Здравствуйте! В этой статье расскажем о штатной численности организации.
Сегодня вы узнаете:
- Что такое штатная численность и как она рассчитывается;
- Особенности и типы численности штата.
Все предприниматели в какой-то момент начинают увеличивать штат своей компании. По мере того как растет и расширяется, количество работников увеличивается. И чем он больше, тем сложнее определить фактическую численность сотрудников. Сегодня выясним, что же это за показатель и как он рассчитывается.
Численность штата: какая бывает
Численности существует несколько типов и каждая из них в отчетности отражается по-разному.
Дадим краткую характеристику каждого типа:
- Явочная . Отражает количество сотрудников, находящихся на месте работы;
- Нормативная . Ее регулируют нормы труда и объем работ, которые нужно выполнить;
- . Представляет собой среднее значение количества работников, которые выполняли свои обязанности в конкретный промежуток времени. В этот перечень не входят внешние совместители и те, кто работает по гражданско-правовым договорам;
- Фактическая . Представляет собой количество всех работающих сотрудников на определенную дату;
- Штатная . Учитывает только тех работников, ставки которых зафиксированы в , без учета сезонных;
- Плановая . Численность, на которую влияет производительность труда, специфика компании и другие факторы.
Толкование термина
Понятие штатной численности в трудовом законодательстве не содержится. Она самостоятельно определяется работодателями. Прежде чем говорить о расчетах, стоит разобраться с общим определением.
Штатная численность организации – это количество работников, которое необходимо, чтобы выполнить производственные планы компании. Этот показатель отражен в штатном расписании, которое сформировано с опорой на этот показатель. Также исходя из штатной численности планируют фонд оплаты труда.
Штатная и фактическая численность: отличия
Исходя из определения штатной численности, отличие заключается в следующем: численность по штату включает в себя все должности, включая вакантные, а фактическая только те, что заняты сотрудниками.
Фактическую численность определяют, взяв за основу табель рабочего времени, который ведется в компании или на предприятии. При этом учитывают, в какую дату выходил на работу каждый из сотрудников.
Бывают ситуации, когда фактическая численность превышает штатную. Причина этого – привлечение , которые только периодически выполняют какие-либо работы.
Зачем нужно штатное расписание и структура
Штатное расписание – это документ, в котором отражена структура компании и количество работников в ней. Составление расписания не является обязательной процедурой для компаний. Законодательство этого не требует.
Численность штата и структура компании прописывается в уставных документах. Это особенно важно, когда организация развивается динамично.
Не стоит отказываться от составления этих документов, это позволяет избегать слишком большой нагрузки на компанию как на новую, так и на уже действующую. Кроме этого, в расписании закрепляется перечень всех подразделений организации с иерархией управления.
Необходимость штатного расписания также понятна. В нем отражено не только то, сколько человек трудится в компании, но и их должностные оклады.
Утверждается расписание приказом по организации.
Методика определения штатной численности
Росархив предлагает свою методику, на основании которой можно определить штатную численность. Она заключается в том, что при расчетах нужно опираться на нормативы, которые относятся к трудовым отношениям.
По мнению Росархива, штатная численность персонала должна для каждого структурного подразделения компании устанавливаться отдельно. Эта методика позволяет выяснить, какова оптимальная численность работников для любой организации.
Также есть законодательные акты рекомендательного характера, в которых разъяснено, каким образом штатная численность рассчитывается. В частности, речь идет о рекомендациях по определению штатной численности в бюджетных учреждениях, но расчеты, которые в этом документе приводятся, могут применяться любыми компаниями и организациями.
Нормативы
- Нормы времени работы;
- Нормы выработки;
- Нормы управляемости;
- Нормы по обслуживанию.
Что подразумевается под этими показателями, поговорим дальше.
Нормы времени работы.
Это величина рабочего времени, которое необходимо, чтобы сотрудники выполняли определенную работу.
Нормы выработки.
Это фиксированный объем работ, который должен выполнить один человек или группа в границах рабочего времени.
Нормы управляемости.
Это число работников, деятельность которых может скоординировать один менеджер.
Нормы по обслуживанию.
Это рабочие места или клиенты, которых специалист должен обслужить за свое рабочее время.
Как рассчитать численность штата
Чтобы выполнить расчеты грамотно, надо решить, сколько вообще сотрудников требуется, для того чтобы предприятие работало продуктивно.
