Комментарий к статье 169
1. Расходы, возникающие при переезде в другую местность, компенсируются работнику в том случае, если имела место предварительная договоренность о переезде между работником и работодателем. В этом случае работодатель обязан возместить работнику понесенные им в связи с переездом расходы. Порядок возмещения расходов и возмещаемая сумма определяются соглашением сторон трудового договора, минимальных размеров компенсации не установлено.
2. Статья 169 ТК предусматривает возмещение работнику в связи с переездом двух видов расходов: собственно на переезд и на обустройство на новом месте. Поскольку ст. 169 ТК не упоминает о выплате единовременного пособия работнику и членам его семьи, а также о заработной плате за дни сбора в дорогу и обустройства на новом месте, эти суммы возмещаются только по соглашению сторон трудового договора.
3. Возмещение расходов по переезду может быть связано:
С переводом работника на работу в другую местность;
С приемом на работу в организацию, расположенную в другой местности;
С переводом организации, с которой у работника заключен трудовой договор, в другую местность.
4. Размеры указанных видов возмещения, а также иные виды возмещения и их размеры определяются соглашением сторон трудового договора.
5. Размеры возмещения расходов при переезде в другую местность работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, установлены Постановлением Правительства РФ от 2 апреля 2003 г. N 187 (СЗ РФ. 2003. N 14. Ст. 1285). Им компенсируются:
Расходы по переезду;
Расходу по провозу имущества;
Расходы по обустройству.
6. Расходы на переезд складываются из расходов по проезду самого работника, членов его семьи, а также провозу багажа. Эти расходы возмещаются в том случае, если работодатель не предоставляет работнику транспорт для проезда и (или) провоза багажа.
К членам семьи работника, расходы по проезду которых компенсируются, относятся муж, жена, а также дети и родители обоих супругов, находящиеся на его иждивении и проживающие вместе с ним.
Если более высокие размеры возмещения не установлены соглашением сторон, возмещению подлежит стоимость проезда: железнодорожным транспортом - в купейном вагоне скорого фирменного поезда; водным транспортом - в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы; воздушным транспортом - в салоне экономического класса; автомобильным транспортом - в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси).
При отсутствии проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, возмещение осуществляется в размере минимальной стоимости проезда: железнодорожным транспортом - в плацкартном вагоне пассажирского поезда; водным транспортом - в каюте X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения; автомобильным транспортом - в автобусе общего типа.
Провоз багажа оплачивается из расчета 500 кг на самого работника и 150 кг на каждого переезжающего члена семьи при условии провоза багажа железнодорожным, водным и автомобильным транспортом (общего пользования). При отсутствии указанных видов транспорта могут быть оплачены расходы по провозу этого имущества воздушным транспортом от ближайшей к месту работы железнодорожной станции или от ближайшего морского либо речного порта, открытого для навигации в данное время. По соглашению сторон могут быть оплачены фактические расходы по провозу имущества в большем количестве.
Стоимость проезда членов семьи и провоза их имущества выплачивается в том случае, если они переезжают на новое место жительства работника до истечения одного года со дня его переезда.
Расходы по проезду и перевозу багажа не возмещаются, если работодатель предоставляет работнику соответствующие средства передвижения.
7. Расходы по обустройству на новом месте жительства возмещаются из расчета должностного оклада работника по новому месту его работы на самого работника и по четверти указанной суммы на каждого переезжающего с ним члена его семьи.
8. Статья 169 ТК не указывает на обязанность работодателя выплачивать работнику суточные за время нахождения в пути, поэтому эти суммы выплачиваются только по соглашению сторон. В организациях, финансируемых из федерального бюджета, их размер составляет 100 руб. за каждый день нахождения в пути. Суточные выплачиваются только самому работнику.
9. Работник обязан вернуть полностью средства, выплаченные ему в связи с переездом на работу в другую местность, в следующих случаях:
А) если он не явился на работу или отказался приступить к работе без уважительной причины;
Б) если он до окончания срока работы, обусловленного при переводе, направлении или приеме на работу, а при отсутствии определенного срока - до истечения одного года работы уволился по собственному желанию без уважительной причины или был уволен за виновные действия, которые в соответствии с законодательством явились основанием прекращения трудового договора.
Работник, который не явился на работу или отказался приступить к работе по уважительной причине, обязан вернуть выплаченные ему средства за вычетом уже понесенных путевых расходов.
10. Право на указанные выше компенсации имеют также и выпускники образовательных учреждений среднего и высшего профессионального образования, обучавшиеся на основании договора о целевой контрактной подготовке специалистов, выезжающие на работу в соответствии с заключенным контрактом за пределы места постоянного жительства, а также члены их семей (см. Постановление Правительства РФ от 19 сентября 1995 г. (СЗ РФ. 1995. N 39. Ст. 3777)).
- Кадровое делопроизводство и Трудовое право
Совет : при расчете налога на прибыль можно учесть всю сумму расходов на наем жилья для сотрудников. Однако следование такой позиции, скорее всего, приведет к спорам с проверяющими. Аргументы помогут такие.
