cauza traficului dificil de-a lungul Prospekt Mira.
Partea inferioară a reversului este completată de către dispecer sau altă persoană autorizată. Înregistrează informații despre consumul de benzină, care sunt calculate conform normei și efectiv. În continuare, el pune timpul de funcționare al vehiculului cu o defalcare pe tipuri de perioade, numărul de curse și sosiri în garaj.
De asemenea, dispeceratul determină kilometrajul parcurs, pictează kilometrajul total și, odată cu încărcătura, indică cantitatea încărcăturii transportate.
Formular de scrisoare de transport pentru camion completat
Foaia de transport pentru camion- documentul primar de contabilizare a circulatiei vehiculelor in organizatie. Foaia de transport a unui camion este completată de fiecare șofer care pleacă într-o călătorie. Fiecărui tip de vehicul îi corespunde o anumită formă de scrisoare de transport. Pentru camioane sunt destinate formele 4-C și 4-P. Pentru un autoturism, formularul 3 - este completat, iar formularul 6 - este definit pentru un autobuz.
Foaia de parcurs trebuie să fie întotdeauna disponibilă șoferului de camion. Eliberarea acestuia se face de către dispeceratul firmei atunci când șoferul începe să-și îndeplinească atribuțiile în tură. Emiterea unei scrisori de parcurs poate fi efectuată și de alți angajați ai companiei (de exemplu, o secretară sau un contabil), dacă organizația nu are un personal mare.
O mostră de completare a unei scrisori de parcurs pentru un camion (formularul 4-C)
Pentru transportul de marfă se eliberează două tipuri de formulare de scrisoare de parcurs: formularul 4-C și formularul 4-P. Diferența lor este că formularul 4-C este destinat pentru eliberarea angajaților care au salarii la bucată (adică salariile sunt calculate pentru cantitatea de muncă efectuată), iar formularul 4-P este eliberat acelor angajați care au salarii pe oră (adică , în statul de plată se bazează pe orele efective lucrate.
Formularul 4-C are de completat mai multe câmpuri, care conțin principalele detalii ale companiei, șoferului și camionului:
- În câmpul destinat companiei sunt indicate denumirea, OKPO și adresa acesteia;
- În câmpul destinat conducătorului auto se indică numele complet, numărul personalului și numărul permisului de conducere;
- În câmpul destinat camioanelor sunt indicate denumirea vehiculului, numărul acestuia, numărul de garaj, precum și informații despre disponibilitatea și numărul de remorci.
Un exemplu de completare a datelor despre mașină și șofer în scrisoarea de parcurs
În continuare, în foaia de investigație de călătorie sunt trecute ora plecării din flotă și citirile vitezometrului la începutul schimbului de muncă. În momentul în care șoferul se întoarce în garaj, se completează un câmp în care sunt scrise ora și citirile vitezometrului la sfârșitul turei de lucru.
Un exemplu de completare a indicatorilor de kilometraj și timp de călătorie
Întrucât documentul de investigație de călătorie stă la baza anulării combustibilului și lubrifianților, este necesar să se indice informații despre mișcarea combustibilului (tipul de combustibil, cantitatea la începutul schimbului, cantitatea emisă, cantitatea la sfârșitul schimbului) . Periodic, se cere indicarea coeficientului de consum de combustibil în raport cu standardele stabilite de companie, care sunt prescrise în ordinul de anulare a combustibilului și a lubrifianților.
Un exemplu de completare a mișcării de combustibil în borderoul de transport al organizației
Datele completate ale documentului de investigație de călătorie sunt baza pentru anularea costurilor cu combustibilul și alți lubrifianți. La anulare, contabilul organizației întocmește un act de radiere a combustibilului și a lubrifianților.
Traseul schimbului de lucru al șoferului, precum și documentul de cercetare de călătorie, se eliberează de către dispecer, care îi furnizează șoferului informații: unde să conducă mașina, la ce oră, unde să încarce și să descarce, precum și denumirea autoturismului. marfă.
Realizarea unei sarcini pentru șofer în scrisoarea de transport a organizației
Formularul documentului de cercetare de călătorie conține un loc pentru certificarea semnăturilor:
- Dispecer, care emite un document de cercetare a căii;
- Un mecanic care verifică vehiculul pentru defecte;
- Un ofițer medical care examinează șoferul pentru capacitatea de muncă din motive de sănătate;
- Șoferul care lucrează în acest schimb.
Reversul documentului de cercetare de călătorie reflectă traseul șoferului, pe care îl completează în detaliu în timpul zilei de lucru.