Итак, нужно брать во внимание:
- Какой объем работ планируется выполнить в конкретный период времени;
- Какую выработку делает в час один сотрудник и так далее.
Помимо этого, нужно учитывать, что все работники берут отпуска, отгулы, ходят на больничный. Поэтому нужно определить еще и коэффициент невыхода людей на работу. Он выражается в часах, а рассчитывается по следующей формуле: 1 * % людей, которые не вышли на работу (от общего количества работников) / 100 .
Когда определяем нормативную численность, то применяем уже другую формулу: время работы * планируемая выработка * планируемый размер выручки * коэффициент выполнения запланированной нормы / планируемый объем работы .
Получается, что оптимальная численность штата будет равна: нормативная численность * коэффициент невыхода сотрудников .
Справка о штатной численности
Зачем нужен этот документ?
На самом деле, причин может быть несколько:
- Требует налоговая служба . Эта причина самая часто встречающаяся. На основе информации из этой справки инспекторы выясняют, какая компания должна предоставить отчетность в бумажной форме, а какая может отчитаться в электронном виде;
- Запрос банковской организации . Сейчас также нередко встречается, особенно если компания обратилась за услугой кредитования;
- Запрос ПФР .
Как составить?
На утвержденном бланке указываете данные следующего характера:
- Наименование справки;
- Название органа ФНС полностью;
- Название или , который делает расчет;
- Свидетельство ;
- Количество сотрудников по штатному расписанию на конкретную дату;
- Число, когда заполнили бланк;
- Подпись и расшифровка подписи ответственного лица.
Заполнить лучше в двух экземплярах – один оставить себе, а второй отправить по месту требования.
Заключение
Штатная численность – один из важных показателей, который формирует эффективное управление компанией. Качество ее определения оказывает влияние на весь процесс производства. Но в завершение разговора стоит отметить, что не всегда коммерческие компании занимаются такими расчетами, чаще это делают государственные учреждения.
Е сть множество способов расчета численности службы, занимающейся документационным обеспечением на предприятии. Рассмотрим несколько из них.
Расчет численности исходя из объема документооборота
Данная методика расчета численности персонала исходя из объема документооборота на предприятии была предложена в начале 1970-х годов (на основе Единой номенклатуры должностей служащих, утвержденной постановлением Госкомтруда СССР от 09.09.1967 № 443).
Для расчета необходима следующая информация:
- Средний объем документооборота предприятия за последние 2-3 года.
В расчете учитываются данные по всем видам документов:
- входящая документация (можно легко произвести расчет, если в вашей организации ведется журнал входящей корреспонденции),
- исходящая документация (сведения можно взять из журнала исходящей корреспонденции),
- внутренняя документация (служебные и докладные записки, приказы, протоколы и т.д.),
- все документы-копии, изготавливаемые в организации (если их выполняют сотрудники службы документационного обеспечения).
- Общая численность сотрудников организации (согласно штатному расписанию).
Следующая: 0,00016 (это постоянный коэффициент) умножить на средний объем документооборота в степени 0,98 (это постоянный коэффициент) умножить на численность сотрудников организации в степени 0,1 (это постоянный коэффициент).
Пример 1
Свернуть Показать
Допустим:
- средний объем документооборота вашего предприятия 15 000 документов в год, а
- общая средняя численность сотрудников организации 1 500 человек.
Получаем: 0,00016 × 15 000 0,98 × 1 500 0,1 = 4,11. То есть численность службы документационного обеспечения - 4 штатные единицы.
Расчет численности исходя из трудоемкости работ
Существуют нормы времени на выполнение конкретных видов работ:
- нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти (утвержденные постановлением Минтруда России от 26.03.2002 № 23);
- межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по ДОУ (утвержденные постановлением Минтруда России от 25.11.1994 № 72);
- нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и ДОУ (утвержденные постановлением Минтруда России от 10.09.1993 № 152);
- нормативы времени на работы по совершенствованию ДОУ министерств, ведомств, предприятий и организаций (ВНИИДАД, 1992 г.);
- укрупненные нормы времени на работы, выполняемые в объединенных архивах, хранящих документы по личному составу учреждений, организаций, предприятий (утвержденные постановлением Минтруда России от 18.12.1992 № 57);
- межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров (утвержденные постановлением Министерства труда и социальных вопросов СССР 14.11.1991 № 78);
- типовые нормы времени на работы по копированию и оперативному размножению документов (утвержденные Госкомитетом СССР по труду и социальным вопросам постановлением № 261/16-89 от 07.08.1985).