Расходы на наем жилого помещения для сотрудников в полной сумме можно учесть по одному из оснований:
Как выплаты, связанные с обустройством на новом местожительстве (ч. 1 ст. 169 ТК РФ). При расчете налога на прибыль такие выплаты можно квалифицировать как суммы подъемных и учесть их в составе прочих расходов (подп. 5 п. 1 ст. 264 НК РФ);
Как выплаты, связанные с оплатой труда. Расходы на наем жилого помещения связаны с обеспечением сотрудников условиями для трудовой деятельности. А значит, такие расходы связаны с производственной деятельностью организации. Если обязанность оплачивать расходы на наем жилья предусмотрена трудовым договором, их можно отнести к расходам на оплату труда. Ведь перечень таких расходов является открытым. Это следует из статьи 255 Налогового кодекса РФ. В арбитражной практике есть примеры судебных решений в пользу такой позиции (см., например, постановление ФАС Центрального округа от 29 сентября 2010 г. № А23-5464/2009А-14-233).
Переезд из районов Крайнего Севера
Сотрудникам, которые расторгают трудовой договор с организацией, расположенной в районах Крайнего Севера (приравненных к ним местностях), и переезжают в другую местность, сумму компенсации проезда и провоза багажа можно учесть по пункту 12.1 статьи 255 Налогового кодекса РФ. При этом должны быть выполнены следующие условия:
- порядок выплаты и размеры компенсации нужно прописать в трудовом (коллективном) договоре (абз. 1 ст. 255 НК РФ и ст. 326 ТК РФ);
- сумма компенсации должна быть выплачена в пределах тарифов, предусмотренных для перевозок железнодорожным транспортом (при его отсутствии в размере минимальной стоимости перелета и стоимости авиаперевозки багажа из расчета не более пяти тонн на семью) (п. 12.1 ст. 255 НК РФ, п. 2 письма Минфина России от 10 февраля 2010 г. № 03-03-06/1/59);
- трудовой договор с сотрудником может быть расторгнут по любым основаниям (исключение увольнение за виновные действия) (п. 12.1 ст. 255 НК РФ).
При этом в расходах можно учесть всю сумму компенсации с учетом НДС, выделенного в проездных документах отдельной строкой. Такой вывод содержится и в письме Минфина России от 22 мая 2008 г. № 03-03-06/1/329.
Пример отражения в бухучете и при налогообложении выплаты сотруднику компенсации расходов, связанных с его переводом на работу в другую местность вместе с организацией. Организация применяет общую систему налогообложения
В январе главный бухгалтер ООО «Альфа» А.С. Глебова переводится на работу в другую местность вместе с организацией (г. Екатеринбург). Вместе с сотрудницей переезжает ее муж. Порядок возмещения расходов, связанных с переводом, предусмотрен трудовым договором. Сумма компенсации установлена приказом руководителя «Альфы».
Компенсация включает в себя:
- фактическую стоимость проезда Глебовой с мужем к месту назначения - 5000 руб.;
- фактическую стоимость провоза багажа - 1000 руб.;
- сумму расходов по обустройству на новом местожительстве - 25 000 руб.;
- суточные за один день в пути - 100 руб.
Общая сумма компенсации составляет 31 100 руб.
Компенсация начислена и выплачена 11 января. В учете организации сделаны проводки:
Дебет 26 Кредит 73
- 31 100 руб. - начислена компенсация в связи с переводом Глебовой на работу в другую местность;
Дебет 73 Кредит 50
- 31 100 руб. - выплачена компенсация Глебовой.
Сумма компенсации не учитывается при определении налоговой базы по НДФЛ. Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний на сумму компенсации не начисляются.
При расчете налога на прибыль за январь бухгалтер «Альфы» включил в состав расходов 31 100 руб.
УСН
Если организация платит единый налог с доходов, выплата компенсации расходов, связанных с переводом сотрудника на работу в другую местность, налоговую базу организаций на упрощенке не уменьшает. При таком объекте налогообложения не учитываются никакие расходы (п. 1 ст. 346.18 НК РФ).
Ситуация: можно ли учесть при расчете единого налога при упрощенке компенсацию, связанную с переездом сотрудника на работу в другую местность вместе с организацией? Организация платит единый налог с разницы между доходами и расходами.
Ответ: да, можно, если выплата компенсаций предусмотрена трудовым и (или) коллективным договором.
Перечень расходов, которые можно признать при расчете единого налога с разницы между доходами и расходами, закрыт. Расходы на выплату компенсации, связанной с переводом сотрудника на работу в другую местность вместе с организацией, в нем не предусмотрены (п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
Вместе с тем, организации, применяющие упрощенку, учитывают расходы на оплату труда в том же порядке, что и организации - плательщики налога на прибыль (подп. 5 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК РФ). Статья 255 Налогового кодекса РФ позволяет включать в состав этих расходов любые выплаты, предусмотренные трудовыми (коллективными) договорами.
Таким образом, если выплата компенсаций предусмотрена трудовым и (или) коллективным договором, то уменьшение налоговой базы по единому налогу на сумму компенсации является правомерным. Косвенно подтверждают данную точку зрения выводы письма Минфина России от 23 июля 2009 г. № 03-03-05/138. Хотя данный документ разъясняет порядок учета расходов на переезд сотрудника при расчете налога на прибыль, его положениям могут следовать и организации на упрощенке (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).
При этом соблюдайте следующие условия:
- компенсация расходов по переезду на работу в другую местность должна быть фактически выплачена сотруднику (п. 2 ст. 346.17 НК РФ);
- компенсация расходов по переезду включается в состав затрат только в тех размерах, которые установлены трудовым и (или) коллективным договором (п. 25 ст. 255 НК РФ, ч. 2 ст. 169 ТК РФ).