Un exemplu de design al reversului foii de transport
Calculul salariului șoferului de camion se face de către contabilul companiei pe baza datelor scrisului de parcurs completat. Dacă este necesar să se întocmească un act de măsurare a controlului combustibilului, atunci datele documentului de investigație de călătorie completat vor ajuta și în acest sens.
Fiecare companie trebuie să emită borderouri pentru operarea transportului de marfă, indiferent dacă este proprietatea sa sau dacă o închiriază. Voucherul este cel mai important document de contabilizare a costului combustibilului, salariilor, fiind inclus și în formularele necesare pentru verificarea mașinii, care sunt solicitate de inspectorii rutieri.
Forma obligatorie a foii de parcurs nu este prevăzută de lege. Compania are dreptul de a dezvolta independent formularul, pe baza propriilor nevoi.
Cu toate acestea, există două tipuri de ea: o formă tipică intersectorială 4 s și pe care o întreprindere o poate folosi la întocmirea documentelor primare pentru operarea transportului.
Ele diferă prin metoda de calcul a plății pentru serviciile de transport. Formularul 4-c al foii de transport a unui camion este utilizat atunci când se utilizează indicatorii de lucru la bucată pentru calcul, al doilea formular este utilizat pentru un sistem de plată bazat pe timp.
O scrisoare de transport pentru camion este emisă de persoanele responsabile din companie pentru o zi sau schimb. Un mecanic, un inspector pentru un control medical premergător călătoriei, un dispecer, un autocisterna, un șofer de mașină trebuie să-și pună semnele în el.
Camionul de umplere a probei unui camion
Să luăm un exemplu despre cum să completați o scrisoare de transport.
Partea frontală
Dacă este necesar, se completează codul cu modul de operare, coloanele și brigăzile. În continuare, sunt indicate marca și tipul camionului, numărul său de stat, identificatorul garajului.
Numele complet este scris mai jos. conducătorului auto, numărul său de personal și detalii privind drepturile de a conduce un vehicul.
Dacă o remorcă este utilizată pentru transport, atunci se completează aceleași informații în coloanele corespunzătoare ca și pentru mașină.
Primul tabel din dreapta înregistrează date despre munca șoferului și transportul. Aici, datele și orele planificate și reale de plecare și sosire, indicatoarele vitezometrului sunt puse jos. Următoarele coloane indică tipul și codul combustibilului utilizat, cantitatea de combustibil umplută, precum și la începutul și la sfârșitul zilei. În același tabel, este necesar să se reflecte informații despre condițiile de funcționare ale mașinii (coeficienți), echipamentele speciale utilizate. Aceste date sunt avizate de toate persoanele responsabile.
Apoi, dispecerul completează informații despre sarcina pe care șoferul trebuie să o îndeplinească. Include o indicație a numelui companiei care va avea mașina la dispoziția sa, adresa și ora livrării, tipul de marfă transportată, numărul de călătorii, kilometraj, tonaj. După aceea, responsabilul determină cantitatea de combustibil necesară prin calcul și o scrie în rândul corespunzător, confirmând datele cu semnătura sa.
Înainte de a părăsi linia, medicul trebuie să examineze șoferul și să pună pe bilete un permis sub formă de ștampilă.
La plecare și la întoarcere, mecanicul verifică starea tehnică a utilajului. Transferul mașinii de la el la șofer și înapoi se efectuează prin semnături de transfer.
V secțiunea „Marcă speciale” se introduc informatii despre accidentul survenit, despre instructajul de catre inspectorul pentru siguranta circulatiei, reparatii etc.
Partea din spate
Timpurile de întrerupere care apar sunt notate mai jos. Se înregistrează date despre motivul, tipul, durata acesteia și se pun și semnăturile persoanelor responsabile.
În tabelul de jos, dispecerul înscrie rezultatele consumului de combustibil, calculat la aplicarea standardelor și la faptul că a folosit combustibil. În continuare, timpul de funcționare al mașinii este fixat cu decodare pe tipuri de perioade. Următoarele coloane indică numărul de curse și vizite la garaj. Se determină kilometrajul parcurs de mașină, dacă a existat o remorcă, atunci a lui. Aici se semnează kilometrajul total și cu sarcina.
Se introduc datele privind cantitatea de marfă transportată de mașină și remorci și se determină indicatorul tonă * km, pe baza căruia se emit facturi către clienți. Această secțiune este avizată de șoferul de taxi.
Mai jos, pentru referință, se înregistrează datele privind codurile mărcilor de mașini, ale remorcilor și se completează indicatorul zilelor de funcționare a mașinii.
Nuanțe
În primul rând, responsabilitatea executării corecte a foii de parcurs revine directorului companiei, apoi funcționarilor - mecanicului, dispecerului și șoferului însuși.