Для расчета нам потребуется следующая информация:
Формула для расчета численности службы ДОУ следующая:
Приблизительный расчет исходя из общего числа сотрудников компании
Метод разработан НИИ труда. Он устанавливает приблизительную численность сотрудников службы делопроизводства: не более 2-3 % от числа сотрудников компании (а для министерств и ведомств - 12-15 % от численности).
Пример 4
Свернуть Показать
Если численность вашей компании составляет 100 человек, то вам необходимо 2-3 сотрудника службы ДОУ в штат:
- основной обязанностью первого человека будет прием и распределение телефонных звонков, прием посетителей, работа с входящей и исходящей корреспонденцией. Такую должность можно назвать, например, администратор офиса;
- второй человек будет выполнять обязанности по документационному обеспечению - это подготовка, согласование, регистрация и рассылка организационно-распорядительной документации (приказы, распоряжения и т.п.), контроль исполнения поручений, участие в совещаниях и подготовка протоколов. Эти функции может исполнять документовед (делопроизводитель);
- третий сотрудник будет являться личным помощником руководителя (секретарем). Основными функциями такого сотрудника будут: организация работы руководителя и приемной; организация командировок сотрудников фирмы; организация корпоративных мероприятий; подготовка документов «на подпись руководителю» и распределение документов после подписания.
Тем не менее если численность вашей компании более 1 000 человек, вряд ли вам в штат разрешат взять 20-30 сотрудников службы ДОУ. В этом случае количество сотрудников службы будет скорее всего около 5-10 человек. Но в каждом структурном подразделении следует выделить работника, который будет ответственным за делопроизводство в этом подразделении.
Приблизительный расчет исходя из объема документооборота
Существует . Этот способ был сформулирован Главным архивным управлением при Совете Министров СССР в 1974 году в Единой государственной системе делопроизводства, но применим и в настоящее время.
Для определения объема документооборота учитываются все входящие, исходящие и внутренние документы предприятия, включая копии, дубликаты, выписки. Одной из функций службы ДОУ является проведение анализа объемов документооборота, который служит основой для оптимизации документооборота и определения нагрузки на работников службы ДОУ, для оценки целесообразности автоматизации тех или иных участков работы.
Таблица 1
Свернуть Показать
Выбор конкретной формы работы зависит также от централизации или децентрализации выполнения отдельных функций по делопроизводству, а также от наличия средств электронного документооборота. Также к службе ДОУ могут быть отнесены сотрудники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях предприятия.
Расчет на основе «фотографии рабочего дня»
Под фотографией рабочего дня понимается изучение распределения рабочего времени непрерывным наблюдением - измеряются все без исключения действия конкретного человека на протяжении всего рабочего дня. Такой метод оценки впервые был введен в практику Ф. Тейлором в 1882 году.
Руководитель службы ДОУ с помощью «фотографий рабочего дня» своих сотрудников может доказать руководству высокую нагрузку на каждого из них, с ее помощью можно найти варианты перераспределения выполняемых функций, в т.ч. путем приема на работу новых сотрудников.
Учет рабочего времени ведется не менее 5 рабочих дней по производственным операциям (непосредственные служебные функции), непроизводственным операциям (вспомогательные операции, без которых невозможен производственный процесс) и с учетом времени на отдых и личные потребности. Каждый день заполняется новый бланк «фотографии рабочего дня» для каждого сотрудника службы ДОУ.
Пример 5
Свернуть Показать
Фотография вашего рабочего дня, где итоговое количество минут сильно отрывается от 480 (8 часов × 60 мин.), покажет работодателю вашу фактическую загруженность. И дело не в том, что вы не умеете организовать свой труд. Дело в том, какие срочные и важные дела «не отпустили» вас домой вовремя в очередной раз!
Оригинальные идеи оптимизации рабочего времени вы найдете в статье «Реформируем 8-часовой рабочий день »
Определение метода расчета численности сотрудников службы документационного обеспечения зависит от конкретного предприятия, навыков сотрудников службы и личностных качеств руководителя.