Кроме того, компенсацию проезда и провоза багажа сотрудникам, которые расторгают трудовой договор с организацией, расположенной в районах Крайнего Севера (приравненных к ним местностях), и переезжают в другую местность, можно включить в состав расходов только с учетом определенных ограничений.
ЕНВД
Организации - плательщики ЕНВД рассчитывают сумму единого налога, исходя из вмененного дохода (ст. 346.29 НК РФ). Поэтому компенсации, связанные с переводом сотрудников на работу в другую местность, на расчет налоговой базы не влияют.
Совмещение ОСНО и ЕНВД
Компенсация, связанная с переводом на работу в другую местность, может быть выплачена сотруднику, одновременно занятому в деятельности организации, облагаемой ЕНВД, и деятельности на общей системе налогообложения. В этом случае для определения суммы компенсации, которую можно учесть при расчете налога на прибыль, всю выплаченную сумму нужно распределять (п. 9 ст. 274 НК РФ, п. 7 ст. 346.26 НК РФ). Компенсацию, которая выплачена сотрудникам, занятым в одном виде деятельности, распределять не нужно.
Пример распределения компенсации, связанной с переводом сотрудника на работу в другую местность. Организация применяет общую систему налогообложения и платит ЕНВД
ООО «Торговая фирма "Гермес"» продает товары оптом и в розницу. По оптовым операциям организация применяет общую систему налогообложения. Розничная торговля переведена на ЕНВД. Налог на прибыль «Гермес» начисляет ежемесячно.
В учетной политике организации сказано, что общехозяйственные расходы распределяются пропорционально доходам за каждый месяц отчетного (налогового) периода.
В марте «Гермес» открыл во Владимирской области филиал. Директором филиала назначен А.В. Львов. Филиал занимается оптовой и розничной торговлей. Розничная торговля во Владимирской области переведена на ЕНВД.
Порядок возмещения расходов, связанных с переводом сотрудника на работу в другую местность, определен трудовым договором с Львовым. Размер компенсации установлен приказом руководителя «Гермеса» в сумме 30 000 руб. Компенсация начислена и выплачена 15 марта.
Чтобы правильно распределить сумму компенсации между расходами по разным видам деятельности, бухгалтер «Гермеса» сопоставил доходы от оптовой торговли с общим объемом доходов организации.
Доходы, полученные «Гермесом» от различных видов деятельности в марте, составили:
- по оптовой торговле (без учета НДС) - 1 200 000 руб.;
- по розничной торговле - 700 000 руб.
Других доходов у организации не было.
Доля доходов от оптовой торговли в общем объеме доходов за март составляет:
1 200 000 руб. : (1 200 000 руб. + 700 000 руб.) = 0,632.
Сумма компенсации, связанной с переводом сотрудника, которая учитывается при расчете налога на прибыль за март, равна:
30 000 руб. × 0,632 = 18 960 руб.
Эту сумму бухгалтер учел при расчете налога на прибыль за январь-март.
Сумма компенсации, связанной с переводом сотрудника, которая относится к деятельности, облагаемой ЕНВД, составляет:
30 000 руб. - 18 960 руб. = 11 040 руб.
Один из участников форума журнала «Главбух» впервые столкнулся с необходимостью компенсировать сотруднику так называемые подъемные. Как лучше оформить такие выплаты документально, чтобы было меньше проблем с налогами? Этот вопрос вызвал очень оживленное обсуждение.
Вопрос бухгалтера
Сотруднику, который переехал из другого города, нужно выплатить подъемные (в том числе возместить затраты на проезд). Но документы, подтверждающие расходы на переезд (билеты, багажные квитанции и т. п.), он не сохранил. Получится ли в этой ситуации учесть подъемные при расчете налога на прибыль? Придется ли начислять с них ЕСН, НДФЛ и взносы?
Что посоветовали на форуме
Один из коллег-бухгалтеров вспомнил, что существует постановление Правительства РФ от 2 апреля 2003 г. № 187 «О размерах возмещения организациями, финансируемыми за счет средств федерального бюджета, расходов работникам в связи в их переездом на работу в другую местность». Но тут же уточнил — оно распространяется только на бюджетников, а обычные компании применять его не должны. И предположил, что признать расходы можно, если они предусмотрены в трудовом договоре и есть документы, подтверждающие расходы на проезд.
Тогда автор вопроса рассудил: раз документов нет, выплату лучше провести как материальную помощь. Но от этого варианта его отговорили — учесть такой расход при расчете налога на прибыль не получится. К тому же с суммы материальной помощи, превышающей 4000 руб. в год, нужно платить НДФЛ (п. 28 ст. 217 Налогового кодекса РФ).
Еще один коллега решил, что при отсутствии проездных документов компенсацию сотруднику расходов на переезд можно учесть в размере минимальной стоимости проезда (железнодорожным, водным или автомобильным транспортом, а при необходимости и самолетом).
Комментарий редакции
Ситуации, когда сотрудник переезжает на работу в другую местность по предварительной договоренности с работодателем, посвящена статья 169 Трудового кодекса РФ. Она обязывает компанию возместить переехавшему сотруднику расходы:
- —на переезд работника и членов его семьи;
- —на провоз имущества;
- —на обустройство на новом месте жительства.
Конкретные размеры компенсационных выплат компания вправе установить самостоятельно, указав их в трудовом договоре. Как правильно заметили участники форума, нормы подъемных для коммерческих организаций не установлены.
Таким образом, автору вопроса на форуме нужно посмотреть, как сформулирован соответствующий пункт в трудовом контракте с сотрудником. Если условие о выплате подъемных там не предусмотрено, можно заключить дополнительное соглашение. Но оно должно быть датировано днем, предшествующим переезду сотрудника на новое место работы.