Способов определения необходимого штатного состава службы ДОУ немало, некоторые из них менее трудоемкие, другие - более. Например, если у вас небольшое предприятие, имеется система электронного документооборота, то определить объем документов не составит труда. Основываясь на этом показателе и штатной численности сотрудников, можно применить первый способ расчета.
Считать трудоемкость работ или хронометраж рабочего времени - более сложная процедура, но она позволит вам лучше понять распределение времени на работы, выполняемые вашими сотрудниками, оценить возможности каждого из них (например, сравнивая нормируемое время на выполнение процедуры с фактическим). Возможность конкретного сотрудника выполнять работы более быстро и качественно может служить основанием для его премирования.
А в заключение приведем образец служебной записки, в которой можно донести свои аргументы до руководства:
Пример 6
Свернуть Показать
Планирование численности персонала на основе норм по труду позволяет достигнуть того уровня производительности, который реально соответствует организационно-техническим условиям.
Расчет на основе норм численности
Норма численности - установленная численность работников определенного профессионально-квалификационного состава, необходимых для выполнения конкретных производственных, управленческих функций или объема работ в заданных организационно-технических условиях.
При очевидной простоте применения эти нормы имеют и некоторые недостатки, одним из которых является их относительно невысокая точность. Объясняется это тем, что при расчете норм численности учитываются наиболее типовые для данной категории персонала состав и объем работ. При отклонении реального состава работ от типового снижается точность получаемого результата. Чаще всего нормы численности представляются в виде расчетных зависимостей или составленных на их основе нормативных таблиц. Так, в Межотраслевых нормативах численности работников бухгалтерского учета, утвержденных приказом Министерства труда и социальной политики Украины от 26 сентября 2003 г. № 269, приведены нормативные таблицы и расчетные зависимости для определения численности бухгалтеров на предприятиях с числом структурных подразделений от 3 до 120 и численностью работников от 10 до 20 000 чел. Указанные нормы численности учитывают подготовительно-заключительное время и время на отдых и личные нужды работников.
На предприятиях с численностью работников от 5100 до 10 000 чел. и числом структурных подразделений от 25 до 80 нормативная численность бухгалтеров определяется так:
где Чраб - численность работников предприятия (тыс. чел.);
Nподр - число структурных подразделений;
Кк.п.з - коэффициент, учитывающий удельный вес работ по бухгалтерскому учету, которые выполняются с использованием ЭВМ. Определяется по таблице.
Для каждого диапазона измерения указанных параметров используются разные расчетные зависимости.
Если в состав предприятия входят 47 структурных подразделений, в которых работают 5350 чел., а 75% работ в бухгалтерии выполняются с применением ЭВМ, то нормативная численность работников бухгалтерского учета составляет:
В данном случае нормативная численность рассчитана с учетом типовых видов работ по бухгалтерскому учету. Если виды таких работ на предприятии будут отличаться от типовых, точность результата снизится. Поэтому в Межотраслевых нормативах численности работников бухгалтерского учета приведены также нормы времени для работ по бухгалтерскому учету, которые в полной мере позволяют учесть специфику каждого конкретного предприятия.
Расчет на основе норм времени
Норма времени - количество затрат рабочего времени, установленное для выполнения одной единицы работы работником или группой работников (бригадой) соответствующей квалификации в заданных организационно-технических условиях. При достаточном охвате нормированием выполняемых работ использование норм времени дает точный и объективный результат по расчету численности персонала. Увеличение доли работ, не охваченных нормированием, вносит растущую погрешность, поскольку учет таких работ обычно производится экспертным (оценочным) путем.
На основе норм времени нормативная численность персонала рассчитывается так:
где То - общие трудозатраты на объем работ планируемого периода (смены, месяца, года и т. д.), чел./ч;
Фр.в - фонд рабочего времени на планируемый период, ч;
Общие трудозатраты на объем работ планируемого периода:
где Тp i - затраты времени на каждый отдельный (i -й) вид работ, чел./ч (если используемые нормы времени не включают в себя затраты времени на отдых и личные нужды работников, то Tp i = T i (1 + Колн / 100), где Колн - процент потерь рабочего времени, от 1 до 15% в зависимости от категории работников, на отдых и личные нужды);
К - коэффициент, учитывающий трудоемкость работ, не охваченных нормированием или носящих разовый характер. К = 1 + % ненорм. работ / 100;
Нв n - норма времени на данный вид работ, чел./ч;
O n - объем данного вида работ.
Рассмотрим пример расчета численности бухгалтеров, занимающихся учетом заработной платы. Виды и объем таких работ приведены в табл. 1 . Плановый коэффициент выполнения норм Кв.н = 100, коэффициент работ, не охваченных нормированием, К = 1,03, фонд рабочего времени на 2004 год - 2012 ч. Более 90% работ выполняются на ЭВМ (Кк.п.з = 1,0).
|
Таблица 1. Виды и объем работ по учету заработной платы |
|||||
|
Виды работ |
Единица измерения |
Норма времени, чел./ч |
Объем работ за год |
Трудоемкость, чел./ч |
|
| Начисление заработной платы работникам за выполненные работы | 1 позиция в ведомости | 0,15 | 350 х 12 = 4200 | ||
|
Удержание подоходного налога |
350 х 12 = 4200 |
||||
|
Удержания в пенсионный фонд |
350 х 12 = 4200 |
||||
|
Удержания в фонд социального страхования на случай временной утраты трудоспособности |
350 х 12 = 4200 |
||||
|
Удержания в фонд социального страхования на случай безработицы |
350 х 12 = 4200 |
||||
|
Удержания по исполнительным листам |
|||||
|
Удержание профсоюзных взносов |
315 х 12 = 3780 |
||||
| Итого | |||||
Таким образом, нормативная численность работников бухгалтерии предприятия, определенная на основе плановых объемов работ и норм времени, - 1,84 чел. Штатная численность данной категории работников при коэффициенте невыходов Кн = 1,10 составляет:
Расчет на основе норм выработки
Норма выработки - установленный объем работ (количество единиц продукции), который работник или группа работников (бригада) соответствующей квалификации обязаны выполнять (изготовить, перевезти и т. д.) в единицу рабочего времени в заданных организационно-технических условиях. Норма выработки является величиной, обратной норме времени.
Расчет численности персонала на основе норм выработки дает достаточно объективный и точный результат. При этом используется формула:
где V - плановый объем работ в принятых единицах измерения;
Фр.в - фонд рабочего времени на планируемый период, ч.;
Нвыр - норма выработки в принятых единицах измерения;
Кв.н - плановый коэффициент выполнения норм.
Предположим, рабочая программа предприятия предусматривает вырезание 108 000 заготовок в год. Местная норма выработки на одного рабочего - 8 заготовок в час. Плановый коэффициент выполнения норм - 1,1. Фонд рабочего времени на 2004 год - 2012 ч. Нормативная численность рабочих, производящих данный вид заготовок, составляет:
Расчет на основе норм обслуживания
Норма обслуживания - количество производственных объектов (единиц оборудования, рабочих мест, голов скота и т. д.), которые работник или группа работников (бригада) соответствующей квалификации обязаны обслужить в единицу времени в заданных организационно-технологических условиях.
По своей сути норма обслуживания эквивалентна норме выработки для функции обслуживания. Поэтому достаточно часто разрабатываются нормы времени обслуживания. Например, для уборщиков (функция обслуживания) может устанавливаться как площадь убираемого помещения (норма обслуживания), так и время на уборку 1 м2 (норма времени обслуживания).
Нормативная численность работников на основе норм обслуживания рассчитывается по формуле:
где O i - объем выполняемых работ i -го вида;
Ho i - нормы обслуживания для i -го вида работ;
К - коэффициент, учитывающий время на выполнение вспомогательных функций, а также отдых и личные нужды работников.
где a1 - время на выполнение вспомогательных функций, %;
a2 - время на отдых и личные нужды работников, %.
При использовании норм времени обслуживания нормативная численность работников определяется так:
где T н.о - норма времени обслуживания для всего комплекса выполняемых работ за планируемый период (год, месяц, смену и т. д.);
Ф - фонд рабочего времени планируемого периода.
где T н i - норма времени обслуживания для отдельных видов работ;
К - коэффициент, учитывающий время для выполнения вспомогательных функций, а также отдыха и личных нужд работников.
где ti - норма времени обслуживания на единицу работ;
Vi - объем выполняемых работ по каждому виду;
qi - средняя повторяемость работ по каждому виду.
Рассмотрим пример расчета нормативной численности уборщиков, осуществляющих уборку вестибюля, коридоров и туалетов. Нормы обслуживания и времени обслуживания для данных видов работ приведены в табл. 2 и определены на основе Норм времени на уборку служебных и культурно-бытовых помещений (2001).