Чаще всего в трудовом договоре предусматривают разовую фиксированную компенсацию расходов на переезд и обустройство (например, в размере 0,5 оклада). В отдельных случаях к ней добавляют ежемесячное возмещение расходов сотрудника на проживание. Ответим по порядку на все вопросы о налого-обложении таких выплат.
Можно ли учесть подъемные при расчете налога на прибыль
Признать такие выплаты в расходах, уменьшающих налоговую прибыль, можно. Сделать это позволяет подпункт 5 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Кодекс относит суммы выплаченных сотрудникам подъемных к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Обратите внимание: списать суммы подъемных можно только после фактической выплаты (независимо от метода, которым организация определяет доходы и расходы). Это следует из подпункта 4 пункта 7 статьи 272 и пункта 3 статьи 273 Налогового кодекса РФ.
Важная тонкость: Налоговый кодекс РФ разрешает учитывать подъемные «в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ». В специалисты Минфина России разъяснили, что здесь имеются в виду размеры, которые работодатель утвердил в трудовом договоре с сотрудником. И тут же напомнили: эти размеры должны соответствовать пункту 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ, то есть быть экономически обоснованными.
Нормы списания подъемных компания устанавливает сама. Казалось бы, при грамотном документальном оформлении проблем со списанием подъемных быть не должно. Но практика показывает, что при проверке бухгалтер должен быть готов аргументированно доказать инспекторам, что расходы на возмещение переехавшим сотрудникам действительно экономически обоснованны.
Сомнения у представителей ИФНС может вызвать ситуация, когда эти расходы превышают нормы, установленные для бюджетников в вышеупомянутом постановлении Правительства РФ от 2 апреля 2003 г. № 187. Дело в том, что раньше Минфин России долгое время требовал, чтобы при расчете налога на прибыль на эти нормы ориентировались не только госучреждения, но и коммерческие организации (см. например, письмо от 26 мая 2008 г. № 03-04-06-01/140).
Сейчас финансовое ведомство от этой позиции отказалось. Но некоторые налоговые инспекторы на местах полагают, что «сверхнормативные» расходы экономически необоснованны. И «снимают» их на этом основании. Если вы столкнетесь с такими претензиями, напомните налоговикам, что оценивать рациональность затрат компании они не вправе. А для подтверждения оправданности расходов достаточно того, что они возникли в результате деятельности, направленной на получение дохода (определения Конституционного суда РФ от 4 июня 2007 г. № 320-О-П и от 4 июня 2007 г. № 366-О-П). Также можно сослаться на постановление ФАС Московского округа от 3 июня 2009 г. № КА-А40/4697-09-2. В нем судьи подтвердили — нормы постановления Правительства РФ от 2 апреля 2003 г. № 187 к небюджетным организациям отношения не имеют.
Компенсации новым работникам безопаснее не учитывать. К сожалению, инициатор обсуждения на форуме не уточнил, при каких обстоятельствах компания возмещает работнику затраты на переезд. Однако для налогового учета расходов это имеет большое значение. По мнению Минфина России, статья 169 Трудового кодекса РФ применима, лишь если одновременно выполнены такие условия:
- —подъемные выплачиваются сотруднику организации, с которым уже заключен трудовой договор;
- —на момент переезда на новое место работы он уже выполнял свои трудовые обязанности у того же работодателя на старом месте работы.
А что если компания пригласила на работу нового специалиста из другого города и на момент его переезда трудовой договор еще не заключен? В этом случае учитывать оплату сотруднику переезда в составе подъемных специалисты Минфина России не разрешают. Они уверены, что к этой ситуации подпункт 5 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ неприменим. Это следует, в частности, из письма Минфина России от 14 июля 2009 г. № 03-03-06/2/140 .
Руководствуясь этим письмом, сотрудники ИФНС считают, что оплату переезда новому сотруднику нельзя учесть в налоговых расходах в принципе. Если компания не готова к судебным разбирательствам, лучше придерживаться именно этого подхода.
Но справедливости ради заметим: при желании с налоговыми инспекторами можно поспорить. При этом можно пойти одним из двух путей. Первый — доказать, что расходы на вышеуказанные выплаты экономически обоснованны. Скажем потому, что новый сотрудник обладает уникальной квалификацией. При таких обстоятельствах оплату затрат на переезд можно учесть в соответствии с подпунктом 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Второй путь — не согласиться с Минфином России и списать затраты в составе подъемных. При этом лучше оформить работнику официальное приглашение. Сделать это можно задним числом. Данный документ подтвердит расходы на компенсацию проезда — в этом нас заверили в Роструде (см. ниже). Однако даже наличие приглашения не защитит компанию от претензий ИФНС. И отстаивать расходы скорее всего придется в суде.
Расходы на наем жилья Минфин к подъемным не относит. По мнению специалистов финансового ведомства, эти расходы не пре- дусмотрены в подпункте 5 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Это следует из письма Минфина России от 13 июля 2009 г. № 03-04-06-01/165 . В нем же чиновники предлагают учитывать подобные затраты в составе расходов на оплату труда по статье 255 Налогового кодекса РФ. Для этого нужно, во-первых, чтобы оплата сотруднику проживания была указана в трудовом (или коллективном) договоре. Во-вторых, чтобы работник написал письменное заявление с просьбой выплачивать ему часть заработка в неденежной форме. А в-третьих, чтобы эта часть в каждом месяце не превышала 20 процентов от начисленной суммы зарплаты (ст. 131 Трудового кодекса РФ).