Предположим, что уборщики ежедневно при односменной работе осуществляют подметание и мытье 1300 м2 полов в фойе и коридорах офисного здания, 250 м2 полов на лестницах и лестничных клетках, а также мытье дважды в смену 60 м2 полов в туалетах. При этом норма времени на выполнение вспомогательных функций составляет 3%, норма времени на отдых и личные нужды работников - 2%.
При расчете нормативной численности персонала на основе норм обслуживания
При расчете нормативной численности персонала на основе норм времени обслуживания
Таким образом, нормативная численность уборщиков, выполняющих указанные работы, должна составлять 3,06 чел.
При расчете как нормативной, так и штатной численности часто получают результаты, выраженные дробными числами, которые необходимо округлить. В практике принято оперировать штатными единицами не менее 0,25 ставки. Результаты расчетов служат основанием для принятия конкретных управленческих решений по формированию кадрового состава предприятия и его штатного расписания.
Ответ на вопрос:
Трудовое законодательство не содержит понятие штатной численности. Под штатной численностью понимается количество штатных единиц, предусмотренных штатным расписанием организации.
Штатную численность работодатели определяют самостоятельно. По общему правилу работодатели свободны в определении как штатного состава по должностям и профессиям, так и численности сотрудников, выполняющих ту или иную трудовую функцию.
Штатная численность отличается от фактической следующим образом. Штатная численность - это общее количество штатных единиц в штатном расписании, включая вакантные должности. Фактическая численность - это численность должностей, занятых работниками (без учета вакантных).
В списочную численность работников включаются наемные работники, работавшие по трудовому договору и выполнявшие постоянную, временную или сезонную работу один день и более, а также работавшие собственники организаций, получавшие заработную плату в данной организации (п.79 Приказа Росстата от 28.10.2013 N 428).
Иными словами, в списочную численность включаются все работники, с которыми заключены трудовые договоры, в том числе работающие на условиях неполного рабочего времени.
В списочную численность не включаются:
Внешние совместители;
Выполнявшие работу по договорам гражданско-правового характера;
Направленные организациями на обучение в образовательные учреждения с отрывом от работы, получающие стипендию за счет средств этих организаций; лица, с которыми заключен ученический договор на профессиональное обучение с выплатой в период ученичества стипендии и т.д.
Подробности в материалах Системы Кадры:
Ситуация: Как определить штатную численность сотрудников организации или подразделения
Штатную численность сотрудников организации или отдельного подразделения определяет ее руководитель в соответствии со структурой организации, ее функциями и уровнями управления.
По общему правилу работодатели свободны в определении как штатного состава по должностям и профессиям, так и численности сотрудников, выполняющих ту или иную трудовую функцию.
При этом для отдельных видов деятельности, а также учреждений и организаций существуют законодательно установленные нормативы численности, обязательные для исполнения. В большей степени это касается государственных учреждений и ведомств. Так, например, структуру и штатное расписание центрального аппарата федерального органа исполнительной власти утверждает его руководитель в пределах фонда оплаты труда и численности, установленных президентом или Правительством РФ, с учетом реестра должностей и иных актов, определяющих нормативную численность соответствующих подразделений (). Еще одним примером может служить порядок формирования структуры и штата Центрального аппарата Роспотребнадзора ().
В то же время существует целый ряд законодательных актов по определению штатной численности, которые носят рекомендательный характер. В частности, такие предусмотрены для бюджетных организаций. В этом документе в основе расчета штатной численности заложены нормативы по труду, на основании которых рассчитывается необходимое число сотрудников для выполнения той или иной трудовой функции.
Штатную численность сотрудников на основе нормативов по труду можно определить по формуле:
Нормативный фонд рабочего времени одного сотрудника за год условно принимается за 2000 часов.
Пример расчета штатной численности сотрудников структурного подразделения
Организация оказывает услуги в области прачечных и открывает новое структурное подразделение - прачечную. Для расчета штатной численности сотрудники отдела кадров руководствуются , утвержденными .
Планируемые показатели по работе новой прачечной определены следующим образом:
- Количество обрабатываемого белья в смену - 12 000 кг;
- режим работы прачечной - 1-сменный.