Заметим, что с этой точкой зрения тоже можно поспорить. Но делать это имеет смысл, только если представители компании готовы отстаивать ее интересы в суде. Аргументы здесь такие. Оплата переехавшим сотрудникам расходов по найму жилья — это по сути компенсация (ст. 164 Трудового кодекса РФ). Кроме того, ее можно отнести к выплатам, связанным с обустройством на новом месте. Такие выплаты упомянуты в статье 169 Трудового кодекса РФ. А значит, при расчете налога на прибыль они могут быть учтены в составе подъемных (постановление ФАС Уральского округа от 9 января 2007 г. № Ф09-11484/06-С2).
ЕСН, НДФЛ, пенсионные взносы и взносы на «травматизм»
Ответ на вопрос о том, нужно ли облагать выплаты переехавшему сотруднику «зарплатными» налогами, зависит от того, как эти выплаты учтены при расчете налога на прибыль.
Если выплаты списаны в составе подъемных, начислять с их суммы НДФЛ, ЕСН, пенсионные взносы не надо. Ведь эти выплаты относятся к установленным законодательством компенсациям. Минфин России подтвердил это в письме от 14 июля 2009 г. № 03-03-06/2/140 . Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний также платить не придется.
Оплату переезда новым сотрудникам, как мы уже говорили выше, Минфин России к компенсациям не относит. Поэтому с таких выплат чиновники требуют удерживать НДФЛ. Оспорить эту позицию можно только в суде (пример решения в пользу компании — постановление ФАС Уральского округа от 9 января 2007 г. № Ф09-11484/06-С2). Начислять ЕСН, пенсионные взносы и взносы на «травматизм» с выплат новым сотрудникам не нужно (п. 1 ст. 236 Налогового кодекса РФ, п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ, п. 3 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 марта 2000 г. № 184). Ведь речь идет о возмещении расходов, которые человек понес до того, как с ним заключили трудовой договор.
И в заключение — о возмещении расходов на наем сотрудниками жилья. Такие выплаты Минфин России требует облагать НДФЛ, ЕСН и пенсионными взносами. Мотивируется это тем, что освобождение от этих налогов предусмотрено лишь для расходов по переезду и обустройству. Оплату затрат на наем жилья специалисты финансового ведомства к таковым не относят (письмо Минфина России от 13 июля 2009 г. № 03-04-06-01/165). Доказать неправомерность этого подхода у компании есть шанс лишь в суде (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 24 июня 2008 г. № А43-28282/2007-37-943). Заметим, что на страховые взносы от несчастных случаев этот подход не распространяется. Не начислять эти взносы с компенсации переехавшим сотрудникам расходов на жилье напрямую разрешает пункт 10 Перечня, утвержденного постановлением Правительства РФ от 7 июля 1999 г. № 765.
В практической деятельности хозяйствующих субъектов нередко встречается ситуация, когда работник переводится на постоянную работу в другую местность. В этом случае ТК РФ предусмотрено право работника на компенсацию расходов, связанных с переездом, если этот переезд осуществляется по предварительной договоренности с работодателем.
Согласно статье 169 ТК РФ:
«При переезде работника по предварительной договоренности с работодателем на работу в другую местность работодатель обязан возместить работнику:
расходы по переезду работника, членов его семьи и провозу имущества (за исключением случаев, когда работодатель предоставляет работнику соответствующие средства передвижения);
расходы по обустройству на новом месте жительства.
Конкретные размеры возмещения расходов определяются соглашением сторон трудового договора».
Таким образом, организации вправе самостоятельно устанавливать размеры такого возмещения, закрепляя это положение в трудовом договоре, заключаемом с работником.
Работодатель, возмещая работнику расходы, связанные с переездом, вправе учесть такие расходы в целях налогообложения, но только в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Отметим, что на сегодняшний день такие нормы установлены лишь для организаций, финансируемых из бюджета. Речь идет о Постановлении Правительства Российской Федерации от 2 апреля 2003 года №187 «О размерах возмещения организациями, финансируемыми за счет средств федерального бюджета, расходов работникам в связи с их переездом в другую местность» (далее – Постановление №187).
В отношении коммерческих организаций таких норм пока нет. Однако, по мнению авторов настоящей книги, если организации, не финансируемые из бюджета, не готовы отстаивать свое мнение в суде, также должны руководствоваться нормами указанного документа (до утверждения соответствующих норм), так как глава 25 НК РФ ограничивает данные расходы в целях налогообложения исключительно для всех организаций – плательщиков налога на прибыль (Письмо Минфина Российской Федерации от 14 марта 2006 года №03-03-04/2/72).
Обратите внимание!
По вопросу возмещения расходов работникам в связи с переездом на работу в другую местность Генеральной Прокуратурой Российской Федерации в Письме от 6 августа 2004 года №10/4-2113-04 «О возмещении расходов работникам в связи с переездом в другую местность» для сведения и использования в работе направлено Письмо Минтруда Российской Федерации от 25 июня 2004 года №581-10. Согласно разъяснению, Постановление Совмина СССР от 15 июля 1981 года №677 «О гарантиях и компенсациях при переезде на работу в другую местность» до настоящего времени официально не признано утратившим силу и в силу статьи 423 ТК РФ может применяться на территории Российской Федерации в части, не противоречащей ТК РФ. Вместе с тем анализ текста этого Постановления показывает, что значительная часть его положений воспроизведена в Постановлении №187 и фактически не применяется.