Оптимальное количество сотрудников для новой прачечной специалист отдела кадров определил так:
Численность сотрудников прачечной согласно Нормативов численности, утвержденных , равна 1,7, то есть 2 человека.
Запретные документы в кадровой службе
Инспекторы ГИТ и Роскомнадзора рассказали нам, какие документы теперь ни в коем случае нельзя требовать у новичков при трудоустройстве. Наверняка какие-то бумаги из этого списка есть у вас. Мы составили полный список и подобрали для каждого запретного документа безопасную замену.
Если выплатите отпускные на день позже срока, компанию оштрафуют на 50 000 руб. Уменьшите срок уведомления о сокращении хотя бы на день – суд восстановит сотрудника на работе. Мы изучили судебную практику и подготовили для вас безопасные рекомендации.
Можно выделить три основных подхода к определению численности персонала:
1) маржиналистский;
2) экспертно-статистический;
3) аналитически-нормативный.
Маржиналистский подход основан на анализе предельной продуктивности факторов производства, т.е. определении количества работников, которое обеспечивает ему максимум чистого дохода.
Экспертно-статистический подход основан на установлении статистических зависимостей между численностью персонала и влияющими на нее факторами. В качестве исходной информации используется отчетная информация по видам деятельности, отраслям, предприятиям и их подразделениям.
Статистические зависимости обычно устанавливаются методами регрессионного анализа. Полученная зависимость иногда корректируется на основе экспертных оценок специалистов.
Аналитически-нормативный подход к определению численности персонала предполагает анализ конкретного трудового процесса, проектирование рациональной организации труда, нормирование трудоемкости работ по каждой группе персонала и на этой основе установление норм численности. Такой подход возможен как в условиях действующего предприятия, так и при проектировании предприятий и их подразделений. Расчет норм численности может осуществляться при заданном варианте разделения труда и в процессе решения общей задачи оптимизации взаимодействия и численности работающих.
Нормирование труда позволяет определить затраты времени на выполнение конкретных работ в организации и рассчитать численность исполнителей и объемы выполняемых ими заданий.
Применительно к служащим нормирование заключается в установлении меры затрат труда на выполнение заданного объема работ за определенный период. При этом мера затрат труда может быть выражена либо непосредственно в затратах времени работника требуемой квалификации на выполнение единицы той или иной поручаемой ему работы, либо косвенно – через численность работников, которая необходима для выполнения определенной функции.
Нормы труда (нормы выработки, времени, обслуживания, численности) устанавливаются для работников в соответствии с достигнутым уровнем техники, технологии, организации труда на основе нормативных материалов по нормированию труда.
Норма времени – это величина затрат рабочего времени, установленная для выполнения единицы работы работником или группой работников.
Норма выработки – это установленный объем работы, который работник или группа работников обязаны выполнить в единицу времени.
Норма обслуживания – это количество объектов (единиц оборудования, рабочих мест и т.д.), которые работник или группа работников обязаны обслужить в течение единицы рабочего времени.
Разновидностью нормы обслуживания является норма управляемости, определяющая численность работников, которыми должен руководить один руководитель.
Норма (норматив) численности – это установленная численность работников определенного профессионально-квалификационного состава, необходимая для выполнения конкретных функций или объемов работ.
Для повременно оплачиваемых работников устанавливаются нормированные задания на основе указанных выше видов норм труда.
Нормированное задание – это установленный объем работы, который работник или группа работников обязаны выполнить за рабочую смену, рабочий месяц (соответственно сменное или месячное задание) или иную единицу рабочего времени.
Единые нормы труда разрабатываются на работы, выполняемые по одинаковой технологии в аналогичных условиях в одной или ряде отраслей народного хозяйства, и являются обязательными для применения во всех организациях при нормировании труда работников на соответствующих видах работ.
Типовые нормы труда разрабатываются на работы, выполняемые по типовой технологии, с учетом рациональных организационно-технических условий, уже существующих в большинстве или части организаций, где имеются такие виды работ, например, межотраслевые типовые нормы времени на работы по сервисному обслуживанию персональных электронно-вычислительных машин и организационной техники и сопровождению программных средств (утв. Минтруда России от 23 июля 1998 г. № 28). Типовые нормы, в отличие от единых норм, носят рекомендательный характер. Типовые нормы и нормативы могут быть включены в перечень нормативных материалов, обязательных для применения в организации, тогда они становятся обязательными.