Обратите внимание, о том, что следует понимать под переездом работника в другую местность, разъяснено в пункте 1 Постановления №187, где прямо указано, что это переезд в другой населенный пункт по существующему административно-территориальному делению.
Порядок и размеры возмещения расходов на проезд, выплату суточных и расходов по обустройству на новом месте установлены пунктом 1 Постановления №187. В том случае, если изначально не представляется возможным точно определить размер возмещения, работодатель вправе выдать работнику сумму аванса.
Постановлением №187 установлено:
· Расходы по переезду работника и членов его семьи возмещаются в размере фактических расходов, но не выше стоимости проезда:
– железнодорожным транспортом – в купейном вагоне скорого фирменного поезда;
– водным транспортом – в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;
– воздушным транспортом – в салоне экономического класса;
– автомобильным транспортом – в автотранспорте общего пользования (кроме такси).
Если у работника нет подтверждающих документов на проезд, то расходы возмещаются по стоимости проезда:
– железнодорожным транспортом – в плацкартном вагоне пассажирского поезда;
– водным транспортом – в каюте Х группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;
– автомобильным транспортом – в автобусе общего типа.
· Затраты на провоз имущества железнодорожным, водным и автомобильным транспортом (общего пользования) в количестве до 500 кг на работника и до 150 кг на каждого переезжающего члена его семьи возмещаются в размере фактических расходов, но не выше тарифов, предусмотренных для перевозки грузов железнодорожным транспортом. Если имущество перевозилось иным транспортом, то расходы возмещаются по цене провоза имущества воздушным транспортом от ближайшей к месту работы железнодорожной станции или от ближайшего морского либо речного порта, открытого для навигации в данное время.
· Затраты на обустройство работника по новому месту жительства возмещаются в размере его месячного должностного оклада (месячной тарифной ставки) по новому месту работы, а на каждого переезжающего члена семьи – в размере 1/4 должностного оклада (месячной тарифной ставки) по новому месту работы сотрудника.
· За каждый день нахождения работника в пути к новому месту работы ему выплачивают суточные в размере 100 рублей.
Обратите внимание!
Организации, расположенные в районах Крайнего Севера или приравненных к ним местностях, обязаны выплатить прибывшим из других регионов Российской Федерации работникам, с которыми заключили , компенсацию в размере стоимости проезда работника и членов его семьи в пределах Российской Федерации по фактическим расходам, а также оплату провоза багажа (не свыше 5 тонн на семью) по фактическим расходам, но не свыше тарифов, предусмотренных для перевозки железнодорожным транспортом (подпункт 12.1. статьи 255 НК РФ).
Все расходы по выплате компенсаций несет то предприятие, учреждение или организация, в которое переводится, направляется или принимается работник.
Отметим, что Постановление №187 обязывает работника полностью вернуть средства, выплаченные ему в связи с переездом на работу в другую местность, в случае:
– если он не приступил к работе в установленный срок без уважительной причины;
– если он до окончания срока работы, определенного трудовым договором, а при отсутствии определенного срока – до истечения 1 года работы уволился по собственному желанию без уважительной причины или был уволен за виновные действия, которые в соответствии с законодательством явились основанием прекращения трудового договора.
Работник, который не явился на работу или отказался приступить к работе по уважительной причине, возвращает выплаченные ему средства за вычетом осуществленных расходов по переезду его и членов его семьи, а также по провозу имущества.
Обратите внимание!
В пункте 7 Постановления №187 указано, что оно не применяется к категориям работников, для которых в соответствии с законодательством Российской Федерации предусмотрены иные размеры возмещения расходов при переезде на работу в другую местность.
Следует отметить, что к такой категории работников, относятся работники организаций Крайнего Севера и приравненных к ним местностей. В этом случае размер компенсации устанавливается в соответствии с требованиями Закона Российской Федерации от 19 февраля 1993 года №4520-1 «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях».
Согласно статье 340 ТК РФ компенсации в связи с переездом к месту работы выплачиваются работникам, направляемым на работу в представительства Российской Федерации за границей. Постановлением Правительства Российской Федерации от 20 декабря 2002 года №911 «О гарантиях и компенсациях работникам, направляемым на работу в представительства Российской Федерации за границей» установлены правила предоставления таких компенсаций. Кроме того, по вопросу, касающемуся предоставления гарантий и компенсаций работникам, направленным на работу в представительства Российской Федерации за границей, необходимо руководствоваться Постановлением Правительства Российской Федерации от 10 июля 1999 года №788 «О порядке исчисления и выплаты денежного содержания федеральных государственных служащих, замещающих государственные должности федеральной государственной службы в представительствах Российской Федерации, представительствах федеральных органов исполнительной власти и представительствах государственных органов при федеральных органах исполнительной власти за рубежом, в дипломатических представительствах и консульских учреждениях Российской Федерации», Постановлением Правительства Российской Федерации от 24 марта 2007 года №176 «Об оплате труда работников федеральных государственных органов, замещающих должности, не являющиеся должностями федеральной государственной гражданской службы», Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 октября 2000 года №788 «О порядке исчисления и выплаты тарифных ставок (окладов) в рублях работникам представительств Российской Федерации, представительств федеральных органов исполнительной власти и представительств государственных органов при федеральных органах исполнительной власти за рубежом, дипломатических представительств и консульских учреждений Российской Федерации».