По сфере применения нормы подразделяются на межотраслевые, отраслевые (ведомственные) и местные. Местные нормативные материалы разрабатываются на отдельные виды работ в тех случаях, когда отсутствуют соответствующие межотраслевые или отраслевые (ведомственные) нормативные материалы, а также при создании в организации более прогрессивных организационно-технических условий по сравнению с учтенными при разработке действующих межотраслевых и отраслевых (ведомственных) нормативных материалов для нормирования труда. Нормы труда устанавливаются на отдельную операцию (операционная норма) и взаимосвязанную группу операций, законченный комплекс работ (укрупненная, комплексная норма).
Наряду с нормами, установленными на стабильные по организационно-техническим условиям работы, применяются временные и разовые нормы. Временные нормы устанавливаются на период освоения тех или иных работ при отсутствии утвержденных нормативных материалов для нормирования труда. Срок действия временных норм не должен превышать трех месяцев. Разовые нормы устанавливаются на отдельные работы, носящие единичный характер (внеплановые, аварийные).
Нормативные материалы по труду содержат нормы для различных видов работ, которые учитывают особенности используемой технологии (традиционной или автоматизированной), количественные и качественные характеристики работы и ее результатов.
Нормы времени на отдельные работы, выполняемые работниками, могут устанавливаться по нормативам времени, либо опытно-статистическим путем. Соответственно этому различают два метода нормирования: расчетный и исследовательский.
Затраты времени по полному технологическому циклу определяются с помощью типовых норм времени, а также путем непосредственного изучения затрат времени с использованием следующих методов:
- хронометражные измерения;
- фотографии и самофотографии рабочего дня;
- моментные наблюдения;
- экспертные оценки.
Норма времени на выполнение единицы нормируемой работы рассчитывается по нормативу оперативного времени и определяется по формуле:
Нвр = Н * К,
где Нвр – затраты времени на выполнение конкретного нормируемого вида работы, ч;
Н – норматив оперативного времени на выполнение данной работы,
установленный по сборнику норм, ч;
К – коэффициент, учитывающий затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых и личные потребности (принимается равным 1,1).
На основе нормативных материалов по нормированию труда производится расчет явочной численности работников. Основой для расчета явочной численности работников являются сведения, полученные в ходе обследования технологии работ, количественного содержания этих работ по трудоемкости их выполнения, по объемам, другим качественным параметрам.
При расчете явочной численности определяется годовая трудоемкость нормируемых работ (Тн) в часах с учетом объема каждого вида выполняемых работ по формуле:
Тн = Нвр * Vi ,
где Нвр – затраты времени на выполнение нормируемого вида работы, ч;
Vi – объем конкретного вида работы, выполняемой за год.
Годовая трудоемкость ненормируемых работ (Тнн) в часах определяется методом экспертных оценок с учетом объема выполненных работ по формуле:
Тнн = Tj * Vj ,
где Тj – годовая трудоемкость ненормируемой работы конкретного вида;
Vj – годовой объем ненормируемых видов работ.
Общая годовая трудоемкость (То) работ рассчитывается по формуле:
То = Тн + Тнн.
Численность работников (Ч) рассчитывается по формуле:
Ч = (Тн + Тнн)/Фп = То/Фп,
где Фп – полезный фонд рабочего времени одного работника за год, ч.
В реальных условиях при расчете численности персонала по подразделениям и службам организации необходимо учитывать различия в численности явочного, списочного и среднесписочного состава работающих.
Явочный состав персонала – это все работники, явившиеся на работу.
Списочный состав персонала – это как работники, явившиеся на работу, так и работники, находящиеся в отпуске, командировке, не явившиеся по болезни, занятые выполнением государственных обязанностей и т.п.
Списочный состав персонала превышает по численности явочный состав примерно на 5 – 10%.
Среднесписочная численность персонала за год – это численность, которая рассчитывается как сумма среднемесячной численности за этот период, деленная на соответствующее число месяцев.
В списочный состав персонала организации включаются все принятые на работу, связанную как с основной, так и с неосновной деятельностью.
Таким образом, планирование является составной частью планирования развития организации. Различают планирование персонала в зависимости от горизонта планирования (краткосрочное, среднесрочное, долгосрочное), от функций управления персоналом (планирование наймом, использования, высвобождения, обучения, сохранения персоналом), от цели (планирование количества и "качества" персонала).