Обратите внимание , что в главе 25 НК РФ такой вид компенсаций носит название «подъемных» (подпункт 5 пункта 1 статьи 264 НК РФ, пункт 37 статьи 270 НК РФ).
В бухгалтерском учете расходы организации на выплату подъемных при переезде работника в другую местность, на наш взгляд, следует квалифицировать как расходы, связанные с подбором персонала. Следовательно, в соответствии с ПБУ 10/99 они представляют собой расходы по обычным видам деятельности. Признаются затраты на выплату подъемных в бухгалтерском учете в полном объеме в том отчетном периоде, когда они осуществлены. Напоминаем, что для признания расхода в бухгалтерском учете необходимо, чтобы выполнялись все условия, установленные пунктом 16 ПБУ 10/99.
Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной Приказом №94н установлено, что для отражения расходов по обычным видам деятельности предусмотрены счета учета затрат на производство (например, 20 «Основное производство» , 25 «Общепроизводственные расходы» , 26 «Общехозяйственные расходы» , 44 «Расходы на продажу»).
Для отражения операций по расчетам с работниками организации, отличным от заработной платы, Приказом №94н предназначен счет . Начисление суммы подъемных будет отражаться по кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» в корреспонденции с дебетом счетов учета затрат на производство. Выплата суммы подъемных будет отражаться по дебету счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» в корреспонденции со счетом 50 «Касса» .
В налоговом учете расходы налогоплательщика по выплате подъемных при переезде работника в другую местность относятся в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подпункт 5 пункта 1 статьи 264 НК РФ). Причем, как мы отметили выше, в качестве расхода, учитываемого при налогообложении, плательщиком налога на прибыль может быть учтена только сумма подъемных в пределах норм, установленных Постановлением №187.
Датой признания расходов в соответствии с подпунктом 4 пункта 7 статьи 272 НК РФ для налогоплательщиков, применяющих метод начисления, является дата перечисления денежных средств с расчетного счета (выплаты из кассы).
Сумма сверхнормативных подъемных не учитывается налогоплательщиком при расчете налоговой базы по налогу на прибыль. Это следует из пункта 37 статьи 270 НК РФ.
В связи с тем, что сумма выплаченных подъемных в бухгалтерском учете принимается в качестве расхода в полном объеме, а в налоговом – только в пределах норм, то у налогоплательщика будет возникать постоянная разница. Следовательно, должен применить ПБУ 18/02 и отразить в учете сумму постоянного налогового обязательства.
Рассмотрим на примере.
Пример 1.
Предположим, что производственная организация (город Омск) приняла на работу иногороднего специалиста (город Новокузнецк) с окладом 35 000 рублей.
Трудовым договором предусмотрено, что работодатель возмещает сотруднику все расходы, связанные с переездом в город Омск, а именно:
· расходы на проезд работника и членов его семьи (фактически составили 15 000 рублей);
· расходы по провозу имущества (фактически составили 7000 рублей);
· расходы на обустройство в размере 1,5 месячного оклада – 52 500 рублей;
· суточные – 100 рублей (один день проезда).
Так как сразу не представлялось возможным определить точную сумму возмещения, бухгалтер производственной организации выдал работнику аванс в размере 25 000 рублей.
Окончание примера.
В отношении налогообложения отметим, что выплата подъемных работнику не подлежит обложению НДФЛ и ЕСН, так как носит характер компенсационных выплат. На это указано в Письме Минфина Российской Федерации от 20 февраля 2006 года №03-03-04/1/130, в котором работники финансового ведомства дали разъяснения по вопросу налогообложения выплат, которые производятся работнику при переезде в другую местность. Коротко приведем суть ответа.
Статья 169 ТК РФ определяет, что при переезде работника по предварительной договоренности с работодателем на работу в другую местность работодатель обязан возместить работнику: расходы по переезду работника, членов его семьи и провозу имущества; расходы по обустройству на новом месте жительства. Указанные выплаты составляют так называемые подъемные, размер которых определяется соглашением сторон трудового договора.
При этом, исходя из положений статьи 264 и статьи 270 НК РФ, расходы на выплату подъемных признаются у работодателя для целей налогообложения прибыли, но только в пределах норм, установленных законодательством Российской Федерации. Размеры подъемных для работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, установлены в Постановлении №187. За отсутствием подобных установлений для иных организаций при определении размера подъемных своим работникам они также должны ориентироваться на названное Постановление Правительства Российской Федерации.
При этом работодатели должны иметь в виду, что подъемные носят характер компенсационных выплат, и, следовательно, в соответствии с пунктом 3 статьи 217 и пунктом 1 статьи 238 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ и ЕСН.
Обратите внимание!
Глава 23 «Налог на доходы физических лиц» НК РФ предусматривает, что из-под налогообложения у физического лица выводятся суммы подъемных в пределах норм. В отношении указанного налога такие нормы не установлены, поэтому с суммы превышения НДФЛ у физического лица также не должен удерживаться. На суммы сверхнормативных подъемных ЕСН не начисляется на основании пункта 3 статьи 236 НК РФ.
Более подробно с вопросами, касающимися видов компенсаций, надбавок и доплат работникам, предусмотренных трудовым законодательством Вы можете ознакомиться в книге ЗАО « BKR - ИНТЕРКОМ–АУДИТ» «Компенсации, надбавки и доплаты работникам».
Переезд предприятия или организации часто сопровождается переводом сотрудников. При этом работодателю предстоит закрепить перевод документально, выполнить ряд других формальностей и выплатить работникам компенсации.
Переезд предприятия в другую местность вместе с сотрудниками
Передислокация организации в другую местность, расположенную внутри страны или за ее пределами, встречается не так уж редко. Причины могут быть самыми различными: это и экономика, и технологические проблемы, и социальные или демографические вопросы, и прочее. Разберемся, как именно должен действовать работодатель относительно персонала, и чего ожидать сотрудникам при переезде или увольнении из компании.
Нюансы переезда предприятия
Начнем с того, что под переводом предприятия в другую местность юридически понимается вывод организации за пределы административных границ данного населенного пункта (города, поселка). Такие миграционные явления считаются нормальными для любой экономики. При этом не исключена вероятность того, что кому-либо из персонала придется поменять рабочее место, даже если это не прописано в трудовом договоре. Кроме того, как показывает практический опыт, соглашаются на переезд в другую местность далеко не все сотрудники. Часть работников решит прервать трудовые отношения с работодателем. И с решившимися переехать, и с отказавшимися от перевода сотрудниками, работодателю предстоит уладить определенные формальности на основе ТК РФ.
Возможны также варианты, когда в трудовом договоре предусматривается работа персонала на объектах, которые находятся в другой местности. В таких ситуациях перемещение работников не относится к категории «перевода» и не требует соблюдения соответствующих формальностей. В качестве примера можно привести строителей или ремонтников, работающих не только в своем населенном пункте.
Как все происходит на практике?
После принятия соответствующего решения о переезде компании работодатель должен оформить его в письменном виде. При этом каждого работника необходимо уведомить о переводе предприятия в другую местность письменно, в идеале – под роспись.
Статья 77 ТК РФ на работодателя не накладывает обязательство предложить персоналу работу на новом месте в случае перевода предприятия в другой населенный пункт. Работодатель обладает правом уволить работника (на основании изменения условий трудового договора), предупредив его заранее – не позже 2 месяцев до переезда. Если же предприятие рассчитывает на переезд данного сотрудника, то ему нужно об этом письменно сообщить в уведомлении о переводе.
Любой работник имеет право самостоятельно решать, интересует ли его переезд в другой населенный пункт вместе с работодателем. При отказе от перевода работник пишет соответствующее заявление, и работодателю придется выплатить выходное пособие, состоящее из 2-недельного среднего заработка.
Каждому из сотрудников, решившихся на переезд вместе предприятием, предстоит подписать соглашение об изменении условий трудового договора. Если при переезде были внесены изменения в локальные нормативные акты работодателя, то работники обязательно должны быть поставлены в известность в установленном порядке. С приказом о переводе каждый из сотрудников также должен ознакомиться под подпись. При этом сведения о переводе фиксируются в личной карточке работника и прочих документах.
Гарантии и компенсации
Поскольку переезд персонала вместе с предприятием является делом довольно затратным, трудовым законодательством предусмотрены определенные гарантии для сотрудников. В частности, на основании статьи 169 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан возместить сотруднику и его семье затраты на переезд, включая перевозку имущества. Выплата компенсаций сотрудникам в связи с переводом в другую местность для предприятий, финансируемых из бюджета РФ, закреплена также в ряде постановлений российского правительства (№187 от 02.03.2003 г. с изменениями и дополнениями от 14.05.2013 г.).
При переводе сотрудников работодателю придется выплатить следующие компенсации:
стоимость проезда сотрудника и его семьи на железнодорожном, автомобильном, воздушном или водном транспорте. Исключением являются ситуации, когда транспорт для переезда предоставляется организацией;
стоимость провоза имущества на железнодорожном, автомобильном или водном транспорте (на работника – до 500 кг, на каждого из членов семьи – до 150 кг);
оплата сотруднику суточных, исходя из числа дней, проведенных в пути;
единовременное пособие для сотрудников и членов их семей. Для работников – в сумме месячного оклада на новом месте работы, для членов их семей – по одной четвертой от пособия работника на каждого;
заработная плата (по тарифной ставке оклада на новом рабочем месте) за время нахождения в пути, а также за время сборов в дорогу и обустройства (всего – до 6 дней) на новом месте.
Здесь следует отметить, что законодательством определены минимальные выплаты только для организаций и предприятий, которые финансируются из федерального бюджета. В общем и целом, компенсационные выплаты определяются на основе условий трудового договора, но не могут быть ниже минимальных по закону. Для коммерческих компаний какой-либо «минималки» по компенсациям вследствие переезда работников законом не указывается. При переводе сотрудников необходимо заключить соглашение о возмещение расходов.
Некоторые компании при переводе персонала возмещают расходы на переезд, а также компенсируют затраты на оплату нового жилья. Данные «жилищные» выплаты могут считаться зарплатой работника, которая выдана в неденежной форме. Ее размеры регулируются статьей 131 Трудового кодекса, и не могут быть выше одной пятой от заработной платы, указанной в трудовом договоре.
Возмещение расходов работодателя
Следует отметить, что в определенных случаях предприятие может потребовать возвращения уплаченных сумм, связанных с переездом работника в другую местность. Например, если он не вышел на работу или отказался работать без уважительной причины. Также с сотрудника могут потребовать возмещения расходов на переезд, если он уволился без уважительной причины до конца периода, указанного в договоре. Если срок в документах не указан, то – в течение 1 года. Это же касается случаев, если работник был уволен за действия, которые могут служить законным основанием для прерывания трудового договора.
Как быстро набрать персонал при переезде?
